Levere tilbud til UiT - Veiledning for leverandører

Transkript

1 Levere tilbud til UiT - Veiledning for leverandører UiT Norges arktiske universitet (UiT) har tatt i bruk et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy fra Amesto (KGV), noe som innebærer elektronisk innlevering av tilbud. Dette gjelder anskaffelser som kunngjøres i Doffin, samt et utvalg av øvrige anskaffelser hvor man inviterer et utvalg leverandører direkte. Denne beskrivelsen er ment som en veiledning til tilbydere som ønsker å levere tilbud til UiT. Veiledningen gjelder også søknad om prekvalifisering. Tilbud/søknad skal leveres innen oppgitt tidsfrist. Alle tilbydere er selv ansvarlige for å levere etterspurt informasjon innen tidsfristen iht. tilbudsunderlag. Søke etter en kunngjort konkurranse Alle kunngjorte konkurranser for UiT Norges arktiske universitet finnes på Her kan man gjøre et søk for å finne riktig kunngjøring. Når man har funnet kunngjøringen man er interessert i, trykker man seg inn på denne via linken i overskriften. Når man kommer inn på kunngjøringen ser den ut som skjermbildet under. Her kan du velge «Meld interesse» eller «Vis dokumenter». Med begge disse valgene blir du tatt over til leverandørportalen i UiTs elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy.

2 Du har nå gått ut av Doffin, og inn i UiTs elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Du får opp følgende skjermbilde:

3 Registrer en ny bruker Dersom man ikke har en bruker fra før må man nå opprette denne. Velg linken «Registrer en brukerkonto». Du får opp neste skjermbilde. Her taster du inn dine personalia og tilhørighet til organisasjon. Trykk «Neste». Du får nå mulighet til å velge passord. Jeg har allerede en konto, og ønsker å hente ut tilbudsunderlag Hvis du allerede har registrert en brukerkonto - klikk på linken «Jeg har allerede en konto, og ønsker å hente ut forespørselsgrunnlaget/ legge inn e-tilbud». Logg inn med brukernavn og passord som du opprettet. Tilbudsinformasjon Neste skjermbildeviser en innlogget bruker. Man kan her se fanene Tilbudsinformasjon, tilbudsunderlag, spørsmål og svar, last opp dokument og lever e-tilbud. Nøkkelinformasjon om konkurransen og status for ditt tilbud er alltid å finne under fliken «Tilbudsinformasjon». Du kan her se, blant annet, siste tilbudsdag.

4 Laste ned tilbudsunderlag Aktuelle dokumenter fra oppdragsgiver ligger under fliken «Tilbudsunderlag» (se bildet nedenfor). Disse skal nå være sendt til din epostadresse, men kan også lastes ned herfra. Vennligst les igjennom alle tilbudsunderlag for informasjon om hva som skal kjøpes og hvilke regler som gjelder for konkurransen. Spørsmål og svar Dersom det er noe du lurer på om konkurransen, ber vi om at du stiller spørsmål ved å klikke på fliken «Spørsmål og svar». Når et spørsmål blir besvart, legges spørsmål og svar ut her og blir tilgjengelig for alle interessenter. Det er ikke mulig å trekke tilbake et spørsmål etter at det er lagret. Spørsmålene må kvitteres ut for at de er lest før tilbud sendes inn. Varsel om spørsmål og svar sendes også på e-post. Det er ikke mulig å legge inn spørsmål etter at fristen for å stille spørsmål har gått ut.

5 Laste opp dokument Når du har gjort ferdig dokumenter som skal leveres inn som en del av ditt tilbud, skal dette sendes inn. Dette gjør du under fliken «Last opp dokumenter» (se bildet nedenfor). Klikk på «Velg», finn relevant dokument fra egen filkatalog og klikk deretter på «Last opp fil». Gjenta til alle dokumenter er lastet opp.

6 Spørreskjema/ generelle krav Dersom det er lagt ut et spørreskjema sammen med forespørselen, må dette fylles ut. Kvalifikasjonskravene vil normalt være opplistet her. Klikk på fliken «Spørreskjema» og deretter på det aktuelle spørreskjemaet, fyll inn dine svar og last opp påkrevde vedlegg. Merk at et spørreskjema kan bestå av flere deler som er inndelt i grupper bortover, og hver del kan ha flere spørsmål som skal besvares (2.1, 2.2, 2.3 osv.). De fleste spørsmål krever at det lastes opp et dokument, eller en kombinasjon av skriftlig svar og obligatorisk opplasting av dokument. Det er kun mulig å laste opp et dokument per spørsmål. Maks dokumentstørrelse som kan lastes opp er for tiden 50MB. Ved større dokumenter, vennligst splitt disse og last dem opp som vist over. Referer til hvilket spørsmål dokumentet tilhører.

7 Levere e-tilbud Når alle spørsmål i spørreskjema er besvart og alle ønskede dokumenter er lastet opp, kan tilbudet leveres. Velg fliken «Lever tilbud» for å sende tilbudet/kvalifikasjonssøknaden. Signering av tilbud Tilbudet skal være signert jfr. FOA 11-2 (2) og 16-3 (2). Signering av tilbud kan foretas på to måter: 1. E-signatur 2. Uten E-signatur 1. E-signatur: Legitimering med BankId eller Buypass Smartkort. Velg knappen «Signere tilbud».

8 3. Uten E-signatur: Velg knappen «Lever tilbud». Vær obs på feilmeldinger. Dersom man har mangler i innleveringen vil man nå få beskjed om dette. NB! Tilbudet er nå levert, men det er ikke signert!! Du må nå trykke «Skriv ut og signer». Dokumentet som skrives ut, «Autentiseringsbrev», skal signeres av bemyndiget representant for tilbyder som også er bemyndiget til å underskrive kontrakt. NB! Dette dokumentet skal være levert oppdragsgiver innen tilbudsfristen. Levering kan skje via e-post til innkjop@uit.no eller direkte til ansvarlig innkjøper for denne anskaffelsen. Bekreftelse på mottak av «Autentiseringsbrev» vil bli sendt fra Oppdragsgiver.

9 Merk, dersom man endrer/korrigerer tilbudet og man ikke benytter E-signatur, så må signert «autentiseringsbrev» sendes inn på nytt for sist innkomne tilbud. Trekke tilbake tilbud Etter at tilbudet er levert, endres navnet på denne fliken til «Trekk tilbake e-tilbud». Ved å klikke på denne, får man opp informasjon om når tilbudet ble levert. Her kan man også trekke tilbudet tilbake. Merk at tilbud bare kan trekkes tilbake frem til tilbudsfristen utløper. Dersom man ønsker å endre/korrigere tilbudet (endre svar i spørreskjemaet, legge til flere filer eller endre på opplastede filer) kan dette gjøres frem til frist for innlevering. Velg «Trekk tilbake e-tilbud». Allerede opplastede filer blir liggende på forespørselen, selv om man velger «Trekk tilbake» (filer som ikke skal være med, må aktivt slettes). En fil som du ønsker å endre, må først slettes, før du foretar endringer og laster opp den nye versjonen. Deretter må man klikke på «Lever tilbud». Spørsmål til bruk av løsningen Spørsmål knyttet til bruken av løsningen kan sendes til innkjop@uit.no. Lykke til med levering av tilbud til UiT!