Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av medieovervåkningstjenester til Difi Anskaffelsesnummer: 13/00612 Tilbudsfrist: 29. april kl. 12.00 Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 1
1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Tidsplan... 3 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 4 2.1 Kvalifikasjonskrav... 4 2.2 Krav til dokumentasjon... 4 2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 4 3 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 4 3.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse... 4 3.1.1 Generelt om leveransen... 4 Demo av tilbudt løsning... 5 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt... 5 3.1.3 Kontrakt... 5 3.2 Tildelingskriterier... 5 4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 4.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 4.2 Krav til tilbudet og innleveringssted... 6 4.3 Tilbudsfrist... 7 4.4 Vedståelsesfrist... 7 4.5 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 7 5 BILAG... 7 Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 2
1 Oppdraget og administrative bestemmelser Difi inviterer til åpen anbudskonkurranse av medieovervåkningstjeneste. Konkurransen er åpen med forenklet kunngjøring på Doffin. 1.1 Om Oppdragsgiver Direktoratet for forvaltning og IKT skal bidra til å utvikle og fornye norsk forvaltning. Dette skal vi gjøre på basis av spisskompetanse innen ledelse, organisering, IKT og offentlige innkjøp. Difi har rundt 240 ansatte i Oslo og i Leikanger. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Eirik Andersen E-postadresse : eirik.andersen@difi.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder Difi skal inngå en avtale om kontinuerlig medieovervåkning av de viktigste mediekildene i Norge, som bl.a. innebærer dekning av nyhetsbyråer, riks-, regional- og lokale medier på papir og internett, tidsskrifter, radio/tv, sosiale medier som Twitter, Facebook, forum og blogger. Avtalen skal gjelde for to år med opsjon på ytterligere ett år. 1.4 Tidsplan Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Med unntak av tilbudsfristen og testperioden er datoene nedenfor foreløpige og kan bli endret. Planlagt Aktivitet 10.april Invitasjonen sendt til tilbydere 29. april Tilbudsfrist kl. 12.00 Demoperiode: Fra tilbudsfrist til valg av leverandør. 13. mai Valg av leverandør 16. mai Karensperiode 21. mai Kontraktsinngåelse Oppstart av tjenesten blir klargjort i kontraktssigneringsmøtet Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 3
2 Krav til leverandørene 2.1 Kvalifikasjonskrav Krav til leverandøren: Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling, og være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system. 2.2 Krav til dokumentasjon Tilbudet skal inneholde: Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Firmaattest, utskrift fra Brønnøysund. HMS-egenerklæring (Se vedlagt skjema.). 2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 2 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 2 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse 3.1.1 Generelt om leveransen Difi ønsker å inngå en medieovervåkningsavtale som gir oss god oversikt over temaer, ord og uttrykk vi ønsker å følge med på mediedekningen av. Treffene på søkeprofilene våre må kunne sorteres og formidles til hele organisasjonen, og kunne bearbeides i etterkant for å lage oversikter og som utgangspunkt for analyse. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 4
Demo av tilbudt løsning For å kunne vurdere kvaliteten og brukervennligheten av løsningene som tilbys, ønsker vi en demoperiode. Leverandøren skal gi Difi tilgang til en demo av løsningen slik at vi kan evaluere brukervennlighet i administrasjonsgrensesnittet, og sammenligne kvalitet på treff og funksjonalitet (vekting, statistikk, sortering mm), jfr. også tildelingskriteriene «Brukervennlighet i brukergrensesnitt» og «Kvalitet på treffene». Demoportalen skal være tilgjengelig fra tilbudsfristen til valg av leverandør er. Demo skal settes opp med følgende søkeord og -uttrykk: Søk/profil nr 1 Organisasjonsnavn: «Direktoratet for forvaltning og IKT» OR «Difi» Søk/profil nr. 2 Offentlige anskaffelser/innkjøp: Offentlig* AND anskaffelse* OR innkjøp* Leverandøren kan justere formlene for å gi mest mulig relevante treff innenfor temaene. Demo av varsler: leverandøren skal som en del av testen sette opp automatisk varsling av alle treff i søk/profil nr. 1 på e-post til eirik.andersen@.difi.no og siri.moe.megaard@difi.no og på SMS til tlf.nr. 959 98 319. Varsler skal fortrinnsvis sendes fortløpende mandag-fredag kl 08.00-16.00 (Dvs. innenfor normal arbeidstid. Andre tilsvarende tidsperioder er tillatt, eks. kl 08.00-17.00, dersom dette er standard i tilbudt løsning.) Leverandør skal oppgi hvilket tidsrom varslingen er satt opp. Omfang Vi vil anslå et årlig forbruk på ca 120.000,- kroner i året eks mva. Se nærmere beskrivelse i kravspesifikasjon bilag 1. 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Kontrakten gjelder for 2 år fra kontraktsignering med ensidig opsjon for oppdragsgiver på ett års forlengelse på gjeldende vilkår. 3.1.3 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsvilkår (bilag 2). 3.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut fra følgende kriterier: Tildelings-kriterier Nærmere Dokumenteres ved Vekt utdyping ing Pris Fyll ut vedlagte prisskjema 60 % Brukervennlighet i brukergrensesnittet Tilbudene vil bli vurdert og sammenlignet basert på: Demo 20 % Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 5
Funksjonalitet Brukervennlighet Kvalitet på treffene Hvor relevante treffene er, hvor omfattende kildegrunnlaget er, hvor raskt det varsles på SMS og e-post. Liste over kilder og demo. 20 % 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 69/1999 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Anbudskonkurranse Konkurransen vil bli gjennomført som en anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. 4.2 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes Medieovervåkningsavtale. Ansk.nr. 13/00612. Ref. Eirik Andersen Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet står. Innleveringssted Tilbudet skal leveres direkte til Difis kontoradresse, eller sendes med post til postadressen. Kontoradresse: Direktoratet for forvaltning og IKT Grev Wedels plass 9, 5. etasje 0151 Oslo Postadresse: Direktoratet for forvaltning og IKT Postboks 8115 Dep. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 6
0032 Oslo Leverandøren har risikoen for at postforsendelsen ankommer Difi innen utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post. 4.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 29. april 2013 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 4.4 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 16. juni 2013. 4.5 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Tildeling av kontrakt meddeles skriftlig pr. e-post. Leverandørene skal få tilbakemelding om hvem Difi vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt 3dagers frist til å påklage beslutningen. 5 Bilag Bilag 1: Kravspesifikasjon Bilag 2: Kontrakt Bilag 3: Prisskjema Bilag 4: HMS Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr 500 000 ekskl. mva. 7