Referat fra årsmøte i Fortuna Grendalag 2007 Dato: 07.03.2007 Tid: 18:00-20:00 Sted: Solbakken Skole, Musikkrommet Tilstede: 11 stemmeberettigede Ordstyrer: Referent: Hilde Kristin Fridlund Sigbjørn Svenes 1. Valg av ordstyrer og referent. * Hilde Kristin Fridlund ble valgt til referent. * Sigbjørn Svenes ble valgt til referent. 2. Godkjenning av innkalling Årsmøteinnkallingen ble godkjent uten kommentarer 3. Opprop 11 stemmeberettigede var tilstede, ingen fullmakter. 4. Årsberetning 2006 Det var ingen kommentarer til årsberetningen for 2006. 5. Revidert regnskap for 2006 Regnskapet er gjort opp med overskudd for 2006, noe som i all hovedsak skyldes at enkelte 1 / 11
aktiviteter planlagt for 2006 ikke ble gjennomført.. Alle kontingenter for 2006 er innbetalt, men noen først etter årsskiftet (i 2007). I henhold til kasserer i forrige styre (Leonardsen, Fortunalia 77) skal det heller ikke være noe utestående fra tidligere. 6. Saker til behandling a. Beising støygjerde Beising av støygjerde har i flere år stått på listen over saker som skal gjennomføres. Er blitt utsatt fordi ikke blitt enige om farge på gjerdet, dugnadsdagen har regnet bort eller ugresset på utsiden av gjerdet har blitt så høyt at umulig å beise. Noen har beiset på innsiden med lys beis. Farge på støygjerde bør være den samme på begge sider av veggen, fordi beis siver gjennom. Beisfarge lys som allerede beiset av noen på innsiden velges. Leier en/to ungdommer (over 13 år) i feltet. Utlysning v/ oppslag postkassestativ. Hvis flere interesserte - loddtrekning. Må gjøres på våren før gresset begynner å gro! Beises mot Jonsvannsveien + på innsiden ved lekeplasser begge sider.husk toppen Kostnad: ca. kr. 3.000,-. b. Kompostbinge og utvidelse av akebakke Kompostbingen skal tømmes til våren. Sjekke eiendomsforhold. Bygge ny kompostbinge ovenfor i tillegg til dagens hvis tillatt. c. Farlig kjøring på gangvei ved gården 2 / 11
Det er livsfarlig kjøring med moped i full fart inn/ut ved gården. Også endel biler benytter denne utkjøringen. Dette medfører stor fare for barn i området/på gangvei. Det vil hvert år trolig bli flere og flere ungdommer med moped i området og problemet vil dermed øke. Gangvei er gårdens eiendom. Vi forsøker i første omgang å sette opp skilt med Gjennomkjøring forbudt. Beboere med ungdommer med moped henstilles også til å infomere ngdommen/hybelbeboere om dette. Forsøke også å finne en bedre løsning for fysisk hindring. Tiltak må diskuteres med gården Kostnad: ca. kr. 1.000 (inkl. stolpe, skilt og støyp) d. Skilting for å få ned farten i feltet Det er fremdeles endel som kjører med altfor høy fart i området. Alle bør ta opp dette med sine sokkelboere. Også noen huseiere har for høy fart. Vi setter opp skilt Her bor det mange barn vi har ingen å miste el.l. like etter svingen ved terrassehus. I tillegg bytter vi ut skiltet som står rett etter rundkjøring med et som er litt mere tydelig. Lage skriv som kan sendes til de som kjører uaktsomt Kostnad: ca. kr. 1.500, e. Sti Estenstadmarka I 2006 har Truls og noen få andre ryddet resten av skogen rundt stien, og gjort grunnarbeidet for drenering i øvre del. Drenering i nedre del og i løpet fra øvre til nedre del bør gjøres med maskin. Det må kjøpes inn mer dekkduk og noen flere dreneringsrør. Stien kan lett ferdigstilles neste år hvis vi får maskinhjelp en dag, og mobiliserer til en eller to dugnader. Truls organiserer. Vi gjennomfører foreslåtte tiltak Kostnader: Maskin/graving kr 4.000,- Dekk/duk/rør kr. 2.000,- To ekstra lass grus kr. 3.000,-. Sum kr. 9.000,- f. Mangelfull oppslutning på dugnad 3 / 11
I.h.t. grendalagets vedtekter 3, 4 er det pliktig oppmøte på dugnader arrangert av grendalaget. På de siste dugnadene var oppslutningen nokså dårlig. Deler av feltet var nesten uten oppslutning. De fleste tar et tak i sitt eget nærområde og vi er avhengige av at folk stiller. Vi har tidligere hatt en ordnng der de som ikke stiller på dugnad må betale en bot. Vi gjeninnfører at beboere som ikke stiller på dugnad betaler kr. 250,- til Grendalaget. I tillegg skal styret henge opp liste på postkassestativ/på hjemmesiden med oppgaver som skal gjøres på dugnaden. Beboere kan da gjøre oppgaver også før eller etter selve dugnadsdagen og melde inn at utført til oppgitt styre-kontakt g. Lek 3 Forslag til hva vi skal gjøre med denne lekeplassen Styret har bedt de nærmeste beboerne til lek 3 om å komme med anbefaling om hva vi skal gjøre med denne lekeplassen. De som bor ved lekeplassen har erfart at lekeplassen er lite brukt og at det er nok lekeplasser i området. Lek 3 er mest brukt som gjennomfartsåre og er trafikkfarlig i forhold til veien nedenfor. Lek 3 nedlegges. Området gjøres om med trapper, beplantning, grus og store stein for å få ned farten (se forslag med skisse). Ei arbeidsgruppe med beboere som sogner til plassen opprettes og søker forsterkninger via styret ved behov. Løsning som velges må være relativt vedlikeholdsfri. Kostnad ca. kr. 6.000,- h. Hva skal vi bruke skråningen opp mot rundkjøring til Forhåpentligvis vil Systembygg bli pålagt å utbedre skråning. Vi må da raskt bestemme hva vi vil bruke den til. Skråningen er stor og tildels bratt. Det er endel aktivitet blant barn. Snø lagres. Beboere ønsker ikke høye trær som tar sola. 1. Vi innkaller en anleggsgartner for å vurdere mest hensiktsmessig bruk av område. 2. Aklaring mot Systembygg 4 / 11
i. Hvordan ta vare på fellesarealene Vi har noen ansvarsfulle og driftige sjeler som tar ansvar for deler av fellesarealer. Når vi nå forhåpentligvis får en endelig løsning på skråningen langs veien opp til rundkjøring, øker fellesareal som skal vedlikeholdes kraftig. Det er ikke nok med vanlige dugnader. Det er mange ungdommer i feltet etterhvert. Styret får fullmakt til å inngå en avtale med en/to av disse til å klippe plener. Igangsettes for området rundt fotballbanen først. Tar ca. 1-2 timer pr. gang. Betale Kr. 100,- pr. gang j. Innkjøp av gressklipper Når skråningen opp mot rundkjøring blir ferdigstilt, må vi raskt inn med jevnlig vedlikehold for å holde det pent. Forslag: Vi kjøper inn en gressklipper, til bruk på fellesarealene (når skråningen opp mot rundkjøring er klar). Kostnad kr.? Forslaget faller til løsning er etablert for skråning k. Innkjøp av ekstern harddisk for lagring av dokumenter Det er et problem at dokumenter ikke i god nok grad overføres til nye styrer. Vi kjøper inn en ekstern harddisk som går i arv fra styre til styre. Et av medlemmene i styret får i oppdrag å lagre all aktuell informasjon på denne. Kostnad: kr. 1000,- l. Overtakelsesforretning med Systembygg 5 / 11
Når forliksklagen er ferdig, er det Overtagelsesforretningen som står for tur. Styret gis fullmakt til å gjennomføre overtagelsesforretningen 7. Eventuelle forslag fra huseiere Forslag fra Marion Beentjes, nr. 71 - Gjesteparkeringsplasser Det må gjerne vurderes å etablere en parkeringsplass ved siden av postkassestativ ved rundkjøringen. Jeg gjetter at det er plass til ca. 3 biler. Grendalaget har stort behov for ekstra parkeringsplass og denne plass er egentlig et rimelig sentralt punkt i forhold til hele grendalaget, samt at biler ikke bør parkeres i selve rundkjøring. Forslag om gjesteparkeringsplasser samme sted er også kommet fra Anne Grethe Hagemo Sæther nr. 41 Nedstemt med 6 mot 4 stemmer Forslag fra Ingrid og Stefan Kaasbøll, nr. 78 - Vedr. Utestående kontingent Styret skal offentliggjøre i referat utestående kontingent for fjoråret og tidligere år, samt redegjøre for hvordan innkreving / purring er gjennomført. Det må fremgå av regnskap hvilke husstander som har og ikke har betalt. Vi er ikke er tilhenger av offentlig uthengelse. Det må overleveres hva som er utestående når et nytt styre/ kasserer overtar. Purring gjennomføres pr telefon til den enkelte husstand, evt ved husbesøk. Henstille til alle om at husnr. påføres innbetaling. 6 / 11
Forslag fra Ingrid og Stefan Kaasbøll, nr. 78 - Vedr. beplantning rundkjøring Det foreslås å beplante rundkjøringen i 2007. Gjøres samtidig som skråning opp mot rundskjøring ferdigstilles. (behovet for lagring av snø må hensyntas ved valg av beplantning) Ta hensyn til sikt. Anleggsgartner vurdere Forslag fra Ingrid og Stefan Kaasbøll, nr. 78 - Diverse * Det bes om at styret tar opp med utbygger av terrassehus hullet i veien rett nedenfor * Det foreslås at styret tar kontakt med kommunen for å få utbedret overvann/bekk som renner ut i veien i svingen nedenfor steinbruddet Begge forslag gjennomføres Forslag fra Anne Grethe Hagemo Sæther, nr. 41 - Strøsand-kasser/ Tilgjengelighet Strøkassene snør ned/forsvinner i brøytekanter Hva med å lage et lite skur med takoverbygg ved siden av postkassestativet, slik at kassen kan stå der lett tilgjengelig? Slik det er idag, er det ingen som får ut sand. Det viser seg imidlertid at når våren kommer, er det barna som får nytte av den sanda, som var tiltenkt et annet formål. Dersom man får satt opp et lite "skur", stenger man også for veien for de som aker ved Nr. 55. Kanskje kan man også benytte skuret til å oppbevare juletrær som skal kastes på nyåret? Pr. idag blåser de jo langt nedover veien før de blir fjernet, og noen juletrær rakes jo bort i mai mnd. 7 / 11
Vanskelig å forhindre nedsnøing av strøkasser med de snømengdene som kom på kort tid i vinter. Vi må regne med å spa dem frem selv. Vi tar med i brief til den som brøyter om å forsøke å skjerme kassene når brøyter. Vurdere å plassere de som er nær postkassene helt inntil. Vi anbefaler ikke å bygge tak over dem da vi ikke tror dette vil løse problemet Forslag fra Anne Grethe Hagemo Sæther, nr. 41 - Brøyting Intern veiene blir ikke skrapet ordentlig ned, og ved mildvær blir det sporete pga for lite skraping. Vi har kjøpt inn brøytepinner, slik at vedkommende som brøyter kan se hvor langt ut han kan gå. Internveien er smal nok fra før, om ikke det i tillegg skal ligge igjen en stor snøkant. Styret lager en mere detaljert brief i forbindelse med inngåelse av avtale om måking/strøing Forslag fra - Anne Grethe Hagemo Sæther, nr. 41 - Trafikksikkerhet Farlige situasjoner oppstår i forbindelse med aking ved nr. 55. Tiltak må iverksettes Styret tilføyer: Svært farlige situasjoner også i forbindelse med aking - fra nr. 104 og nedover i feltet - gjennom lek 3 - fra fotballbane og nedover i feltet Farlige situasjoner oppstår også sommerstid mellom barn og moped, sykkel, bil * Styret skal neste år prioritere tiltak i forhold til å bedre sikkerhet (skilting, informasjon i årsmøte-referat, info på hjemmesiden, endring lek 3, utvidelse av akebakken). 8 / 11
* Foreldre må veilede barn i forhold til farene ved disse aktivitetene. * Alle tar ansvar for å gi info til sokkelbeboere om farlig kjøring. * Alle som har ungdom med moped tar ansvar for å informere dem om risikokjøring. * Styret sender evt. skriftlig info eller advarsel til kjørende med risikoadferd i feltet 8. Planlagte aktiviteter 2007 * Forliksklage mot Systembygg * Overtakelsesforretning med Systembygg * Beising av støygjerde mot Jonsvannsveien * Tømming av kompostbinge og utvidelse/dosering av akebakken * Utbedring av siste fotballnett * Reparasjon av vegg bak basketballkurv * Vårdugnad og andre dugnader etter behov * Ferdigstillelse av sti mot Estenstadmarka * Gjøre avtale for vedlikehold av fellesarealer * Kontakt mot gården vedr. utkjøring/gjesteparkeringsplasser/gangvei + skilting for å hindre farlig gjennomkjøring * Lek 3 - endre * Skilting gjesteparkeringsplasser * Skilting for å få ned farten i feltet feltet * Kontakt mot Trondheim Bydrift + evt. grunneier ved steinbruddet slik at vi får tatt aksjon på uakseptable kjøreforhold i svingen nede på Teslimyr * Rette opp postkassestativ og lysmast ved fotballbane * Reparere ventil i vannkum ved fotballbane (ny splint må anskaffes og monteres) * Hjemmesiden utvikles videre http://fortuna.grendalag.googlepages.com 9. Budsjett og kontingent 2007 Budsjett for 2007 justeres i henhold til vedtakene gjort under saker til behandling på årsmøtet og gjøres opp med underskudd. Kontingent for 2007 er uforandret. 10. Valg 9 / 11
Valgkomitèen har bestått av: Lars Henrik Gjertsen og Gertjan Ettema Følgende fortsetter i styret på valg 2008: Reidun Årdal (nr. 104) Hilde Kristin Fridlund (nr. 51) På valg i 2007: 3 styremedlemmer 1 vara til styret 1 internrevisor 2 representanter til valgkomitè VALGKOMITÈENS INNSTILLING 3 nye styremedlemmer for 2 år: Lars Wichstrøm (nr. 75) Kristian Gridsvåg (nr. 66) Marion Bentjees (nr. 71) 1 vara til styret for 1 år: Sigbjørn Svenes (nr. 43) (fortsetter) 2 medlemmer til valgkomitèen: Gertjan Ettema (nr. 71) (fortsetter) 10 / 11
Lars Henrik Gjertsen (nr. 62) (fortsetter) Internrevisor: Nina Berg (nr. 57) (fortsetter) Styreleder: Reidun Årdal (nr. 104) Fordeling av øvrige posisjoner i styret fastsettes av styret - styret konstituerer seg selv jfr. Vedtektene Valgkomiteens innstilling vedtatt ved akklamasjon 11. Eventuelt -Lyspære til lyskaster ved fotballbane/akebakke finnes hos Kåsbøl (nr 78). Stefan Kåsbøl tar på seg skifte av lyspærer i lyktestolper. Styret kjøper pærer. -Det presiseres at kompostering av hageavfall ikke skal foregå på fellesarealer. Kompostbinge bak fotballbane benyttes til kompost. -Styret v/reidun Årdal ble berømmet for sin innsats med å få opprettet egen hjemmeside for grendalaget KJØR FORSIKTIG DU HAR ANSVAR 11 / 11