Request for information (RFI) Telefonabonnement og trafikk for Trondheim kommune Saksnr. 16/48444 2. januar 2017 Trondheim kommune Introduksjon Bakgrunn og formål Tentativ tidsplan Beskrivelse av kunden og eksisterende løsning Trondheim kommune Dagens avtaler relatert til telefonabonnement og trafikk Dagens situasjon Ambisjoner for avtalen Telefonabonnement og trafikk i Trondheim kommune Spørsmål til tilbyder Utforming og levering av besvarelse Informasjon om innsending Utforming av svar Dialogmøter Kostnader Spørsmål til RFI-dokumentet Konfidensiell informasjon og offentlighet
1.Introduksjon 1.1. Bakgrunn og formål Trondheim kommune inviterer interesserte leverandører i markedet til å besvare denne forespørselen om informasjon (RFI) om avtalen Telefonabonnement og trafikk til Trondheim kommune. På bakgrunn av en sammenslåing av Trondheim kommune og Klæbu kommune så kan avtalen potensielt også omfatte Klæbu kommune. Formålet med denne RFI-en er å innhente informasjon om hvilke muligheter som foreligger for helhetlig leveranse av abonnement og trafikk for telefoni, basert på Trondheim kommunes ambisjoner. I tillegg så ønsker Trondheim kommune å forberede potensielle tilbydere på tidsplan for anskaffelsesprosessen. Trondheim kommune understreker at det på dette tidspunktet ikke er ønskelig å begrense noen muligheter eller løsninger som går ut over de oppgitte områder som omtales i dette dokumentet. Dette betyr at det er fritt opp til Leverandøren å informere om og beskrive muligheter som Leverandøren mener kan være interessant, utover det som er skissert i dette dokumentet. For å sikre hensynet til likebehandling, gjennomsiktighet og forutsigbarhet i prosessen, lyses denne RFIen ut på Doffin som en veiledende kunngjøring. Merk at besvarelser på denne RFIen ikke er en del av den forestående anskaffelsesprosessen og vil ikke forplikte verken Leverandør eller Trondheim kommune i forhold til en eventuell senere anskaffelse. Aktuelle leverandører bes merke seg at informasjonen om anskaffelsen som gis i dette dokumentet skal sees på som foreløpig og ikke bindende for Trondheim kommune. 1.2. Tentativ tidsplan Milepæl: Dato: 1 Utlysning av RFI og invitasjon til leverandørkonferanse på Doffin 02.01.2017 2 Frist for innsending av besvarelse RFI 13.01.2017 3 Dialogmøter. Gjennomføres hvis behov. Ikke fastsatt 4 Kunngjøring av konkurransen - prekvalifisering og utsending av konkurransegrunnlag 03.04.2017 5 Søknadsfrist prekvalifisering 05.05.2017 6 Beslutning prekvalifisering - informasjon til prekvalifiserte 10.05.2017
7 Tilbudsfrist 12.06.2017 8 Første forhandlingsrunde Aug 2017 9 Andre forhandlingsrunde Aug 2017 10 Kontraktsinngåelse Sept 2017 11 Etableringsprosjekt Sept-Des 2017 12 Leveringsdag 01.01.2018 2.Beskrivelse av kunden og eksisterende løsning 2.1. Trondheim kommune Trondheim kommune er landets tredje største kommune, og en av Norges største arbeidsplasser nord for Dovre. Hver dag arbeider om lag 15 000 medarbeidere, fordelt på ca 212 enheter, med å gi byens innbyggere gode helse- og velferdstjenester, utviklende oppvekst- og utdanningsmuligheter, et godt bymiljø og en rekke kultur- og fritidstilbud. Trondheim kommune er en framtidsrettet og moderne arbeidsgiver som samarbeider nært med byens forsknings-, universitets- og høyskolemiljø. Kommunens visjon er åpen kompetent modig. Trondheim kommune har i flere år benyttet eksterne partnere til IT-driftsoppgaver innenfor applikasjonsdrift, nettverk, desktop og telefoni. Det vurderes om dette skal videreføres innenfor hvert av områdene som del av Trondheim kommunes virksomhetsplanlegging. Trondheim kommune er nå i prosess for å anskaffe Digitale arbeidsflater, det vil si PCer, nettbrett og mobiltelefoner med tilbehør. 2.2. Dagens avtaler relatert til telefonabonnement og trafikk Dagens avtale Trafikk, utstyr og tjenester omfatter følgende hovedområder. I dag er det Atea som er Trondheim kommunes Leverandør på dette området. For mobiltelefoni omfatter avtalen blant annet 1. Samtaletrafikk i mobilnettet 2. Meldingstjenester og dataoverføring i mobilnett 3. Mobildekning 4. Kjøp av mobilt utstyr med tilbehør
5. Tjenester knyttet til mobilt utstyr som klargjøring, levering til/fra brukerens lokasjon, feilretting, omdisponering til annen bruker eller enhet, lån og utfasing 6. Tilpasset mobil bedriftsløsning på enhet (automatisk sentralbord, ringesløyfe osv) 7. Nummer/abonnementsforvaltning både for mobil (overføring/nytt mobilnummer, oppsigelse av mobilabonnement, og oversikt over blant annet utstyr, mobilnummer, forbruk osv) 8. Driftstjenester for mobilt utstyr - tjeneste for forvaltning og sikring av Kundens mobile utstyr og data i henhold til Rådmannens bestemmelser. I dette inngår blant annet a. Låsekode, sporing, fjernsletting, ubrukeliggjøring, gjenfinning og lignende b. Brukeradministrasjon, distribusjon og installasjon av Trondheim kommunes applikasjoner 9. Sikker tilgang til Trondheim kommunes applikasjoner (eksempelvis tilgang til Gerica fra PDA ved bruk av sikker mobil data aksess) For fasttelefoni omfatter avtalen Abonnement fasttelefon Samtaletrafikk i fastnett Nummer-/abonnementsforvaltning for fasttelefoni Det er primært punkter som går på abonnement og trafikk som ønskes flyttet over til ny avtale på Telefonabonnement og trafikk. Aktuelle punkter er i kursiv og uthevet. 2.3. Dagens situasjon Trondheim kommune har idag 7090 mobilabonnement 6116 mobil 974 M2M 3 APN I løpet av 2016 har antall mobilabonnement vokst med 400 abonnement. Det er også tatt i bruk mobile tilleggstjenester som sentralbord, kø med mer 110 løsninger 100 menyer 36 køer 37 svargrupper 400 medlemmer i løsningene
Fasttelefoni: 233 GT proff og basis fordelt på 110 lokaliteter 11 UT 12 1 UT 24 13 UT 30 25 Centrex - analog 213 Analoge linjer 1 2Mbitslinjer 2 Redundante aksesser 1 Alternativ fremføring 91 2-trådslinjer 10 IN-nummer 1 grønt nummer Totalt anskaffet Trondheim kommune i 2016 1205 mobiltelefoner og 425 nye nettbrett 3.Ambisjoner for avtalen Telefonabonnement og trafikk i Trondheim kommune Trondheim kommune ønsker en innholdsmessig fullverdig avtale som sikrer kommunen en fremtidsrettet telefoniløsning med lave kostnader og høy brukertilfredshet. På et overordnet nivå er Trondheim kommune opptatt av følgende: Alle tjenester på alle arbeidsflater, over alt Lavest mulig kostnad på telefoni- og datatjenester Mobilabonnement med fri bruk av tale, meldingstjenester og data, samt flere SIM kort Trondheim kommunes visjon for avtalen Telefonabonnement og trafikk er å understøtte prinsippet om en helhetlig telefoniløsning på tvers av plattformer, både mobilt og fasttelefoni Trondheim kommune skal selv eie Asset Management og må ha på plass en løsning som til enhver tid er integrert og oppdatert med underliggende CMDB eller lignende systemer som benyttes av Leverandør. Trondheim kommunes system må vise siste oppdatert status på alle asseter. Assets kan eksempelvis være samband og abonnement, og tilleggstjenester slik som mobilt sentralbord. Leverandørens Asset Management løsning bør kunne avlevere informasjon til Trondheim kommunes Service desk verktøy (som pt. er basert på ServiceNow) for å understøtte blant annet Incident og Changeprosessen, for eksempel ved oppgraderingsprosjekter av
infrastrukturkomponenter og utskifting av digitale arbeidsflater, samt ved feil i drift eller ved utrulling. Kvalitet i alle ledd og forutsigbarhet for Trondheim kommunes som Kunde med tanke på kostnader og andre konsekvenser av valg som gjøres både med hensyn til avtale for Telefonabonnement og trafikk, og Trondheim kommunes øvrige avtaler. Dette krever samhandling mellom Leverandør/Leverandør og Leverandør/Kunde. Digital samhandling med alle leverandører skal skje i kommunens valgte kontorstøtteverktøy, G.Suite. Mobilkommunikasjon for IoT og Smart City konsepter Tilgang på WiFi soner som del av mobilabonnement Støtte for tale over WiFi for mobil Trondheim kommune har ambisjon om at kommunens tilknytninger er via IPT. Det pågår en konsolidering av fasttelefoniløsningen slik at fastnettabonnement konsolideres på færre tilknytningspunkter. 4.Spørsmål til tilbyder Trondheim kommune ønsker tilbakemelding fra markedet på følgende: 1. Per i dag ivaretar avtalen for Trafikk, utstyr og tjenester, abonnement og trafikk både for fasttelefoni og mobiltelefoni i tillegg til kjøp av mobilt utstyr. Trondheim kommune vurderer om abonnement (fast og mobil) skal være en separat avtale. Hva er Leverandørens vurdering av dette? 2. Hvor lang tid forventer Leverandøren å bruke på en eventuell overtagelse av dagens abonnementsportefølje? 3. Trondheim kommune har allerede mange M2M-abonnement og ser utfordringer med skifte av SIM-kort i feks heiser. Hvilke tanker har Leverandøren omkring dette? Hvilke muligheter finnes i markedet for operatøruavhengige SIM-kort? 4. Trondheim kommune er en arbeidsgiver med varierende behov og i enkelte tilfeller kan behov løses med både mobilløsning og/eller gjennom fasttelefoni. Det vil derfor være behov for rådgivning knyttet til kostnadsmessig og organisasjonsmessige vurderinger for å gi den beste løsning for Trondheim kommune. Ser Leverandøren utfordringer med dette? 5. Hvordan ser Leverandøren for seg at samhandling med Kundens leverandører på drift av fasttelefoniløsning, digitale arbeidsflater og nettverkstjenester kan foregå? Eksempelvis ved leveranse av samband, IPT, SIM-kort, IoT-løsninger med mer. 6. Hva tenker Leverandøren om at Trondheim kommune ønsker å ha sin egen Asset Management løsning (potensielt basert på Trondheim kommunes eksisterende ServiceNow løsning) og at Leverandøren må levere innhold til denne?
7. Kan Leverandøren gi en beskrivelse av den administrasjonsløsningen som Trondheim kommune kan få for alle våre abonnement? Beskrivelsen bør inneholder eksempler på rapporter. 8. Hvilke abonnementsmodeller tilbys idag, eller planlegges tilbudt med tanke på IoT og Smart City? 9. I hvilken grad tilbys IPv6-basert kommunikasjon? 10. Det stilles krav til oss som kommune at privat forbruk og momsinnberetning er korrekt. I tillegg skal den ansatte automatisk blir trekt på lønn for sitt private forbruk. Hvilken funksjonalitet kan Leverandøren tilby for å tilfredsstille disse kravene? 11. For en avtale som dette med forventet scope i henhold til beskrivelse under punkt 2.2 hvilken verdi har det for Trondheim kommune om en leveranse ikke skjer direkte fra teleoperatør men istedet gjennom en type forhandler/systemintegratør? 12. Trondheim kommune har utfordringer med innendørsdekning. Hvordan tenker Leverandøren å løse innendørsdekning? 13. I hvilken grad har Leverandøren innarbeidet og tilbyr avtalefestede tjenestenivå, og for hvilke tjenester anser Leverandøren dette som aktuelt? 14. Hvilken betydning vil tidsaksen for kommunens konsolideringsløp på fasttelefoni ha for Leverandøren med hensyn til overtagelse, leveranse og kostnader? 15. Kan Leverandøren beskrive framtidens mobilnett i et 5 årsperspektiv? 5.Utforming og levering av besvarelse 5.1. Informasjon om innsending Skriftlig besvarelse på RFIen skal være innsendt jfr. pkt. 2 i kap. 1.2 Tidsplan. Besvarelsen samt spørsmål knyttet til denne RFIen sendes elektronisk til it-tjenesten.postmottak@trondheim.kommune.no og merkes «TaTT 2018 saksnr. 16/48444». 5.2. Utforming av svar Det er ikke noe krav til at samtlige spørsmål i dokumentet besvares, men Leverandørene oppfordres til å svare så utfyllende som mulig på samtlige spørsmål. Det er opp til Leverandøren selv å velge struktur og detaljeringsnivå på besvarelsen. 5.3. Dialogmøter Det gjennomføres dialogmøter (en-til-en møter) mellom Trondheim kommune og leverandører som har levert besvarelse på RFI (jfr. pkt 3 i kap. 1.2 Tidsplan for
RFI-prosessen), dersom enten Leverandøren eller Trondheim kommune ønsker dette. Eventuelle møter vil bli gjennomført i Trondheim. Den enkelte Leverandør som har levert besvarelse på RFI vil bli kontaktet per e-post med tidspunkt og sted for gjennomføring av dialogmøte. 5.4. Kostnader Eventuelle kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av RFI, og eventuell deltagelse på dialogmøte vil ikke bli refundert av Trondheim kommune. 5.5. Spørsmål til RFI-dokumentet Eventuelle spørsmål knyttet til RFI-en kan rettes skriftlig per e-post til it-tjenesten.postmottak@trondheim.kommune.no og merkes «TaTT 2018 saksnr. 16/48444». Trondheim kommune forbeholder seg retten til å gjøre rettelser, suppleringer eller endringer av dette RFI-dokumentet. Slike justeringer vil bli publisert på Doffin. Trondheim kommune forbeholder seg også retten til å komme med ytterligere spørsmål i perioden før konkurransegrunnlaget offentliggjøres. 5.6. Konfidensiell informasjon og offentlighet Informasjon gitt fra leverandører som en del av besvarelsen på denne RFI-en vil unntas offentlighet i henhold til Offentleglova og Forvaltningsloven. Dette innebærer bl.a. at informasjon som er konkurransesensitiv vil være underlagt taushetsplikt og unntatt offentligheten. Leverandører skal markere eventuell konfidensiell informasjon som gis i sin besvarelse.