ÅRSBERETNING 2015 FOR MIDTUNHAUGEN VELFORENING Tirsdag kl Sted: Midtun Barnehage (Midtunhaugen 179)

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2015 FOR MIDTUNHAUGEN VELFORENING Tirsdag kl Sted: Midtun Barnehage (Midtunhaugen 179) Dagsorden: Vedlegg: 1. Åpning av møtet med valg av referent og ordstyrer 2. Godkjenning av årsmøteinnkalling 3. Årsberetning 4. Regnskap og revisjon 5. Innkomne saker 6. Fastsettelse av kontingent 7. Godkjenning av budsjett Valg av styre, revisorer og ny valgkomité Regnskap 2015 og budsjett 2016 Revisorberetning 2015 Vedtekter for Midtunhaugen Velforening Kart over område for Midtunhaugen Velforening

2 1. Velforeningens virksomhet Velforeningen holder til i Bergen kommune (Fana bydel). Velforeningen omfatter 124 boenheter. Midtunhaugen Velforening ble etablert i 1990 for å stå som eier av fellesarealer, samt ivareta medlemmenes interesser i forhold til opparbeiding, vedlikehold og disponering av disse. Vi benytter BOB som forretningsfører og vår adresse er: Midtunhaugen Velforening v/ BOB Postboks BERGEN 1.1 Bomiljø/sosiale aktiviteter/dugnadsarbeid Det har vært arrangert vårdugnad og høstdugnad. 1.2 Forhold som har inntrådt etter regnskapsårets utløp Det har ikke inntrådt vesentlige forhold etter regnskapsårets utløp som påvirker vedlagte årsregnskap. 1.3 Forutsetning om fortsatt drift Styret bekrefter at forutsetninger for fortsatt drift av velforeningen er lagt til grunn ved utarbeidelsen av årsregnskapet. 1.4 Arbeidsmiljø og likestilling Velforeningen har ingen ansatte. Styret har i 2015 ikke mottatt lønn eller gaver. I 2015 bestod styret av 2 kvinner og 3 menn. 2. Styret og styrets arbeid 2.1 Styrets sammensetning Styret i Midtunhaugen Velforening har bestått av følgende personer: Alexander Bargård Nr. 149, leder På valg Erik Jespersen Nr. 55, nestleder Ett år igjen Maren Lerøen Nr. 41, kasserer På valg Anders Karlsen Nr. 110, sekretær Ett år igjen Vita Heine Nr. 121 På valg Varamedlemmer til styret og valgkomité: Andre Midtun Nr. 170 Viggo Krüger Nr. 151 Revisorer: Ørjan Karlsen Nr

3 2.2 Møtevirksomhet Siden forrige årsmøte har styret avholdt 7 møter. Styret har arrangert både vårdugnad og høstdugnad i Styret har hatt god kontakt med forretningsføreren BOB om den daglige drift av velforeningen. 2.3 Saker som har vært behandlet Tilsvar til reguleringsplan som omhandler nytt næringsbygg på adressen Midtunhaugen 10 Som kjent ønsker eierne av ZR-bygget å utvide ved å bygge nytt nærings-/kontorbygg syd for eksisterende bygning. Dette medfører et inngrep som styret ikke anser ønskelig, og vi har uttrykt vår mening i tilsvaret som vi har lagt ut på nettsidene Reklamasjon Jersin Enkelte beboere har hevdet at Jersin ikke har gjort en tilfredsstillende jobb når det gjelder bossoppstillingsplassen, som han fikk i oppdrag å utbedre. Det ble på forrige årsmøtet ytret ønske om reklamasjon. Jersin har blitt konaktet angående dette, han skal komme og se på problemet. Parkering i krysset som går opp til nr Styret oppfordrer beboerne til ikke å parkere i svingen på grunn av trafikksikkerhet. Rotter Det ble observert rotter i øvre del av Velforeningen ( ), men disse er kun observert i april 2015, det ble hentet inn flere tilbud om utryddelse. Melder ble kontaktet om sommeren, og hadde ikke hatt flere observasjoner av rotter. Styret har derfor ikke foretatt noe mer i saken. Nettarkiv Styret disponerer et nettarkiv for å sikre at dokumentasjon fra styrets arbeid tas vare på. Siden forrige årsmøte er nettarkivet hos one.com avviklet og ny "nettsky" ligger nå hos RushFiles.com. Det er fremdeles one.com som er leverandør av velforeningens hjemmeside, Dugnad Vårdugnaden ble avholdt lørdag 9 mai. Vi hadde avtalt leveranse av bark i forkant, og denne ble fordelt utover bedene i felt C. Ellers ble det kostet og ryddet vekk grus/sand langs veien. Høstdugnaden ble også avholdt lørdag 3 oktober. Til denne dugnaden ble det bestilt en større container for hageavfall, da vi beskjærte en del trær i grøntområde ved Ufo-dissen. Vi hadde også i 2015 ordningen med at de som av ulike årsaker ikke kan delta på dugnaden, i stedet kan betale inn kr. 200,-. Styret vil fortsette arbeidet med hvordan dugnadene organiseres best mulig. Fokusområder vil bl.a. være å få flest mulig til å delta, tydeliggjøre hvilke oppgaver som står på agendaen under dugnaden, videreføring av det sosiale arrangementet og bedre kommunikasjon av den frivillige, fleksible ordningen med at de som ikke kan møte kan betale for sitt fravær. 3

4 Vedlikehold av grøntområder Gressklipp ble satt bort til Natland Hage og Anlegg AS, og styret har stort sett vært fornøyd med deres arbeid. Til forskjell fra året før, ble det ble inngått avtale om også å klippe på et område ned mot husrekken På dette området var det plantet en del busker som dessverre ble skadet under arbeidet med gressklipp. Vi har hatt Natland hage på befaring etter at vi reklamerte på dette. De beklaget at dette var skjedd, og skulle være nøye med at lignende ikke skjedde på nytt. De kunne også plante ut noe som erstatning. Dette følger vi opp nå til våren. Styret tar sikte på å få til en beplantningsmodell som er lett å vedlikeholde. Vi gjør oppmerksom på at ingen må plante ut på felles områder uten at dette er klarert med styret, da dette kan endre forutsetningene for de avtalene som gjøres. I forbindelse med dugnad ble det kjøpt inn en del dekkbark. Barken ble fordelt der behovet for påfyll var størst. Styret hadde hjelp av to kyndige beboere som gikk gjennom hele området med oss før dugnaden, slik at vi kunne bli bedre kjent med behovet for beskjæring, bark og annet. Der ble også bestilt inn container i forbindelse med beskjæring av trær ved nedre lekeplass. Anleggsgartner Jersin fikk etter dugnaden i oppdrag å beskjære en del hekker/busker som hadde behov for vedlikehold. Samlet var vi fornøyd med resultatet etter dette. Brøyting Vinteren 2015/2016 har det falt lite snø. Men det har vært kaldt og det har vært nødvendig med salting, det har derfor vært høye kostnader ifm. salting så langt i Det har vært god dialog med Oddvar Jersin angående behov for brøyting. Styret er godt fornøyd med jobben som Jersin har gjort. 2.4 Saker under arbeid og planlegging Hull i asfalten ved innkjørsel til nedre lekeplass Det er observert store hull i innkjørselen til parkeringsplassen foran nedre lekeplass ved nr mfl. Det er også diverse hull i asfalten i velforeningens områder som har behov for utbedring. Trafikksikkerhet langs fortau og opp mot barnehagen Det forrige styret jobbet med å få kommunen til å gjøre noe med trafikksikkerheten til de gående på fortauet opp mot barnehagen. Dette arbeidet ønsker styret å fortsette med i Problemet dreier seg om mye trafikk til og fra barnehagen og biler som kjører på fortauet for å passere biler som kommer i mot. Fortauskanten er svært lav og innbyr således til bruk av kjøretøy. Dette ønsker vi å utbedre. Beboerne oppfordres til å ikke parkere i svingen opp mot bakketoppen. Vedlikeholdstjenester på anbud Styret ønsker å utlyse våre behov for vedlikeholdstjenester på anbud. Dette gjelder tjenester som brøyting, salting, beskjæring av hekker og busker samt plenklipping. Ved å samle disse tjenestene hos en leverandør, er håpet å oppnå en gunstigere pris enn pr. idag. 4

5 3. Velforeningens drift og økonomi 3.1 Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen for velforeningen er i henhold til kontrakt utført av Bergen og Omegn Boligbyggelag. Midtunhaugen Velforening har hatt kun interne revisorer i Kostnad for forretningsførsel og revisjon beløp seg til kr , Velforeningens eiendomsmasse og forsikring Av materielle eiendeler eier Velforeningen per dags dato en gressklipper, en kantklipper og noen hageredskaper som blir brukt til dugnad. Velforeningen har ikke en fast plass å oppbevare dette. I 2015 har eiendelene blitt oppbevart hos styret. Velforeningen har forsikring hos If Skadeforsikring. Forsikringen gjelder 2 lekeplasser. Årspremien er kr , Økonomi Kommentarer til resultatregnskapet for 2015 Regnskapet ble oppgjort med et underskudd på kr. 781,-. Det er styrets vurdering at årsregnskapet viser et rettvisende bilde av resultat og stilling pr. 31. desember Årets endring i de disponible midlene ble negativ med kr. 781,-. De disponible midlene er på kr ,-. 4. Pågående saker/annet Kjøp av tjenester hos BOB Vår forretningsfører BOB tilbyr også tjenester som «tilsyn og kontroll av eiendommer og utomhusanlegg, kosting, spyling, bosshåndtering, vedlikehold av grøntanlegg, beskjæring, plenklipping, snømåking, salting, lysrunder, smøring av låser, ventilasjon, fyranlegg, takinspeksjon, osv.». I 2015 har vi ikke kjøpt noen av tjenestene hos BOB siden i allerede har en avtale med Jersin og Natland Hage. Grøntområde ved nedre lekeplass Det har kommet inn forslag om å legge duk/bark på en jordvoll mot husrekke under rododendroner og andre busker. Det ble gjort tiltak i 2010, men er nå overgrodd med ugress. Denne har kommet inn tett mot årsmøtet 2016, og styret har ikke har mulighet til å utføre befaring av problemet. 5

6 5. Kontingent I 2014 ble kontingenten økt til kr ,-. Styret ønsker å øke denne til 2400,- på bakgrunn av økte utgifter i form av vedlikehold, brøyting og en generell økning i pris- og lønnsutvikling i samfunnet. Styrets innstilling er å øke kontingenten for 2016 til 2400,-. 6. Budsjett Budsjettoppstillingen kan sees sammen med regnskapet som følger, vedlagt. Inntektssiden vår består hovedsakelig av kontingenter fra 124 boenheter. I tillegg får vi innbetalt penger fra de som ikke har anledning til å delta på dugnad. Den største utgiftsposten er fortsatt brøyting (kr ,-). Styret har ikke mottatt noen saker for 2016, men det er fortsatt behov for asfaltering enkelte steder, og styret vil sette av midler til dette. Styret er opptatt av at Velforeningen i de løpet av de nærmeste årene opparbeider seg disponible midler som gjør at vi er i stand til å tåle en veldig kald vinter med mye brøyting. 6

7 7. Valg av nytt styre Valgkomiteen har følgende innstilling til valg av styret for 2016: Styremedlemmer ikke på valg: Erik Jespersen Nr. 55 Ett år igjen Anders Linde Karlsen Nr. 110 Ett år igjen Nye styremedlemmer: Karianne Kojen Andersen Nr. 164 Nye varamedlemmer og valgkomité: Alexander Bargård Nr. 149 Vita Heine Nr. 121 Revisorer: Ørjan Karlsen Nr. 198 (gjenvalg) Bergen, 5. april 2016 Alexander Bargård Erik Jespersen Anders Linde Karlsen Vita Heine Maren Lerøen 7