Brukermanual FAQ. Mercell Tender Service (MTS)

Transkript

1 Brukermanual FAQ Mercell Tender Service (MTS)

2 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLD 1. HVA ER MERCELL TENDER SERVICE (MTS)? KUNDESENTER OG SUPPORT GLEMT BRUKERNAVN/PASSORD? HVA ER MY MERCELL, OG HVORDAN KOMMER JEG DIT? HVORDAN ENDRE MIN PROFIL CPV KODE OG PROFIL SØKEORD?... 4 LEGGE TIL CPV KODER... 5 FJERNE CPV KODER... 5 LEGGE TIL SØKEORD... 5 FJERNE SØKEORD HVORDAN SØKE ETTER KUNNGJORTE ANBUD I MY MERCELL?... 6 PROFILSØK... 6 AVANSERT SØK HVORDAN OVERVÅKE FLERE LAND? HVORDAN ENDRE MOTTAKER PÅ E-POST VARSLING HVORDAN LEGGE TIL FLERE BRUKERE? HVA ER CPV KODE? HVOR FINNER JEG RIKTIGE CPV KODER? HVA ER SØKEORD? HVORFOR BØR JEG HOLDE MIN PROFIL OPPDATERT? HVILKE ATTESTER OG DOKUMENTER TRENGER JEG FOR Å LEVERE TILBUD TIL DET OFFENTLIGE? HVOR KLAGER JEG BESLUTNINGER VEDRØRENDE OFFENTLIGE ANBUD? HVOR KAN JEG FÅ MER KURS OG HJELP? HVOR FÅR JEG VITE OM TILDELINGER? HVA ER ELEKTRONISK SIGNATUR? HVOR STORT ER DET OFFENTLIGE ANBUDSMARKEDET? HVORFOR BØR JEG JOBBE MED OFFENTLIGE ANBUD? HVA ER EN KONSERNAVTALE/SITELISENS? HVA ER MERCELL SOURCING SERVICE (MSS)? HVA ER KONKURRANSEGJENNOMFØRINGSVERKTØY (KGV)? Mercell Holding AS Side 2 av 27

3 24. HVA ER EB TRUST SERTIFISERING FRA DET NORSKE VERITAS (DNV) NYTTIGE LENKER HVOR FINNER JEG ANBUD/FORESPØRSLER KUNNGJORT VIA MERCELL? ANBUD DIREKTE PÅ DIN E-POST MERCELL UPDATE MANUELT SØK ETTER FORESPØRSLER PÅ MERCELLS HJEMMESIDE DIREKTE FORESPØRSLER FRA INNKJØPER HVORDAN MELDER JEG MEG PÅ ANBUD/FORESPØRSLER SOM ER KUNNGJORT I MERCELL? JEG SKAL MELDE MEG PÅ ET ANBUD VIA MERCELL UPDATE JEG SKAL MELDE MEG PÅ ET ANBUD FRA PRIVAT VIRKSOMHET, VIA MERCELLS HJEMMESIDE HVA SKJER ETTER JEG HAR MELDT MIN INTERESSE? JEG HAR MELDT MEG PÅ ET OFFENTLIG ANBUD JEG HAR MELDT MEG PÅ ET ANBUD FRA EN PRIVAT VIRKSOMHET HAR JEG NOEN FORPLIKTELSER ETTER JEG HAR MELDT MIN INTERESSE? JEG ØNSKER Å GI ET TILBUD HVORDAN VISER JEG OVERFOR INNKJØPER AT JEG ØNSKER Å TILBY? JEG HAR MELDT MIN INTERESSE MEN ØNSKER IKKE Å GI ET TILBUD HVORDAN KOMMUNISERER JEG MED INNKJØPER? HVORDAN SENDER JEG EN NY MELDING TIL INNKJØPER? HVA BETYR DE ULIKE IKONENE I KOMMUNIKASJONSMODULEN? TILLEGGSINFO FÅR JEG NOEN TILBAKEMELDING FRA INNKJØPER? TILBAKEMELDING FRA EN OFFENTLIG VIRKSOMHET TILBAKEMELDING FRA EN PRIVAT VIRKSOMHET Mercell Holding AS Side 3 av 27

4 1. HVA ER MERCELL TENDER SERVICE (MTS)? Verktøyene fra Mercell skal sikre effektiv kommunikasjon mellom innkjøper og leverandør, og sørge for en mest mulig effektiv håndtering av anskaffelsene, samt sikre lik behandling av leverandørene. Mercell Tender Service (MTS) er en tjeneste utviklet av Mercell som hjelper deg med markedsovervåkningen. Som kunde av MTS har man en egen brukerprofil, som beskriver hvilke tjenester og produkter din virksomhet har mulighet til å levere innen deres geografiske område. Ved treff i deres CPV koder og søkeord, blir man varslet på e-post hver gang det kunngjøres relevante anbud og forespørsler. Daglig skanner vi over kilder fra hele verden, fra både Norge, Sverige, Danmark, Estland, Litauen, Latvia, Tyskland, EU forespørsler (TED), samt andre relevante kilder hvor det finnes anbudsutlysninger. Via har man alltid tilgang til databasen med samtlige anbudsutlysninger og tildelinger. 2. KUNDESENTER OG SUPPORT Åpningstider: :00 Telefonnummer til Mercell Kundesenter: Telefonnummer til Mercell Support: Support e-post: support@mercell.com Web: 3. GLEMT BRUKERNAVN/PASSORD? Gå til Trykk på Glemt loginkoder? Fyll inn din e-postadresse i feltet som kommer opp etter at du har trykket Glemt loginkoder? Dine login koder blir sendt til din e-post innen få minutter 4. HVA ER MY MERCELL, OG HVORDAN KOMMER JEG DIT? My Mercell er din personlige side i Mercell. Gå til Logg deg inn med dine login koder, nede til høyre Du kommer til siden My Mercell - Her ligger de hyppigst brukte funksjonene på første siden - Her kan du endre din profil - Her kan du søke etter alle kunngjorte anbud, forespørsler og tildelinger - Her kan du gi tilbud på anbud og forespørsler som skal besvares via Mercell-systemet. 5. HVORDAN ENDRE MIN PROFIL CPV KODE OG PROFIL SØKEORD? Gå til Mercell Holding AS Side 4 av 27

5 Logg deg inn med dine login koder, nede til høyre Du kommer til siden My Mercell Klikk på ikonet Profiler Klikk på profilen du ønsker å endre. LEGGE TIL CPV KODER Logg inn i My Mercell Klikk på ikonet Profiler Klikk på profilen du ønsker å endre Klikk på fanebladet CPV Koder Legg til ønsket kode ved å trykke på grønn pil FJERNE CPV KODER Logg inn i My Mercell Klikk på ikonet Profiler Klikk på Profilen du ønsker å endre Klikk på fanebladet CPV Koder Kodene i høyre felt er kodene som er valgt pr i dag Klikk på krysset helt til høyre på de kodene du ønsker å fjerne LEGGE TIL SØKEORD Logg deg inn i My Mercell Klikk på ikonet Profiler Klikk på profilen du ønsker å endre søkeord på Legg til ønsket søkeord på linjen for søkeord NB! Be gjerne om bistand hos din Mercell konsulent for å redigere din profil. Mercell Holding AS Side 5 av 27

6 FJERNE SØKEORD Logg deg inn i My Mercell Klikk på ikonet Profiler Klikk på profilen du ønsker å endre søkeord på Fjern søkeordet på linjen for søkeord 6. HVORDAN SØKE ETTER KUNNGJORTE ANBUD I MY MERCELL? Logg deg inn i My Mercell Klikk på ikonet Søk Her kan du velge å søke i Profilsøk eller Avansert søk PROFILSØK a. Legg inn søk fra dato og søk til dato b. Velg om du vil søke på Publiseringsdato eller Tilbudsfrist AVANSERT SØK c. Klikk på øverst til venstre for å aktivere søket. d. Her vises anbudene publisert i ønsket periode på bakgrunn av din oppsatte profil. Mercell Holding AS Side 6 av 27

7 e. Legg inn søk fra dato og søk til dato f. Velg om du vil søke på Publiseringsdato eller Tilbudsfrist g. Fyll inn det feltet du ønsker å søke på: Tekstsøk (Fritekstsøk i kunngjøringsteksten) Dokument nr. (Ikke i bruk) Land Oppdragsgiver (Navnet på virksomheten som kunngjør) CPV kode h. Klikk på øverst til venstre for å aktivere søket. 7. HVORDAN OVERVÅKE FLERE LAND? Ønsker du å følge med på utlyste anbud og forespørsler utenfor Norge? Har dere vurdert ett nytt marked, men er usikre på hvordan markedet er? Du har med Mercell mulighet til å motta anbud fra hele verden. Ta kontakt med din kundekonsulent eller support, og vi hjelper deg med varsling i andre fylker eller land. Vær oppmerksom på at ved anbudsvarsling på flere land, tilkommer en ekstra kostnad. 8. HVORDAN ENDRE MOTTAKER PÅ E-POST VARSLING 1. Logg deg inn i My Mercell Mercell Holding AS Side 7 av 27

8 2. Klikk på brukernavnet ditt (på meny på venstre side) 3. Du kan her endre e- post adressen din 4. Klikk Lagre øverst til venstre, for å bekrefte endringen. 9. HVORDAN LEGGE TIL FLERE BRUKERE? Ønsker du at flere i deres virksomhet skal motta anbudsvarsling? Ta kontakt med din kundekonsulent eller support, og vi hjelper deg med å opprette flere brukere. Vær oppmerksom på av det tilkommer en ekstra kostnad ved ekstra brukere. 10. HVA ER CPV KODE? Common Procurement Vocabulary Koder (CPV) er et system av koder opprettet av EU Kommisjonen for å klassifisere anbud i deres database på produkt eller tjeneste Grønnsaker Frukter og nøtter. CPV koder ble utviklet av EU Kommisjonen med hensikt på å hjelpe til med å kategorisere anbudskunngjøringer. CPV ble opprettet i 1993 og revidert i 1996 og 1999, og den nåværende versjonen inneholder rundt 8500 koder. Kodene består av 8 sifre, og er strukturert hierarkisk, som f. eks: Produkter fra landbruk, hagebruk, jakt og relaterte produkter Produkter fra landbruk, gartneri og hagebruk Korn og andre avlinger Korn Hvete Durumhvete 11. HVOR FINNER JEG RIKTIGE CPV KODER? CPV koder oppdates sentralt i EU, og er på enkelte områder mangelfull. Det eksisterer ikke CPV koder på alle produkter og tjenester. Finner du ikke koden du ønsker, er det viktig å prøve med synonymer. Du kan også lage en søkeordsprofil, for å dekke opp der CPV kodene ikke strekker til. For informasjon om søkeord, se pkt HVA ER SØKEORD? Dette er et supplement til CPV kodene. Du velger helt fritt dine søkeord, og denne søker treff i selve anbudsteksten. Ønsker du å endre dine søkeord, ta kontakt med din kundekonsulent i Mercell. Mercell Holding AS Side 8 av 27

9 13. HVORFOR BØR JEG HOLDE MIN PROFIL OPPDATERT? En god profil er viktig fordi det er denne som avgjør hvilke anbud og forespørsler vi varsler deg med. Er profilen mangelfull, risikerer du å gå glipp av viktige anbud. Du er selv ansvarlig for å holde din profil oppdatert. Er du i tvil om profilen din er god nok, ta kontakt med din kundekonsulent i Mercell. 14. HVILKE ATTESTER OG DOKUMENTER TRENGER JEG FOR Å LEVERE TILBUD TIL DET OFFENTLIGE? I kunngjøringen til anbudet, eller i konkurransegrunnlaget, vil du få opplyst hvilke attester og dokumentasjon som kreves for å delta i konkurransen (kvalifikasjonskrav). Eksempel på slike attester eller dokumentasjon er: Skatteattester For skatt og merverdiavgift, ikke eldre enn 6 mnd. Næringsdrivende kan bestille skatteattest for skatt og merverdiavgift på ett sted. Du kan enten henvende deg til ditt lokale skatteoppkreverkontor eller til skattefogdkontoret. Attestene vil bli sendt deg senest to dager etter at bestillingen er mottatt. Firmaattest Attest fra Brønnøysundregistrene. HMS erklæring En HMS-erklæring er en bekreftelse fra leverandøren på at virksomheten oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Mal til erklæring finner du på link under. Bransjeattest Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor tilbyder er etablert. Referanser Liste over de viktigste leveransene de siste tre år, inkludert deres verdi og tidspunkt. Økonomisk og finansiell kapasitet Har ditt firma den kapasitet og ressurs til å påta seg oppdraget? Teknisk og faglig kapasitet Har ditt firma den faglige kompetanse til å gjennomføre oppdraget? Mercell Holding AS Side 9 av 27

10 15. HVOR KLAGER JEG BESLUTNINGER VEDRØRENDE OFFENTLIGE ANBUD? Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA)kan bistå din virksomhet med juridiske spørsmål, og hvis du har en klage vedrørende et konkret anbud. Se for mer informasjon. 16. HVOR KAN JEG FÅ MER KURS OG HJELP? Mercell arrangerer to ulike kurs for leverandører. Her får du muligheten til å bli bedre til å besvare anbud og forespørsler, og lære deg hvordan du leverer tilbud elektronisk. MTS 1 INNFØRINGSKURS I ANBUDSKONKURRANSER Kort om kurset: Mercell vil belyse problemstillinger som du kan møte på - når og om du skal levere et tilbud, og hvordan du best kan løse disse. Vi bruker praktiske eksempler, blant annet ved å vise hvordan du leverer et elektronisk tilbud, og hvordan dette kan spare deg mye tid med tilbudsinnleveringen. Vi gjennomgår viktigheten av å lese konkurransegrunnlaget, og vise hva man bør se etter og være ekstra oppmerksom på. Trender i anbudsmarkedet, bruk av MTS - tjenesten, og litt om lover og regler er også temaer som vil bli belyst. For mer info og påmelding, klikk her. MTS 2 TILBUDSARBEID Kort om kurset: På bakgrunn av ønsker fra deltagere på kurset MTS 1 Innføringskurs i anbudskonkurranser, har vi laget et videregående kurs som fokuserer på de utfordringer som gjelder selve tilbudsarbeidet. Temaer vi går gjennom er blant annet: Konkurransegrunnlag og det offentlige anskaffelsesregelverket Hvordan dokumentere krav du blir stilt overfor i konkurransegrunnlaget Organisering og effektivisering av tilbudsprosessen Tilbudets oppbygging Tilbudets innlevering Evaluering fra innkjøpers side For mer info og påmelding, klikk her. 17. HVOR FÅR JEG VITE OM TILDELINGER? I din anbudsvarsling vil du få informasjon om tildelte anbud. Mercell Holding AS Side 10 av 27

11 Ved offentlige anbud over EØS terskelverdi, skal tildeling kunngjøres. Har dere deltatt i en anbudskonkurranse, men ikke ble valgt som leverandør, kan det være svært nyttig å få en tilbakemelding om hvorfor ikke dere ble valgt. Dette kan du som leverandør kreve av oppdragsgiver. Ved private anbud er det opp til innkjøper selv å bestemme om han ønsker å kunngjøre anbudsvinner. Mercell oppfordrer sine innkjøpere å informere deltakerne om hvem som fikk oppdraget. 18. HVA ER ELEKTRONISK SIGNATUR? Elektronisk signatur er den brede og generelle betegnelsen på teknikker som kan benyttes til å "signere" digital informasjon på samme måte som en håndskrevet signatur benyttes til å undertegne et papirdokument. Bruk av elektronisk signatur skaper tillit mellom kjente og ukjente parter som har behov for å vite at den de kommuniserer med er den vedkommende gir seg ut for å være. En elektronisk signatur kan brukes som bekreftelse på hvem som sendte informasjonen, som sikkerhet for at elektronisk overført informasjon ikke har blitt endret underveis og som sikkerhet for at avsender ikke skal kunne benekte at han sendte den. Mercell foreslår følgende leverandører som kan skaffe deg en elektronisk signatur. NB! Mercell forhandler godkjente virksomhetssertifikater fra Commfides. Ønsker du å bestille virksomhetssertifikater fra Commfides via oss, ta kontakt med din kundekonsulent i Mercell. Tlf HVOR STORT ER DET OFFENTLIGE ANBUDSMARKEDET? Det samlede innkjøp av varer og tjenester for offentlig sektor utgjorde om lag 380 milliarder kroner i Dette er en økning på 37,7 milliarder, eller 11 prosent, fra De offentlige innkjøpene utgjorde rundt 15 prosent av bruttonasjonalproduktet.(kilde: ssb.no) For info, klikk her. 20. HVORFOR BØR JEG JOBBE MED OFFENTLIGE ANBUD? Offentlig sektor er den største kunden i de aller fleste bransjer Innkjøp fra offentlig sektor er uavhengig av konjunkturer noen ganger er det også motkonjunkturpolitikk, hvilket betyr at når innkjøp i privat sektor går ned, øker det offentlige sine innkjøp og investeringer for å motvirke konjunkturen. En offentlig aktør som kunde er et kvalitetsstempel og en god referanse som kan gi adgang til andre interessante kunder Mercell Holding AS Side 11 av 27

12 1. en referansekunde fra offentlig sektor forteller blant annet at leverandøren er seriøs og leveringsdyktig 2. er nasjonalt eller lokalt konkurransedyktig på pris 3. er nasjonalt eller lokalt konkurransedyktig på kompetanse og / eller kvalitet 4. har en forsvarlig økonomi 5. med liten sannsynlighet vil forsvinne fra markedet med det aller første 6. er offensiv og aktiv i markedet Det offentlige er en sikker betaler, men du bør tåle lang kredittid Kan være langsiktige kontrakter, stabil inntekt. Det å være inne hos en offentlig innkjøper kan gi tilgang til tilleggsleveranser, husk at det offentlige også har mange direktekjøp uten kunngjøring under terskelverdi Krav øker kompetansen hos leverandøren, noe som bidrar til at organisasjonen står sterkere også i private konkurranser. Når man først har vært gjennom en tilbudsrunde mot offentlig sektor, er veldig mye gjort i forhold til etablering av standard dokumentasjon som skatteattest, HMS erklæring med mer. Disse kan i stor grad gjenbrukes ved neste tilbudsrunde. 21. HVA ER EN KONSERNAVTALE/SITELISENS? Har din bedrift behov for mer enn 50 lisenser på MTS, er en Site lisens løsningen. Du betaler en fast sum for fri bruk av MTS. Ta kontakt med din kundekonsulent for mer info og bestilling. 22. HVA ER MERCELL SOURCING SERVICE (MSS)? Mercell har utviklet et verktøy for enkel elektronisk konkurranseutsetting. Både offentlige og private innkjøpere kan konkurranseutsette innkjøpene sine via Mercell Sourcing Service (MSS). MSS er et standard Internettbasert verktøy som blant annet omfatter utsendelse av anbud/forespørsler, kommunikasjon mot leverandører i tilbudsperioden, mottak av tilbud, evalueringsmodul, samt automatisert tilbakemelding til vinner og tapere av konkurransen. Verktøyet kvalitetsikrer hele tilbudsprosessen, og benyttes i dag av over 400 innkjøpere i hele Nord Europa. Mercell gjør jobben med å skaffe de beste og mest konkurransedyktige leverandørene! For mer informasjon om MSS, klikk her. 23. HVA ER KONKURRANSEGJENNOMFØRINGSVERKTØY (KGV)? Mercell Holding AS har inngått en rammeavtale med Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) og KS (Kommunesektorens arbeidsgiver- og interesseorganisasjon). Avtalen vil gi innkjøpere i 570 offentlige virksomheter tilgang til bruk av Mercell sitt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), Mercell Sourcing Service (MSS). Dette vil sikre reell konkurranse om offentlige anskaffelser og gjøre det enklere for statlige og kommunale innkjøpere å gjennomføre tryggere, mer dokumenterte og effektive anbudskonkurranser. For leverandørene betyr dette en enklere og sikrere tilbudsprosess. Mercell Holding AS Side 12 av 27

13 24. HVA ER EB TRUST SERTIFISERING FRA DET NORSKE VERITAS (DNV) Mercell ble som første norske selskap EB trust sertifisert av Det Norske Veritas (DNV). En slik sertifisering, som foretas hvert år, står for trygg e-handel. 25. NYTTIGE LENKER Råd og veiledning Klage Regelverk offentlige innkjøp Offentlig sektor Annen relevant info Mercell Holding AS Side 13 av 27

14 Hvor finner jeg anbud/forespørsler kunngjort via Mercell? Det er flere måter å finne anbud og forespørsler i Mercell på. Du har tre ulike valg, Mercell Update, eget søk og direkte forespørsel fra innkjøper (shortlist). En del av forespørslene som formidles via Mercell, genereres fra vårt eget innkjøpssystem, MSS. Et slikt innkjøpssystem brukes av både private og offentlige innkjøpere, og Mercell har per i dag ca innkjøpere som kunngjør innkjøpene sine via oss. 1. Anbud og forespørsler fra private bedrifter vil bare kunngjøres hos Mercell. 2. Anbud og forespørsler fra offentlig sektor kunngjøres på to ulike måter. a. Er anskaffelsens verdi under , vil denne i de fleste tilfeller bare kunngjøres i Mercell. b. Er anskaffelsens verdi over (nasjonal terskelverdi) må disse forespørslene også lyses ut i Doffin Forespørsler som bare kunngjøres i Mercell, vil merkes med, slik at de skal være enkle å gjenkjenne. Disse forespørslene må du melde deg på for å være med videre i prosessen. På øvrige anbud skal du følge instruksjonene i kunngjøringen og eventuelt i konkurransegrunnlaget. ANBUD DIREKTE PÅ DIN E-POST MERCELL UPDATE Mercell tilbyr en tjeneste som varsler leverandører om anbud og forespørsler innen ditt marked og geografiske område. Som kunde av Mercell har du en egen brukerprofil, som beskriver hvilke tjenester og produkter din virksomhet har mulighet til å levere innen deres geografiske område. Ved treff i CPV koder og søkeord, blir du varslet på e-post hver gang det kunngjøres relevante anbud og forespørsler. Mercell Update varsler deg med relevante anbud og forespørsler hver morgen, hvis det er treff i din profil. MANUELT SØK ETTER FORESPØRSLER PÅ MERCELLS HJEMMESIDE Alle har tilgang til å søke etter anbud og forespørsler via Mercell. Ønsker du å delta på disse, må du ha egne login koder. Ta kontakt med Mercell Support på , for å motta login koder. Mercell Holding AS Side 14 av 27

15 DIREKTE FORESPØRSLER FRA INNKJØPER Innkjøper kan invitere faste forespurte leverandører i Mercell. Disse blir varslet direkte fra innkjøper, og leverandøren får automatisk tilgang til forespørselen. Du vil da få en e-post med invitasjon til konkurransen. Du får login koder tilsendt fra Mercell Support. 27. HVORDAN MELDER JEG MEG PÅ ANBUD/FORESPØRSLER SOM ER KUNNGJORT I MERCELL? Du kan melde deg på et anbud på to måter. Det ene er gjennom Mercell Update, som er e-post varsling fra Mercell. Den andre måten er gjennom å søke opp anbudet manuelt på våre hjemmesider, og melde deg på her. For å kunne melde deg på, må du ha login koder. Ønsker du å være med på et anbud, men ikke er kunde, må du kontakte support for login koder (support@mercell.com). Ved anbud merket med dette symbolet,, skal all kommunikasjon gå via Mercell. På øvrige anbud skal du følge instruksjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Hvordan du melder deg på et anbud, forklares nærmere under neste punkt. JEG SKAL MELDE MEG PÅ ET ANBUD VIA MERCELL UPDATE Du mottar din daglige e-post varsling med anbud, Mercell Update. Du går igjennom anbudene, og finner et anbud du ønsker å være med på, som er merket med symbolet, øverst i skjermbildet. Du gjør da følgende: 1. Klikk på ønsket anbud/forespørsel 2. Tast inn dine login koder 3. Du kommer inn på en nærmere beskrivelse av selve forespørselen 4. Øverst i skjermbildet finner du symbolet. 5. Ved å klikke på denne melder du din interesse på denne forespørselen. 6. Innkjøper får beskjed om at din virksomhet er interessert i å være med på denne. Mercell Holding AS Side 15 av 27

16 7. Du mottar en kvittering på e-post at du har meldt deg på. NB! Det er ingen forpliktelser om å gi et formelt tilbud hvis du melder deg på. NB! Om kunngjøringen kommer fra en privat virksomhet, vil du få tilgang til eventuelle vedlegg til forespørselen først etter at innkjøper har åpnet tilgang til dette. - Etter at du har trykket Meld din interesse får du først en mail: Kvittering for registrert interesse til navn på forespørsel. - Innkjøper tar deretter stilling til om du skal få tilgang til forespørselen. Når innkjøper har gitt deg tilgang til eventuelle dokumenter og mulighet til å gi tilbud, vil du få en ny mail: Invitasjon til konkurranse fra: Virksomhetens navn. JEG SKAL MELDE MEG PÅ ET ANBUD FRA PRIVAT VIRKSOMHET, VIA MERCELLS HJEMMESIDE 1. Klikk deg inn på 2. Logg deg inn med dine login koder 3. Du kommer til siden My Mercell 4. Klikk på ikonet søk 5. Søk opp anbud innen ønsket tidsperiode, eller skriv inn navn på virksomheten du leter etter 6. Når du finner et anbud du ønsker å kikke nærmere på, klikk på overskriften 7. Ønsker du å melde deg på denne forespørselen, klikk på symbolet 8. Du vil da få følgende melding, øverst i skjermbildet. Status vil da være: Mercell Holding AS Side 16 av 27

17 28. HVA SKJER ETTER JEG HAR MELDT MIN INTERESSE? JEG HAR MELDT MEG PÅ ET OFFENTLIG ANBUD På et offentlig anbud, åpen anbudskonkurranse, har alle leverandører mulighet til å delta i anbudskonkurransen. Men for å få tilgang til anbudet, må du melde deg på. Du vil finne kvittering på at du er påmeldt under Mercell Infosenter, som du finner på første siden etter du har logget deg inn. Du vil også motta kvittering på e-post. Etter du har meldt deg på, ved å klikke på, vil du få opp følgende bilde: JEG HAR MELDT MEG PÅ ET ANBUD FRA EN PRIVAT VIRKSOMHET Mercell Holding AS Side 17 av 27

18 Etter du har trykket på, og meldt deg på anbudet, vil innkjøper godkjenne/ikke godkjenne deg. På grunn av at dette er en privat virksomhet, kan innkjøper avvise deg som leverandør. Du vil derfor motta en e-post fra innkjøper, om han har godkjent deg eller ikke. Du vil i tillegg finne denne kvitteringen under Mercell Infosenter, som du finner på venstre side under My Mercell. Når du har mottatt godkjenning fra innkjøper på e-post, kan du logge deg inn på vår hjemmeside. Anbudet/forespørselen ligger på førstesiden i My Mercell, under De siste anbud/forespørsler. Klikk på ønsket anbud/forespørsel. Du får da opp følgende bilde. 29. HAR JEG NOEN FORPLIKTELSER ETTER JEG HAR MELDT MIN INTERESSE? Nei, du har ingen forpliktelser til å gi tilbud, selv om du trykker Meld din interesse. Ved å melde deg på, får du muligheten til å være med å gi et tilbud, hvis du ønsker dette. Du får tilgang til alle vedlegg, og mulighet til å kommunisere og stille innkjøper spørsmål. 30. JEG ØNSKER Å GI ET TILBUD Etter å ha gjennomgått informasjonen som er gitt i kunngjøringen, bestemmer du deg for å gi et formelt tilbud. Husk å lese nøye igjennom konkurransegrunnlaget. HVORDAN VISER JEG OVERFOR INNKJØPER AT JEG ØNSKER Å TILBY? 1. Klikk deg inn på beskrivelsen av anbudet og gå til fanebladet Gi tilbud Mercell Holding AS Side 18 av 27

19 2. Velg ikonet Ønsker å tilby 3. Innkjøper ser at du ønsker å gi tilbud 4. Det følger ingen forpliktelser til å gi et tilbud ved å klikke på Ikonet Ønsker å tilby OBS! Etter at du har trykket Ønsker å tilby vil menylinjen endre seg BEKREFTE KVALIFIKASJONSKRAV Når du har trykket Jeg ønsker å tilby skal du bekrefte at du tilfredsstiller alle kvalifikasjonskravene innkjøper ber om. Mercell Holding AS Side 19 av 27

20 Under Er du kvalifisert, må du huke av enten ja eller nei for å komme videre. Du skal også laste opp dokumentasjon på at du er kvalifisert. Dette gjør du ved å klikke på: Ønsker du å skrive inn en kommentar til innkjøper, kan du gjøre dette ved å klikke på Når du har bekreftet alle kvalifikasjonskravene, går du videre ved å trykke nede til høyre. PRODUKTER / PRISE VARELINJER NB! Dette fanebladet vises kun når innkjøper ønsker at du skal legge inn priser direkte i verktøyet. Vises ikke dette fanebladet, laster du opp priser etc. under fanebladet Dokumenter. Her skal du: Mercell Holding AS Side 20 av 27

21 Bekrefte leveringsdato Fylle inn enhetspris Når du er ferdig med dette, klikker du på lagre - knappen øverst i skjermbildet.. Ved å trykke på lagre knappen, vises også totalsummen for alle produktlinjene. Påse at totalsummen er korrekt før du går videre. HVORDAN EKSPORTERER JEG VARELINJER TIL EXCEL? 1. Klikk på ikonet Eksportere til Excel 2. Du får et spørsmål om å Åpne eller Lagre filen, og velg der Lagre. Angi lagringssted og Lagre. 3. Du kommer inn i Excel, og varelinjene er lagt inn 4. Du må ikke fjerne eller legge til kolonner 5. Cellene må ikke inneholde formler, men rene tall verdier 6. Etter å ha registrert varelinjene og lagt inn prisene dine, må filen lagres som en Excel -fil 7. Gå tilbake til Mercell, og tilbake til fanebladet Produkt 8. Trykk på ikonet Import fra Excel 9. Hent opp filen og trykk Upload/legg til 10. Prisene legges til på varelinjene i Mercell 11. Trykk deretter lagre tilbud oppe til høyre Du går videre ved å trykke nede til høyre. LEGGE TIL DOKUMENTER Mercell Holding AS Side 21 av 27

22 Her laster du opp dokumenter tilhørende tilbudet ditt. For å legge til dokumenter, trykker du på Når du har trykket på denne, kommer du til følgende bilde:. Trykk på - knappen nede til høyre for å finne filene dine. Du får da opp følgende bilde: Mercell Holding AS Side 22 av 27

23 Finn dokumentene på din lokale server, og legg til de dokumentene du ønsker, og klikk på Åpne nede til høyre. Trykk deretter nede til høyre. Du ser som vist under at de dokumentene du har valgt er lastet opp. Du går videre ved å trykke nede til høyre. SENDE TILBUDET Mercell Holding AS Side 23 av 27

24 Du er nå klar til å sende tilbudet ditt. Dette gjør du ved å klikke - knappen nede til høyre. Når du trykker på - knappen, får du opp et vindu hvor du er i ferd med å bekrefte tilbudet ditt. Trykk Ok hvis du ønsker å sende tilbudet ditt, eller trykk avbryt hvis du ikke ønsker å sende tilbudet. Du vil også få en e-postmelding i kommunikasjonsmodulen om at tilbudet er levert til innkjøper. Du skal få en bekreftelse på skjermbildet og en e-post kvittering på at du har sendt tilbud fra Mercell. Hvis du ikke kommer til denne siden eller ikke mottar kvittering, er tilbudet IKKE levert. Kontakt Mercell på support@mercell.com eller /2. Du vil på førstesiden under fanebladet My Mercell finne igjen tilbudet ditt under Siste sendte tilbud. Mercell Holding AS Side 24 av 27

25 SENDE ET NYTT TILBUD Vi gjør oppmerksom på at du kan endre tilbudet ditt helt frem til tilbudsfrist. Dette gjør du ved å klikke på Gi nytt tilbud nede til venstre. Følg deretter de samme instruksjonene. Alt du har lastet inn tidligere ligger lagret, så du endrer bare det du ønsker, f. eks pris på en varelinje, legge til et nytt dokument etc. JEG HAR MELDT MIN INTERESSE MEN ØNSKER IKKE Å GI ET TILBUD Har du meldt deg på et anbud, men ikke ønsker å tilby, gjør du følgende: 1. Klikk på ikonet 2. Innkjøper ser nå at du ikke kommer til å gi tilbud på anbudet (i fanen Leverandører) 31. HVORDAN KOMMUNISERER JEG MED INNKJØPER? Verktøyet har en egen kommunikasjonsmodul. Denne er laget for at all kommunikasjon skal loggføres, og at innkjøper skal sikre seg at alle leverandører får den informasjonen de trenger. Her kan du som leverandør stille spørsmål til innkjøper. Mercell Holding AS Side 25 av 27

26 NB! Tilbud skal IKKE leveres via Kommunikasjonsmodulen! Du vil da bli diskvalifisert som tilbyder. HVORDAN SENDER JEG EN NY MELDING TIL INNKJØPER? 1. Klikk på fanebladet Kommunikasjon 2. Er du inne på et spesifikt anbud, kan du taste inn meldingen din på høyre side, mottaker vil da være ansvarlig innkjøper 3. Meldingen din vil legge seg i Sendte Elementer 4. Svar fra innkjøper vil legge seg i din Innboks, i tillegg til at den vi ligge inder Infosenter på førstesiden når du logger deg inn. HVA BETYR DE ULIKE IKONENE I KOMMUNIKASJONSMODULEN? Kommunikasjon (Tilbudet skal ikke sendes via denne modulen) Ikon Navn Merknad Innboks Utkast Mercell Holding AS Side 26 av 27

27 Sendte meldinger Ny melding Send Legg ved dokument til mailen din TILLEGGSINFO Fanebladet Tilleggsinfo dukker opp dersom innkjøper har lagt til relevant tilleggsinfo som angår alle som deltar i konkurransen. 32. FÅR JEG NOEN TILBAKEMELDING FRA INNKJØPER? Her er det som regel ulike prosedyrer i offentlige og private virksomheter. Dette gjelder når du har gitt et formelt tilbud, og ikke hvis du bare har meldt deg på. TILBAKEMELDING FRA EN OFFENTLIG VIRKSOMHET I følge Forskrift for offentlige anskaffelser, Kap 10, paragraf 10-13: 1) Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt inngås menes tidspunktet for undertegning av kontrakt av begge parter. 2) Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. 3) Dersom oppdragsgiver etter at meddelelsen er gitt finner at beslutningen om å tildele kontrakt ikke er i samsvar med 10-2, kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. 4) Retten kan omgjøre beslutninger eller beslutte midlertidig forføyning frem til kontrakt er inngått, jf. lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 7 og 8. TILBAKEMELDING FRA EN PRIVAT VIRKSOMHET Mercell oppfordrer alle våre innkjøpere til å gi en tilbakemelding til leverandører som har deltatt i konkurransen. Men, det er helt opp til innkjøper selv å bestemme om han ønsker å kunngjøre vinner av konkurransen. Mercell oppfordrer alle innkjøpere som kunngjør via Mercell, å informere alle deltakere om hvem som fikk oppdraget. Innkjøper kan enkelt via Mercell innkjøpssystem, MSS, tildele oppdraget og informere øvrige deltakere. Mercell Holding AS Side 27 av 27