Leverandør presentasjon

Transkript

1 Visma Enterprise Anbud (KGV) og Kontrakt Leverandør presentasjon (Konkurranse Gjennomføring Verktøy)

2 Hva finner dere i denne presentasjonen? Hvem er Visma Unique AS Hva er Anbud (KGV) og Kontrakt Program: Visma Enterprise Anbud og Kontrakt Tjenester: Hva kan Visma hjelpe dere med Eksempler på skjermbilder og hurtig veiledning Hvorfor benyttes dette verktøyet av kundene Hvordan få mer informasjon og opplæring

3 Visma Unique AS - en del av Visma Software Visma sin satsning på større private foretak og offentlig sektor. 220 ansatte fordelt på 12 avdelinger Solid økonomi Største leverandør til ehandel.no Ca 70 % av oppdragsgivere via EHP Ca 70 virksomheter på KGV Tromsø Alta Molde Trondheim Ulsteinvik Bergen Lillehammer Stavanger TønsbergOslo Fredrikstad Kristiansand Kundeforhold til : 420 kommuner 7 fylkeskommuner 220 kunder på økonomi/lønn og personal

4 Visma leverer helhetlige løsninger Enterprise Anbud - Konkurransegjennomførings verktøy (KGV) Kontrakt Enterprise/Proceedo SBA Bestilling ecosystem Innkjøpsprosessen Elektronisk behandling kontraktsverktøy (EKV) Faktura- Meldingssentral efaktura Ordrehåndtering Flyt Vårt tilbud i bredde og variasjon gjør at vi dekker behovene til alle aktørene i verdikjeden, fra en liten leverandør til et stort sykehus.

5 Visma mer enn en programvare leverandør Som en leverandør til det offentlige er det lover og forskrifter å forholde seg til. Mange leverandører har ikke den kompetanse som dette kan kreve. Vi i Visma har flere virksomheter som har dette som fagområde. Visma Kionor AS Anbudsservice, konsulenttjenester for hjelp til hele anbudsprosessen og virksomhetssertifikater for å sikre godkjent elektronisk signatur. Visma Service Advokater AS juridisk rådgivning. Visma holder også kurs for å styrke kompetansen til leverandører til det offenltige. Kursene går på hvordan gi tilbud, juridisk og litt på program.

6 Hva er Visma Enterprise Anbud og Kontrakt? Et verktøy som muliggjør hel elektronisk anbudskonkurranse og kontraktsoppfølgning. Konkurranser blir etablert, konkurransegrunnlag distribuert, tilbud mottatt og evaluert uten behov for å lage eller håndtere papirbaserte dokumenter. I kontraktsverktøyet er det signering, oppfølgning og evaluering med kommunikasjon både internt i organisasjonen og til leverandøren. Verktøyet gjør konkurransegjennomføringsprosessen enklere både for kjøpere og leverandører.

7 Hva hjelper programmet med? 1. Oppdragsgiver etablerer betingelser og konkurransegrunnlag 2. Konkurransen blir kunngjort eller aktuelle leverandører blir invitert 3. Leverandør aksepterer invitasjon og benytter Anbud og kontrakt til oppsett av tilbud m/vedlegg 4. Tilbudet sendes elektronisk (forutsetter digital signatur) Eventuelt reserveløsning hvor kun tilbudsbrev sendes skriftlig 5. Oppdragsgiver evaluerer tilbud og dialog med leverandører for avklaringer og forhandlinger 6. Kontraktstildeling med elektronisk signering.

8 Visma Enterprise Effektiviserer informasjons tilgjengeligheten og forenkler kommunikasjonen. Kontrakt Anbud Innkjøpsprosessen Arkivering / oppslag Evaluering og oppfølging Kontrakt Signering Evaluering eauksjon og tildeling Mottak av tilbud Publisere konkurranse Doffin.no / TED Utarbeide dokumenter - Konkurransegrunnlag Oppstart av prosjekt - Strategivalg Kommunikasjon med leverandør under hele prosessen fra A til Å Prosess støtte som følger LOA og FOA samt gir tidsbesparelse og miljøgevinster.

9 Hva kreves for å komme i gang? En PC med Internett tilgang og nettleser (MS explorer eller tilsvarende) Registrer virksomhet for første gang. Første registrerte bruker vil automatisk bli administratør og kan opprettes flere brukere. Registrering og innlogging er på følgende side: Ønskes bruk av elektronisk signering av tilbud og/eller kontrakt kreves et digitalt sertifikat - se (DIFI avd. for offentlige anskaffelser) eller (Post og teletilsynet) Om deres virksomhet ikke har elektronisk sertifikat for signering vil leveringen av tilbudet sendes elektronisk, men det må i tillegg sendes et underskrevet tilbudsbrev innenfor tilbudsfristen. Dette skrives ut i fra systemet med en sikkerhetskode.

10 Forenkling og effektivisering for Leverandør Enkel søk etter pågående konkurranser Elektronisk levering av tilbud Ingen utskrift av tilbudet Ingen usikkerhet på levering av tilbudet Gjenbruk av svar på kvalifikasjonskrav og andre obligatoriske og generelle krav Enkel administrasjon og gjenbruk av obligatorisk dokumentasjon (attester, bekreftelser etc.) Gjennomsiktig og sporbar prosess gjennom felles revisjonslogger Forenklet endringshåndtering ifbm avklaringer og forhandlinger God oversikt over aktive og historiske anbudskonkurranser Oppdatert informasjon om leverandør og kunde Fri bruk av programmet for leverandøren.

11 Elektronisk virksomhetssertifikat Visma samarbeider med Commfides Norge AS, som er en norsk leverandør av SSL og elektronisk ID (e-id). Commfides produkter og tjenester sikrer maksimal sikkerhet, pålitelighet og brukervennlighet. I forskriften for offentlige anskaffelser som trådte i kraft fra , stilles det krav til elektronisk signatur når virksomheter skal avlevere tilbud elektronisk. Når du skal gå til anskaffelse av et elektronisk sertifikat for din virksomhet er det viktig at du sjekker at sertifikatet er et kvalitetssikret Virksomhetssertifikat, som ikke må forveksles med et personlig sertifikat. Med Commfides Virksomhetssertifikat sikrer du at dette blir ivaretatt. En kvalifisert, kvalitetssikret elektronisk signatur er juridisk bindende. Commfides Virksomhetssertifikat kan kun bestilles av juridiske enheter som har fått tildelt organisasjonsnummer i Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene, og da av den personen i bedriften som sitter med registrerte prokurarettigheter på bedriftens vegne. Denne personen kan eventuelt delegere innkjøpsrettighetene for elektroniske signaturer internt i bedriften. Comfides virksomhetsertifikater kontrollerer signaturens gyldighet i signeringsøyeblikket. I tillegg kan mottakeren av tilbudet slå opp signaturen for å sjekke at den er reell og aktiv.

12 Eksempel på noen skjermbilder Visma Enterprise Anbud og Kontrakt

13 Påloggingsbilde - her kan du : 1. Registrere deg som bruker 2. Logge deg inn med tilsendt brukernavn/passord. Det foretas sjekk om du har installert digital signatur 3. Oppslag på aktuelle anbudskonkurranser

14 Velg det språket som dere ønsker verktøyet på Oversikt over aktuelle anbudskonkurranser

15 Melde interesse på anbudskonkurranse Om du finner anbudskonkurranse av interesse velger du Aksepter. Har du ikke logget inn eller registrert deg som bruker må dette gjøres først. Det vil da stå 2 knapper i stede for Aksepter dette er da: Husk om din organisasjon er registrert må administrator opprette deg som bruker og ikke nyregistrering av virksomhet.

16 Hvordan gi tilbud Følgende bilde kommer etter at dere har logget inn og akseptert anbudskonkurransen. I dette bildet har dere en full oversikt over hva som skal leveres og når det skal leveres. Her besvares krav, spørsmål, priser angis og dokumenter vedlegges.

17 Oppstartsbilde for leverandører Jobbe med et anbud Søking etter anbuds- konkurranser Oppfølgning og oppslag på en kontrakt som er tildelt dere som leverandør Hvordan presenteres din bedrift for oppdragsgiver?

18 Hvordan blir dere presentert for kundene? Denne siden får de potensielle kundene opp når de søker etter leverandører eller ser på de som har gitt tilbud.

19 Oversikt over mine anbudskonkurranser I dette bildet vil dere ha en oversikt over aktive eller fullførte anbudskonkurranser. Fra dette bildet (ved å klikke på Beskrivelsen så kan dere jobbe videre med anbudet.

20 Meldinger via programmet Dette bildet er fra første siden. Trykk på Alle medlinger og neste bilde kommer fram. Det er den enkelte bruker som avgjør hvilke meldingstyper som det ønskes å få også på e-post. Definisjonen gjøres under fanen Konfigurering.

21 Hvorfor Anbudsmodulen benyttes av kunder? Standardisering av prosesser med godkjenningsflyt. Gir høy sikkerhet for etterlevelse av regelverk og med full sporbarhet i prosessen Miljøgevinster, redusert papirforbruk og møteaktivitet. Miljøgevinster Redusert tidsforbruk både for oppdragsgiver og leverandør Økt konkurranse med alle leverandører via DOFFIN,TED, Mercell og KIONOR Anbudservice Støtter alle anbudsprosedyre inkludert e-auksjon Automatisering av prosesser Evaluering Evaluering av leverandører ved kvalifisering og tildelingskriterier. Full oversikt over pågående konkurranser og framdrift.

22 Hvorfor Kontraktshåndtering blir benyttet? Standardisering av informasjon og lett tilgjengelig Gir høy sikkerhet for gyldig og korrekt informasjon til rette personer Redusert tidsforbruk både for oppdragsgiver og leverandør Økt lojalitet ved enklere tilgjengelig informasjon Full oversikt over gjeldene kontrakter og historie Evaluering av kontraktene, Hvor god er leverandørenes prestasjoner? Miljøgevinster Miljøgevinster, redusert papirforbruk og møteaktivitet. Oppdatert kontaktinformasjon, både om oppdragsgiver og leverandør gir forenklet kommunikasjon Oppdatert

23 Visma Vi kan bistå dere Brukermanualen Brukermanualen finnes i programmet (menyvalg nederst til venstre på åpningsbildet) Program support/feilmelding Epost:okonomi@vismaunique.no Telefon: innvalgsnummer 139 Annen informasjon Annen informasjon om hva vi i Visma kan bistå dere med, ta kontakt med: Thomas Hoff, Epost: thomas.hoff@visma.no Tlf Jostein Hårdnes, Epost: jostein.hardnes@visma.no Tlf Tore Bråteng, Epost: tore.brateng@visma.no Tlf