Konsernrevisjonsrapport 2/2015 Intern styring og kontroll som en del av virksomhetsstyringen Styremøte 15. oktober 2015
Informasjon Konsernrevisjonen leverte sin endelige rapport 17. februar etter revisjonen de gjennomførte i 2014-2015. Ledergruppen i SSHF tok 24. april stilling til behandling og oppfølging av rapporten.
Vedtak i ledergruppen SSHF 24. april 2015 Ledergruppen ga sin tilslutning til foreslått organisering av arbeidet. Organisasjonsdirektøren har ansvar for å følge opp konsernrevisjonens rapport og leder koordineringsgruppen. Ansvar for oppfølging av konsernrevisjonene rapport 02/2015 fordeles slik: 1. Økonomiavdelingen: Virksomhetsstyring 2. Fagavdelingen: Utskriving av pasienter til kommunehelsetjenesten 3. Organisasjonsavdelingen: Ressursstyring Det lages handlingsplan med tiltak for alle anbefalinger i rapporten med forslag til ansvarlig og tidsfrist. Handlingsplanen presenteres i ledermøte 31. august. Konsernrevisjonsrapporten og handlingsplan presenteres i styremøte 10. september.
Organisering av arbeidet Prosjekteier: Administrerende direktør Styringsgruppe: Ledergruppe TV Koordineringsgruppe: Nina Føreland (leder) Kåre S. Heggland (sekr) Kjetil Juva Bente Melhus Annlaug Ø. Brekke TV Arbeidsgruppene er organisert med deltakelse fra klinikk og stabsavdelinger. Under virksomhetsstyring er det etablert 4 undergrupper som har arbeidet med hvert sitt tema. Virksomhetsstyring Økonomiavdelingen Prosjektleder Annlaug Ø. Brekke Utskrivning av pasienter Fagavdelingen Prosjektleder Kjetil Juva Ressursstyring Organisasjonsavd. Prosjektleder Bente Melhus
Arbeidet med handlingsplaner Det har i arbeidsgruppene vært fokus på å etablere tiltak som svarer opp konsernrevisjonens anbefalinger. Det har vært konstruktiv dialog med konsernrevisjonen underveis i arbeidet. Frister som er satt i handlingsplanene har ikke tatt høyde for informasjon og implementering i organisasjonen. Detaljerte handlingsplaner for de tre revisjonsområdene er vedlagt styresaken.
Handlingsplan virksomhetsstyring Fokus i arbeidsgruppene har vært å få på plass dokumenter knyttet til virksomhetsstyring og ledelse. Det har vært behov for å få på plass en overordnet styringsstruktur. Eksempler på dokumenter som arbeides med er: Overordnet dokument som beskriver virksomhetsstyringen i SSHF. Årsplan for aktiviteter knyttet til virksomhetsstyringen. Ledelse i SSHF, inkludert krav til ledere. Oppdatere maler og verktøy for virksomhetsstyring, inklusive lederavtaler. Oppdatere og gjennomgå prosedyrer på EK-web, inklusive fullmaktsstyring. Ta i bruk styringshjulet slik at evaluering, oppfølging og ansvarliggjøring blir tydeligere og mer enhetlig.
Handlingsplan for ressursstyring Hvordan sikre at vi til enhver tid har tilstrekkelig bemanning med rett kompetanse: Kultur og modenhet i organisasjonen Fravær som kan planlegges har en tidshorisont på 6 mnd Samarbeidende enheter/ faggrupper avstemmer sine bemanningsplaner Det utarbeides aktivitetsplaner på enhetsnivå Implementerer kompetansemodulen i GAT Involverer TV i utarbeidelse av aktivitetsplaner og bemanningsplaner Oppfølging av definerte indikatorer gir grunnlag for evaluering av ressursstyringsprosessen
Handlingsplan utskrivning av pasienter En av hovedutfordringene beskrevet i revisjonsrapporten er at eksisterende rutiner ikke følges, eller ikke er kjent. Arbeidsgruppens kjerneforslag har derfor vært å foreslå tiltak som styrker fokus på implementering, opplæring og oppfølging (internkontroll) av rutinene hos ledere på alle nivå i linjen. Der det har vært behov for å revidere, eller etablere nye rutiner/tiltak, har dette blitt foreslått, herunder: E-læringsprogram om utskrivingsprosessen for leger Foretaksovergripende (somatikk) innføring av sjekkliste for utskriving av pasienter til kommunehelsetjenesten Foretaksovergripende bruk av elektronisk medikamentmodul (når ny modul blir tilgjengelig) Utvelgelse og bruk av styringsdata (herunder avviksmeldinger) som evalueringsgrunnlag til bruk i klinikkenes/avdelingenes/enhetenes kvalitetsog internkontrollarbeid