Request For Information (RFI)

Transkript

1 Elektroniske verktøy for ivaretakelse av anskaffelsesprosessene i Politi- og lensmannsetaten Dokument Versjon 1.0

2 Skrevet av: Dato: Versjon: 1.0 Status: Side 2 av 6 Innhold Request For Information (RFI) Innledning Formål med RFI Målsetting ber om følgende informasjon Tekniske rammebetingelser Prosessbeskrivelser Politi- og lensmannsetatens anskaffelsesprosess Forholdet til eksisterende systemer Besvarelse Presentasjon av RFI Oppdragsgivers kontaktdata...6

3 Skrevet av: Dato: Versjon: 1.0 Status: Side 3 av 6 1 Innledning Politi- og lensmannsetaten består per i dag av 27 politidistrikt og 9 særorgan. I 2011 var det ansatte i etaten. Innkjøp av varer og tjenester beløp seg til 4,2 mrd i samme periode. er et forvaltningsorgan underlagt Justis- og beredskapsdepartementet, med ansvar for faglig ledelse, styring, oppfølging og utvikling av politidistriktene og politiets særorgan. Per i dag er politi- og lensmannsetatens innkjøpsfunksjon i stor grad sentralisert til, Politiets dataog materielltjeneste (PDMT). De inngår sentrale rammeavtaler på vegne av etaten og bistår med rådgivning i forbindelse med lokale anskaffelser. Politi- og lensmannsetatens innkjøpsstrategi, gjeldende for perioden ligger til grunn for denne RFIen. Med basis i innkjøpsstrategien er det utarbeidet en overordnet handlingsplan med nødvendige tiltak for å sikre oppnåelse av innkjøpsstrategiens mål. Et viktig tiltak i handlingsplanen er å implementere elektroniske verktøy til støtte i hele anskaffelsesprosessen - fra behov og ideer oppstår til avhending og kassasjon. Formål med løsningen De elektroniske verktøyene skal bidra til å sikre enhetlig og helhetlig planlegging, gjennomføring og oppfølging av innkjøp i etaten, innenfor de til enhver tid gjeldende lover og regler. Løsningen skal ivareta hele anskaffelsesprosessen, det vil si områder som konkurransegjennomføring, kontraktsoppfølging, nettbutikk, ordre/lagerhåndtering og fakturahåndtering. I tillegg skal løsningen ivareta systemstøtte ved de første stadiene i anskaffelsesprosessen, det vil si behovskartleggings- og planleggingsfasen, samt de siste stadiene, avhending og kassasjon, ref punkt 3. Løsningen skal være nettbasert og startpunktet (innkjøpsportalen) skal være brukervennlig. Løsningen skal inneholde felles prosesser, malverk, rutiner, innkjøpshåndbok og kontraktsdatabase. ønsker å oppnå følgende effektmål ved anskaffelse av elektroniske verktøy som beskrevet i denne RFI: - Kostnadseffektive prosesser - Sikre etterlevelse av gjeldende lover og regler - Sikre tilgjengelighet og lojalitet til eksisterende rammeavtaler - Kvalitetsmessige underlagsdata for beslutning av kontraktsportefølje, samt riktig styringsinformasjon - Sikre god og effektiv kontrakts- og leverandøroppfølgning - Riktig og bedre styringsinformasjon - Analysemuligheter av relevante data for å gjøre riktige og gode innkjøp

4 Skrevet av: Dato: Versjon: 1.0 Status: Side 4 av 6 2 Formål med RFI 2.1 Målsetting ønsker å innhente informasjon fra leverandørmarkedet om hvilke gode løsninger som finnes eller er planlagt innenfor området. I denne fasen av arbeidet er det ikke satt strenge krav til rammer for løsningen. Vi ber derfor aktuelle leverandører gi oss god grunnlagsinformasjon og skisser av løsningskonsept, som igjen kan danne grunnlaget for vår anbudskonkurranse. Anbudskonkurransen er planlagt kunngjort i tredje kvartal For å sikre hensynet til likebehandling, gjennomsiktighet og forutberegnelighet i prosessen, lyses denne RFI ut på TED som en veiledende kunngjøring. 2.2 ber om følgende informasjon ønsker informasjon fra leverandører som primært kan ta på seg et hovedansvar for levering av en komplett løsning. Det betyr at det er lov å benytte underleverandører i løsningen. Vi ønsker å understreke at vi på dette tidspunktet ikke ønsker å begrense noen muligheter eller løsninger som går ut over de oppgitte områder som omtales i denne RFI. Dette betyr at det er fritt opp til leverandøren å informere om og beskrive muligheter som leverandøren mener kan være interessant, utover det som er skissert i dette dokumentet. 2.3 Tekniske rammebetingelser Politiets IT-infrastruktur er basert på en sentralisert modell hvor datakraften håndteres av flere gjensidig redundante datasentre. Disse driftes av PDMT. Politiets tjenestesteder er tilknyttet datasentrene via et lukket og kryptert fjernnettverk (WAN). I WAN-et er det stor variasjon i båndbredden for de enkelte tjenestestedene, fra 4 Mb/s til 40 Mb/s avhengig av viktighet og antall medarbeidere. Den enkelte IT-løsning kan ikke forvente at hele kapasiteten er tilgjengelig til sitt formål. Sluttbrukerne får tilgang til IT-systemene via tynne klienter, også kalt terminaler, som benytter terminaltjenerløsning i de sentrale datasentrene. IT-systemene leveres til sluttbruker som tynnklientløsning (Citrix) ved at applikasjonene eksekveres i ett virtuelt miljø eller gjennom nettleser (pt. Microsoft Internet Explorer 8 - norskspråklig versjon). For IT-løsninger som leveres hos ekstern driftsoperatør er det ønskelig at standard installasjon av nettleser uten proprietære tillegg kan benyttes. De elektroniske verktøyene for ivaretakelse av anskaffelsesprosessene i politi- og lensmannsetaten skal samhandle og utveksle data med et antall fagsystemer slik som økonomi- og lønnssystem, materiellsystem, nettbutikk osv. Utveksling av data kan være toveis og i sanntid, men også andre kombinasjoner av utveksling og hyppighet kan være aktuelle.

5 Skrevet av: Dato: Versjon: 1.0 Status: Side 5 av 6 3 Prosessbeskrivelser 3.1 Politi- og lensmannsetatens anskaffelsesprosess All kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom det sentrale innkjøpsorganet (PDMT) og respektive politidistrikts/særorgans innkjøpskoordinator skal skje via en innkjøpsportal. Alle kontrakter (sentrale og desentrale) skal være tilgjengelige via innkjøpsportalen. Løsningen skal også omfatte kontrakter innenfor EBA, herunder også leiekontrakter. Politiets anskaffelsesprosess er underlagt Lov og forskrift om offentlige anskaffelser, med de krav og muligheter dette gir. Løsningen skal gi støtte til og sikre at gjeldende lover og regler etterleves. Løsningen skal ivareta alle typer anskaffelser og anbudskonkurranser. Analyse og rapporteringsmulighetene er viktige. Løsningen skal inneholde nødvendig funksjonalitet for analyse av innkjøpene i etaten, slik som etatens vare- og tjenestekategorier, lojalitet til rammeavtaler, hva er kostnadsdriverne, utviklingstrender, måling av gitte måleparametre. Styringsparametere for alle ledd i prosessen er viktige stikkord i denne sammenhengen. Vi ser for oss at det ved gjennomføring av anskaffelsesprosessene gjenbrukes data fra de ulike delene i prosessen. Versjonshåndtering, tilgangskontroll, godkjenningsprosedyrer må kunne settes opp på en slik måte at de er effektive for etaten. Videre skal det være mulig med en effektiv samhandling på dokumentnivå, via løsninger som charepoint eller lignende løsninger. 3.2 Forholdet til eksisterende systemer Vi ber leverandørene beskrive hvordan skissert løsning samhandler med andre systemer, slik som arkivsystem (DocuLive), økonomi (Oracle), HR/Lønn (SAP), fakturasystem (Contempus), logistikksystem (IFS) osv.

6 Skrevet av: Dato: Versjon: 1.0 Status: Side 6 av 6 4 Besvarelse Vi ønsker at leverandørene skisserer og beskriver sine forslag til løsninger med følgende inndeling: Firmabeskrivelse Overordnet skisse til løsning Beskrivelse av de tilbudte elementer i løsningen med eventuelle forutsetninger og krav Eventuelle alternative løsninger og gode innspill til vårt arbeid Leverandørene er selv ansvarlig for å dekke samtlige kostnader som påløper i forbindelse med denne besvarelsen. Mottatte besvarelser vil ikke bli returnert. Besvarelsen vil være et offentlig dokument. Hvis leverandøren mener at det er informasjon i besvarelsen som skal utelates fra en eventuell innsynbegjæring, ber vi om at det leveres en egen besvarelse som er sladdet. 5 Presentasjon av RFI For å sikre en enhetlig informasjon til aktuelle leverandører ut over dette dokumentet inviterer vi til et felles møte hvor det vil bli muligheter for å få en mer utdypende informasjon om våre ønsker og krav til løsningen. Det vil i den sammenhengen vært ønskelig å få aktuelle spørsmål innsendt på forhånd. vil onsdag den kl presentere Politi- og lensmannsetatens anskaffelsesprosess samt foreliggende dokument. Dette vil skje i s lokaler, besøkadresse Hammersborggt 12, 0118 Oslo. Det vil i etterkant av presentasjonen gis anledning til å stille ytterligere spørsmål. 6 Oppdragsgivers kontaktdata Påmelding til presentasjonen og/eller spørsmål til kunngjøringen gjøres senest til ved Barbro Bottheim på mail, barbro.bottheim@politiet.no.