Vedlegg 2. Kommersielle betingelser

Transkript

1 Anropsstyrt transport Solør-regionen 2013 Vedlegg 2 Kommersielle betingelser Versjon

2 I N N H O L D 1 AVTALENS OMFANG OG RANGERING Omfang og prioritet Transportkapasitet PRISSETTING OG ØKONOMI Priselementer Timepris Kilometerpris Minstepris og ventetid Fastprisoppdrag Tillegg for ubekvem arbeidstid Start- og stoppsted Prisregulering Endringer i offentlige avgifter, lover eller forskrifter GEBYRER Oppdragsgivers kontroll Operatørs manglende kontraktsoppfyllelse Gebyrer OPPGJØRS- OG AVREGNINGSRUTINER Fakturering og rapportering Faktureringsadresse Betalingsbetingelser Faktura- og rapportkrav - innhold og spesifisering Fakturakontroll - feil eller mangler i oppgjøret Endring av faktureringsrutiner Tilbakeholdsrett og motregningsadgang Sluttoppgjør...10 Side 2 av 10

3 1. AVTALENS OMFANG OG RANGERING 1.1 Omfang og prioritet Avtalen omfatter Materiellkategorier med prioriteter som er angitt i tabellen nedenfor: Kategori Beskrivelse Kapasitet Prioritetsrekkefølge 1 Liten bil Min. 4 passasjerplasser Fylles inn 2 Mellomstor bil 9-12 passasjerplasser Fylles inn 3 Stor bil 13 passasjerplasser eller mer Fylles inn Det henvises til Rammeavtalen, kapittel Transportkapasitet Operatør skal holde det antall biler som er oppgitt under hver Materiellkategori tilgjengelig for samtidig tjeneste. Kategori Beskrivelse Kapasitet Avtalt kapasitet 1 Liten bil Min. 4 passasjerplasser Fylles inn 2 Mellomstor bil 9-12 passasjerplasser Fylles inn 3 Stor bil 13 passasjerplasser eller mer Fylles inn Operatør skal selv besørge nødvendig reservekapasitet for å opprettholde den avtalte kapasitet ved eventuelle driftsavbrudd og/eller personalfravær. 2. PRISSETTING OG ØKONOMI 2.1 Priselementer Alle turer honoreres med timepriser, samt kilometerpriser for utkjørt distanse. Minstepris og tillegg for ubekvem arbeidstid betales iht. punktene nedenfor. 2.2 Timepris Oppdragene avregnes etter medgått tid fra første Oppdrag påbegynnes, til siste Oppdrag er avsluttet. Oppdragsgiver har rett til å engasjere biler i Materiellkategori 3 som heltidsinnleiet bil. Betingelsene som gjelder for heltidsinnleide biler følger av Vedlegg 2 Oppdragsbeskrivelsen, punkt 1.8. Side 3 av 10

4 Følgende timepriser gjelder for Materiellkategoriene: Kategori Beskrivelse Kapasitet Timepris u/mva 1 Liten bil Min. 4 passasjerplasser Fylles inn 2 Mellomstor bil 9-12 passasjerplasser Fylles inn 3 Stor bil 13 passasjerplasser eller mer Fylles inn 3 Stor bil heltid 13 passasjerplasser eller mer Fylles inn 2.3 Kilometerpris Oppdragene avregnes etter utkjørt distanse fra første Oppdrag påbegynnes, til siste Oppdrag er avsluttet. Følgende kilometerpriser gjelder for Materiellkategoriene: Kategori Beskrivelse Kapasitet Pris/km u/mva 1 Liten bil Min. 4 passasjerplasser Kr 4,10 2 Mellomstor bil 9-12 passasjerplasser Kr 4,60 3 Stor bil 13 passasjerplasser eller mer Kr 5, Minstepris og ventetid Følgende minstepriser gjelder for Materiellkategoriene: Kategori Beskrivelse Kapasitet Minstepris u/mva 1 Liten bil Min. 4 passasjerplasser Kr 155,00 2 Mellomstor bil 9-12 passasjerplasser Kr 205,00 3 Stor bil 13 passasjerplasser eller mer Kr 255,00 Ventetid honoreres ved at Oppdraget godtgjøres løpende etter de timepriser som gjelder for den aktuelle Oppdragstype og Materiellkategori. 2.5 Fastprisoppdrag Oppdragsgiver kan forhåndsberegne pris for Oppdragene som er å anse som fastpris for bestillingen. Forhåndsberegnet pris kan gjøres gjeldende for gjentakende og faste Oppdrag, samt for enkeltstående Oppdrag. Side 4 av 10

5 Fastpris fastsettes på grunnlag av oppmålt distanse og beregnet tidsforbruk i Oppdragsgivers elektroniske kartsystem. Det vil fremkomme av Oppdragsgivers bestilling hvilken Materiellkategori og prisbetingelser Oppdraget skal honoreres etter. Kjøretøyene fristilles ved siste leveringsadresse, dersom nye Oppdrag ikke er tildelt før siste levering er avsluttet. Rammeavtalens priselementer gjelder for fastprisbestillinger. Oppdragsgiver innrømmes rabatt på gjeldende timepriser. Fastprisoppdrag faktureres med følgende rabatt: Kategori Beskrivelse Kapasitet Rabattprosent 1 Liten bil Min. 4 passasjerplasser 2 Mellomstor bil 9-12 passasjerplasser Fylles inn 3 Stor bil 13 passasjerplasser eller mer I tilfelle Operatør har innvendinger til den forhåndsberegnede pris, skal han uten ugrunnet opphold gi skriftlig og begrunnet innsigelse. Innsigelsen kan bare fremmes av avtaleparten, og skal gjelde prisfastsettelsen som helhet. Partene etablerer i fellesskap prosedyrer for å saksbehandle slike innsigelser, og det kan innebære at godtgjørelsen justeres opp eller ned. En innsigelse mot en prisfastsettelse får bare virkning fra den dag den er fremmet av Operatør. Det behandles ikke innsigelser mot likeartede Oppdrag som er kjørt tidligere. 2.6 Tillegg for ubekvem arbeidstid Oppdrag som utføres i tidsrommet kl. 18:00 til kl. 24:00, samt lørdag mellom kl. 06:00 og kl. 18:00, honoreres med 21 % påslag på alle timespriser. Oppdrag som utføres i tidsrommet kl. 24:00 til 06:00, samt på lørdager etter kl. 18:00 og søn- og høytidsdager honoreres med 35 % tillegg på timeprisen. Julaften, nyttårsaften, påskeaften og pinseaften honoreres med 21 % tillegg for Oppdrag som utføres mellom 06:00 og 12:00. Oppdrag som utføres etter 12:00 honoreres som høytidsdag med 35 % tillegg. 2.7 Start- og stoppsted Oppgjør etter timepris og kilometerpris beregnes fra startsted når Oppdraget påbegynnes, til stoppsted når Oppdraget avsluttes. Startsted regnes den depotadresse som er foretrukket for gjennomføring av Oppdraget, eller kjøretøyets utgangsposisjon i forkant av turen dersom denne i kjørestrekning er nærmere passasjerens henteadresse. Som hovedregel skal depot som er nærmest passasjerens påstignings- eller avstigningssted velges. Oppdraget avsluttes når kjøretøyet er tilbake ved det samme depot, eller når kjøretøyet går over i nytt Oppdrag, dersom dette ligger før kjøretøyet kommer inn til depot Det betales for all dokumentert og gjennomført kjøring etter time- og kilometerpriser som følger av Rammeavtalen. Operatøren godtgjøres maksimalt for distansen: nærmeste depot via hente- og leveringssteder depot, slik dette er forklart i figur nedenfor: Side 5 av 10

6 Garasje/ depot Hentested Leveringssted Figur 1: Illustrasjon av betalingsmønster gjennomgående vognløp. Oppdragsgiver står fritt til fortløpende å tillegge nye Oppdrag på biler som er bestilt og/eller aktive i Oppdrag. Betalingsplikten opphører dersom bilen går inn i Oppdrag for annen oppdragsgiver/kunde innen leietiden er utløpt. Fristilt vogn kan gjeninnhentes til nye Oppdrag, dersom den ikke har påbegynt kjøring for annen kunde. Turer som kjøres etter forhåndsavtalt fastpris, kan fristilles ved siste levering selv om tilbakekjøringen inngår i prisgrunnlaget. 2.8 Prisregulering Prisene reguleres en gang per år, første gang med virkning fra Regulering foretas med basis i indekser og grunnlagselementer som angitt nedenfor. Reguleringen skjer både for timepris og kilometerpris i henhold til følgende formel for: 0,6*L + 0,3*K + 0,1*D De ulike grunnlagselementene måles slik: Endring i lønnskostnader (L) måles som prosentvis endring i Statistisk Sentralbyrås indeks for gjennomsnittlig månedslønn for heltidsansatte i samferdsel (tabell 1). Basis for første regulering er indeks pr. 1. kvartal 2014, i forhold til indeks pr. 1. kvartal Ved senere årlige reguleringer pr benyttes indeks pr. 1. kvartal samme år, i forhold til indeks pr. 1.kvartal året før. Konsumprisene (K) representeres ved Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks. Basis for første regulering er gjennomsnittlig konsumprisindeks for perioden , i forhold til perioden Ved senere årlige reguleringer pr benyttes gjennomsnittlig indeks for tilsvarende perioder. Endring i drivstoffkostnadene (D) måles som prosentvis endring i Statistisk Sentralbyrås tabell Konsumprisindeks, med kriterier varer og varegrupper; Autodiesel2. Basis for første regulering er gjennomsnittlig indeks for perioden , i forhold til perioden Ved senere reguleringer pr benyttes gjennomsnittlig indeks for tilsvarende perioder. 2.9 Endringer i offentlige avgifter, lover eller forskrifter Endringer i offentlige avgifter eller lover og forskrifter som dokumenteres å gi økte eller reduserte kostnader, som er vesentlig større enn det som er innarbeidet gjennom de tre elementer i pris- og kostnadsutviklingen, under pkt. 1.8, eller gir en vesentlig kostnadsreduksjon, gir hver av partene rett til å kreve forhandlinger om effekten av Side 6 av 10

7 endringene. Avgiftsendringer på drivstoff er unntatt, da dette er fanget opp av statistikken som denne Rammeavtalen baserer seg på, ref. punkt 1.8, tredje kulepunkt. Med vesentlig forstås en kostnadsendring som overstiger 3 % av den forventede årlige godtgjørelse til Operatør. Hver kostnadsendring skal ses på individuelt, og det kan ikke samles opp flere endringer som fører til at godtgjørelsen kan endres. Krav om forhandlinger gjelder likevel ikke dersom Operatør burde tatt endringer i offentlige avgifter eller lover og forskrifter i betraktning i sitt tilbud, ved at Operatør da burde ha inkludert følgene av vedtatte endringer. Det samme gjelder om Operatør burde kjent til vedtatte endringer før avtaleinngåelse, og følgene av dette ikke er varslet Oppdragsgiver før avtaleinngåelsen. Forhandlingene kan føre til ekstraordinære reguleringer av godtgjørelsen, endringer av produksjonen eller andre tiltak. Motparten har i slike forhandlinger krav på all nødvendig dokumentasjon. 3 GEBYRER 3.1 Oppdragsgivers kontroll Oppdragsgiver vil kontrollere Operatørs oppfyllelse av Rammeavtalen. Kontroller kan gjennomføres enten av personer fra Oppdragsgiver, eller andre personer/selskaper utpekt av Oppdragsgiver. Operatørs egne registreringer inngår i Oppdragsgivers kontroll, og Operatørs egne registrerte avvik er også grunnlag for ileggelse av gebyr i tillegg til det som på andre måter har blitt kjent for Oppdragsgiveren. Kontroller vil normalt ikke bli varslet. 3.2 Operatørs manglende avtaleoppfyllelse Ved manglende oppfyllelse av Rammeavtalens kvalitetskrav kan Oppdragsgiver ilegge Operatør gebyrer. Det er ingen øvre grense for Oppdragsgivers ileggelse av gebyrer. 3.3 Gebyrer Manglende oppfyllelse av bestemmelser i Rammeavtale med vedlegg. Gebyrgruppe 1 Uteblitt og forsinket oppdragsgjennomføring GEBYR Beløp i NOK u/ mva Forsinket henting og/eller levering av passasjerer utover 10 minutter Forsinket henting og/eller levering av passasjerer utover 30 minutter Forsinket henting og/eller levering av passasjerer utover 60 minutter kr 500,- pr. tur kr 1.000,- pr. tur kr 2.000,- pr. tur Side 7 av 10

8 Gebyrgruppe 2 Forsinket fremsending av dokumentasjon Forsinket fremsending av faktura og oppdragsrapporter Forsinket rapportering av vognopplysninger, avviksrapportering m.v. kr 1.000,- pr. dag kr 1.000,- pr. dag Gebyrgruppe 3 Kjøretøymessige og tekniske mangler Manglende daglig renhold innvendig og utvendig av kjøretøy kr 1 000,- pr. dag Det kan påvises at det er røyket eller annet som kan påføre passasjerer allergi e.l. kr 1 000,- pr. dag Manglende installasjon av kommunikasjonsutstyr kr 1 000,- pr. dag Påvist at kjøretøyet ikke tilfredsstiller Rammeavtalens krav til kvalitet og/eller sikkerhet kr 1 000,- pr. tilfelle Påvist skade utvendig eller innvendig som kr 1 000,- pr. tilfelle ikke er rettet opp iht. Rammeavtalens krav Dersom Operatør tar ansvar så raskt som mulig med avhjelpende tiltak, kan Oppdragsgiver vurdere å gi reduksjon i gebyret, eller frafalle kravet. Gebyrene prisreguleres ikke i avtaleperioden. 4 OPPGJØRS- OG AVREGNINGSRUTINER 4.1 Fakturering og rapportering Operatør skal fakturere sin godtgjørelse i henhold til Oppdragsgivers bestilling. Operatør skal etterskuddsvis, innen den 10. i påfølgende måned, sende Oppdragsgiver faktura for perioden. Fakturaen skal ha fakturadato for den måned produksjonen er henført til. Alle Oppdrag skal prisberegnes etter registrert kjøretid og kjøredistanse i følge kjøretøyenes registreringsenhet. Det godtgjøres ikke tillegg for faktureringsavgift/-gebyr, porto m.v. Alle Oppdrag skal registreres med Oppdragsgivers ID-nummer eller turnummer. IDnummeret/turnummeret skal knyttes til Oppdraget gjennom alle faktura- og statistikkdata. Oppdrag som er utført uten at ID-nummer/turnummer er registrert, honoreres ikke av Oppdragsgiver. Statistikkdata om hver enkelt tur skal sendes Oppdragsgiver i elektronisk format senest sammen med faktura. Krav til format og innhold av faktura og statistikkmateriale er nærmere beskrevet i Vedlegg 4. Dersom Operatør har flere Rammeavtaler, skal dette fremkomme av faktura- og rapportspesifikasjonen. Side 8 av 10

9 4.2 Faktureringsadresse Faktura skal fremsendes til Oppdragsgiver pr. post eller e-post til adresser som til en hver tid gjelder. Oppdragsgiver kan pålegge at faktura fremsendes til annen oppgjørsenhet. 4.3 Betalingsbetingelser Oppdragsgiver plikter å betale uomtvistede krav innen 30 dager etter å ha mottatt faktura sammen med godkjent underbilag og elektronisk rapportfil. Fakturaen er ansett som mottatt når det siste av korrekt faktura og beregningsgrunnlag (elektronisk rapportfil) er mottatt. Det utbetales ikke forskudd til Operatøren. Krav som ikke er fakturert Oppdragsgiver innen seks måneder etter at turen er utført, kan ikke gjøres gjeldende. 4.4 Faktura- og rapportkrav - innhold og spesifisering Opplysningene i fakturaen og innrapportering av statistikk skal spesifiseres slik det Oppdragsgiver bestemmer. Elektroniske rapporter skal mottas samtidig med krav om oppgjør. De statistiske opplysningene skal overføres elektronisk til Oppdragsgiver som semikolonseparert tekstfil eller i annet format som kan avtales med Oppdragsgiver. Operatør skal ha et oversiktlig og systematisk arkivsystem for kjørekvitteringer og fakturaunderlag. Kvitteringene skal vise alle relevante oppdrags- og prisdata. Operatør skal på forespørsel kunne overlevere dokumentasjon til Oppdragsgiver innen 5 virkedager. Evt. manuelt spesifisert informasjon på kvitteringer o.l. skal registreres inn i den elektroniske rapporten. 4.5 Fakturakontroll - feil eller mangler i oppgjøret Oppdragsgiver driver kontinuerlig kontroll av produksjons- og fakturadata. Blir Oppdragsgiver oppmerksom på at det ikke er overensstemmelse mellom kjøregrunnlaget og det som fremkommer i rapporter og fakturagrunnlag, er dette å betrakte som Operatørens mislighold av Rammeavtalen Bilag, rekvisisjoner og fakturaer som ikke er korrekt utfylt, returneres uoppgjort til Operatøren for nærmere forklaring eller oppretting. Dersom det blir funnet flere feil i et månedsoppgjør, kan oppgjøret returneres i sin helhet for korreksjon. Oppdragsgiver har rett til å justere oppgjøret på bakgrunn av uregelmessigheter hvor det antas at Oppdragsgiver er påført unødvendige utgifter. Operatør orienteres skriftlig om slike justeringer og det vil være mulig å påklage disse. Dette vil ikke medføre forsinkelse i oppgjøret for de øvrige fakturabelastningene. Dersom det senere avdekkes at Operatøren feilaktig har fått for mye betalt, plikter han å betale beløpet tilbake. Er det uklart hvor stort beløpet er, eller svært tidkrevende å beregne, kan Oppdragsgiver fastsette tilbakebetalingsbeløpet på bakgrunn av en gjennomsnittvurdering fra tidligere perioder. Side 9 av 10

10 Operatør plikter uten unødig opphold, og uten kompensasjon, å fremskaffe de opplysninger Oppdragsgiver ber om i forbindelse med kontroll av arbeidet. Operatør dekker egne kostnader som følge av nødvendig bistand for Oppdragsgivers utførelse av kontroll. Feilretting skal skje ved utstedelse av kreditnota. 4.6 Endring av faktureringsrutiner Oppdragsgiver tar forbehold for fremtidige forandringer i oppgjørssystemet og rapportering av statistikk. Det kan i løpet av avtaleperioden bli aktuelt å utnytte Oppdragsgiver sitt iktsystem for å gjennomføre omvendt fakturering. Operatør skal tilpasse seg justerte rutiner for kontroll, rapportering og fakturering/avregning av oppdragene som måtte innføres. Hvis Oppdragsgiver starter omvendt fakturering, vil Operatør motta periodiske rapporter for de Oppdrag som er registrert. Operatør skal kontrollere perioderapportene, og gi melding om eventuelle avvik. Månedsrapporter vil danne grunnlag for statistikk og fakturering. 4.7 Tilbakeholdsrett og motregningsadgang Har Oppdragsgiveren påvist eller avdekket feil i faktura- og statistikkgrunnlag, kan han holde tilbake et passende beløp. Operatøren informeres skriftlig om Oppdragsgivers merknader, og han kan uttale seg om forholdet innen 14 dager. Partene har generelt motregningsadgang for et hvert krav som springer ut av denne Rammeavtalen. Er det påløpt gebyrer, eller Oppdragsgiver har andre krav som følge av Operatørs avtalebrudd, kan Oppdragsgiver holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til å få dekket et spesifisert krav. 4.8 Sluttoppgjør Operatør skal sende sluttoppgjør for arbeidet senest 60 dager etter at Rammeavtalen er utløpt. Sluttfakturaen skal inneholde alle Operatørens tilgodehavender og krav. Krav som tidligere er fremmet, men som ikke er avgjort eller betalt, skal gjentas i forbindelse med sluttoppgjør dersom disse krav fremdeles opprettholdes. Krav som ikke er medtatt i sluttoppgjøret kan ikke fremsettes senere. Oppdragsgiver skal betale sluttfaktura senest 60 dager etter at den er mottatt. Har Oppdragsgiver innsigelser på sluttfakturaen skal disse gjøres gjeldende innen 60 dager fra mottakelse..,., For Oppdragsgiver: For Operatør:.. Side 10 av 10