Engerjordet sameie og vel Årsmøte 23. april 2013 SAKER TIL ÅRSMØTET

Transkript

1 SAKER TIL ÅRSMØTET SAK 1 ÅRSBERETNING STYRE OG KOMITEER BOMILJØ OG SIKKERHET REGNSKAP OG SAMEIEAVGIFT... 3 SAK 2 REGNSKAP 2012, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT REGNSKAP OG BUDSJETT REVISJONSBERETNING MERKNADER TIL REGNSKAP 2012 OG BUDSJETT SAK 3 VALG AV STYRE OG KOMITEER... 5 SAK 4 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR... 6 SAK 5 INNKOMNE SAKER

2 SAK 1 ÅRSBERETNING 1.1 Styre og komiteer Det har vært en styreperiode siden forrige årsmøte. Styret har bestått av: Martin Westersø, nr 71, formann (på valg) Jan Brække, nr 144 (ikke på valg) Steinar Hermansen, nr 152 (på valg) Arild Solum, nr 54 (ikke på valg) Stener Døhlen, nr 96, styremedlem og kasserer (ikke på valg) Allan Andreassen, nr 150, varamedlem (ikke på valg) Kristin Fossheim, nr 43, varamedlem (ikke på valg) Det har vært avholdt fire styremøter i perioden. Valgkomiteen har bestått av: Kristin Kjølberg, nr 54 (på valg) Trine Roald, nr 116 (ikke på valg) Grendemiljøkomiteen har bestått av: Familien Wold/Jenssen, nr 45 Familien Notland/Salbuvik, nr Bomiljø og sikkerhet Grendemiljøkomiteen Komiteen gjør fortsatt en stor innsats for trivselen på Engerjordet. Den har blant annet stått for dugnader og julegrantenning. Styret takker for innsatsen Trafikksikkerhet Styret mottar stadig henvendelser om trafikksikkerheten på Engerjordet. Styret vil fortsatt understreke det ansvaret hver enkelt av oss har for trafikksikkerheten på Engerjordet. Kjør forsiktig, og be andre om å gjøre det samme. 20 km/t er mer enn fort nok når barn kan være ute på veiene. Også i 2012 har styret arbeidet for å få etablert en bom i Halvorsens vei i samarbeid med Blommenholm vel og FAU ved Blommenholm skole. Bommen er nå etablert Parkering Styret minner om den kommunale reguleringsplanen for Engerjordet omfatter bestemmelser om parkering. Bestemmelsene innebærer at beboernes biler skal parkeres i eller foran egen garasje der denne ikke fungerer som snuplass, på parkeringsplassene ved lekeplassen eller på sørsiden av øvre del av hovedveien. Gjesteparkering er regulert ved at hver leilighet har en halv gjesteparkeringsplass og ved at besøkende biler skal parkeres i egen stikkvei eller på egen tomt. Det er ikke tillat å sette tilhengere på felles parkeringsplasser. Tilhengere må være plassert i garasje eller på egen tomt. Det er heller ikke tillatt å hensette avskiltede biler på parkeringsplassene

3 1.2.4 Brøyting og strøing Dette arbeidet er også denne sesongen utført av Asker og Bærum Traktorservice AS. Kontrakten vil bli fornyet Vedlikehold av fellesarealene I 2012 ble det utført ordinært vedlikehold av fellesarealene. Det ble også fjernet noen trær på sameiets eiendom og foretatt beskjæring av trær og busker foran lyktestolper Lekeplassen Firmaet CH Prosjekt bidrar med regelmessige tilstands- og sikkerhetsvurderinger og dokumentert informasjon om det enkelte lekeapparat. Ordningen vil bli videreført Containerordningen Det er blitt ordnet med containere vår- og høstrydding samt juletrær. Styret minner om betydningen av å sortere og komprimere avfallet, slik at vi unngår tilleggskostnader. Vi minner også om at det er forbudt å kaste hageavfall i Gryta og i skogen innenfor Renovasjon Også i 2012 har det vært tilfeller hvor søppel ikke har blitt hentet i stikkveiene på grunn av parkering. Styret har hatt møter med de beboerne i de aktuelle stikkveiene for å finne løsninger, men minner om at beboerne selv har ansvaret for å parkere på en slik måte at renovasjon kan bli utført Forsikringsordningen Vår felles forsikringspolise gjelder alle boliger på Engerjordet. I 2006 ble polisen utvidet til å dekke alle tilbygg i tillegg til alle garasjer og utvidete verandaer. Samtidig ble polisens spesifikasjoner om boligstandard fjernet til fordel for en generell klausul som innebærer at dekningen gjelder uansett standard. Polisen er lagt ut på sameiets nettsider. Forsikringspremien har i 2012 hatt en vesentlig økning. Det vil i 2013 bli arbeidet med tilbud på ny forsikring. I den forbindelse vil det kunne bli aktuelt med differensiert premie basert på boligens størrelse, se også punkt Setningstiltak, overvann, vann og avløp Styret mottar fortsatt henvendelser om dreneringskummene i stikkveiene. Disse er stort sett synkekummer, som drenerer vannet ned i grunnen, og som ikke er tilknyttet noe rørsystem. Kummene må regelmessig tømmes for slam og grus, og dette er å anse som en felles oppgave for beboerne i stikkveiene og ikke for hele sameiet. 1.3 Regnskap og sameieavgift Styremedlem og kasserer Stener Døhlen har ivaretatt regnskapsfunksjonene med innleiet bistand fra Geir Dotzler

4 SAK 2 REGNSKAP 2012, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT Regnskap og budsjett Oversikten viser regnskap for 2012 sammenholdt med budsjett. Her er også vist regnskap for 2011 til sammenligning og forslag til budsjett for

5 2.2 Revisjonsberetning Revisjonsberetningen vil bli omdelt under årsmøtet. 2.3 Merknader til regnskap 2012 og budsjett 2013 Regnskapet for 2012 viser et overskudd på kr før disponeringer. I det følgende gis nærmere kommentarer til enkelte poster i regnskap og budsjett: 1. Sameieavgiften holdes uendret på kr I forbindelse med evt. ny forsikring kan det bli aktuelt med differensiert premie per husstand basert på boligens størrelse. Sameieavgiften vil i så fall bli endret i tråd med en slik endring, med mål om at den gjennomsnittlige sameieavgiften holdes uendret. Se også eget punkt om forsikring. 2. Godtgjørelser til styret foreslås å ligge på kr. 11,500 per medlem som i 2011, og regnskapshonoraret foreslås uendret på kr. 19,200. Geir Dotzler har ført regnskapet for 2012, og styrets innstilling er at han fortsetter med det også for I tråd med årsmøtets vedtak i 2002 foreslås det ikke å øke setningsskadefondet. Overskuddet foreslås disponert til disposisjonsfondet. Disposisjonsfondet er etter dette på kr. 200, Styret bekrefter at forutsetninger for fortsatt drift er til stede. STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret meddeles ansvarsfrihet. 2. Budsjettet for 2013 fastsettes i samsvar med styrets forslag. SAK 3 VALG AV STYRE OG KOMITEER Forslag fra valgkomiteen: Styre: Martin Westersø, nr 71, formann Jan Brække, nr 144, styremedlem Stener Døhlen, nr 96, styremedlem og kasserer Steinar Hermansen, nr 152, styremedlem Arild Solum, nr 54, styremedlem Allan Andreassen, nr 150, varamedlem Kristin Fossheim, nr 43, varamedlem Valgkomiteen: Kristin Kjølberg, nr 54 Trine Roald, nr 116 Grendemiljøkomiteen: Familien Wold/Jenssen, nr 45 Forslag til ytterligere en familie vil bli tatt opp i årsmøtet

6 SAK 4 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Som revisor velges BDO AS 2. Godtgjørelsen fastsettes av styret. SAK 5 INNKOMNE SAKER 5.1 Christopher Grinde, nr 49, ønsker følgende saker tatt opp til diskusjon: Generell reduksjon av beplantning på Engerjordet av både estetiske og trafikksikkerhets årsaker. Eiendommer mot vei ved hjørne av stikkvei bør holde beplantningen slik at det fordrer sikt. Edelgran foran 49, 51, 53 og 55 er forvokst. Klipping av planter/gress i Gryta før vinteren ble ikke gjort i år. Er dette kommunens oppgave? Lys på skøytebanen var feil stilt inn i vinter slik at lyset var på til tider hvor ingen benyttet banen og av tidlig på kvelden. Kan vi få til lys- og tidsstyrt bryter? Nye små mål til fotballbanen tilsvarende de røde målene med metallnetting som har vært der tidligere. Oppussing av lekeapparat/plass i sørvestre ende med evt. flere benker? STYRETS VURDERINGER Styret vil vurdere eventuell beplantning på sameiets grunn. Kommunen har ansvaret for klipping i Gryta. Styret vil ta belysningen på skøytebanen opp med Hafslund. Styret vil vurdere oppgradering av lekeplassen i tråd med forslaget fra Grinde. 5.2 Rikke Willums, nr 28, har følgende forslag: Vis avis Engerjordet er det asfaltert plass til 3 biler, men dette dekker ikke dagens behov. Mitt forslag er å ta ned det siste bjerketreet, frese bort stubbene, som står igjen etter forrige trefelling, og tilrettelegge for parkering på dette området. STYRETS VURDERING Styret vil vurdere forslaget

7 5.3 Birgitte Riise-Larsen, nr 102, har meldt inn følgende: Problemer med at søppel ikke hentes i vinterhalvåret. (spesielt i stikkvei ) Må finne en bedre løsning med Bærum kommune/transportsentralen. Vi i gaten prøver etter beste evne å ikke parkere biler de dagene søppel skal hentes. Problemet er når det er forskyvinger i hentingen, for eksempel. ved høytider (som nå i påsken) hvor de ikke kommer de dagene vi er vant til. Snakket med Bærum kommune som sier de har gått ut i avisene (Bæringen bl.a) at det er forskyvninger men ikke hvilke dager de kommer. Denne form for formidling er ikke holdbart, da ikke alle leser avisene (meg bl.a) og da ikke får med seg dette. Transportsentralen har også veldig mange andre unnskyldninger når de ikke har hentet søppel hos oss synes man må forsøke å få til en permanent løsning på problematikken. Det er alltid oss innerst i veien som blir rammet. Høye hekker/tujatrær: Vi er opptatt av sikkerheten på Engerjordet også i stikkveien nr Tujahekkene svekker sikten, samt sperrer for lyset fra lyslykten i gaten. Dere beskjærte 2 stk. kun noen få cm. ved juletider for å bedre lyset men mener dette var alt for lite. Det har vært flere "nestenulykker" i gaten taxibiler, transportbiler osv. kjører noen ganger veldig fort og vi har NULL sikt pga. de høye trærne. Ref. forrige sameiemøte, så ble det nevnt at det skulle settes opp en gruppe som skulle se på sikkerhetstiltak på Engerjordet dette må også omhandle stikkveier og problematikken med høye hekker/trær som hindrer sikten. Det er sameiet som er ansvarlig å vedlikeholde disse og sørge for at sikkerheten er ivaretatt i gaten. Det er vel et lovverk også som omhandler dette med høyden på hekker og mener å ha lest reguleringsplanen på Engerjordet der det står at hekker ikke skal være til sjenanse og ikke høyere enn 1 meter? Håper virkelig styret ser på saken på nytt og at dere også tar sikkerheten på alvor. Vi har ingen barn å miste. STYRETS VURDERINGER Beboerne i den enkelte stikkvei har selv ansvaret for at parkering ikke er til hinder for renovasjon. Styret vil vurdere eventuell beplantning på sameiets grunn