Bedriftshelsetjenester ved Politihøgskolen

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse under EØS-terskel ved anskaffelse av: Bedriftshelsetjenester ved Politihøgskolen

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Anskaffelsens formål Kunngjøring Oppdraget/Spesifikasjon Oppdeling av leveransen Tilgjengelighet Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Leverandørs deltakelseskostnader Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Offentlighet Krav til leverandøren Krav til søknad om kvalifisering Frist for levering av tilbud Leveringsadresse Merking Åpning og håndtering av søknader/tilbud Krav til tilbudet Tilbudsdokumentet: Tilbudets gyldighet Alternative tilbud Endring og tilbakekalling av tilbud Avgjørelsen Tildelingskriterier Avvisning Kontraktstype Forbehold Vedlegg Konkurransegrunnlag Bedriftshelsetjenester 2009/00503/254 Side 2 av 11

3 1. Innledning Bakgrunn Politihøgskolen er den sentrale utdanningsinstitusjonen for politi- og lensmannsetaten, og skal være en profesjonsrettet utdanningsinstitusjon på høyt nivå. Politihøgskolen har i 2009 ca studenter på Bachelorutdanning og 800 på etter- og videreutdanning, samt ca. 300 ansatte. Politihøgskolen ledes av skolesjef, assisterende skolesjef og 7 avdelingsledere. Mellomledernivået består av 25 ledere. Politihøgskolens avdelinger ligger i Oslo og Bodø, og har i tillegg to kurs- og øvingssentre i Stavern og Kongsvinger. Antall førsteårsstudenter vil øke fra 552 høsten 2009 til 720 høsten Økningen skyldes politiske vedtak om å øke antall studenter for å styrke politietaten. Det planlegges et opplegg hvor Kurs- og øvingssenteret i Stavern skal ta imot denne studentøkningen. Fra høsten 2009 ble det fra første gang tatt opp studenter ved Kurs- og øvingssenteret i Kongsvinger med 144 studenter. Lederne ved Politihøgskolen har fått flere oppgaver og flere ansatte, og har mange utfordringer som ledere. Størstedelen av de ansatte arbeider innen undervisning og administrasjon. Både Oslo, Kongsvinger og Stavern har kjøkken-/kantineansatte, samt noen ansatte i stillinger som medfører løft og fysisk arbeid, samt håndtering av div. kjemikalier (vaktmestere, verkstedansatte, renholdere m.a.). Det foregår også politirelatert operativ trening ved lokasjonene på Kongsvinger og i Stavern. 1.1 Anskaffelsens formål Politihøgskolen, med sine 4 lokasjoner ønsker å inngå avtale om kjøp av bedriftshelsetjenester. Politihøgskolen ønsker en leverandør. Det kan likevel aksepteres bruk av underleverandører som del-leverandør til tjenesten. Det er en forutsetning at hovedleverandør av disse tjenestene dekker hele organisasjonen. Tilbyder skal gi et samlet tilbud for alle fire lokasjonene Oppdraget vil bestå av å utvikle og gjennomføre lovpålagte bedriftshelsetjenester ved Politihøgskolen i Oslo og Bodø, i tillegg til Kurs og øvingssentrene i Stavern og på Kongsvinger. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen Konkurransegrunnlag Bedriftshelsetjenester 2009/00503/254 Side 3 av 11

4 1.3 Oppdraget/Spesifikasjon Antatt volum på avtalen: Bedriftshelsetjenester søkes for 2 år med opsjon på år. Bedriftshelsetjenesten må tilfredsstille de krav som stilles i forskrift til arbeidsmiljøloven om verne- og helsepersonale. Tilbyder må tilfredsstille krav som stilles i de nye retningslinjene for bedriftshelsetjenester som gjelder fra Bedriftshelsetjenesten skal etter anmodning bistå Politihøgskolen med de lovpålagte oppgavene etter denne forskriften. Rapportering Det utarbeides en årlig handlingsplan sammen med Politihøgskolens HMS-rådgiver. Handlingsplanen definerer aktivitetsnivå og timeforbruk gjennom hele året. Handlingsplanen godkjennes formelt i AMU. I tillegg utarbeider bedriftshelestjenesten kvartalsvis rapport på timeforbruk i henhold til handlingsplanens innhold. Vi ber aktuelle tilbydere om å utarbeide et konkret tilbud med prisangivelse, og følgende punkter bes beskrevet i tilbudet: Bedriftshelsetjenester og bistand/rådgivning: Systematisk HMS arbeid - Gjennomgang og revisjon(rådgivning) av Politihøgskolens systematiske HMS-arbeid Rådgivning i HMS saker - Bistand i vernerunder når dette er ønskelig Bistand ved sykefravær og attføring - Oppfølging av ansatte ved akutte /plutselige hendelser - Delta i sykefraværssamtaler der dette er ønskelig - Oppfølging av ansatte med rusmiddelmisbruk Forebyggende ergonomi og arbeidsmiljø - Rådgivning i forbindelse med utforming og tilrettelegging av arbeidsplasser AMU-møter Oppfølging av verneombud - Delta på samlinger med verneombud Inkluderende arbeidsliv - Delta i virksomhetens interne IA-arbeid - Dialogmøter med NAV, når det er ønskelig Konkurransegrunnlag Bedriftshelsetjenester 2009/00503/254 Side 4 av 11

5 Tilbud på opplæring/kurs som gjennomføres årlig: Hjertestarterkurs - Politihøgskolen har hjertestartere og kursing i disse gjennomføres årlig. Kurs i hjertestartere vil gjennomføres i samarbeid med Bedriftshelsetjenesten på de forskjellige lokasjoner - Pris pr kurs og maks antall deltakere ønskes oppgitt. HMS dag for ledere - Det er ønskelig med en årlig HMS dag for ledere. HMS dagen ønskes holdt i Oslo, og bygges på deler av innholdet for 40 timers kurs og vil sees på som en oppfriskning på denne. - Pris pr kurs og ønskes oppgitt. Tilbud på opplæring/kurs gjennomføres etter behov Helseundersøkelser Førstehjelpskurs - Politihøgskolen ønsker å kurse dedikert personale i førstehjelp - Pris pr kurs og ønskes oppgitt. Oppfølging av KSO representanter - Politiet har generelt en Kollegastøtteordning (KSO) som også Politihøgskolen har valgt å slutte seg til. I den forbindelse ønskes en årlig samling på 2 timer for oppdatering og kursing av disse med fagpersonell. 40 timers HMS-kurs - Bistand og planlegging til gjennomføring av 40 times kurs for ledere, verneombud og tillitsvalgte ved behov. - Pris pr kurs og ønskes oppgitt. Politihøgskolen ønsker ikke en tradisjonell, rutinemessig helseundersøkelse av alle ansatte, men heller en oppfølging av risikogrupper/avdelinger med spesielle arbeidsoppgaver og/eller behov. 1.4 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å forespørre om deltakelse på deler av anskaffelsen, se pkt Tilgjengelighet Det er viktig for oppdragsgiver at Bedriftshelsetjenesten er tilgjengelig for lokasjonene. Leveranse av tjenester kan skje ved henvendelse fra lokasjonene om bistand, og oppfølging av HMS relaterte tiltak. Konkurransegrunnlag Bedriftshelsetjenester 2009/00503/254 Side 5 av 11

6 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Da dette er en uprioritert tjeneste, skal denne anskaffelsen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse under EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II. Kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag sendes ut i samlet dokumentasjon (dette dokument). Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin Fast Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlag Fast Tilbudsfrist Fast Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud Uke 2-3 Estimat Kontraktstildeling Uke 4 Estimat 2.3 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA 8-2. Dersom Politihøgskolen retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal dette sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.3 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Politihøgskolen vil også publisere alle spørsmål og svar til konkurransen, samt eventuelle endringer, suppleringer eller rettelser i konkurransegrunnlaget, på vår hjemmeside Vi forplikter alle som mottar konkurransegrunnlaget til å følge med her. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Vibeke Andersen viband@phs.no Konkurransegrunnlag Bedriftshelsetjenester 2009/00503/254 Side 6 av 11

7 2.4 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.5 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 2.6 Offentlighet Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Krav til leverandøren 3.1 Krav til søknad om kvalifisering Leverandøren må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i konkurransen: 1. Signert tilbudsbrev 2. Obligatoriske krav: Krav: Skatteattester. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Konkurransegrunnlag Bedriftshelsetjenester 2009/00503/254 Side 7 av 11

8 3. Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Krav: Det kreves god soliditet og dokumentert inntjeningsevne. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsfirma. Leverandører som ikke er kredittverdige vil få anbudet avvist. Leverandører med dårlig kredittvurdering bes uoppfordret gi en forklaring på dette og sannsynliggjøre trygghet i leveransen. 4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: God erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav: Oversikt over minimum 3 relevante oppdrag, tidspunkt for gjennomføring, bekreftet attest eller beskrivelse fra mottaker, navn/tlf.nr. på referanseperson hos oppdragsgiver (Oppdragsgiver skal bli gitt mulighet til å kunne kontakte referanseperson). Samlet oversikt over den faglige kompetanse tilbyder besitter, ønskes Krav: God gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder gis en redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveransen, en oversikt over selskapets historikk og en beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. Ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører må dette beskrives. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av oppdraget. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad blir avvist, jfr. FOA Frist for levering av tilbud Søknad om deltakelse og tilbud må være oppdragsgiver i hende innen kl. 12:00. Søknad/tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent vil bli avvist. Konkurransegrunnlag Bedriftshelsetjenester 2009/00503/254 Side 8 av 11

9 3.3 Leveringsadresse Søknad om deltakelse og tilbudet skal sendes eller leveres til: Sendes til: Politihøgskolen v/vibeke Andersen Pb 5027 Maj 0301 Oslo eller leveres til: Politihøgskolen Leveres i Politihøgskolens vakt Slemdalsveien Oslo 3.4 Merking Tilbud skal merkes: Bedriftshelsetjenester ved Politihøgskolen, att. Vibeke Andersen 3.5 Åpning og håndtering av søknader/tilbud Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Søknadene/tilbudene vil ikke bli returnert. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet: Tilbud skal organiseres som følger: 1. Tilbudsbrev med forpliktende underskrift 2. Dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt, jfr. konkurransegrunnlagets pkt Utfylt prismatrise (vedlegg 1) 4. Dokumentasjon av tildelingskriterier 5. Øvrig relevant dokumentasjon Tilbyder skal, i tillegg til tilbudet, leverer en versjon av tilbudet som kan deles ut ved eventuelle forespørsler om innsyn. Dette vil si en versjon hvor tilbyder har fjernet opplysninger man mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova. Konkurransegrunnlag Bedriftshelsetjenester 2009/00503/254 Side 9 av 11

10 Tilbud inngår i dokumentasjon som leveres sammen med søknad om deltakelse. Innlevering, merking og frister er derfor like. Tilbud skal leveres i 2 skriftlig eksemplar, samt 1 elektronisk eksemplar, levert på ordinært elektronisk medium. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjonen være gjeldende. Alle tilbydere må prise tilbudet i henhold til vedlagte prismatrise (vedlegg 1). Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. 4.2 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfrist. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt Avgjørelsen 5.1 Tildelingskriterier Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 6 er høyest og 0 er lavest. Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Nedennevnte tildelingskriterier er angitt i vektet rekkefølge: Tildelingskriterium Prioritet/Vekt Pris 60 % Gjennomførings-/organiseringsevne 40 % Pris Alle priser skal dersom ikke annet er avtalt være inklusive merverdiavgift. Dersom ikke annet er avtalt skal prisene være faste og inklusive kostnader, skatter, avgifter, service, leverings- og fakturaomkostninger. Reise til lokasjonene prises etter statens satser, og faktureres pr 30. dager. Ved bruk av fly bestilles dette gjennom Politihøgskolens eget reisekontor. Konkurransegrunnlag Bedriftshelsetjenester 2009/00503/254 Side 10 av 11

11 Gjennomførings-/organiseringsevne: Med dette menes en enkel og grei kontakt mellom leverandør og Politihøgskolen. Det vektlegges at en kontaktperson opprettes og er tilgjengelig for møter/samtaler og lignende, og at kontaktperson/leverandør kan stille opp på relativt kort varsel uansett lokasjon når Politihøgskolen melder et behov. Det er ønskelig at leverandøren gjør rede for hvordan kontakten med Politihøgskolen er tenkt ivaretatt. Følgende momenter vil bli vektlagt: Samarbeidsevne (fleksibilitet, evne til problemløsing) Servicegrad av personell Kundeoppfølging (rapporterer som avtalt, rapporter etter kundens ønsker) Resultat i forhold til planer Tilgjengelighet 5.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA og komme til anvendelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 5.3 Kontraktstype Kontrakten vil basere seg på Standardkontrakt Tjenestekjøp (vedlegg 2). Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. 5.4 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved anbudskonkurranser hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da det må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 6. Vedlegg Vedlegg 1: Prismatrise Vedlegg 2: Kontrakt Vedlegg 3: Organisasjonskart Konkurransegrunnlag Bedriftshelsetjenester 2009/00503/254 Side 11 av 11