UTGANGSPUNKTET Det skal være stillinger og oppgaver både i og med hovedsete på, der fylkesmannen selv skal sitte med de funksjoner som er nødvendig for å kunne utøve rollen. skal markeres som et tydelig hovedsete og minst beholde sin andel av arbeidsplasser i embetet. PROSESSEN En sentral arbeidsgruppe der både departementet, fylkesmennene og tillitsvalgte var representert, ga i november 2016 følgende oppdrag: «De to fylkesmennene skal innen 1. mars 2017 overlevere forslag til organisasjonskart, inkl. lokalisering (arbeidsoppgaver/funksjoner), hva hovedsete innebærer og oversikt over fordeling av årsverk mellom de ulike lokasjonene, til KMD.» Det ble gjennomført en oppgavekartlegging i fagavdelingene med bred involvering av ansatte. Oppgavekartleggingen omfattet vurdering etter bestemte kriterier av hvilke oppgaver det er kritisk viktig å utføre både i og, hvilke som kan utføres på begge steder, men også kun på ett av stedene, og hvilke som bør samles og utføres på én lokasjon. Resultatet av kartleggingen ble lagt til grunn for inndeling i avdelinger og seksjoner, med forslag til plassering av tyngepunkt for hvert fagområde. Forslaget er utformet som felles målbilder for 2018 og 2021, utarbeidet av en partssammensatt lokal omstillingsgruppe med grunnlag i omforente forslag fra fagavdelingene i de to embetene. Prosessen har vært krevende, men har samtidig gitt et godt grunnlag for sammensmeltingen av fagmiljøene. Det er grunn til å berømme både omstillingsgruppen, fagavdelingene og de enkelte medarbeiderne for stor innsats og godt og grundig arbeid. Vi har etter beste evne tegnet et bilde av organisasjonen pr 2021, basert på gruppering av oppgaver. All erfaring tilsier imidlertid at det vil kunne skje endringer i rammebetingelser og samfunnsforhold som påvirker bildet. Det pågår allerede nå en rekke prosesser på sentralt nivå som kan får betydning for så vel type og omfang av fylkesmannsembetenes oppgaver. Fylkesmannsembetet i Trøndelag må som alle andre embeter forholde seg til denne utviklingen. Derfor må vi understreke at målbildet for 2021 ikke kan gi en eksakt fasit skrevet i stein, men er ment å skulle vise en tydelig trend både hva angår styrkingen av som hovedsete og fordelingen av ressurser mellom lokasjonene. PRINSIPPENE Fylkesmannsembetets virksomhet er basert på fylkesmannens fem roller: sektormyndighet, samordner, rettssikkerhetsgarantist, initiativtaker og tilbakemelder. Vi har satt som mål at organisasjonsmodellen for det nye embetet skal gi gevinster: God tilgjengelighet for kommuner og innbyggere Styrkede forutsetninger for samvirke og samordning i Staten Rettssikkerhet 1
Styrking av fagmiljøene Effektivisering Satsninger og fyrtårn som blir mulige pga. sammenslåingen Seksjonene bygges opp med sterke fagmiljøer som utvikles og forsterkes fra målbilde 2018 til målbilde 2021. Vi har lagt vekt på at det skal være sterke fagmiljøer med interessante og utviklende arbeidsoppgaver på begge lokasjoner, for å beholde det høye kompetansenivået og sikre tjenester av høy kvalitet med god tilgjengelighet for kommuner og innbyggere. For å ivareta målet om styrkede forutsetninger for samvirke og samordning i Staten, har vi dessuten vært opptatt av å finne en organisering som legger til rette for utstrakt samarbeid på tvers av faggrenser og avdelinger. Det nye fylkesmannsembetet skal tjene hele Trøndelag, uansett hvor den enkelte har sin kontorlokalisering. Dette innebærer også å fronte Trøndelagsperspektivet: Tydeligere stemme fra Trøndelag Sammenhengende forvaltningsområder Bedre samordning med øvrig regional stat Styrke alle deler av fylket Enda bedre tjenester til kommunene Det er viktig å se mulighetene som åpner seg gjennom sammenslåingen. I forbindelse med oppgavegjennomgangen har derfor samtlige avdelinger i samarbeid mellom nord og sør drøftet mulighetene for satsinger i det nye embetet. På bakgrunn av innspillene vil Fylkesmannsembetet i Trøndelag ha som målsetting å bygge opp og ligge nasjonalt i front innen følgende områder: Sørsamisk kulturforståelse og folkerett Digitalisering Mat og fiber fra den grønne og blå åker 0-24 satsningen for utsatte barn og unge Opplæring av og tidlig dialog med kommunene i planarbeid Klima og klimatilpasning RESULTATET Hovedsetet på Følgende inngår som sentrale element i hovedsetet: Fylkesmann og assisterende fylkesmann med enkle støttefunksjoner Avdelingsdirektørene i det nye embetet skal ha kontorsted på, og ledermøtene skal avholdes der Samordning spesielt knytta til kommunedialogen, kommuneøkonomi og skjønnsmidler samt kommunale plansaker Ledelsen for det kommunerettede arbeidet innen samfunnssikkerhet Strategisk HR (personal) og organisasjonsutvikling 2
Nærmere om de enkelte avdelingene Nedenfor beskrives inndelingen av den enkelte avdeling i seksjoner, med angivelse av tyngdepunkt og hvor fagmiljøet skal ledes fra. Det legges opp til at fagmiljøet i tyngdepunktene skal styrkes fram mot 2021. Reindriftsavdelingen I begge embetene er reindriftsforvaltningen i dag organisert som egne avdelinger. Den sammenslåtte reindriftsforvaltningen fortsetter som egen avdeling frem til en ny vurdering i 2021, med ledelse fra Røros. På grunn av størrelsen synes det ikke naturlig å dele avdelingen opp i seksjoner. Administrasjonsavdelingen Arkiv Ekspedisjon, servicetorg, fellestjenester Personal, lønn, økonomi, IKT 3
Kommunal- og justisavdelingen Samordning inkl. kommuneøkonomi, plan og GIS Juridisk Vergemål og bevilling Samfunnssikkerhet og beredskap kongebesøk (koordineres fra ) Landbruksavdelingen Jordbruk Skogbruk Plan/areal Utvikling Klima- og miljøavdelingen Naturmangfold land Naturmangfold vann Miljø og klima i plan Forurensning Oppvekst og velferd Barnehage og grunnopplæring NAV/sosial og barnevern Helse og omsorg Utvikling Rettssikkerhet 4
Fordeling av årsverk fram mot 2021 Det er utarbeidet en oversikt over endring i årsverksfordeling for de to lokasjonene samla og for hver avdeling. Målbilde 2018 vil være status 31.12. 2017. Etter som en høster erfaring med den organiseringen som trer i kraft pr. 1.1.2018, vil det kunne bli endringer i årsverksfordelingen i forhold til planlagt utvikling for målbilde 2021. I figuren står S for og T for. 5