Vedlegg 1. Kommersielle betingelser

Transkript

1 Anropstyrt transport Hamar-regionen 2012 Vedlegg 1 Kommersielle betingelser Versjon

2 I N N H O L D 1. PRISSETTING OG ØKONOMI Priselementer Timepris Fastprisoppdrag Minstepris og ventetid Tillegg for ubekvem arbeidstid Start- og stoppsted Prisregulering Endringer i offentlige avgifter, lover eller forskrifter GEBYRER Oppdragsgivers kontroll Transportørs manglende kontraktsoppfyllelse Gebyrer OPPGJØRS- OG AVREGNINGSRUTINER Fakturering og rapportering Faktura for gebyrer Faktureringsadresse Betalingsbetingelser Elektronisk faktura Omvendt fakturering Faktura- og rapportkrav - innhold og spesifisering Fakturakontroll - feil eller mangler i oppgjøret Tilbakeholdsrett og motregningsadgang Sluttoppgjør Rapport-/fakturagrunnlag - statistikk... 9 Side 2 av 9

3 1. PRISSETTING OG ØKONOMI 1.1 Priselementer Alle turer honoreres med timepriser samt kilometerpriser for utkjørt distanse. Kilometerprisen skal dekke kilometeravhengige driftskostnader som diesel, driftsrekvisita, service/vedlikehold, bompenger osv. Det er inngått avtale om kilometerpris på forskjellige materiellkategorier. Kategori 2 avregnes med priser som fremkommer av kategori 1. Kategori 4 avregnes med priser som fremkommer av kategori 3. Det blir med dette 3 prisgrupper for de 5 ulike materiellkategoriene. Kategori Beskrivelse Kapasitet Pris/km u/mva 1 Liten bil Min. 4 passasjerplasser Kr 4,00 2 Liten bil+ 5-7 passasjerplasser Kr 4,00 3 Mellomstor bil 8-9 passasjerplasser og rullestolutrustning Kr 4,50 4 Mellomstor bil passasjerplasser og rullestolutrustning Kr 4,50 5 Stor bil passasjerplasser og rullestolutrustning Kr 5, Timepris Oppdragene avregnes etter medgått tid fra (første) oppdrag påbegynnes, til (siste) oppdrag er avsluttet, dog minimum for 30 minutter dersom bilen holdes tilgjengelig for Oppdragsgiver i denne tiden. 1.3 Fastprisoppdrag For gjentakende og faste oppdrag kan det avtales fast pris. Rammeavtalens time- og kilometerpris legges til grunn. Oppgjørsgrunnlaget fastsettes på grunnlag av oppmålt distanse i Oppdragsgivers elektroniske kartsystem. Det vil fremkomme av Oppdragsgivers bestilling hvilken materiellkategori og prisbetingelser oppdraget skal avregnes etter. 1.4 Minstepris og ventetid Minstepris er innkalkulert i timepriselementet. Ventetid honoreres ved at Oppdraget godtgjøres løpende etter de timepriser som gjelder for den aktuelle oppdrags- og materiellkategori. 1.5 Tillegg for ubekvem arbeidstid Oppdrag som påbegynnes i tidsrommet kl. 18:00 til kl. 24:00, samt lørdag mellom kl. 06:00 og kl. 15:00, honoreres med 21 % påslag på alle timespriser. Omlag 4 % av oppdragene kjøres på denne tiden. Oppdrag som påbegynnes i tidsrommet kl. 24:00 til 06:00, samt på lørdager etter kl. 15:00 og søn- og høytidsdager honoreres med 35 % tillegg på timeprisen. Omlag 1 % av oppdragene kjøres på natt og på søndager. Julaften, nyttårsaften, påskeaften og pinseaften regnes som høytidsdag for oppdrag påbegynt etter kl. 15:00. Side 3 av 9

4 1.6 Start- og stoppsted Oppgjør etter timepris og kilometerpris (pkt. 1.2 og 1.3) beregnes fra startsted når oppdraget påbegynnes til stoppsted når oppdraget avsluttes. Startsted regnes som kjøretøyets utgangsposisjon i forkant av turen, dog ikke lengre unna enn nærmeste depot/stasjoneringssted. Turen avsluttes når kjøretøyet er tilbake til nærmeste depot, eller når kjøretøyet går over i nytt oppdrag. Det betales for all dokumentert og gjennomført kjøring etter time- og kilometerpriser som følger av Rammeavtalen. Transportøren godtgjøres maksimalt for distansen: nærmeste depot via hente- og leveringssteder depot, slik dette er forklart i figur nedenfor: Garasje/ depot Hentested Leveringssted Figur 1: Illustrasjon av betalingsmønster gjennomgående vognløp. Oppdragsgiver står fritt til fortløpende å tillegge nye oppdrag på biler som er bestilt og/eller aktive i oppdag. Betalingsplikten opphører dersom bilen går inn i oppdrag for annen oppdragsgiver innen leietiden er utløpt. Fristrilt vogn kan gjeninnhentes til nye oppdrag, dersom den ikke har påbegynt kjøring for annen kunde. Turer som kjøres etter forhåndsavtalt fastpris, kan fristilles ved siste levering selv om tilbakekjøringen inngår i prisgrunnlaget. 1.7 Prisregulering Prisene reguleres en gang per år, første gang med virkning fra Regulering foretas med basis i indekser og grunnlagselementer som angitt nedenfor. Reguleringen skjer både for timepris og kilometerpris i henhold til følgende formel for: 0,6*L + 0,3*K + 0,1*D De ulike grunnlagselementene måles slik: Endring i lønnskostnader (L) måles som prosentvis endring i Statistisk Sentralbyrås indeks for gjennomsnittlig månedslønn for heltidsansatte i samferdsel (tabell 1). Basis for første regulering er indeks pr. 1. kvartal 2012, i forhold til indeks pr. 1. kvartal Ved senere årlige reguleringer pr benyttes indeks pr. 1. kvartal samme år, i forhold til indeks pr. 1.kvartal året før. Konsumprisene (K) representeres ved Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks. Basis for første regulering er gjennomsnittlig konsumprisindeks for perioden , i forhold til perioden Ved senere årlige reguleringer pr benyttes gjennomsnittlig indeks for tilsvarende perioder. Endring i drivstoffkostnadene (D) måles som prosentvis endring i Statistisk Sentralbyrås tabell Konsumprisindeks, med kriterier varer og varegrupper; Side 4 av 9

5 Autodiesel2. Basis for første regulering er gjennomsnittlig indeks for perioden , i forhold til perioden Ved senere reguleringer pr benyttes gjennomsnittlig indeks for tilsvarende perioder. Avgiftsendringer på drivstoff fanges opp av denne statistikken. 1.8 Endringer i offentlige avgifter, lover eller forskrifter Endringer i offentlige avgifter eller lover og forskrifter som dokumenteres å gi mer- eller mindre kostnader, som er vesentlig større enn det som er innarbeidet gjennom de tre elementer i pris- og kostnadsutviklingen, under pkt. 1.8, eller gir en vesentlig kostnadsreduksjon, gir hver av partene rett til å kreve forhandlinger om effekten av endringene. Avgiftsendringer på drivstoff er unntatt, da dette er fanget opp av statistikken som denne Kontrakten baserer seg på (pkt. 1.8 tredje kulepunkt) Med vesentlig forstås en kostnadsendring per år som overstiger 1 % av den årlige godtgjørelse til Utøver, i året før endringen inntrådte, i henhold til denne Rammeavtale. Hver kostnadsendring skal ses på individuelt, og det kan ikke samles opp flere endringer som fører til at godtgjørelsen kan endres. Krav om forhandlinger gjelder likevel ikke dersom Transportør burde tatt endringer i offentlige avgifter eller lover og forskrifter i betraktning i sitt tilbud, ved at Transportør da burde ha inkludert følgene av vedtatte endringer. Krav om forhandlinger gjelder heller ikke dersom Transportør burde ha kjent til vedtatte endringer før kontraktsinngåelse, og følgene av dette ikke er varslet Oppdragsgiver før kontraktsinngåelsen. Forhandlingene kan føre til ekstraordinære reguleringer av godtgjørelsen, endringer av produksjonen eller andre tiltak. Motparten har i slike forhandlinger krav på all nødvendig dokumentasjon. 2 GEBYRER 2.1 Oppdragsgivers kontroll Oppdragsgiver vil kontrollere Transportørs oppfyllelse av Rammeavtalen. Kontroller kan gjennomføres enten av personer fra Oppdragsgiver, eller andre personer/selskaper utpekt av Oppdragsgiver. Transportørs egne registreringer inngår i Oppdragsgivers kontroll, og Transportørs egne registrerte avvik er også grunnlag for ileggelse av gebyr i tillegg til det som på andre måter har blitt kjent for Oppdragsgiveren. Kontroller vil normalt ikke bli varslet. 2.2 Transportørs manglende avtaleoppfyllelse Ved manglende oppfyllelse av Rammeavtalens kvalitetskrav kan Oppdragsgiver ilegge Transportør gebyrer. Det er ingen øvre grense for Oppdragsgivers ileggelse av gebyrer. Side 5 av 9

6 2.3 Gebyrer Manglende oppfyllelse av bestemmelser i Rammeavtale med vedlegg. Gebyrgruppe 1 Uteblitt og forsinket oppdragsgjennomføring Kjøretøy er ikke tilgjengelig iht. bestilt innleietid Forsinket henting eller levering av passasjerer utover 30 minutter GEBYR Beløp i NOK u/ mva kr 250,- pr. påbegynt halvtime, maks kr 5 000,- pr. dag. kr 1.000,- pr. tur Forsinket henting eller levering av passasjerer utover 60 minutter kr 2.000,- pr. tur Gebyr etter kulepunkt 2 og 3 trer ikke inn dersom det ilegges gebyr etter kulepunkt 1. Gebyrgruppe 2 Forsinket fremsending av dokumentasjon Forsinket fremsending av faktura og oppdragsrapporter Forsinket rapportering av vognopplysninger, avviksrapportering m.v. kr 1.000,- pr. dag kr 1.000,- pr. dag Gebyrgruppe 3 Kjøretøymessige og tekniske mangler Manglende installasjon av kommunikasjonsutstyr Påvist at kjøretøyet ikke tilfredsstiller Rammeavtalens krav til kvalitet og/eller sikkerhet Påvist skade utvendig eller innvendig som ikke er rettet opp iht. Rammeavtalens krav Manglende daglig renhold innvendig og utvendig av kjøretøy Det kan påvises at det er røyket eller annet som kan påføre passasjerer allergi e.l. kr 500,- pr. dag kr 500,- pr. dag kr 500,- pr. dag kr 500,- pr. tilfelle kr 500,- pr. tilfelle Avvik under gebyrgruppe 1 (forsinkelsesavvik m.v.) som Transportør selv rapporterer til kjørekontoret, belastes med 50 % av gjeldende satser. Det forutsettes at Transportør selv medvirker til å informere passasjerer m.v. som er rammet og iverksetter nødvendig Side 6 av 9

7 avbøtende tiltak. Dersom Transportør tar ansvar så raskt som mulig med avhjelpende tiltak, kan oppdragsgiver vurdere å gi reduksjon i gebyret, eller frafalle kravet. Gebyrene prisreguleres ikke i kontraktsperioden. 3 OPPGJØRS- OG AVREGNINGSRUTINER 3.1 Fakturering og rapportering Transportør skal fakturere sin godtgjørelse i henhold til Oppdragsgivers bestilling. Transportør skal etterskuddsvis, innen den 10. i påfølgende måned, sende Oppdragsgiver faktura for perioden. Fakturaen skal ha fakturadato for den måned produksjonen er henført til. Alle oppdrag skal prisberegnes etter registrert kjøretid og kjøredistanse i følge Transportørens registreringsenhet. Statistikkdata om hver enkelt tur skal sendes Oppdragsgiver i elektronisk format senest sammen med faktura. Krav til format og innhold av faktura og statistikkmateriale er nærmere beskrevet senere i bilag. Dersom Transportør har flere Rammeavtaler, skal dette fremkomme av faktura- og rapportspesifikasjonen, og underbilag sorteres deretter. Det godtgjøres ikke tillegg for faktureringsavgift/-gebyr, porto, m.v. uansett hva som faktureres. 3.2 Faktura for gebyrer Eventuelle avviksgebyr mot Transportør faktureres av Oppdragsgiver. 3.3 Faktureringsadresse Faktura skal fremsendes til Oppdragsgiver pr. post eller e-post til adresser som til en hver tid gjelder. Oppdragsgiver kan pålegge at faktura fremsendes til annen oppgjørsenhet. Oppdragsgiver kan pålegge faktura fremsendt direkte til samarbeidende organ (kommuner m.v.), men står inne for avtaleforpliktelsene. 3.4 Betalingsbetingelser Oppdragsgiver plikter å betale uomtvistede krav innen 30 dager etter å ha mottatt faktura sammen med godkjent underbilag og elektronisk rapportfil. Fakturaen er ansett som mottatt når faktura og beregningsgrunnlag (elektronisk rapportfil) er mottatt. Det utbetales ikke forskudd til Transportøren. Krav som ikke er fakturert Oppdragsgiver innen seks måneder etter at turen er utført, kan ikke gjøres gjeldende. Side 7 av 9

8 3.5 Elektronisk faktura Transportør skal utstede faktura og statistikkrapporter i elektronisk format. Krav til filformat og innhold vil bli nærmere beskrevet av Oppdragsgiver. Endringer i Oppdragsgivers ikt-system, kan medføre at det stilles nye format- og oversendingskrav i forhold til elektronisk faktura. 3.6 Omvendt fakturering Oppdragsgiver tar forbehold for fremtidige forandringer i oppgjørssystemet og rapportering av statistikk. Det kan i løpet av kontraktsperioden bli aktuelt å utnytte Oppdragsgiver sitt iktsystem for å gjennomføre omvendt fakturering. Transportør skal tilpasse seg justerte rutiner for kontroll, rapportering og fakturering/avregning av oppdragene som måtte innføres. Hvis Oppdragsgiver starter omvendt fakturering, vil Utøver motta periodiske rapporter for de oppdrag som er registrert. Utøver skal kontrollere perioderapportene, og gi melding om eventuelle avvik. Månedsrapporter vil danne grunnlag for statistikk og fakturering. Oppgjøret kommer til utbetaling siste virkedag i måneden etter kjøremåneden. 3.7 Faktura- og rapportkrav - innhold og spesifisering Opplysningene i fakturaen og innrapportering av statistikk skal spesifiseres slik det Oppdragsgiver bestemmer. Elektroniske rapporter skal mottas samtidig med krav om oppgjør. De statistiske opplysningene skal overføres elektronisk til Oppdragsgiver som semikolonseparert tekstfil eller i annet format som kan avtales med Oppdragsgiver. Bilag og annen nødvendig dokumentasjon, sortert i bunter pr. bilnummer og med dokumentene i turnummer-rekkefølge, skal oversendes samtidig med fakturaen. Evt. Manuelt spesifisert informasjon på kvitteringer o.l. skal registreres inn i den elektroniske rapporten. Det skal være samsvar mellom rapportene og faktura. 3.8 Fakturakontroll - feil eller mangler i oppgjøret Oppdragsgiver driver kontinuerlig kontroll av produksjons- og fakturadata. Blir Oppdragsgiver oppmerksom på at det ikke er overensstemmelse mellom kjøregrunnlaget og det som fremkommer i rapporter og fakturagrunnlag, er dette å betrakte som Transportørens mislighold av Rammeavtalen Bilag, rekvisisjoner og fakturaer som ikke er korrekt utfylt, returneres uoppgjort til Transportøren for nærmere forklaring eller oppretting. Dersom det blir funnet flere feil i et månedsoppgjør, kan oppgjøret returneres i sin helhet for korreksjon. Oppdragsgiver har rett til å justere oppgjøret på bakgrunn av uregelmessigheter hvor det antas at Oppdragsgiver er påført unødvendige utgifter. Transportør orienteres skriftlig om slike justeringer og det vil være mulig å påklage disse. Dette vil ikke medføre forsinkelse i oppgjøret for de øvrige fakturabelastningene. Dersom det senere avdekkes at Transportøren feilaktig har fått for mye betalt, plikter han å betale beløpet tilbake. Er det uklart hvor stort beløpet er, eller svært tidkrevende å beregne, kan Oppdragsgiver fastsette tilbakebetalingsbeløpet på bakgrunn av en gjennomsnittvurdering fra tidligere perioder. Side 8 av 9

9 Transportør plikter uten unødig opphold, og uten kompensasjon, å fremskaffe de opplysninger Oppdragsgiver ber om i forbindelse med kontroll av arbeidet. Utøver dekke egne kostnader som følge av nødvendig bistand for Oppdragsgivers utførelse av kontroll. Feilretting skal skje ved utstedelse av kreditnota. 3.9 Tilbakeholdsrett og motregningsadgang Har Oppdragsgiveren påvist eller avdekket feil i faktura- og statistikkgrunnlag, kan han holde tilbake et passende beløp. Transportøren informeres skriftlig om Oppdragsgivers merknader, og han kan uttale seg om forholdet innen 14 dager. Partene har generelt motregningsadgang for et hvert krav som springer ut av denne Rammeavtalen. Er det påløpt gebyrer, eller Oppdragsgiver har andre krav som følge av Transportørs avtalebrudd, kan Oppdragsgiver holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til å få dekket et spesifisert krav Sluttoppgjør Transportør skal sende sluttoppgjør for arbeidet senest 30 dager etter at Rammeavtalen er utløpt. Sluttfakturaen skal inneholde alle Transportørens tilgodehavender og krav. Krav som tidligere er fremmet, men som ikke er avgjort eller betalt, skal gjentas i forbindelse med sluttoppgjør dersom disse krav fremdeles opprettholdes. Krav som ikke er medtatt i sluttoppgjøret kan ikke fremsettes senere. Oppdragsgiver skal betale sluttfaktura senest 30 dager etter at den er mottatt. Har Oppdragsgiver innsigelser på sluttfakturaen skal disse gjøres gjeldende innen 30 dager fra mottakelse Rapport-/fakturagrunnlag - statistikk Krav om rapportinnhold er vist i Bilag C. Side 9 av 9