Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse under EØS-terskel ved. anskaffelse av: NTNU anbud 85/2009 Laserskanner for innsamling av geometridata

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse under EØS-terskel ved anskaffelse av: NTNU anbud 85/2009 Laserskanner for innsamling av geometridata Doffin-utlysning

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn Anskaffelsens formål Kunngjøring Oppdraget/Spesifikasjon Oppdeling av leveransen Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Fremdrift for anskaffelsen Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Leverandørs deltakelseskostnader Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Offentlighet Krav til leverandøren Krav til søknad om kvalifisering Frist for levering av tilbud Leveringsadresse Merking Åpning og håndtering av søknader/tilbud Krav til tilbudet Tilbudsdokumentet: Tilbudets gyldighet Alternative tilbud Endring og tilbakekalling av tilbud Avgjørelsen Tildelingskriterier Avvisning Kontraktstype Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Forbehold Vedlegg... 9 Konkurransegrunnlag Side 2 av 9

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn NTNU ved Institutt for vann- og miljøteknikk inviterer til anbudskonkurranse for anskaffelse av en stk laserskanner for innsamling av geometridata. For nærmere beskrivelse se kravspesifikasjon i kontraktens bilag Anskaffelsens formål Anskaffelsen skal anvendes til innsamling av geometridata fra elvesletter, elveprofil og konstruksjoner i vassdrag som grunnlag for numerisk hydraulisk modellering, skanning av konstruksjoner med tanke på modellering i vassdragslaboratorium samt ulike målinger med tanke på verifisering av hydrologiske måleinstrument og modeller. 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen vil bli kunngjort i Doffin-basen primo desember Oppdraget/Spesifikasjon Anskaffelsen har øvre ramme på om lag NOK eks mva. Se spesifikasjon (bilag 1) og Prismatrise (bilag 7) for ytterligere informasjon. Prismatrisen skal fylles ut elektronisk i henhold til bilag 7 og leveres i xls-format. Det skal ikke endres på dette formatet, men tilbyder kan skrive inn kommentarer i kommentarfeltet i prismatrisen. 1.5 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å forespørre om deltakelse på deler av anskaffelsen. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk eller engelsk. 2.2 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse under EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 no.69 (LOA) og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7.april 2009 del I og II. Vi gjør oppmerksom på at valgt prosedyre åpen anbudskonkurranse - ikke tillater forhandling i anbudsprosessen. 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin Fast Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlag Fast Konkurransegrunnlag Side 3 av 9

4 Tilbudsfrist Fast Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud Uke 2-3/2010 Estimat Kontraktstildeling Uke 4/2010 Estimat 2.4 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA 8-2. Dersom oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene og endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.3 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Ragnhild Gaupen Gåsø Ragnhild.gaso@ntnu.no 2.5 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 2.7 Offentlighet Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Krav til leverandøren 3.1 Krav til søknad om kvalifisering Leverandøren må oppfylle følgende krav for å kunne kvalifisere for deltakelse i konkurransen: 1. Signert tilbudsbrev med forpliktende underskrift 2. Obligatoriske krav: Krav: Skatteattester. Konkurransegrunnlag Side 4 av 9

5 Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal (vedlegg 1). 3. Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Krav: Det kreves god økonomi Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering fra Dun & Bradstreet eller tilsvarende kredittevalueringsselskap. Kredittvurdering må være A eller bedre. 4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: God erfaring fra tilsvarende salg. Dokumentasjonskrav: Oversikt over minimum 3 relevante salg, tidspunkt for salg, navn/tlf.nr./epostadresse på referanseperson hos tidligere oppdragsgiver (oppdragsgiver skal bli gitt mulighet til å kunne kontakte referanseperson hos tidligere oppdragsgiver). Krav: God gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av dagens virksomhet Beskriv kort hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. Ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører må dette beskrives. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av oppdraget eller legges ved kopi av sertifikat (f.eks ISO 9001). Konkurransegrunnlag Side 5 av 9

6 Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbud blir avvist, jfr. FOA Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen frist nevnt i dette dokuments punkt 2.3. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent vil bli avvist. 3.3 Leveringsadresse Tilbudet skal sendes eller leveres til: Sendes til (pr post): NTNU Innkjøpsseksjonen 7491 Trondheim eller leveres til (bud/kurer): NTNU Innkjøpsseksjonen Høgskoleringen 1, 3.etg rom Trondheim 3.4 Merking Tilbud skal merkes: NTNU anbud 85/2009 Laserskanner for innsamling av geometridata. 3.5 Åpning og håndtering av søknader/tilbud Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Søknadene/tilbudene vil ikke bli returnert. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet: Det skal leveres tilbud på oppdrag som beskrevet i kravspesifikasjon (Bilag 1). Avtale vil basere seg på vedlagte kontrakt og tilbud skal besvares ihht bilagsstruktur i denne. Det gjøres oppmerksom på at tilbyder må ved formulering av bilagene ta hensyn til at disse eventuelt skal brukes som kontraktstekst, og at de dermed ikke må inneholde generell informasjon eller salgsargumentasjon. Slik informasjon skal fremsettes i tilbudsbrevet. For å sikre alle tilbydere lik og rettferdig behandling er det avgjørende at tilbudene er likt bygget opp. Vi krever derfor at tilbudet skal være satt i ringperm, inndelt med skilleark på følgende måte: Konkurransegrunnlag Side 6 av 9

7 1. Signert tilbudsbrev med fortegnelse over dokumenter og vedlegg/bilag, samt aksept av vedståelsesfrist. 2. Dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt, jfr. konkurransegrunnlagetspkt Tilbyders overordnede løsningsbesvarelse og forutsetninger for leveransen, ref. bilag 2 4. Spesifikasjon av utstyr, programvare og andre ytelser, ref. bilag 3 5. Fremdrifts-/tidsplan med aktuelle milepæler, ref. bilag 4 6. Testing og godkjenning, ref. bilag 5 7. Administrative bestemmelser, ref. bilag 6 8. Samlet pris og prisbestemmelser, ref. bilag 7 9. Endringer til avtaleteksten, ref. bilag Opsjoner, bilag Annen relevant informasjon fra tilbydere 12. Tilbyder skal i tilbudet angi i eget dokument, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger i tilbudet tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova. Tilbud skal leveres i 2 eksemplarer, samt 1 elektronisk eksemplar på CD/DVD/annet elektronisk medium. Det elektroniske medium kan inneholde flere filer, men disse skal til sammen ha samme innhold som den skriftlige versjonen. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjon være gjeldende. Alle tilbydere må prise tilbudet i henhold til vedlagte prismatrise. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. 4.2 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfrist. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt Avgjørelsen 5.1 Tildelingskriterier Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 6 er høyest og 0 er lavest. Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Nedennevnte tildelingskriterier er angitt i vektet rekkefølge: Konkurransegrunnlag Side 7 av 9

8 Tildelingskriterium Prioritet/Vekt 1 Pris 50% 2 Teknisk løsning 40% 4 Miljø 10% Tildelingskriterium 1: Pris og driftskostnader vil bli vurdert under ett. Oppdatering av Software samt nødvendig reparasjon av hardware for en begrenset periode bør være gratis. Pris skal oppgis i NOK eks mva, levert NTNU Trondheim (DDP for norske leverandører/ddu for utenlandske leverandører) Incoterms Tildelingskriterium 2: Innfrielse av anbudets kravspesifikasjon, se kontraktsutkast, bilag 1 Tildelingskriterium 3: Miljøaspekt: Hos produsent: All relevant informasjon eller sertifikater på miljøaspekt skal dokumenteres, som f.eks kopi av ISO14000-sertifikater. Det ønskes oppgitt om leverandør har inngått returordning for avfall. Hos produktet: Bekreftelse fra annet firma for godkjenning av materialer brukt i eller produksjonsmetoder brukt i fremstilling av varen, så som relevante ISO sertifikat. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. 5.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA og komme til anvendelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 5.3 Kontraktstype Kontrakten vil basere seg på vedlagt kontrakt (vedlegg 2). Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. 5.4 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Dersom det skal ytes tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som del av kontrakten konkurransen gjelder, skal følgende bestemmelse med krav om gjengs lønns- og arbeidsvilkår gjelde, jf. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Konkurransegrunnlag Side 8 av 9

9 Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). 5.5 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved anbudskonkurranser hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da det må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 6. Vedlegg Vedlegg 1: HMS-mal Vedlegg 2: Kontraktsutkast Bilag 1: Kundenes kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Bilag 10: Opsjoner Bilag markert med grått tenkes ikke benyttet med mindre behov for det skulle oppstå. Konkurransegrunnlag Side 9 av 9