PROSEDYRE FOR INNKJØPSRUTINER FOR PASIENTNÆRT ANALYSEUTSTYR I SYKEHUS Fagansvarlig Bioingeniør Veronica Sommer Seksjon for Prøvetaking og pasientnær analyse Avdeling for Medisinsk Biokjemi St.Olavs Hospital TILBAKEBLIKK 90-tallet: Avdelingene kjøpte inn PNA-utstyr selv Null krav til analysekvalitet, brukervennlighet eller analysering av kvalitetskontroll Kvalitetsservice ble opprettet i 1997 Harmonisering av instrumentpark Grundig opplæring av personalet ved avdelingene Oppfølging av kvalitetskontroll Rimeligere reagens 1
KVALITETSSERVICE VED ST. OLAVS HOSPITAL Ansvar for PNA ved St. Olavs Hospital Kvalitetssikring av PNA Valg og utprøving av instrumenter Opplæring og brukerstøtte Utlevering av kvalitetskontroller og instrumenter Sporbarhet og lagring av kontrolldata Vedlikehold 2
Bla bla ORGANISERING PNA VED ST.OLAVS 3
6 fagområder: Prøvetaking PNA PNA blodgass Barn Urin/Prosjekter Hematologi(spesiell) 4
INSTRUMENTPARK PNA pr 1/1-15 Glukose: 317 instrumenter 274 Accu-Chek Performa 19 Accu-Chek InformII 24 HemoCue Glukose 201+ Hemoglobin: 15 instrumenter Urinstix: 26 instrumenter CRP: 4 instrument HbA1c: 4 instrumenter Kreatinin: 3 instrument Blodgass: 20 instrumenter (ACT: 1 instrument) KVALITETSKONTROLL (POLICY) Den som analyserer pasientprøvene skal analysere kvalitetskontroll 5
RESSURSBRUK Drift av PNA-arbeidet er fordelt på mange bioingeniører i seksjonen. Blodgassarbeidet deles mellom 13 personer og annet PNA-arbeid 5 personer. Estimat på forbruk er; 3,0 årsverk i daglig drift (blodgass 1,6 og opplæring 0,4) Hva er PNA? 6
Kulturbegrepet (fritt etter Lysgaard 1961/1976:148) Felles kultur Interaksjonsprosess Problemtolkningsprosess Identifikasjonsprosess Nærhetsbetingelser (feltarbeid) Problembetingelser (Målemetode/Instrument/Pasient Likhetsbetingelser (Bioingeniør/Sykepleier) Virksomheten Lege lab Bioingeniør og sykepleier Lege klinikk IKT Leverandør av utstyr Innkjøpsseksjon 7
DET FORMELLE GRUNNLAGET Prosedyre «Innføring av nytt PNA-utstyr ved St. Olavs Hospital» Alle avdelinger som planlegger å innføre PNA-utstyr må ta kontakt med Kvalitetsservice AMB for å sikre riktig bruk av instrumentet, etablere gode kvalitetsrutiner og sikre gode innkjøpsavtaler Kvalitetsservice AMB har bred kompetanse på PNA-utstyr og vil gi veiledning i følgende: Valg av analysemetode og instrument basert på innmeldt behov Utføre nødvendig validering og dokumentasjon av aktuell analysemetode Avtale pris på instrument, testreagens og kontrollmateriale med leverandør Opplæring i bruk av instrument for brukere i kliniske avdelinger INNFØRING AV NYTT PNA-UTSTYR Avdelingen kartlegger sitt behov for PNA-utstyr Kvalitetsservice AMB kontaktes Kvalitetsservice AMB anbefaler alltid PNA-utstyr basert på dokumentert kvalitet på utstyret. Egne tester blir utført dersom det ikke foreligger tilstrekkelig dokumentasjon Avdelingen blir informert om anbefalinger og tilbud Opplæring Kvalitetsservice AMB følger opp utstyret med kvalitetskontroller etter at det er tatt i bruk Kontinuerlig samarbeid mellom Kvalitetsservice AMB og avdelingen 8
INNFØRING AV NYTT PNA-UTSTYR Ingen leverandør kan ta direkte kontakt med avdelinger ved St.Olavs Hospital for salg eller innføring av PNA-utstyr Alle avdelinger som planlegger å innføre PNA-utstyr må ta kontakt med Kvalitetsservice AMB Ved første henvendelse: Seksjonsleder ved seksjon for Prøvetaking og Pasientnær analyse Ved senere henvendelser: Fagansvarlig Bioingeniør for det aktuelle fagfeltet INNKJØP AV MEDISINSK TEKNISK UTSTYR VED ST. OLAVS HOSPITAL Prosedyren bygger på Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser Alle innkjøp over 100 000,- eks. mva skal konkurranse utsettes, etter gjeldende terskelverdier Kjøp opptil kr 100 000,- eks mva, ingen utlysningsplikt Kjøp mellom 100 000 og 500 000,- eks mva kunngjøring av forespørsel til minimum 3 leverandører etter avtale med sentralt innkjøp Kjøp mellom 500 000 og 1 500 000,- eks mva skal minimum utlyses nasjonalt Kjøp som overstiger 1 500 000 eks mva skal utlyses internasjonalt i EU/EØS 9
ANBUDSPROSESS FOR MEDISINSK TEKNISK UTSTYR Arbeidsgruppe oppnevnes bestående av Klinisk personell Representant fra Medisinsk teknisk avdeling Representant fra Sentralt innkjøp St.Olavs Eiendom (ved behov) HEMIT/IKT ressurs (etter behov) ANBUDSPROSESS FOR MEDISINSK TEKNISK UTSTYR Tilbuds/anbudsdokument utarbeides, og skal inneholde følgende: Merkantil spesifikasjon (konkurransegrunnlag) Teknisk kravspesifikasjon Bruker- og/eller funksjonalitetsspesifikasjon Miljøaspekter rundt selve anskaffelsen eller forhold som omhandler anskaffelsen Etiske handel (krav til leverandør jf. ILO konvensjoner) 10
ANBUDSPROSESS FOR MEDISINSK TEKNISK UTSTYR Etter anbudsrunde Alle tilbud/anbud mottas og åpnes av Sentralt innkjøp Tilbudene skal evalueres etter kriteriene som er listet opp i tilbuds/anbudsdokumentene Prosjektleder sørger for at arbeids-/faggruppen samordner evalueringen Prosjektleder skal deretter oversende evalueringsresultatene til sentralt innkjøp Avdeling for Medisinsk teknisk skal sørge for at ansvarlig ingeniør for anskaffelsen er kontaktpunkt ved bestilling og leveranse med navn og kontaktinformasjon Bestilling skal effektueres av Sentralt innkjøpt 11
Evalueringsmatrise 12
VALG AV UTSTYR/ PNA- INSTRUMENT Avtaler signeres Validering av det nye utstyret Er utstyret innenfor de gitte kravspesifikasjonene Sammenlignbart med labmetode? Avdelingene informeres Opplæring og utplassering nytt utstyr 13
OPPLÆRING Utdeling av utstyr Opplæring EQS-prosedyre OPPFØLGING ANALYSERING AV KONTROLLER MANUELT SYSTEM OPPKOBLET SYSTEM JEVNLIG KONTAKT MED AVDELINGENE 14
VIDERE ARBEID MED PNA Utarbeide nasjonal fagprosedyre for kunnskapssenteret «Implementering av pasientnært analyseutstyr i norske sykehus» Få mest mulig PNA- utstyr oppkoblet med elektronisk overvåkningssystem Overføring av pasientsvar til pasientens journal Felles IT plattform for PNA utstyr Økt feltarbeid Utvidet Akuttmottak «minisykehus» 15
KONKLUSJON Godt samarbeid og samhandling mellom de ulike profesjonene og laboratoriet er grunnleggende for en felles kultur ved sykehusets avdelinger. En kontinuerlig dialog og godt feltarbeid øker kvaliteten for de pasientnære analysesvarene som blir utgitt ved sykehusets sengeposter og poliklinikker. Dette grunnet økt trygghet i bruken av det pasientnære analyseutstyret, samt lavere terskel ved økt kunnskap 16