Invitasjon til dialogprosess med RFI (request for information) Ny ERP-løsning (ekskl. lønn/hr) Trondheim kommune

Transkript

1 Invitasjon til dialogprosess med RFI (request for information) Ny ERP-løsning (ekskl. lønn/hr) 13. november 2015 Trondheim kommune Trondheim kommune skal anskaffe en ny ERP-løsning (ekskl. lønn/hr). Denne anskaffelsen legger vekt på tidlig leverandørdialog i henhold til smart anskaffelsesmetodikk. Vi ønsker derfor å invitere leverandører til dialogprosess beskrevet i denne RFIen. 1

2 Innholdsfortegnelse 1. Introduksjon Bakgrunn og formål Tidsplan RFI Beskrivelse av kunden og eksisterende løsning Trondheim kommune og dagens løsning Systemkart dagens løsning Rammer for ny ERP-løsning Trondheim kommunes arkitekturprinsipper Hva anskaffelsen bør omfatte utover dagens løsning Hva som ønskes beskrevet av leverandører Prosesser Arkitektur Generelt Utforming og levering av besvarelse Informasjon om innsending Utforming av svar Dialogkonferanse En-til-en-møter Kostnader Spørsmål til RFI-dokumentet Konfidensiell informasjon og offentlighet

3 1. Introduksjon 1.1. Bakgrunn og formål Trondheim kommune inviterer interesserte leverandører i markedet til dialogprosess med tilhørende RFI (Request for information) rundt ny ERP-løsning (Enterprise Resource Planning) som skal anskaffes i Trondheim kommune. Trondheim kommune skal levere gode kommunale tjenester til byens innbyggere. Trondheim kommune har som formål å anskaffe en ERP-løsning som håndterer og tilfredsstiller bedriftens behov for styring og administrasjon. Løsningen bør også bidra til forbedringer i bedriftens måloppnåelse, produktivitet og kvalitet. Vi ønsker mer fremtidsrettede løsninger, og at vi gjennom tidlig dialog med leverandører legger grunnlaget for det. Formålet med denne RFIen er å innhente informasjon om hvilke muligheter som foreligger i dagens ERP-løsninger, basert på Trondheim kommunes ønsker (se kap. 4). Vi understreker at vi på dette tidspunktet ikke ønsker å begrense noen muligheter eller løsninger som går ut over de oppgitte områder som omtales i dette dokumentet. Dette betyr at det er fritt opp til leverandøren å informere om og beskrive muligheter som leverandøren mener kan være interessant, utover det som er skissert i dette dokumentet. For å sikre hensynet til likebehandling, gjennomsiktighet og forutsigbarhet i prosessen, lyses dialogprosessen med tilhørende RFIen ut på Doffin som en veiledende kunngjøring. Det er ikke en forpliktelse å delta i dialogen eller å besvare spørsmålene i forhold til å delta i påfølgende anskaffelse. Aktuelle leverandører bes merke seg at informasjonen om anskaffelsen som gis i dette dokumentet skal sees på som foreløpig og ikke bindende for Trondheim kommune Tidsplan dialogfase med RFI Nr Milepæl Dato 1 Utlysning av RFI og invitasjon til dialogkonferanse på Doffin Dialogkonferanse Frist for innsending av besvarelse RFI En-til-en-møter 14. og Kunngjøring av konkurransen (tentativ) Høst Gjennomføring av konkurransen (tentativ) Høst 2016/vår Kontraktsinngåelse (tentativ) Vår Oppstart/implementering (tentativ)

4 2. Beskrivelse av kunden og eksisterende løsning 2.1. Trondheim kommune og dagens løsning Trondheim kommune er landets tredje største kommune, og en av Norges største arbeidsplasser nord for Dovre. Hver dag arbeider om lag medarbeidere, fordelt på ca 230 enheter, med å gi byens innbyggere gode helse- og velferdstjenester, utviklende oppvekst- og utdanningsmuligheter, et godt bymiljø og en rekke kultur- og fritidstilbud. Trondheim kommune er en framtidsrettet og moderne arbeidsgiver som samarbeider nært med byens forsknings-, universitets- og høgskolemiljø. Trondheim kommune er svært opptatt av å kjøpe fremtidsrettede verktøy som gir oss mulighet til å møte morgendagens behov. Kommunens visjon er åpen kompetent modig. Dagens løsning omfatter hovedbok, budsjettoppfølging, inngående/utgående fakturering, anleggsregnskap, og tilhørende arbeidsflyt og rollestyring. Løsningen er satt opp med bruk av forsystemer på hovedbok og fakturering. Løsningen leverer også data til gitte styringssystem, f.eks prosjektstyringsverktøy og revisjonsverktøy. Vedlagte skisse (vedlegg 1) viser også samhandling med offentlige registre og samarbeidspartnere. Trondheim kommunes drifts- og investeringstall for 2014: Driftsutgifter (ekskl. avskrivninger) hvorav lønnsutgifter Driftsinntekter Netto finansutgifter Netto driftsresultat Investeringsutgifter hvorav lånefinansiert Gjeld pr til investeringsformål hvorav betjenes med gebyrer, tilskudd og husleie fra eksterne Verdier i «kraftfondet» 11,8 mrd. kr 7,2 mrd. kr 12,2 mrd. kr 437 mill. kr 33 mill. kr 2,4 mrd. kr 1,4 mrd. kr 12,9 mrd. kr 4,8 mrd. kr 6,8 mrd. kr Budsjettet og handlings- og økonomiplanen er selve nerven i det kommunale plan- og styringssystemet og den viktigste bystyresaken i løpet av året. Dagens ERP-løsning er ERV (EDB ressurs og virksomhetsstyring). I 2014 omfattet systemet følgende: Dagens ERP-løsning Antall brukere ERV Fakturerte inntekter 2,5 mrd. kr Antall kunder Totalt antall fakturaer utstedt hvorav avtalegiro/e-faktura Purringer Inngående fakturaer hvorav EHF 50% hvorav via innkjøpssystemet Leverandørnummer med org.nummer Leverandørnummer med fødselsnummer Totalt antall transaksjonslinjer Antall bilag Dagens e-handelssystem Antall bestillere e-handel Antall ordre Volum på ordrene (eks. mva) 287,7 mill. kr Antall leveringsadresser 900 4

5 Antall leverandører 90 Antall kataloger 70 Antall varelinjer Systemkart dagens løsning Systemkart dagens løsning er sammenfattet i en modell vist i vedlegg 1. Systemer som ikke er omfattet av dagens løsning, men som kan være aktuelle i en ny anskaffelse finnes i en oversikt i kap Rammer for ny ERP-løsning Det skal anskaffes en standard løsning med mulige tilpasninger; det skal ikke være et utviklingsprosjekt. Løsningen bør publisere tjenester som andre interne systemer på en enkel måte kan konsumere, fortrinnsvis som en API (RESTful). Trondheim kommune har en integrasjonsplattform som behandler meldingsruting, sikkerhet og overvåkning av integrasjonsruter mellom systemer. Løsningen skal bruke plattformen til å integrere mot noen av systemene. Hvilke komponenter av integrasjons-plattformen som bør brukes (f.eks. bare sikkerhet, eller også meldingsruting) kommer an på denne kvalitetskrav som sikkerhet, ytelse, osv. Vi anbefaler at løsningen utvikles på dekoblet måte (f.eks. mikrotjenestearkitektur), slik at behovet for tunge integrasjoner avtar Trondheim kommunes arkitekturprinsipper Trondheim kommune skal følge nasjonale arkitekturprinsipper: tjenesteorientering, interoperabilitet, tilgjengelighet, sikkerhet, åpenhet, fleksibilitet og skalerbarhet. I tillegg til de nasjonale arkitekturprinsippene har Trondheim kommune følgende overordnede arkitekturprinsipper: Brukeren i sentrum Informasjon som sentral ressurs Størst mulig verdi for virksomheten som helhet Helhetlig livssyklus Følger standarder Benytter anerkjent og velprøvd teknologi 3.2. Hva anskaffelsen bør omfatte utover dagens løsning Anskaffelsen bør omfatte følgende utover det som er i dagens løsning (lista er ikke uttømmende): innkjøpssystem/innkjøpsportal prosjektstyringssystem husleie-/boligforvaltning budsjettverktøy, bl.a. investeringsbudsjett og overgangen fra makrobudsjett til enhetsbudsjett likviditetsoppfølging finansforvaltning rapport-/analyseverktøy logistikk og lagerstyring 4. Hva som ønskes beskrevet av leverandør Vi ønsker et ERP system, med unntak av HR/lønn. Det er viktig at løsningen lett kan snakke med andre systemer, herunder tilgjengeliggjøre data for kvalitetsvurdering for eksempel styringsdata knyttet til 5

6 måloppnåelse og publisering av innhold på kommunens nettsider. Det vil være særlig viktig at løsningen har gode integrasjoner mot forsystem til fakturering og offentlige registre. Punktene listet opp under i dette kapitlet ønskes beskrevet av leverandør. De er ikke satt opp i prioritert rekkefølge. Det er fritt opp til leverandøren om den vil beskrive samtlige punkter, unnlate noen eller legge til flere. Vi understreker også at vi på dette tidspunktet ikke ønsker å begrense noen muligheter eller løsninger som går ut over de oppgitte områdene som omtales Prosesser 1. Fakturering av kommunens kunder på ulike områder skjer med utstrakt bruk av forsystem. Vi ønsker beskrivelse av bl.a. følgende: fakturering av kommunens kunder på ulike områder, bl.a. kommunale avgifter og eiendomsskatt hvilke muligheter finnes for selvbetjening mulighet for intern fakturering 2. Hovedbok: beskriv løsningen, oppbygging av kontoplan og rapportering til KOSTRA 3. Muligheter for digitalisering av faktura og tolkning av fakturainnhold, ev. kobling til forsystem f.eks Readsoft 4. Anleggsregnskap med avskriving iht KOSTRA 5. Budsjettendringer 6. Periodevis regnskapsrapportering, hvordan systemet håndterer prognoser og korrigerende tiltak, intern kommunikasjon og mulighet for status på rapporter 7. Innkjøp av varer og tjenester fra bestilling via innkjøpsportal, ordrehåndtering, varemottak, utført betaling til leverandør og intern kostnadsføring inklusive disposisjonsregnskap. 8. Tjenester for å etablere, vedlikeholde og kvalitetssikre elektroniske produktkataloger Arkitektur 9. Tjenestebuss Integrasjoner mot bank, inkassoselskap, aksesspunkt, avstemmingssystem osv. Mottak av hovedboktransaksjoner fra eksterne system Kobling mot innbyggerportal Kobling til kunde-/leverandørportal 10. Hvordan tilbud og systemer er bygd opp og i hvilken grad anerkjente prinsipper for softwarearkitektur 1 er ivaretatt i løsningen: Løs kobling Lagdelt design Bruk av åpne standarder Separasjon av data og forretningsfunksjonalitet Separasjon av presentasjonstjenesten og faktisk levering gjennom kanal og om nødvendig portal Separasjon av statisk og dynamisk forretningslogikk 1 Trondheim kommune benytter CORA som referansemodell: 6

7 11. Hvilket omfang av funksjonalitet ERP-løsningen tilbyr via API (RESTful) 4.3. Generelt 12. Utviklingsplanene (roadmap) for løsningene som presenteres 13. Hvilke løsninger som finnes for en eller flere av punktene beskrevet i kap Løsningens oppfyllelse av kommunale regnskapsforskrifter, også i henhold til regler om god kommunal regnskapsskikk, momskompensasjon og krav til rapportering i henhold til KOSTRA. 15. Brukergrensesnitt til løsningen, både for sentrale superbrukere og desentrale brukere på enheter 16. Løsningens håndtering av ulike plattformer som smarttelefoner, nettbrett, desktop osv. og muligheter for bruk av håndholdt utstyr ved bestilling, godkjenning og betaling 17. Ytelse og kapasitet i løsningen 18. Muligheter for arkiv/uttrekk av data til deponering 19. Hva leverandøren kan tilby av tjenesteleveranser, for eksempel produksjon av papirfaktura, purringer og kontoutdrag til kunder samt ligningsoppgaver (barnehage og SFO) 20. Hvordan løsningen fungerer med hensyn til roller, autorisasjoner, arbeidsflyt, fullmakter og organisasjonsstruktur 21. Systemets koblinger/integrasjon mot interne og eksterne systemer for eksempel: Interne systemer forsystemer egeninkasso (eiendomsavgifter) inkassoselskap (filoverføring av purring og inkassosaker begge veier) Sofie (uttrekk av tilgodeskatt til dekning av ubetalte eiendomsavgifter) Eksterne systemer bank muligheter for vask av kunde- og leverandørregister mot offentlige registre (fødselsnummer/organisasjonsnummer) oppretting av kunder og leverandører direkte fra offentlige registre 22. Mottak/forsendelse EHF fakturaer inklusive aksesspunkt og kontrollmuligheter i forbindelse med forsendelse/mottak 23. Konvertering av data fra nåværende system (ERV) til nytt system 24. Bruk av mus vs hurtigtaster/tastatur 25. Referanseliste over offentlige kunder 7

8 5. Utforming og levering av besvarelse 5.1. Informasjon om innsending Skriftlig besvarelse på RFIen skal være innsendt jfr. pkt. 3 i kap Besvarelsen samt spørsmål knyttet til denne RFIen sendes elektronisk til it-tjenesten.postmottak@trondheim.kommune.no og merkes «Ny ERP-løsning TK» Utforming av svar Det er ikke noe krav til at samtlige spørsmål i dokumentet besvares, men leverandørene oppfordres til å besvare så utfyllende som mulig på samtlige spørsmål. Det er opp til leverandøren selv å velge struktur og detaljeringsnivå på besvarelsen Dialogkonferanse For at leverandørene skal få en best mulig forståelse av RFI og kvalitet på leverandørenes besvarelse av denne, vil Trondheim kommune gjennomføre en dialogkonferanse jfr. punkt 2 kap 1.2. I konferansen vil Trondheim kommune gjennomgå RFIen, belyse spesielt viktige og vanskelige kapitler/temaer, samt svare på spørsmål fra leverandørene. Konferansen vil bli gjennomført i Trondheim. Etter at dialogkonferansen er avholdt og etter mottak av leverandørenes notat, vil det bli invitert til entil-en-møter med den enkelte leverandør, eller grupper av leverandører som ønsker å møte kommunen samlet. Invitasjon til dialogkonferanse: Sted: Comfort Hotell Park, Prinsens Gate 4A, 7012 Trondheim, møterom Berlinerpoplene Tentativ tidsplan: kl , inkl. lunsj Program: Registrering og kaffe Åpning, mål for dialogkonferansen og hva vi forventer av leverandørene Trondheim kommune i dag og utfordringsbilder fremover Presentasjon av dagens ERP-løsning (forklaring rundt vedlegg 1) Gjennomgang av tema vi ønsker belyst gjennom dialogen Spørsmål fra leverandørene og veien videre Avslutning Påmelding: Send e-post til it-tjenesten.postmottak@trondheim.kommune.no innen Oppgi navn på alle som kommer fra bedriften, stilling, bedrift, e-post og tlf-nr til alle deltar fra bedriften. Merk e-posten «Påmelding dialogkonferanse ny ERP-løsning». Kontaktperson: Marie Brøvig Andersen, it-tjenesten.postmottak@trondheim.kommune.no, tlf:

9 5.4. En-til-en-møter Det gjennomføres en-til-en møter mellom Trondheim kommune og leverandører som har levert notat på RFI (jfr. pkt 4 i kap. 1.2). I disse møtene er det ønskelig med: en demonstrasjon av leverandørenes standardløsning leverandørenes innspill rundt tema vi særlig ønsker belyst som presentert på leverandørkonferansen funksjonalitet og muligheter som leverandøren spesielt ønsker å fremheve muligheter for å stille oppklarende spørsmål begge veier med bakgrunn i innsendt notat Møtene vil bli gjennomført i Trondheim. Den enkelte leverandør som har levert besvarelse på RFI (jfr. pkt 3 i kap. 1.2) vil bli kontaktet pr. epost med tidspunkt og sted for gjennomføring av dialogmøte Kostnader Eventuelle kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av RFI, reise og deltagelse på dialogkonferansen samt en-til-en-møte vil ikke bli refundert av Trondheim kommune Spørsmål til RFI-dokumentet Eventuelle spørsmål knyttet til RFIen kan rettes skriftlig pr. e-post til it-tjenesten.postmottak@trondheim.kommune.no og merkes «Ny ERP-løsning TK». Trondheim kommune forbeholder seg retten til å gjøre rettelser, suppleringer eller endringer av dette RFIdokumentet. Slike justeringer vil bli publisert på Doffin. Trondheim kommune forbeholder seg også retten til å komme med ytterligere spørsmål i perioden før konkurransegrunnlaget offentliggjøres Konfidensiell informasjon og offentlighet Informasjon gitt fra leverandører som en del av besvarelsen på denne RFIen vil unntas offentlighet i henhold til Offentleglova og Forvaltningsloven. Dette innebærer bl.a. at informasjon som er konkurransesensitiv vil være underlagt taushetsplikt og unntatt offentligheten. Leverandører skal markere eventuell konfidensiell informasjon som gis i sin besvarelse. 9