INNKALLING til generalforsamling

Transkript

1 INNKALLING til generalforsamling Det kalles herved inn til ordinær generalforsamling i Fæsteråsen Huseierlag torsdag 12. mars 2015 kl. 19:00 i felleslokalet i Skjenbrekken 24. SAKSLISTE: 1. Godkjenning av innkallingen 2. Konstituering (valg av ordstyrer, referent, protokollunderskrifter og tellekorps) 3. Årsberetning... Vedlegg A 4. Revidert regnskap... Vedlegg B 5. Meddelelse av ansvarsfrihet for styret 6. Forslag fra styret: Styrehonorar... Vedlegg C 7. Innkomne saker: (ingen) 8. Budsjett og fastsettelse av innbetaling til dekning av fellesutgifter... Vedlegg D 9. Valg... Vedlegg E Lokalet finner du når du går langs gangveien ned mot Kiwi-butikken. Det er i terrasseblokken før gangbroen, og inngangen til felleslokalet er mellom nr. 22 og 24. Det blir enkel servering. Meddelelse: Generalforsamlingen er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Hvert hus som er representert på generalforsamlingen har én stemme. Medlem kan møte personlig, eller kan ved fullmakt la seg representere av andre. En person kan møte med maksimalt én fullmakt. Medlemmer som har forfalt gjeld til huseierlaget har ikke stemmerett ved generalforsamling. Olsvik, Styret

2 Årsberetning fra styret Styret Styret for perioden har bestått av følgende personer: Leder: Robert Folgerø (180) Kasserer: Arve van der Meeren (166) Sekretær: John Midtun (174) Styremedlem: Synnøve Thue Refsdal (194) Varemedlem: Lars Storemark (168) Varamedlem: Pål Erentsen (158) Siden begge styremedlemmene som stod på valg i fjor ble gjenvalgt, var det ingen endringer av styremedlemmer fra forrige styre til sittende styre. Robert Folgerø ble gjenvalgt som formann. Følgelig var det ikke nødvendig å sende endringsmelding til Brønnøysundregistrene siden der ikke var noen endringer å melde. Robert Folgerø, som har vært formann siden 2010, flyttet fra huseierlaget sommeren Styret valgte da Lars Storemark til å rykke opp fra varamedlem til styremedlem, og som ny formann. Endringsmelding ble sendt til Brønnøysundregistrene, men ble avvist da et varamedlem ikke automatisk kan bli styremedlem selv om et annet styremedlem trekker seg. Vi ble informert om at en slik endring bare kan skje på et ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Styret valgte da å fortsette med kun 3 fungerende styremedlemmer frem til neste ordinære årsmøte. Styret har i perioden avholdt 8 styremøter. Økonomi Huseierlaget har en god økonomi, og innkreving av fellesutgiftene går greit. Vi har hatt noe lavere inntekter enn budsjettert, og det skyldes hovedsakelig at vi ikke har fått den momsrefusjonen vi har søkt om. Av et søknadsbeløp på kr har LS (Lotteri- og stiftelsestilsynet) strøket kr fra søknaden. Sitat fra tildelingsbrevet: «Med begrunnelse i $ 7 sjette ledd (private kostnader) Fæsteråsen Huseierlag: Vi har trukket ut kr fra søknadsbeløpet. Gjelder kostnader til gatelys, veivedlikehold, pumper, skadedyrbekjempelse, postkasser og kabelanlegg.» Vi satt da igjen med et søknadsbeløp på kr. 520, og etter avkortning og fratrekk av adm. gebyr fikk vi utbetalt kr Vi har klaget på dette vedtaket, men klagen er avvist av LS. Avgjørelsen er oversendt klageinstansen, Lotterinemda, for endelig avgjørelse. På utgiftssiden har vi samlet sett holdt oss godt under budsjettet. Dette skyldes i hovedsak at vi har budsjettert utgifter til tømming av sandfangkummer, samt reparasjon av asfalt nederst i bakken. Sandfangkummene kommer i stedet i 2015-regnskapet, og asfalt-problemet fikset seg selv etter at BKK har gravd ned fiberkabel oppover Fæsteråsen og lagt ny asfalt etter seg. På prosjektet med nye postkassestativ har vi overskredet budsjettet med vel kr , men Årsberetning Side 1 Fæsteråsen Huseierlag

3 dette anså styret som nødvendig for å få fullført et prosjekt som har vært i løypen i flere år, og med et litt for optimistisk budsjett. Sluttresultatet havnet på ca. kr bedre enn budsjettert. Se regnskapet for detaljer. Dugnad Også i år var det god oppslutning på vårdugnaden som ble gjennomført 26. april. Som vanlig ble felles bedene beplantet og gatene ryddet, kostet og spylt. Lys langs gangstien Der er feil på en lampe langs gangstien forbi fotballbanen. Styret har koblet ifra lampen som ikke fungerer, da denne lager kortslutning og får sikringen til å ryke. Lampen bør enten repareres eller skiftes. Brøyting Avtalen med Boge Nilsen er videreført for vinteren 2014/2015. Pumpehus Vi har montert en stikkontakt i bosshuset, da det dukket opp et behov for denne ved grunnarbeidet til postkassestativene. Vi har videre snakket om å montere automatikk som tenner lyset ved bevegelse, samt å montere utelys. Dette tas med i budsjettforslaget Pumpehus Styret gjennomfører som tidligere et visuelt ettersyn og manuell omkobling av startpumpe hver måned. Ingen problemer har oppstått i denne styreperioden. Skadedyrkontroll Styret har fulgt opp beslutningen fra generalforsamlingen når det gjelder å videreføre avtale med Agila Vest AS om skadedyrkontroll mot rotter og mus. Det har også i år vært mye aktivitet i åtekassene. Styret har også utvidet avtalen med flere åtekasser plassert i avløpskummer. Dette etter at en huseier gjentagende ganger har hatt problemer med rotter i avløpsrør på badet, og påfølgende pålegg fra forsikringsselskap om å iverksette tiltak. Tiltak i avløpskummer er noe som gagner alle huseiere, og noe styret mente var et felles ansvar, ikke bare en enkelt huseiers ansvar. Derfor har styret vurdert det som riktig å utvide denne avtalen. Postkassestativ De nye flotte postkassestativene er endelig kommet på plass. Stormen Nina har testet de, og de står fortsatt fjellstøtt. Sandfangkummer Alle sandfangkummene vart tømt i uke 5/2015 av VITEK. Årsberetning Side 2 Fæsteråsen Huseierlag

4

5

6 NOTER til regnskapet 2014 Note 1 - Vedlikehold annet: Gjelder nye postkassestativer og postkasser. Postkassestativ ,00 Beis 1 529,46 Postkasseskilt 408,00 Grunnarbeid og montering, inkl. materiell ,67 SUM ,13 Note 3 - Diverse utgifter: VELforbundet 740,00 Årsavgift Frivillighetsregisteret 135,00 Generalforsamling: Leie av lokale 1 000,00 Generalforsamling: Kaffe, brus og tebrød 318,40 Vårdugnad: Hotdog, brus og is 1 169,58 Webhotell 12 mnd. + Domenenavn 'huseierlaget.no' 265,00 SUM 3 627,98

7

8 Vedlegg C Forslag fra styret: Styrehonorar Noen av rollene i styret innebærer både mer ansvar og arbeid enn andre roller. For dette foreslår styret at det innføres styrehonorar for leder og kasserer. Honoraret foreslås å være: Kr per år for styrets leder Kr per år for styrets kasserer Med et år menes fra valget i mars til neste mars (nytt valg). Utbetalingen anbefales som en engangsutbetaling i desember hvert år. -Styret-

9 Budsjett 2015 for Fæsteråsen Huseierlag Styrets budsjettforslag til generalforsamlingen INNTEKTER Innbetaling for fellesutgifter < Kr per hus for (Kr i januar Kr i juni) Innbetaling for kabelanlegg Fra FHH for pumpehus < FHH sin andel av strøm til pumpehus Momsrefusjon Andre inntekter Renteinntekt Sum inntekter: KOSTNADER Styrehonorar Strøm Vintervedlikehold (Brøyting mm) Vedlikehold Bosshus < Rep. dør Automatikk på lys inne Utelys Vedlikehold Pumpehus Vedlikehold Lekeplasser Vedlikehold Ballbane Vedlikehold Grøntareal Vedlikehold Vei og avløp < Slamsuging Noe asfaltreparasjoner Ny lampesokkel Vedlikehold Annet Skadedyrbekjempelse Rekvisita Forsikring Kabelanlegg (TV / internett) Diverse < Generalforsamling Dugnad Velforbundet Web Br.reg Tap på fordringer Bankgebyr 100 Til styrets disposisjon Sum kostnader: RESULTAT: ,00 Med dette budsjettet reduseres egenkapitalen fra ca. kr til

10 Vedlegg E Valg Innstilling fra valgkomiteen til generalforsamlingen den i Fæsteråsen Huseierlag: Styremedlem: Roar Nygaard (180) Styremedlem: Kristine Neteland (128) Styremedlem: Øyvind Mikkelsen (208) Styremedlem: Arve van der Meeren (166) På valg for 2 år På valg for 2 år På valg for 1 år Ikke på valg (har 1 år igjen) Varamedlem: Birgitte-Elise Grinde Emken (116) På valg for 2 år Varamedlem: Pål Erenstsen (158) Ikke på valg (har 1 år igjen) Revisor: Svein Erik Moi (186) På valg for 1 år Revisor: Grethe Nesse (148) På valg for 1 år Hilsen valgkomiteen Gerhard Malkenes Styret foreslår følgende til ny valgkomite: Valgkomité: Lars Storemark (168) På valg for 1 år Valgkomité: Synnøve Thue Refsdal (194) På valg for 1 år

11 Fullmakt Jeg,, eier av Fæsteråsen nr. (huseiers navn med blokkbokstaver) gir herved (navn med blokkbokstaver) (adresse) fullmakt til å opptre og stemme på mine vegne på generalforsamlingen i Fæsteråsen Huseierlag, torsdag 12. mars (sted og dato) (signatur huseier)

12

13