Styreperioden 2012-2014 Protokoll fra styremøte nr. 12/2012-2014 onsdag 2.10.2013 på Sør Amfi, Arendal Tilstede var: Kirsten Borge Anne Blakstad Tonje Berger Ausland Julie Sundsdal Nærdal Gunnar Høygilt Svein Lien Styreleder Org.sjef Forfall: Trond Kristensen Siri Marie Gundersen Roy Tømte Nestleder Varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode 2012-2014, sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Saksnr Type Sak 121. A Innkalling og referat fra sist møte 122. B Referat og orienteringssaker 123. A Særkretstilskudd 2014. 124. A Regnskap/økonomi pr 31.8.2013 125. A Forslag til planprogram LIM-planen Agder. Høringsuttalelse 126. A Diskusjon vedr møteform/-ledelse/innhold/tema/besøk 127. A Oppfølging av handlingsplan 2012-2014 128. A Fordeling av midler fra Aust-Agder Idrettsfond 129. A Samarbeidsavtale mellom VAI og AAIK vedr KIA og diskusjon vedr KIA og strategi/planer/resultatdefinisjoner 130. A Representasjonsoppgaver 131. A/B Eventuelt Sak 121 (A): Innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og nestleder
Side 57 4/10 2013 Innkallingen til møte nr 12-2012-2014 og referatet fra møte nr 10 og 11 godkjent. Protokoller signert av leder. Nestleder ikke til stede. Signerer ved en senere anledning. Sak 122 (B) Referat og orienteringssaker 78/13 22.08. Insp.samling AS 365 pilotskolene. Stein 79/13 2-5.09. Kurs for ressurselever AS 365. 108 elever. 80/13 Skoleringssamling for skoler som er med i pilotprosjektet Aktivitetslederkurs Barneidrett som skal kjøres på idrettslinjer VGS. Vi er med som ett av tre fylker. Stein 81/13 30/8-1/9. Deltakelse på Nasjonal IR-konferanse. Svein 82/13 2/9: Styremøte Atletica. Svein 83/13 5/9: Styrermøte KIA. Gunnar og Svein 84/13 10/9: Møte AAFK vedr stipender til 7 utøvere i 2 år 85/13 12/9: Styremøte i Tvedestrand idrettsråd 86/13 Org.sjef- og kretsledermøte i Sandvika. Svein og Kirsten. Vedlegg 87/13 17/9: Styremøte i A-Agder idrettsfond. Svein 88/13 24/9: Samarbeidsmøte med VAI. Alle ansatte 89/13 7/9: Representasjon Flosta Pistolklubb 50-års jubileum. Trond 90/13 28/9: Ekstraordinært Idrettsting. Gunnar 91/13 Status AS 365 92/13 Status ApD. Kenneth orienterer 93/13 Status KIA 94/13 Status friidrettshall Grimstad 95/13 Kurs-/kompetansehelgen - status 96/13 Postliste Referatsakene 78/13 til 96/13 tas til orientering. Sak 123 (A) Særkretstilskudd 2014 Org.sjef har hatt møte med kollegene i Vest-Agder og Rogaland vedr denne saken, slik det ble avtalt i styremøte nr. 10. Dette møtet avklarte ikke noe rundt denne saken. Ingen nye momenter er kommet inn. Leder har hatt møte med saksbehandler ift rammetilskuddet fra AAFK. Konklusjon: Det ligger ingen føringer fra AAFK vedr videreformidling av midler til særkretser/regioner. AAIK viderefører inntil videre dagens løsning mht tildeling av særkretsmidler til særkretser og regioner som er tilknyttet AAIK. Org.sjef informerer om vedtaket til særkretsene og regionene som dette gjelder. AAIK oppfordrer særkretser og regioner som forholder seg til flere idrettskretser å søke de aktuelle idrettskretsene om minimum tilsvarende tilskudd fra disse. Sak 124 (A) Regnskapsoversikt og balanse pr 31.8.2013
Side 58 4/10 2013 Vedlagt følger regnskapsoversikt og balanse pr. 31.8.2013 Av vedlagte regnskap fremkommer et driftsresultat før ekstraordinære poster (inklusive finans) på pluss kr 697 214, mot budsjett på kr 460 067. Resultat i 2012: 225 141. Enkelte av postene ble kommentert i møtet, og var også kjent fra tidligere presentasjoner. Regnskap og balanse pr 31.8.2013 tas til etterretning. Periodiseringer av inntekter og kostnader gjør at resultatet viser et for godt resultat. Resultatet vil normaliseres mot budsjett og fjorårstall når vi nærmer oss årsskiftet. Sak 125 (A) Forslag til planprogram LIM-planen Agder. Høringsuttalelse AAIK er bedt om å gi uttalelse til Aust-Agder fylkeskommune vedr ovennevnte plan. Ulike innspill ble diskutert, og før vi sender over innspill til AAFK, sjekker org.sjef med VAI og sender forslag ut til styret for kommentarer. Vedlegget 125-1 Org.sjef sender en omforent uttalelse fra møtet vedr planprogrammet for «LIM-planen» til Aust-Agder fylkeskommune innen tidsfristen 126. A Diskusjon vedr møteform/-ledelse/innhold/tema/besøk Er møtene våre inspirerende og effektive nok? Skal vi fordele oppgaver til hvert enkelt styremedlem i større grad? Dele på oppgaven som møteleder? Skal styremedlemmene få i oppgave å følge enkelte idrettsråd/særkretser/klubber etc? Skal styremedlemmene i større grad forberede saker til møtene? Skal vi innkalle særkretser/idrettsråd til styremøtene våre for å orientere om drift osv? 1. Møtene kan enkelte ganger gjennomføres mer effektivt. 2. Vi fordeler oppgaven som møteleder mellom styremedlemmene 3. Istedenfor å innkalle særkretser og idrettsråd til møtene, blir styret med på samlingene som vi arrangerer for de ulike org.ledd 4. Kun unntaksvis skal styremedlemmer forberede saker. Viktig å skille adm og politikk, derfor riktig at det er org.sjef/adm som forbereder saker, og styret som fatter vedtak. 5. Vi vil arbeide for at flere fra styret blir med på de aktuelle samlingene som arrangeres regionalt og nasjonalt Sak 127 (A): Oppfølging av Handlingsplanen/Aktivitetsplan
Side 59 4/10 2013 Adm har oppdatert Aktivitetsplanen pr 26. 9. De aller fleste områdene følges opp meget bra, mens noen områder ikke har vært jobbet godt nok med, grunnet tidspress/prioritering av oppgaver. Orienteringen vedr oppfølging av handlingsplanen tas til etterretning. Saker som vi har vedtatt ikke skal følges opp, fjernes fra planen. Sak 128 (A): Disponering av overføringene fra Aust-Agder Idrettsfond 2013 AAIK var invitert til Idrettsfondets styremøte 17. september for å komme med/diskutere synspunkter vedr Fondets tildeling av kr 350 000 til idretten i Aust-Agder i 2013, og kanskje tilsvarende eller enda større beløp i årene fremover. Størrelsen på beløpet gjør at AAIK besluttet å diskutere hvorvidt man skal støtte flere tiltak enn det som ble besluttet i 2012, og som har vært gjennomført i tre ulike tildelinger. Org.sjef har i forkant av møtet hatt dialog med styret i A-Agder Idrettsfond om saken, og har aksept i Fondets styret for å foreta endringer i tildelingen i form av flere tiltak under forutsetning av at Fondet godkjenner tiltakene på forhånd. Pkt 3 i vedtaket skapte mest diskusjon, men ble vedtatt enstemmig, spesielt grunnet viktigheten av å skape et godt toppidrettsmiljø rundt Atletica treningssenter på Sør Amfi. Styret presiserer at tilgang til A-kort skal styres av strenge kriterier slik at nivået på utøverne i denne gruppen holder et meget høyt idrettslig nivå. Midlene fra Aust-Agder idrettsfond 2013, kr 350 000 fordeles til flg tre tiltak: 1. Kr 180 000 til prosjekter for talent- og toppidrettssatsing etter modell vedtatt i 2012. Søknadsfrist for 2013: 1. desember. 2. Kr 30 000 til delvis dekking av egenandeler til utvalgte talentfulle deltakere 14-19 år til felles basistrening for ungdom i Aust-Agder, ledet av KIA for sesongen høst 2013-vår 2014. 3. Kr 140 000 til dekking av kjøp av A-kort til 60 utvalgte toppidrettsutøvere i Aust-Agder. A-kort gir gratis trening i sesongen september 2013-august 2014 på Atletica Treningssenter. Org.sjef lager ordninger for korrekt utbetaling av midlene til de aktuelle mottakerne. Sak 129 A: Samarbeidsavtale mellom VAI og AAIK vedr KIA og diskusjon vedr KIA og strategi/planer/resultatdefinisjoner a. Dagens samarbeidsavtale mellom AAIK og VAI er fra 2007 og må fornyes. b. Hvordan skal AAIK involveres i strategiarbeid i KIA? Vedlegg 129-1
Side 60 4/10 2013 a. Samarbeidsavtalen rettes opp slik at den er formmessig korrekt uten at innholdet ellers endres. Dette gjøres i god tid før neste KIA-styremøte b. Utsettes til november-møtet Sak 130 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon til 60-års jubileumsfest Laget IL lørdag 26. oktober Org.sjef sender ut forespørsel ift å representere AAIK på jubileumsfesten i Laget IL 26. okt Sak 131 (A/B) Eventuelt Deltakelse på OLT seminar for medlemmer av styret Gunnar ønsker å delta, og ordner påmelding og reise/overnatting selv Kirsten Borge Leder Trond Kristensen Nestleder