Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse under EØS-terskel ved anskaffelse av: Anbud på levering av innredning og teknisk utstyr til driftsbygningen ved Sør-Odal prestegård, 2100 Skarnes
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Kunngjøring... 3 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon... 3 2. Gjennomføring av konkurransen... 3 2.1 Språk... 3 2.2 Konkurranseform... 3 2.3 Fremdrift for anskaffelsen... 4 2.4 Informasjonsformidling i tilbudsfasen... 4 2.5 Tilbyders deltakelseskostnader... 4 2.6 Forbehold om å trekke ut enkeltposter... 4 2.7 Offentlighet... 4 3. Krav til tilbyder/tilbudet... 5 3.1 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling... 5 3.2 Tilbudsdokumentet:... 5 3.3 Frist for levering av tilbud... 5 3.4 Leveringsadresse... 5 3.5 Merking... 5 3.6 Tilbudets gyldighet.... 5 3.7 Tilbudsåpning og tilbudshåndtering... 5 3.8 Alternative tilbud... 6 3.9 Endring og tilbakekalling av tilbud... 6 4. Avgjørelsen... 6 4.1 Tildelingskriterier... 6 4.2 Avvisning... 6 4.3 Kontraktstype... 6 4.4 Forbehold... 6 5. Vedlegg... 7 Konkurransegrunnlag Side 2 av 9
1. Innledning 1.1 Bakgrunn Opplysningsvesenets fond er en av landets største grunneiere. Opplysningsvesenets fond eier og forvalter verdipapirer og eiendommer til en samlet verdi av ca. 6 mrd NOK. Fondet skal holde boliger for biskoper og prester i den norske kirke, og gi tilskudd til kirkelige formål. Opplysningsvesenets fond forvaltes til daglig av et forvaltningsorgan underlagt Kultur- og kirkedepartementet. Fondet er ledet av et styre og direktør, og har i henhold til fullmakter og retningslinjer fra departementet selvstendig resultatansvar for fondets eiendeler og finanskapital. Forvaltningsorganet har ca. 50 ansatte fordelt på 7 team, med bl.a. jurister, økonomer, sivilagronomer og arkitekter. Mer informasjon finnes på fondets hjemmesider: www.ovf.no. 1.2 Anskaffelsens formål Opplysningsvesenets fond inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse for levering av innredning og teknisk utstyr i forbindelse med ombygging av driftsbygning for smågrisproduksjon ved Sør-Odal prestegård. 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen 27.09.2013 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon Enkeltoppdrag. Levering av innredning og teknisk utstyr til driftsbygning på Sør-Odal prestegård. Dette gjelder innredning for fødeavdeling og gjeldpurkeavdeling, komplett foringsanlegg med siloer, ventilasjon og drikkevannsopplegg. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse under EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II. Konkurransegrunnlag Side 3 av 9
2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Doffinutlysning/utsendelse av konkurransegrunnlag 27.09.13 Fast Tilbudsfrist 11.10.13 kl. 12:00 Fast Kontraktstildeling 16.10.13 Estimat 2.4 Informasjonsformidling i tilbudsfasen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA 8-2. Dersom Oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene eller endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.3 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: eventuelt: Kontaktperson: E-post: Gunnar Frigård gaf@ovf.no Hedmark Landbruksrådgiving v/øyvind Schiager oyvind.schiager@lr.no 2.5 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Forbehold om å trekke ut enkeltposter Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å trekke ut enkeltposter i tilbudet tilsvarende maks. 20 % av tilbudssummen. 2.7 Offentlighet Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Konkurransegrunnlag Side 4 av 9
3. Krav til tilbyder/tilbudet 3.1 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Sammen med tilbudet skal det legges ved: 1. Firmaattest 2. Skatteattest for mva. 3. Skatteattest for skatt 4. Egenerklæring HMS 5. Leverandørens årsregnskap inkl. noter og revisjonsberetning for de siste to (2) år. 3.2 Tilbudsdokumentet: Tilbud skal organiseres som følger: 1. Tilbudsbrev med forpliktende underskrift 2. Dokumentasjon av valgte løsninger i form av brosjyrer eller beskrivelser 3. Øvrig relevant dokumentasjon som referanser fra sammenlignbare leveranser mm. Tilbud skal sendes eller leveres i 1 eksemplar, samt 1 elektronisk eksemplar, levert på ordinært elektronisk medium. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjonen være gjeldende. Elektronisk eksemplar må sendes etter tilbudsfristen, se pkt 3.3. Tilbudsfristen vurderes mot mottak av skriftlig tilbud 3.3 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 11.10.2013 kl 12:00. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent, vil bli avvist. 3.4 Leveringsadresse Tilbudet skal sendes til: Opplysningsvesenets fond PB 535 Sentrum 0105 Oslo Ved levering hovedkontor er adressen: Rådhusgaten 1-3 3.5 Merking Tilbud skal merkes: Web saks nr. 12/1622 - Konkurransegrunnlag levering av innredning/teknisk utstyr til driftsbygningen ved Sør-Odal prestegård 3.6 Tilbudets gyldighet. Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfrist. 3.7 Tilbudsåpning og tilbudshåndtering Det vil bli avholdt lukket tilbudsåpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Tilbudene vil ikke bli returnert. Konkurransegrunnlag Side 5 av 9
3.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.9 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt. 3.1 4. Avgjørelsen 4.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Nedennevnte tildelingskriterier er angitt i prioritert rekkefølge: Tildelingskriterium Vekting Pris 70 % Utstyrets kvalitet, holdbarhet og egnethet vurdert ut fra 15 % referanser og erfaringer. Leveringstid. Ønsket leveringstid er maks. 8 uker fra 15 % kontraktsinngåelse. 4.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA 11-11 og 11-12 komme til anvendelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 4.3 Kontraktstype Kontraktsforholdet reguleres videre i følgende dokumenter som alle blir å anse som en del av kontrakten a. Dette konkurransegrunnlaget b. Underskrevet kontrakt mellom partene c. vedlagte kontraktsvilkår; Opplysningsvesenets fonds standardvilkår for kontraktsinngåelser d. Tilbudet e. Henvisning til standard NS 8409. Alminnelige kontraktsbestemmelser for kjøp av byggevarer. I forhold til denne standarden tas det et forbehold om å endre punkt 8.4 vedrørende betalingsfrist til 30 dager etter mottatt faktura. 4.4 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved anbudskonkurranser hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da det må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. Konkurransegrunnlag Side 6 av 9
5. Vedlegg Vedlegg: Kontraktsvilkår. Konkurransegrunnlag Side 7 av 9
Vedlegg Opplysningsvesenets fonds standardvilkår for kontraktsinngåelser 1. Risiko og ansvar Tjenesteleverandøren har i henhold til alminnelige kontraktsrettslige erstatningsregler risikoen og ansvaret for tap, skade eller tap av rettigheter på oppdragsgivers eiendom som er en følge av arbeid utført i henhold til oppdraget. 2. Skadesløsholdelse Partene skal i forbindelse med arbeid i oppdraget holde hverandre gjensidig skadesløs mot ethvert krav som følge av egne ansattes personskade eller død og tap av eller skade på egne ansattes eiendom, uten hensyn til om den aktuelle skadetilfellet inntreffer i arbeidstiden eller ikke. Tjenesteleverandøren skal i henhold til alminnelige kontraktsrettslige erstatningsregler holde oppdragsgiver skadesløs for krav som er knyttet til tap eller skade påført en tredjemann i forbindelse med oppdraget. 3. Forsinkelse Der det er avtalt frister eller en framdriftsplan er tjenesteleverandør i forsinkelse dersom fristen ikke holdes. Dersom tjenesteleverandør får grunn til å anta at tjenesteleverandør blir forsinket plikter tjenesteleverandør å varsle oppdragsgiver straks. Tjenesteleverandøren skal innen 14 dager etter slikt varsel gi skriftlige opplysninger om. 1. Årsaken til forsinkelsen 2. Antatt innvirkning på oppdraget 3. De tiltak som tjenesteleverandøren har iverksatt for å unngå fremtidig forsinkelser og for å innhente forsinkelsen 4. De tiltak tjenesteleverandøren har iverksatt for at oppdragsgiver lider minst mulig 5. Økonomisk tap som følge av forsinkelsen. Dersom forsinkelsen medfører økonomisk tap for oppdragsgiver skal tjenesteleverandør erstatte tapet etter ellers gjeldende regler. Erstatningen skal dekke oppdragsgivers kostnader, følgetap og tap av fremtidig inntekt (positiv kontraktsinteresse). Dersom det er en underleverandør eller en spesifikk ansatt hos tjenesteleverandør som har forårsaket forsinkelsen kan oppdragsgiver kreve vedkommende fjernet som oppdragsgivers representant. 4. Mangel Dersom det oppstår en mangel som følge av tjenesteleverandørs utførelse av oppdraget skal tjenesteleverandør iverksette tiltak for å rette mangelen for egen regning. Tjenesteleverandøren skal drøfte med oppdragsgiver de tiltak tjenesteleverandør tar sikte på å gjennomføre. Det er mangel dersom: 1. Oppdraget ikke er utført til avtalt kvalitet 2. Oppdraget ikke er utført i henhold til offentligrettslige krav 3. Oppdraget er utført uten tilfredsstillende HMS erklæring eller skatteattest 4. Det ellers ut fra alminnelige regler er en mangel Konkurransegrunnlag Side 8 av 9
Er tjenesteleverandør ikke i stand til å utbedre mangel innen rimelig tid etter at tjenesteleverandør fikk varsel fra oppdragsgiver har oppdragsgiver rett til å selv utbedre mangelen eller å la tredjemann utbedre mangelen. I så fall skal tjenesteleverandør betale de nødvendige omkostninger ved utbedringen. Oppdragsgiver kan i tillegg til retting, kreve prisavslag og holde vederlaget tilbake. Oppdragsgiver må varsle tjenesteleverandør om mangelfullt utført oppdrag i rimelig tid etter at oppdragsgiver fikk kjennskap til forholdet. Oppdragsgiver kan uansett andre beføyelser som følge av mangel også kreve erstatning fra tjenesteleverandør for mangler etter ellers gjeldende regler. Dersom det er en underleverandør eller en spesifikk ansatt hos tjenesteleverandør som har forårsaket mangelen kan oppdragsgiver kreve vedkommende fjernet som oppdragsgivers representant. 5. Ekstraordinær oppsigelse Dersom en av partene går konkurs eller innleder gjeldsforhandlinger kan kontrakten sies opp med øyeblikkelig virkning. 6. Vesentlig mislighold Ved vesentlig mislighold kan hver av partene heve kontrakten og kreve erstattet det økonomiske tapet ved misligholdet. Ved vesentlig mislighold fra noen av underleverandørene eller tjenesteleverandørs ansatte kan oppdragsgiver i stedet kreve underleverandør eller ansatt fjernet fra oppdraget. 7. Kontraktsbrudd fra oppdragsgiver Hvis oppdragsgiver er i forsinkelse utsettes de frister som påhviler tjenesteleverandør tilsvarende forsinkelsen. Oppdragsgiver kan likevel pålegge tjenesteleverandør å ta igjen forsinkelsen mot at tjenesteleverandørs kostnader (negativ kontraktsinteresse) erstattes. 8. Force majeure Ingen av partene skal anses for å ha misligholdt sine forpliktelser etter denne kontrakt i den utstrekning parten kan godtgjøre at overholdelse av kontrakten er blitt forhindret på grunn av force majeure. Med force majeure menes en hendelse utenfor den berørte parts kontroll og som han ikke burde ha forutsett da kontrakten ble inngått. Den part som vil påberope seg force majeure skal så snart som mulig gi den andre part varsel om force majeure situasjonen. Dersom force majeure situasjonen medfører fare for tap av oppdragsgivers rettigheter eller vesentlige tap for oppdragsgiver kan oppdragsgiver overføre oppdraget midlertidig til en annen tjenesteleverandør. Konkurransegrunnlag Side 9 av 9