MIDTUNHAUGEN VELFORENING. Tirsdag kl Sted: Midtun Barnehage (Midtunhaugen 179)

Transkript

1 MIDTUNHAUGEN VELFORENING Tirsdag kl Sted: Midtun Barnehage (Midtunhaugen 179) Dagsorden: Vedlegg: 1. Åpning av møtet med valg av referent og ordstyrer 2. Godkjenning av årsmøteinnkalling 3. Årsberetning 4. Regnskap og revisjon 5. Innkomne saker 6. Fastsettelse av kontingent 7. Budsjett 8. Valg av styre, revisorer og ny valgkomié Årsberetning Regnskap 2012 Revisorberetning 2012 Innkomne saker med styrets innstilling Kontingent for 2013 Budsjett 2013 Kandidater til nytt styre, revisorer og valgkomité Vedtekter for Midtunhaugen Velforening Kart over område for Midtunhaugen Velforening Styret i Midtunhaugen Velforening har bestått av følgende personer: Torstein Raknes, Midtunhaugen 158, leder På valg i 2013 Vita Heine, Midtunhaugen 121, nestleder Ett år igjen i 2013 Lillian Teige, Midtunhaugen 133, kasserer På valg i 2013 Hanne Fromreide, Midtunhaugen 248, sekretær På valg i 2013 Bente Grønn-Nielsen, Midtunhaugen 118 Ett år igjen i 2013 Viggo Krüger, Midtunhaugen 151 Ett år igjen i 2013 Varamedlemmer til styret: Mette H. Monsen, Midtunhaugen 110 Trond Havelin, Midtunhaugen 122

2 Liv Sverdrup, Midtunhaugen 200 Revisorer: Ørjan Karlsen, Midtunhaugen 198 Stein Roar Helle, Midtunhaugen 250 Valgkomité: Mette H. Monsen Trond Havelin Liv Sverdrup Styret har i 2012 organisert seg i to underutvalg som har vært ansvarlige for henholdsvis grøntareal og vei. Hensikten har vært at gruppene setter seg inn i eksisterende forhold, fremtidige løsninger og aktuelle problemstillinger på områdene, for å arbeide frem løsninger til det beste for området og beboerne. Grøntgruppen: Lillian Teige Bente Grønn-Nielsen Viggo Krüger Veigruppen: Vita Heine Hanne Fromreide Torstein Raknes Hanne Fromreide hadde fødselspermisjon fra , og Mette Herstein Monsen var varamedlem for henne frem til Styret har hatt 10 styremøter og behandlet 45 saker, og arrangert to dugnader siden sist årsmøte tirsdag I tillegg har Grøntgruppen og Veigruppen hatt flere separate samlinger. Saker styret har jobbet med i 2012: Vedlikehold av grøntområder På årsmøtet 2012 ble det bevilget kr til felling av trær i forlengelsen av rekken , og dette arbeidet ble utført i juni. I etterkant av det har beboerne i nr 206 og 208 gjort et stort arbeid med ytterligere trefelling og kutting av hekker, og området fremstår nå rydding og fint. Bed N ved den store parkeringsplassen er blitt renovert og beplantet med lave rhododendron og krypplanter. Det er også beskåret kraftig i rhododendronen ved utkjørsel mellom L og K og det har bedret sikten, kanskje må ytterligere beskjæring gjøres her. På bakgrunn av henvendelser til veigruppen om fortsatt dårlig sikt nedenfor rekke 33-45, ble det utført beskjæring av buskvekster i dette feltet. Arbeidet ble påbegynt i 2011, og vil også fremover være et kontinuerlig fokusområde for å sikre at vi overholder Statens Vegvesen sine frisiktsregler. Det har kommet mange henvendelser til styret om at trafikksikkerhet må vektlegges, og spesielt ble det tatt opp at hekker og trær i svingen medførte dårlig oversikt. I oktober leide vi derfor inn Nærnes skog og hage som kuttet og ryddet i 2 dager.

3 Ekstern rydding og kutting er utført for til sammen kr ,00, og det er innkjøpt planter for kr ,-. Vi vil gjerne fortsette å oppfordre alle til å holde et øye med vegetasjonen rundt om i hagene! Det skal lite til før busker og hekker vokser og blir til sjenanse for naboer. Spesielt gjelder dette ut mot fortau/vei. Vedlikehold dugnad Det har i år vært avholdt 2 fellesdugnader. Den første i mai var en flott dag med mange folk ute, og vi fikk gjort mye! Høstdugnaden var vel årets våteste dag, - den bokstavelig talt regnet bort! Likevel var noen få ute, og det ble kuttet en del trær langs veien og ryddet i bed, og det ble også utført arbeid i etterkant. Det kom grus til veiskulder nedenfor nr 129 og nedover veien på venstre side, og den ble lagt ut. Den har siden pakket seg bra, men med alt regnet som har vært i år er det umulig å unngå at en del renner bort. Styret ser derfor at en ny omgang med påfylling vil være nødvendig og foreslår at det gjentas våren Til samme dugnadsdag var det levert et lass med bark, og den ble lagt utover. Vi ser at et tykkere lag bark vil spare oss for mye luking, og foreslår at det også bestilles mer bark til våren. Videre ble det foretatt en del opprensking og kutting av trær og hekker denne dagen, noe som alltid behøves. I forkant av dugnadsdagen hadde vi inne befaring av våre grøntområder fra BOB's vedlikeholdsavdeling. De var siden tilbake og utførte klipping av hekker og busker. De ga oss en tilbakemelding på området, og det gjennomgående var at vi måtte holde det enkelt, satse på mest mulig "vedlikeholdsfrie" beplantinger, ikke for mange forskjellige planter, og ikke oppfatte dette som en hage, da grøntkompetansen til medlemmene vil være høyst forskjellig. På årsmøtet kom det et benkeforslag om at de som ikke hadde anledning til å møte på dugnad kunne betale et beløp på kr Det har i år blitt innbetalt kr til denne kontoen, og de vil inngå i det videre arbeidet med å vedlikeholde fellesområdene. I tillegg har mange av områdets beboere trådt til med små og store oppgaver - med eller uten dugnadspenger, og dette setter vi stor pris på. Styret takker varmt for all hjelp til å få vårt område til å se ryddig og fint ut! Eiendomsmeglere forteller oss at et velstelt fellesområde har utrolig mye å si når det kommer til visning og senere salg, - også noe å tenke på hvis den situasjonen skulle være aktuell. Samtidig er vi svært takknemlige for innspill og ideer som angår området. Det ønsker vi oss mye mer av, for det er de som bor i området som kjenner behovene best. På årsmøtet 2011 gikk vi innfor en prøveordning med dugnadspenger. Det har fortsatt også i år, men det er ikke benyttet i samme grad. Til sammen er det i år utbetalt kr 720,- til medlemmer som har arbeidet i sitt nærområde. Dette året har også slåing av gress vært gjort på dugnad, og det er utbetalt kr 5.945,- til dette. Det er i perioden kjøpt inn ny slåmaskin, og vi har også kantklipper. Dessverre har det vært en regnfull sommer, og det er kommet noen kommentarer om at arbeidet kom for sent i gang. Det er heller ikke full enighet om hvor man skal slå og hvor mye som er nødvendig å gjøre, så det har ikke vært enkelt å være slåttekar, og det er i Post 2 i budsjettet lagt inn penger som kan muliggjøre ekstern hjelp. Innhenting av tilbud og vurdering av behov vil bli foretatt av det nye styret. Eiendomskatt fellesareal/garasjeanlegg Styret har i flere år arbeidet med å avklare eiendomskatt på garasjeanlegg på Midtunhaugen. Dette er fordi det er kompliserte eiendomsforhold for flere av

4 garasjeanleggene. Noe er eiet av kommunen, Nydal eier en god del, og det er private garasjelag. Det betales for tiden ikke eiendomsskatt i Bergen, og styret har i denne perioden ikke prioritert å arbeide videre med denne saken. Underlag Ufo-disse nedre lekeplass Det ble på årsmøtet 2012 bevilget kr ,- til å legge ned matter under UFOdissen. Etter innhenting av tilbud er prisen kr ,-. Selv med iherdig innsats lykkes det ikke å få et bedre tilbud. Styret vil arbeide videre med saken i 2013, og innstilling vil komme under forslag. Vei- og trafikksikringstiltak. På årsmøtet 2012 ble det besluttet at «Styret skal lage et detaljert forslag på parkeringsforholdene og trafikksikringstiltak i hele området til neste årsmøte». Dette arbeidet viser seg å være komplisert og er forbundet med sterke følelser for beboere som blir berørt på ulike måter. Vår Velforening omhandler 125 boenheter fra småbarnsfamilier, enslige og eldre med ulike behov. Å disponere fullt ut rettferdig et område som tilfredsstiller alle behov i ulike livsfaser for alle er en utfordring for styret. Det ville vært til stor hjelp om vi hadde hatt personer i styret med kompetanse og kjennskap til kommunale bestemmelser og planer. Det viser seg at det er vanskelig og tidkrevende å få klarlagt eier og disponeringsrett. Dette er årsaken til at arbeidet ikke er sluttført Vi har vært i kontakt med kommunen ved flere anledninger, og blant annet fått merket av den første fartsdumpen. Ifølge kommunen er det kun første fartsdumpe som merkes der det er 30 km. fartsgrense. Det er også problem med parkering i svingen fra felt E og oppover. Sikten er dårlig i svingen. Vi har foretatt ekstra beskjæring av buskevekster her. Trafikken er tidvis relativt stor, og biler tar i bruk fortauet for å komme fort frem. Barn og fotgjengere føler seg utrygg selv på fortauet her. Kommunen har lovet å komme og vurdere trafikkforholdene i svingen. Parkering på stikkveier og gatetun, og kjøring på fortau. Styret har også i år fått klager fra beboerne om parkering på gatetun og stikkveier slik vi fikk i Problemene har ikke blitt mindre i Risiko for farlige situasjoner i forhold til gående og spesielt barn, samt at utrykningskjøretøy kan få problem med å komme frem. Med Bergen kommune sin bilnorm er det lagt opp til 1,25 biler per husstand. Vi har nok langt flere biler enn det. I tillegg er det en del firmabiler i området som også trenger parkeringsplass. Styret har arbeidet med status for stikkveier som er regulert som gangveier. Styret har fått tilbakemelding fra kommunen om at dette er Velforeningen sin oppgave å avgjøre tillat kjøring.vår generelle oppfatning er at beboere kan kjøre til sine boenheter, men at man viser hensyn til sine naboer og utviser stor forsiktighet. Styret oppfordrer alle som har garasjeplass til bilene om å bruke garasjene i størst mulig grad for å redusere parkering langs vegen. I tillegg er det flere beboere som har benyttet egen hage og opparbeidet egen parkeringsplass. Det er det en del firmabiler som også legger beslag på parkering langs vegen. Styret oppfordrer de som har mulighet til å redusere belastningen på parkeringskapasiteten langs vegen. Regnskap og budsjett

5 På årsmøtet for 2012 ble det vedtatt å overføre regnskapet til BOB, som nå er vår forretningsfører. Umiddelbart etter årsmøtet ble regnskap og budsjett overført til BOB. Grunnet sent avholdt årsmøte og overgang til BOB, som ikke startet utbetalinger for oss før i mai, oppstod det våren 2012 et likviditetsproblem. Denne situasjonen gjorde nok sitt til at styret ble ekstra oppmerksom på viktigheten av å ha likvide midler. På noen felt kan styret kanskje derfor ha vært noe tilbakeholdne dette året, men det bunner i et sterkt ønske om muligheten til å kunne opparbeide et reservefond til å ha i påkommende tilfeller. Innkomne forslag 1. Underlag UFO dissen På årsmøtet i 2012 ble det bevilget kr til innkjøp og montering av underlag til ufo-disse. Dette beløpet står ubrukt. Det viste seg at kostnad på matter inkludert legging var i 2012 på kr ,- Styret innstiller at det bevilges en tilleggsbevilgning på kr ,- for å få fullført arbeidet. 2. Utstyrsbod til redskap og utstyr Velforeningen har utstyr som bl.a. plenklipper og kantklipper som til nå er plassert i garasjer som styremedlemmene disponerer. Styret foreslår at det arbeides for å få en permanent bod på 7-8 m2 med plass til redskaper og utstyr. Kostnader for en «lettbod» er rundt kr utenom grunnarbeide. En plassering kan være på område C som velforeningen disponerer. Styret innstiller på at det jobbes videre for å få bygget en redskapsbod i området C. Styret innstiller på å sette av kr ,- 3. Kontingent Kontingenten ble hevet i 2012 til kr ,- pr. husstand. Styrets innstilling er at kontingenten forblir uendret i Vedtektsendring I vedtektene til Velforeningen er det bestemt at to personer skal revidere regnskapet. I og med at det nå er BOB som fører regnskapet er det ikke krav til revisor for vårt regnskap. Styret har drøftet dette, og for regnskapet 2012 er det foretatt en bilagskontroll. Styret innstiller på følgende vedtektsendring: Styrets regnskap revideres av to interne revisorer som velges av årsmøtet for 2 år. Ved ekstern regnskapsførsel skal interne revisorer kun gjennomføre bilagskontroll.

6 5. Budsjett Valg av nytt styre Valgkomiteen har følgende innstilling til valg av styret for 2013: Styremedlemmer ikke på valg: Bente Grønn-Nielsen Nr år igjen Nr år igjen Vita Heine Nr år igjen Nye styremedlemmer: Andrè Midtun Nr. 170 Nye varamedlemmer: Hanne Fromreide Nr. 248 Torstein Raknes Nr.158 Lillian Teige Nr.133 Revisorer: Ørjan Karlsen Stein Roar Helle Nr år (gjenvalg) Nr. 250 (gjenvalg) Trer ut av styret/valgkomité: Hanne Fromreide Nr. 248 Torstein Raknes Nr.158 Lillian Teige Nr.133