Vedlegg 5 Godtgjørelse og gebyr Bussanbud Stjørdal-Meråker 2018-2021
Innhold 1 Generelt... 3 2 Godtgjørelse for oppdraget... 3 2.1 Godtgjørelse... 3 2.2 Oppkjøring av rutetraséer... 3 2.3 Nattbuss... 3 2.4 Tilleggskjøring... 3 2.5 Transportberedskap ved krisehåndtering og øvelser... 3 2.6 Ordinær regulering av Godtgjørelsen for Ruteproduksjon... 3 2.6.1 Pris pr. Rutekilometer... 4 2.6.2 Pris pr Rutetime... 4 2.6.3 Vognkostnad per buss i Rute reguleres på følgende måte:... 4 3 Godtgjørelse ved endring og justering av ruteproduksjonen... 5 4 Avregnings- og oppgjørsrutiner... 5 4.1 Rutekilometer... 5 4.2 Vognkostnad... 5 4.3 Fakturabetingelser... 5 5 Generelt om gebyrordningen... 6 overholdelse av minstekrav etter Kontrakten (gebyrer)... 6 Varslingsplikten... 6 Prisgrupper for gebyrer... 6 Prisgruppe 1:... 6 Prisgruppe 2:... 6 Prisgruppe 3:... 7 Prisgruppe 4:... 8 Redusering av gebyrer og/eller bortfall... 8 2
1 Generelt Kontrakten mellom Oppdragsgiver og Operatør er basert på hovedprinsippene i en bruttokontrakt, der billettinntekter, reklameinntekter og eventuelt andre inntekter tilfaller Oppdragsgiver og der Operatør godtgjøres for Oppdraget. Grunnlaget for godtgjørelse til Operatør er beskrevet i påfølgende punkter. Godtgjørelser for ruteområdet oppgis i NOK eks. mva. Godtgjørelsen endres kun ved endring i Rutekilometer og antall kjøretøy (Maksuttak), samt årlig indeksregulering. Inngitte tilbudspriser vil bli indeksregulert før oppstart, jf. Punkt 2.6 nedenfor. 2 Godtgjørelse for oppdraget 2.1 Godtgjørelse Operatøren vil bli godtgjort all utført ruteproduksjon målt i Rutekilometer bestilt av Oppdragsgiveren i form av pris pr. Rutekilometer og pris pr vogn (Vognkostnad): i. Alle kostnader skal inkluderes i godtgjørelsen for Ruteproduksjon som prises i tilbudte Rutekilometer- og Vognkostnad. ii. Operatør vil ikke få godtgjort Posisjonskjøring, Tomkjøring, Reguleringstid eller lignende. iii. Justeringer i Ruteproduksjonen i kontraktsperioden godtgjøres etter gitt pris per Rutekilometer og Vognkostnad. iv. Pris for Rutekilometer er ment å dekke enhver kostnad knyttet til kjøring/drift av kjøretøyene (f.eks. drivstoff, vedlikehold, avgifter, lønn og administrasjon). v. Pris for Vognkostnader er ment å dekke faste kostnader knyttet til kjøretøyene (f.eks. kapitalkostnader for kjøretøy i Rute, årlige utgifter, o.l. som ikke direkte er henført til kjøring). vi. Innstilte avganger (ikke utført bestilt produksjon) vil gi reduksjon etter oppgitt pris per Rutekilometer. Innstilte avganger kan i tillegg bli gebyrlagt jf. punkt 5 nedenfor. vii. Godtgjørelsen/Oppgitte priser vil reguleres to ganger per år for pris- og kostnadsutvikling. viii. For bestillingstransport godtgjøres det for vognkilometer for hele transportoppdraget. Transportoppdrag måles fra stasjoneringssted (depot) til endt oppdrag på stasjoneringssted (depot). Stasjoneringssted (depot) for bestillingstransport skal godkjennes av Oppdragsgiver i oppstartsfasen. Vognkilometerprisen for Bestillingstransporten er ment å dekke enhver kostnad knyttet til kjøring/drift av kjøretøyene (f.eks. drivstoff, avgifter, lønn og administrasjon). 2.2 Oppkjøring av rutetraséer 2.3 Nattbuss 2.4 Tilleggskjøring 2.5 Transportberedskap ved krisehåndtering og øvelser 2.6 Ordinær regulering av Godtgjørelsen for Ruteproduksjon Første regulering foretas ved oppstart av rutekjøring 1.7.2018 med basis i indekser/grunnlagselementer som angitt nedenfor. Deretter reguleres prisene to ganger per år, 1. januar og 1. juli, med indekser/grunnlagselementer som angitt nedenfor. Basis for første regulering, 1. juli 2018, er gjennomsnittlig indeks 1. kvartal 2018 i forhold til gjennomsnittlig indeks 4. kvartal 2016. Andre regulering, 1. januar 2019, reguleres i henhold til gjennomsnittet av gjennomsnittlig indeks 2. kvartal 2018 og gjennomsnittlig indeks 3.kvartal 2018 i forhold til gjennomsnittlig indeks 1 kvartal 2018. 3
Reguleringer tredje, femte og påfølgende oddetallsreguleringer foretas i henhold til gjennomsnittlig indeks 4. kvartal året før og gjennomsnittlig indeks 1. kvartal inneværende år i forhold til gjennomsnittlig indeks 2. kvartal året før og gjennomsnittlig indeks 3. kvartal året før. Reguleringer fjerde, sjette og påfølgende partallsreguleringer foretas i henhold til gjennomsnittlig indeks 2. kvartal året før og gjennomsnittlig indeks 3. kvartal året før i forhold til gjennomsnittlig indeks 1. kvartal året før og gjennomsnittlig indeks 4. kvartal 2 år siden. Tredje, fjerde og påfølgende justeringer presenteres slik: Jan. år N: Juli år N: ((Q4-År [N-1])+(Q1-År [N])) ((Q2-År [N-1])+(Q3-År [N-1])) ((Q2-År [N-1])+(Q3-År [N-1])) ((Q1-År [N-1])+(Q4-År [N-2])) Der: N = Aktuelt år Q = Gjennomsnittlig kvartalsindeks for buss, Elspot price eller konsumprisindeks Eventuell negativ indeksregulering tilfaller Oppdragsgiver. Dette prinsipp legges til grunn for indeksregulering av punkt 2.6.1 D, E, K og V, punkt 2.6.2 og punkt 2.6.3 nedenfor. 2.6.1 Pris pr. Rutekilometer Pris pr. Rutekilometer reguleres på følgende måte: 0,4*D+0,3*K+0,3*V (og/eller 0,4*E+0,3*K+0,3*V) der D = prosentvis Endring av Statistisk sentralbyrås Kostnadsindeks for buss, (Tabell 10152), Drivstoff, delkostnadsindeks. K = prosentvis Endring av Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks, (tabell 03013), Totalindeks. V= prosentvis Endring av Statistisk sentralbyrås Kostnadsindeks for buss, (Tabell 10152), Reparasjon og vedlikehold, delkostnadsindeks. E = Prosentvis Endring i NordPool Elspot prices for Trondheim (http://www.nordpoolspot.com/market-data1/elspot/area-prices/all1/monthly/?view=table). Prosentvis andel elektriske busser i bussparken reguleres i henhold til Elspot prices (E). Øvrig andel av busser på annet drivstoff reguleres i henhold til drivstoff, delindeks (D). 2.6.2 Pris pr Rutetime 2.6.3 Vognkostnad per buss i Rute reguleres på følgende måte: 25% av vognkostnader pr. buss i Rute reguleres med prosentvis Endring i Statistisk Sentralbyrås kostnadsindeks for buss, (Tabell 10152), Kapital, delkostnadsindeks. 75% av vognkostnaden pr. buss i Rute reguleres ikke. 4
3 Godtgjørelse ved endring og justering av ruteproduksjonen Oppdragsgiver har i henhold til Kontrakten punkt 5, anledning til å øke og redusere Ruteproduksjonen. Ved justering av Ruteproduksjonen skal Operatør motta økt/redusert godtgjørelse i tråd med Kontraktens enhetspriser som gjelder for Oppdraget. Enhetsprisene skal dekke fullt og helt alle Operatørens kostnader. 4 Avregnings- og oppgjørsrutiner Operatør skal innen 5. femte virkedag - i påfølgende måned sende Oppdragsgiver faktura på Godtgjørelse for all Ruteproduksjon som er berettiget til Godtgjørelse utført den foregående måned. Krav kan ikke meldes senere enn angitt over. Krav mot Oppdragsgiver som ikke er fakturert eller meldt innen utgangen av påfølgende måned vil ikke bli utbetalt. Det skal faktureres kun for faktisk utført produksjon for èn periode (måned). Spesifisering av Rutekilometer og antall vogner (benyttede kjøretøy) nedenfor utgjør sammen med respektive kostnader fakturaoppsummeringen. Alle priser som benyttes i faktureringen skal være gjenkjennbare fra Kontrakten. 4.1 Rutekilometer For Ruteproduksjon/Rutekilometer skal faktura inneholde en oversikt over utført produksjon i henhold til Oppdragsgiverens bestilling: Oppstilling av fakturagrunnlag Rutekm.: Type A B Linjenr. Linjenavn C Turnr D Dato åå.mm.dd E Avg.tid (tt:mm) F Turlengde i km G Antall turer kjørt denne perioden H Materiellkategori I Benyttet pris Bestilt NrOgNavn - - - XX,X YY Mini 00,00 Avvik/kredit NrOgNavn NrNr Dato tt:mm XX,X 1 Skole/lok. 00,00 Tilleggskjøring NrOgNavn NrNr Dato tt:mm XX,X 1 Reg./Stam 00,00 By 00,00 J Sum Kr,- FxGxI Tur kjørt med avvikende lengde ift bestilling spesifiseres separat. Alternativt kreditering av en kjørt tur. I tillegg skal det legges ved en spesifisert oversikt over kjøring utover den opprinnelige bestillingen (tilleggskjøring). 4.2 Vognkostnad Vognkostnad utbetales månedlig. Vognkostnad beregnes ut fra antall benyttede busser i maksuttak i Rute, multiplisert med pris spesifisert pr materielltype. 4.3 Fakturabetingelser Faktura med grunnlag sendes elektronisk i EHF format til: oppgis senere. Fakturaadresse: oppgis senere. Operatøren skal ikke benytte faktureringsavgift/-gebyr. Fra komplett faktura er mottatt, inklusive fakturagrunnlag-/rapporteringskrav, gjelder 4 ukers betalingsfrist. Fakturadato skal være en dato innenfor måneden leveransen har blitt utført. Det skal oppgis et ressursnummer på fakturaen. Mangler dette vil fakturen bli returnert. Ressursnummert er: oppgis senere 5
5 Generelt om gebyrordningen Gebyrer er knyttet til overholdelse av minstekrav i henhold til gjeldende Kontrakt. overholdelse av minstekrav etter Kontrakten (gebyrer) Oppdragsgiver vil gjennomføre kvalitetskontroller av Operatøren for å sikre at Operatøren holder det kontraktuelle minimumsnivå. Kvalitetskontrollene gjennomføres av Oppdragsgiver eller tredjepart. Operatøren vil ikke bli gjort kjent med datoene for kontrollene, ei heller hvilke(n) person(er) som benyttes for oppgaven. Ved ikke oppfylt minimumsnivå etter Kontrakten eller dets vedlegg vil Oppdragsgiver kunne ilegge Operatøren gebyrer. Gebyrer avregnes normalt hver måned, minimum hvert halvår. Oppdragsgiver oversender normalt krav på gebyr månedlig til Operatør. Operatør må deretter gi Oppdragsgiver tilbakemelding på oppfølgning av gebyrlagte avvik innen fem virkedager. Varslingsplikten Operatøren vil normalt ikke bli ilagt gebyrer for forhold som ligger utenfor Operatørens kontrollansvar. Operatøren plikter å melde fra om slike forhold til Oppdragsgiver. Dersom slike driftsavvik ikke rapporteres, kan dermed Oppdragsgiver ilegge gebyrer i henhold til prisgruppene nedenfor. Prisgrupper for gebyrer Gebyrene er delt inn i fire prisgrupper etter vurdering av alvorlighetsgrad. Oppdragsgiver har rett til å justere prisene på gebyrene årlig i takt med konsumprisindeksen. En registrert hendelse er å anse som ett avvik. Eks. dersom det avdekkes at busser kjører uten flagg. 17. mai og dette gjelder 10 busser, blir gebyret NOK 20.000. Prisgruppe 1: For hver registrerte hendelse har Oppdragsgiver rett til å belaste Operatør med inntil kr. 40.000,-. Innstilte linjer- Ikke gjennomført ruteproduksjon 1.1 - Manglende melding om innstilt avgang. Henvisning Vedlegg 1 punkt 8.9 og 8.11 Avganger som ikke rapporteres eller rapporteres senere enn 10 minutter etter at avgangen ble innstilt. Registrering SISST, EBIT, kontroller Prisgruppe 2: For hver registrerte hendelse har Oppdragsgiver rett til å belaste Operatør med inntil kr. 10.000,-. Innstilte linjer Ikke gjennomført ruteproduksjon 2.1 - Innstilt avgang som er forhåndsmeldt/ og meldes innen 10 minutter før planlagt avgang til Oppdragsgiver 2.2 - Kjørt for tidlig fra holdeplass i henhold til ruteplan/bestilling Henvisning Innstilte avganger Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 8.9 Gebyrlegges per innstilt tur. Ved innsettelse av ny vogn gebyrlegges det ihht pkt 3.8(prisgruppe 3) hvis mindre enn 80 % av turen kjøres. Punktlighet - Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 8.10 Registrering Driftsportal, SISST og EBIT Driftsportal, SISST og EBIT 6
Prisgruppe 3: For hver registrerte hendelse har Oppdragsgiver rett til å belaste Operatør med inntil kr. 5.000,-. Avvik fra KGL / Kontrakt Henvisning Registrering 3.1 - Manglende eller feil billettering 3.2 - Tomgangskjøring ut over 1 minutt 3.3 - Mer enn 1 minutt for sent fra turens startsted 3.4 - Brudd på krav om renhold, vedlikehold og teknisk tilstand på bussene 3.5 - Innsettelse av annen busstype enn fastlagt i Kontrakten med vedlegg 3.6 - brudd på rapporterings- og opplysningsplikten 3.7 Manglende eller feil skilting 3.8 Kjørt feil trasé eller manglende betjening av holdeplass 3.9 Gjentatte brudd på bestemmelser i kontrakten / gjentatte uønskede hendelser 3.10 Manglende pålogging av sanntidssystem 3.11 Manglende korrespondanse 3.12 Manglende oppdatering av Vognløpsplaner, rutiner og beredskapsplaner, tidtabeller og trafikantinformasjon 3.13 Bruk av forbudt utstyr og brudd på uniformsplikten 3.14 Manglende i verksettelse og dokumentering av system for kvalitetssikring Billetteringssystem - Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 5.2 og 5.4 Sjåførfeil og vogner som kjøres med feil på billetteringsutstyret. Forbud mot tomgangskjøring - Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 8.16 Punktlighet - Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 8.10 Krav til renhold og vedlikehold Vedl. 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 12 Vedlegg 2 Materiellbeskrivelsen - brudd på minimumskrav. Buss-størrelse - vedlegg 2 Busstyper vedlegg 2 Avvikssituasjoner Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 8.11 Manglende rapportering av avvik Vedl. 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 3.5 Kjøretøy- og Miljørapportering Vedl. 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 3.6 Vedlegg 1 Oppdagsbeskrivelsen punkt 13 Krav til skilting - Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 6.4 Krav til kjøretider og stoppestedsopphold Vedl. 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 8.7 Krav til overholdelse av ruteplan Vedl. 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 8.10 Inkluderer, men er ikke begrenset til: - Sjåføradferd/opptreden - Uniformering - Bruk av elektronisk utstyr - Kundeservice - Kjørestil - Mangelfull opplæring Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen pkt 6.2 Vedl. 3 Rutebeskrivelsen punkt 5.11 Vedl. 1 Oppdragsbeskr. punkt 3.1 og 8.7 Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 4.1, 8.5 og 8.6 Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 8.15 og 8.18 Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 16.2 Driftsportal, EBIT kontroller/ dokumenterte klager SISST og EBIT selskapets rapportering, kontroller/sisst/ebit SISST dokumenterte klager, EBIT SISST. Meldt fra kunde e.l. Dokumenterte klager og henvendelser/ kontroller SISST kontroller /SISST/Meldt fra kunde e.l. Driftsportal kontroller. Meldt fra kunde el.l. kontroller 7
Prisgruppe 4: For hver registrerte hendelse har Oppdragsgiver rett til å belaste Operatør med inntil kr 2.000. Avvik fra KGL / Kontrakt Henvisning Registrering 4.1 - Manglende rute- og kundeinformasjonsmateriell i og på bussen: Manglende flagging 4.2 Manglende eller feil annonsering av holdeplass 4.3 Manglende rapportering til skoler (forsinkelser, avvik og andre uønskede hendelser). 4.4 Mer enn 15 minutter forsinkelse iht rutesatt ankomst til skole (morgen) eller mer enn 15 minutters forsinket iht rutesatt avgang fra skole (e.m.) Trafikantinformasjon - Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 8.17, 10.3 Manglende flagging/reklame/oppslag/merking Kundeinformasjon - Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 6.3 Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt 10.3 Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen kontroller Meldt fra kunde el. L. kontroller Meldt fra kunde el.l. kontroller Meldt fra kunde el.l. kontroller Meldt fra kunde el.l. Gjentatte brudd/avvik i Prisgruppe 1-4: Hvis Oppdragsgiver mottar henvendelser fra kundene eller avdekker forhold som utgjør gjentatte avvik fra Kontrakt, kan Oppdragsgiver pålegge Operatør å utarbeide en tiltaksplan for å utbedre slike forhold. Tiltaksplanen skal presenteres for Oppdragsgiver senest 14 dager etter at den etterspørres og følges opp av begge parter. Hvis brudd på Kontrakten vedvarer («det gjentatte avviket») etter at tiltaksplanen er lagt frem, vil Oppdragsgiver kunne gi et gebyr på kr. 10.000 pr. tilfelle fra første observerte tilfelle etter iverksettelse av tiltak i planen. Oppdragsgiver rapporterer fortløpende om eventuelle avvik fra Kontrakten. Den samme plikten påhviler Operatør. Det vises for øvrig til Kontrakten punkt 17.7. Redusering av gebyrer og/eller bortfall Hvis Operatør i god tid rapporterer et avvik kan Oppdragsgiveren vurdere å redusere et gebyrbelagt avvik med opptil 50 %. Med «god tid» menes at rapporteringen av avviket gir Oppdragsgiveren en reell nytte. F.eks. at Oppdragsgiverens kundesenter har informasjon før henvendelser fra kunder/passasjerer innkommer til Oppdragsgiverens kundesenter. Hvis passasjerer holdes skadesløse og ikke blir påført noen ekstra belastning kan gebyrer reduseres eller falle helt bort, alternativ at annet gebyr blir pålagt. Hvis Operatøren skal få redusert gebyr eller at gebyr skal falle helt bort for et avvik skal Operatøren kunne dokumentere objektivt utgifter for alternativ transport (faktura m. bankutbetaling), fra Oppdragsgiverens logg fra ulike systemer, og/eller bekreftelse fra tredje person (Oppdragsgiveren kan ensidig avvise en bekreftelse) eller annen dokumentasjon som Oppdragsgiveren kan akseptere. Hel eller delvis reduksjon av gebyr under dette punktet er helt opp til Oppdragsgivers avgjørelse og tas på fritt grunnlag. 8