Engerjordet sameie og vel Årsmøte 27. april 2010 SAKER TIL ÅRSMØTET

Transkript

1 SAKER TIL ÅRSMØTET SAK 1 ÅRSBERETNING STYRE OG KOMITEER BOMILJØ OG SIKKERHET REGNSKAP OG SAMEIEAVGIFT... 3 SAK 2 REGNSKAP 2009, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT 2010 OG ANSLAG RESULTATREGNSKAP BALANSE DISPONERING AV SAMEIETS INNTEKTER PER SAMEIER REVISJONSBERETNING MERKNADER TIL REGNSKAP 2009 OG BUDSJETT SAK 3 FRA EIVIND STRAND, NR 128: FORSIKRING MOT SKADE PÅ... 8 VANN- OG AVLØPSLEDNINGER... 8 SAK 4 VALG AV STYRE OG KOMITEER... 8 SAK 5 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR

2 SAK 1 ÅRSBERETNING 1.1 Styre og komiteer Det har vært en styreperiode siden forrige årsmøte. Styret har bestått av: Stener Døhlen, nr 96, formann (ikke på valg) Jan Brække, nr 144 (på valg) Steinar Hermansen, nr 152, (ikke på valg) Arild Solum, nr 54 (på valg) Martin Westersø, nr 71, styremedlem og kasserer (ikke på valg) Allan Andreassen, nr 150, varamedlem (på valg) Kristin Fossheim, nr 43, varamedlem (på valg) Det har vært avholdt fire styremøter i perioden. Valgkomiteen har bestått av: Kristin Kjølberg, nr 54 (ikke på valg) Ellen Sørheim, nr 136 (på valg) Grendemiljøkomiteen har bestått av: Familien Gjessing/Borgheim, nr 87 Familien Leonthin/Strøm Gundersen, nr 158 Familien Mosbakk, nr Bomiljø og sikkerhet Grendemiljøkomiteen Komiteen gjør fortsatt en stor innsats for trivselen på Engerjordet. Den har blant annet stått for dugnader, 17. mai-tog og julegrantenning. Styret takker for innsatsen Trafikksikkerhet Styret vil fortsatt understreke det ansvaret hver enkelt av oss har for trafikksikkerheten på Engerjordet. Kjør forsiktig, og be andre om å gjøre det samme. 20 km/t er mer enn fort nok når barn kan være ute på veiene Parkering Den kommunale reguleringsplanen for Engerjordet omfatter bestemmelser om parkering. Bestemmelsene innebærer at beboernes biler skal parkeres i eller foran egen garasje der denne ikke fungerer som snuplass, på parkeringsplassene ved lekeplassen eller på østsiden i øvre del av hovedveien. Gjesteparkering er regulert ved at hver leilighet har en halv gjesteparkeringsplass og ved at besøkende biler skal parkeres i egen stikkvei eller på egen tomt. Styret har registrert at ubrukte og avskiltede biler fortsatt står plassert på det felles parkeringsarealet ved lekeplassen. Vi har også registrert at fellesarealet og parkeringsplasser i enkelte sideveier benyttes til kjøretøy og tilhengere som ser ut til å ha sammenheng med privat næringsvirksomhet. Styret legger til grunn at hensatte biler blir fjernet av de ansvarlige og at alle tar hensyn til de fellesinteressene som er knyttet til parkeringsarealene

3 1.2.4 Brøyting og strøing Dette arbeidet er også denne sesongen utført av Asker og Bærum Traktorservice AS. Kontrakten er fornyet Vedlikehold av fellesarealene Dette arbeidet ble også i fjor utført av Aage E. Hjorthaug. Styret er innstilt på å fornye kontrakten. I løpet av året tas det sikte på å foreta en del beplantning og istandsette gjerdet ved lekeplassen Lekeplassen Firmaet CH Prosjekt bidrar med regelmessige tilstands- og sikkerhetsvurderinger og dokumentert informasjon om det enkelte lekeapparat. Ordningen vil bli videreført Containerordningen Det er blitt ordnet med containere til juletrær, vår- og høstrydding. Vi minner om betydningen av å sortere og komprimere avfallet, slik at vi unngår tilleggskostnader Forsikringsordningen Vår felles forsikringspolise gjelder alle boliger på Engerjordet. I 2006 ble polisen utvidet til å dekke alle tilbygg i tillegg til alle garasjer og utvidete verandaer. Samtidig ble polisens spesifikasjoner om boligstandard fjernet til fordel for en generell klausul som innebærer at dekningen gjelder uansett standard. Polisen er lagt ut på sameiets nettsider. Se også omtale under sak 2.5, pkt Nettstedet Styret viser til nettsiden for opplysninger om sameiet og aktuelle saker. Henvendelser til styret bør primært gjøres via e-post til sameiet@engerjordet.com Setningstiltak, overvann, vann og avløp Styret har det siste halve året fått henvendelser om drenering i noen av stikkveiene. Dette ser nå ut til å bli et økende problem, som trolig skyldes utformingen av dreneringskummene. Dette er stort sett synkekummer, som drenerer vannet ned i grunnen, og som ikke er tilknyttet noe rørsystem. Kummene må regelmessig tømmes for slam og grus, og dette er å anse som en felles oppgave for beboerne i stikkveiene og ikke for hele sameiet. Styret er imidlertid innstilt på at sameiet finansierer en dreneringskum foran garasjene i den tredje øverste stikkveien, der det i dag mangler slik skum Jernbaneverkets dobbelspor Asker-Skøyen Det legges til grunn at alle er kjent med Jernbaneverkets planer og arbeid i vårt nærområde. Styret er opptatt av å ivareta beboerens interesser i sakens anledning, og arbeider nå med spørsmålet om en mulig permanent tillatelse til bruk av verkstedhallen nederst ved Engervannet som tennishall. Jernbaneverket er pålagt å etablere flere rømmingsveier fra det nye tunelløpet enn opprinnelig planlagt. Ett av disse er besluttet etablert øverst på Engerjordet mellom den innerste garasjerekken og akebakken. Styret har i 2009 forhandlet med JBV om erverv av tomt til rømmingsvei og inngikk avtale om dette. Gjennom hele prosessen har vi hatt bistand fra advokat Svein Ruud Johansen ved advokatfirmaet Grette. Utover en erstatning på kr hadde vi i forhandlingene hovedfokus på sikkerhet i forbindelse med anleggsarbeidet og tidsplanen. 1.3 Regnskap og sameieavgift Styremedlem og kasserer Martin Westersø har ivaretatt regnskapsfunksjonene med innleiet bistand fra tidligere styremedlem Geir Dotzler

4 SAK 2 REGNSKAP 2009, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT 2010 OG ANSLAG Resultatregnskap Oversikten viser regnskap for 2008 sammenholdt med budsjett. Her er også vist regnskap for 2009 til sammenligning, forslag til budsjett for 2010 og anslag for Alle tall i hele tusen Regnskap Budsjett Regnskap Avvik *) Budsjett Anslag *) Minus er dårligere enn budsjett INNTEKTER Sameieavgifter 651,0 682,0 682,0 0,0 682,0 682,0 Øvrige inntekter 23,2 23,2 2,0 2,0 Netto renter 207,6 160,0 96,9-63,1 100,0 110,0 SUM INNTEKTER 858,6 842,0 802,1-39,9 784,0 794,0 KOSTNADER Ordinære sameiekostnader Forsikringer 310,6 340,0 342,9-2,9 300,0 315,0 Revisjon 9,4 15,0 15,0 0,0 18,8 20,0 Andre admin.kostnader 18,2 25,0 9,8 15,2 10,0 15,0 Godtgjørelser styret / kasserer 76,6 77,0 76,7 0,3 76,7 76,7 Arbeidsgiveravgift 10,8 11,0 10,8 0,2 10,8 10,8 Sum ordinære sameiekostnader 425,7 468,0 455,2 12,8 416,3 437,5 Vellets kostnader Brøyting og strøing 117,0 110,0 109,7 0,3 115,0 120,0 Containere 46,0 45,0 45,2-0,2 50,0 50,0 Lekeplass/grendetiltak 8,4 15,0 12,0 3,0 15,0 15,0 Vedlikehold grøntanlegg 52,3 60,0 120,2-60,2 90,0 65,0 Annet vedlikehold 3,9 0,0 Nærmiljøtiltak 2,7 5,0 2,8 2,2 5,0 5,0 Andre kostnader/refusjoner 35,0 46,3-11,3 35,0 35,0 Sum vellets kostnader 230,3 270,0 336,2-66,2 310,0 290,0 Spesielle kostnader Setningstiltak/overvann 0,0 Sum spesielle kostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 SUM KOSTNADER 656,0 738,0 791,4-53,4 726,3 727,5 RESULTAT 202,5 104,0 10,7-93,3 57,8 66,5 - til setningsskadefondet 0,0 - lån fra setningsskadefondet 100,0 100,0 100,0 0,0 - til/fra disposisjonsfond 102,5 4,0-89,3-93,3 57,8 66,5 - til utbedringsfond 0,0 - til/fra asfaltfond 0,0 DISPONERT 202,5 104,0 10,7-93,3 57,8 66,5-4 -

5 2.2 Balanse BALANSE EIENDELER Kortsiktige fordringer Restanser sameieavgift 46,3 32,5 Bankbeholdninger 3 966, ,5 SUM EIENDELER 4 013, ,0 EGENKAPITAL Setningsskadefond 3 363, ,2 Utlånt fra setningsskadefondet -100,0 0,0 Disposisjonsfond 287,6 198,3 SUM EGENKAPITAL 3 550,8 0, ,5 GJELD Kreditorer Påløpte kostnader 121,3 13,5 Forskudsbetalt sameieavgift 341,0 341,0 SUM KORTSIKTIG GJELD 462,3 354,5 SUM GJELD OG EGENKAPITAL 4 013, ,0 2.3 Disponering av sameiets inntekter per sameier Renteinntekter; Inntekter per sameier 781 Sameieavgift;

6 Lån setn.skadefond; 806 Kostnader per sameier Administrasjon; 906 Forsikring; Drift / vedl.hold fellesarealer;

7 2.4 Revisjonsberetning Revisjonsberetningen vil bli omdelt under årsmøtet. 2.5 Merknader til regnskap 2009 og budsjett 2010 Regnskapet for 2009 viser et overskudd på kr før disponeringer. Dette er en reduksjon på kr i forhold til budsjettet. I hovedsak skyldes dette 2 poster; lavere renteinntekter og arbeid med grøntareal og lekeplass. I det følgende gis nærmere kommentarer til enkelte poster i regnskap og budsjett: 1. Sameieavgiften holdes uendret på kr Øvrige inntekter inkluderer erstatning fra Jernbaneverket for erverv av tom til rømmingsvei på kr Grunnet renteutviklingen i 2009, var renteinntektene lavere enn budsjettert. Vi forventer et fortsatt lavt rentenivå i 2010 og Vi har lykkes med en reforhandling av forsikringen, som vil gi redusert premie i Det har blitt gjennomført en omfattende opprydding av skråningen på lekeplassen, samt utført periodisk vedlikehold og opprydding av øvrig beplantning, som har medført en vesentlig økning i vedlikehold grøntanlegg. 6. Det har blitt etablert en ny overvannskum i en av stikkveiene og utført utbedring av et feilkonstruert avløp fra en annen kum, dette er inkludert i andre kostnader. 7. Godtgjørelser til styret foreslås å ligge på kr per medlem som i 2009, og regnskapshonoraret foreslås uendret på kr Geir Dotzler har ført regnskapet for 2009, og styrets innstilling er at han fortsetter med det også for Det planlegges å fortsette opprydding i busker og bed langs parkeringsplassen ved lekeplassen. 9. I tråd med årsmøtets vedtak i 2002 foreslås det ikke å øke setningsskadefondet. Etter å ha redusert lån fra setningsskadefondet fra 2001 med kr blir det et underskudd på kr som dekkes gjennom overføring fra disposisjonsfondet. Disposisjonsfondet er etter dette på kr Lånet fra setningsskadefondet er nå tilbakebetalt. STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret meddeles ansvarsfrihet. 2. Budsjettet for 2010 fastsettes i samsvar med styrets forslag

8 SAK 3 FRA EIVIND STRAND, NR 128: FORSIKRING MOT SKADE PÅ VANN- OG AVLØPSLEDNINGER I et nylig brudd i vannledning fastslo IF s takstmann at dette ikke var forsikringssak iflg. nye vilkår i Sameiets forsikring. Ref. IF skadenr. AF24499TE6. Sameiets vedtekter definerer ansvarsgrensene mellom sameierne og sameiet. Sameiet skal ved felles forsikringsordning og setningsskadefond sikre sameierne mot vesentlig risiko på deres ansvarsområder. Sameiets forsikring er utvidet til å gjelde påbygninger etc., men vilkårene er endret slik at bl.a. lekkasjer i vann-/avløpsledninger ikke dekkes på samme måte som tidligere. Jfr. C6 Aldersfradrag: Ved bruddskade på utvendige ledninger inklusive vann- og avløpsledninger under bygningen gjøres fradrag på grunnlag av de totale reparasjonskostnader med 5 % for hvert hele år utstyret er eldre enn 10 år. Dette innebærer at Engerjordets ledninger som alle er over 50 år får et fradrag i skadekostnadene på mer enn 200 % = null dekning. Forslag til vedtak: 1. Sameiets styre skal sørge for at den felles forsikringsordning blir endret slik at sameierne blir sikret som tidligere. 2. Dersom dette ikke oppnås, skal Sameiet yte refusjon på samme nivå som under de tidligere forsikringsvilkår. STYRETS VURDERING OG FORSLAG TIL VEDTAK Styret mener at sameiet bør rette en formell henvendelse til IF for å få avklart om den felles forsikringsordningen kan endres slik at sameierne blir sikret som tidligere. Styret er imidlertid skeptisk til at sameiet skal påta seg et forsikringsliknende ansvar som forelått under pkt 2 over, og vil på denne bakgrunn tilrå følgende vedtak: 1. Styret tar saken opp med IF med sikte på at den felles forsikringsordningen skal sikre sameierne på samme måte som tidligere. SAK 4 VALG AV STYRE OG KOMITEER Forslag fra valgkomiteen: Styre: Stener Døhlen, nr 96, formann Jan Brekke, nr 144, styremedlem Steinar Hermansen, nr 152, styremedlem Arild Solum, nr 54, styremedlem Martin Westersø, nr 71, styremedlem og kasserer - 8 -

9 Allan Andreassen, nr 150, varamedlem Kristin Fossheim, nr 43, varamedlem Valgkomiteen: Kristin Kjølberg, nr 54 Ellen Sørheim, nr 136 Grendemiljøkomiteen: Familien Leonthin/Strøm-Gundersen, nr 158 Det arbeides med å finne to andre familier til komiteen med sikte på at de kan oppnevnes i årsmøtet. SAK 5 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Som revisor velges Horwath Revisjon. 2. Godtgjørelsen fastsettes av styret