Saksnr: 15/1710 Opplysningsvesenets fond Konkurransegrunnlag Konkurranse om levering av håndverkertjenester i Rogaland sør Stavanger bispedømme Innledning Opplysningsvesenets fond inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale om håndverkertjenester for Opplysningsvesenets fonds presteboliger i Møre og Nidaros bispedømmer. Formålet med avtalene er å anskaffe håndverkertjenester til bygg og anlegg av høy kvalitet til en riktig pris. 1
Opplysningsvesenets fond er en av landets største grunneiere. Opplysningsvesenets fond eier og forvalter verdipapirer og eiendommer til en samlet verdi av ca. 7 mrd. NOK. Fondet skal holde boliger for biskoper og prester i den norske kirke, og gi tilskudd til kirkelige formål. Opplysningsvesenets fond forvaltes til daglig av et forvaltningsorgan underlagt Kultur- og kirkedepartementet. Fondet er ledet av et styre og direktør, og har i henhold til fullmakter og retningslinjer fra departementet selvstendig resultatansvar for fondets eiendeler og finanskapital. Forvaltningsorganet har ca. 60 ansatte. Mer informasjon finnes på fondets hjemmesider: www.ovf.no. Tilbudet skal gis i papirform i henhold til denne innbydelsen med vedlegg i lukket forsendelse, som merkes Saksnr 15/1710 og Rammeavtale håndverkertjenester Rogaland sør. I tillegg skal en kopi av tilbudet lagret i pdf-format vedlegges på minnepinne. Tilbud som kommer via e-post vil ikke bli akseptert. Tilbudet skal i underskrevet og merket stand leveres til: Trond Sundby Opplysningsvesenets fond Rådhusgata 1-3 eller sendes med post til: Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond v/trond Sundby Postboks 535 Sentrum, 0105 Oslo Tilbudet skal være mottatt senest: 26. oktober 2015 kl. 1400. Tilbud som kommer inn etter fristen blir avvist. Det er avsender som er ansvarlig for at tilbud ankommer innen fristen. Eventuelle kvitteringer på at tilbud er sendt i god tid e.l. kan det ikke tas hensyn til. Spørsmål og henvendelser om tilleggsopplysninger kan rettes til oppdragsgivers kontaktperson: Trond Sundby. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson, vedrørende rammeavtalen. E-post: tsu@ovf.no Spørsmål om oppdraget rettes til oppdragsgivers kontaktperson innen 20. oktober 2015 kl. 1400 2. Kunngjøring og tidsplan Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen den 30. september 2015. Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 30. september 2015 Frist for å levere tilbud 26. oktober 2015 kl 14:00 Tilbudsåpning 27. oktober 2015 kl 13:00 Tilbudets vedståelsesfrist 26.januar 2016 Evaluering 27. oktober 17. november 2015 Meddelelse om valg av leverandør 17. november 2015 Klagefrist 27. november 2015 Kontraktsinngåelse 28. november 2015 Tidspunkter som gjelder evaluering, meddelelse om valg av leverandør, klagefrist og kontraktsinngåelse er anslagsvise tidspunkter. 3. Informasjonsmøte / befaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte 2
4.. Beskrivelse av oppdraget CPV 45 211 000-9 og 45 213 240-7 Leveransen gjelder arbeid med rehabilitering og vedlikehold av presteboliger. Tilbyder skal inkludere arbeid som tømring, snekker, blikkenslager, murer, maler, rørlegger, elektriker og anleggsgartnerarbeider. Leveransen innebefatter også administrasjon og byggeledelse av disse fagområdene. Ovf forbeholder seg retten til å lyse ut arbeider over 3 000 000,- + mva. i egen konkurranse. Ovf forbeholder seg retten til å bestille arbeider under 100 000,- + mva. utenfor kontrakten. Ovf forbeholder seg retten til å bestille arbeider utenfor kontrakten når arbeidet krever helt spesiell kompetanse for utførelse. Ovf forbeholder seg retten til å bestille arbeider utenfor kontrakten i hastesaker, som for eksempel vann-, brann, og stormskader som trenger umiddelbar respons for å begrense skadeomfanget på bygningen. Den part som Ovf har rammeavtale med, skal varsles om dette. Ved bygging og vedlikehold av andre bygninger enn presteboliger på Oppdragsgivers eiendom, kan Oppdragsgiver velge å bestille innenfor rammeavtalen, eller gjøre innkjøp i egen prosess. Rammeavtalen har et forventet omfang på 1 til 6 millioner i årlige innkjøp i dag. Ovf tar forbehold om at eventuelle endringer i budsjettene eller salg av presteboliger kan øke eller minke omfanget av avtalen. Dersom leverandør ikke kan iverksette levering innen tre uker fra bestilling har Ovf anledning til å ta prosjektet ut av rammeavtalen. 5. Kontraktsvilkår 5.1 Kontrakt Konkurransen gjennomføres i samsvar med bestemmelsene i lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) med forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). Kontraktsforholdet reguleres videre i følgende dokumenter som alle blir å anse som en del av kontrakten a) underskrevet kontrakt mellom partene b) tilbudet c) dette konkurransegrunnlaget 5.2 Vilkår per avrop Innenfor hvert enkelt avrop skal foreligge en beskrivelse/rapport som underlag for en priskalkyle. Denne kan også inkludere, frister, dagbøter, dokumentasjonskrav, standardkontrakter som tas i bruk. Jf. dessuten standardvilkår i pkt. 10. Avtalen skal være skriftlig. Leverandøren skal besørge koordinering i utførelsesperioden, samt ha stedstilpasset SHA-plan. 5.3 Kontraktens varighet Kontrakten vil ha en varighet i tre år fra avtalen signeres, med mulighet for forlengelse i ett år. 5.4 Rammeavtalens omfang Det skal inngås rammeavtaler for Rogaland sør, følgende eiendommer inngår i området: Offisielt prestegårdsnamn: Lokalt namn Kommune 3
Sand Suldal kommune Sand nye Suldal kommune Hjelmeland Fister Hjelmeland kommune Strand Tau Strand kommune Finnøy Hesby Finnøy kommune Rennesøy Helland Rennesøy kommune Stavanger bispegård Eiganes Stavanger kommune Stavanger bispegård kontor Eiganes Stavanger kommune Time Bryne Time kommune Hå Nærbø Hå kommune Egersund Eigersund kommune Lund Moi Fredet Lund kommune Sokndal Hauge Sokndal kommune Det vil bli inngått en rammeavtale for hele området. Det gjøres oppmerksom på at kjøregodtgjørelse kun gis innenfor den region som er tildelt. For eksempel vil en leverandør fra Aust-Agder som søker og får tildelt kontrakten kun få godtgjørelse fra og med grensa til Rogaland passeres. Tilsvarende vil leverandør fra lenger nord på Vestlandet måtte krysse Boknafjorden før det gis kjøregodtgjørelse. 5.5 Endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, endringer og supplering av konkurransegrunnlaget kan skje i konkurransegrunnlaget, se særlig FOA 8-2. Rettelser, endringer og suppleringer blir kunngjort på Doffin.no, og vil være tilgjengelig for alle som har registrert seg som interessent for utlysningen. 5.6 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom tilbydere mener det er feil i konkurransegrunnlaget bes det meddelt oppdragets kontaktperson, jf. pkt. 1. 6. Utforming av tilbudet Tilbudet bør utformes i henhold til vedlagte innholdsfortegnelse. 6.1 Tilbudets og leveransens språk Tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. Det skal til en hver tid være en norskspråklig byggeleder /byggeplassleder (bas) på arbeidsplassen. 6.2 Tilbudsbrev Det skal som en del av tilbudet medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Tilbudsbrevet må signeres av representant for tilbyder som har tilstrekkelig fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudssum og eventuelt tilbudt leveringstid samt forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget skal oppgis i brevet, jf. pkt 6.4. 6.3 Priser Tilbudets priser skal oppgis og sammenstilles som angitt i vedlagte prisskjema, vedlegg 3 Prisen. Dersom dette ikke blir gjort, vil tilbudet kunne bli avvist eller forlangt spesifisert innenfor rammen av totalsummen. Prisene skal være eksklusive mva. Rigg og drift, lovpålagt HMS-arbeid og alt annet som det ikke er oppgitt at blir betalt i tillegg, skal være inkludert i alle enhetspriser. Ved spesielle prosjekter kan det gjøres egen avtale med prestegårdsinspektør om egen rigg- og drift-post dersom tomt eller annet skulle tilsi dette. For de faggrupper som er inkludert i rammeavtalen skal det være et påslag på 12% på materialleveranser. Faggrupper som ikke er med i rammeavtalen faktureres med 12% påslag. Varmeanlegg får 5 % påslag. Administrasjonskostnader skal kalkuleres inn i timeprisene. Ved spesielle prosjekter kan det gjøres egen avtale med prestegårdsinspektør om egen administrasjonspost ved stor kompleksitet. 4
Spesialkompetanse i forbindelse med radon, muggsopp, fuktmålinger, termofotografering eller lignende faktureres etter avtale. Tegninger produseres etter egen avtale, og skal ikke medtas i prisene. Kjøregodtgjørelse kompenseres iht. statens satser. Innenfor den region leverandør får kontrakt på. Kjøring utenfor region godgjøres ikke. Ovf forventer effektiv transport, og vil på forlangende ha innsyn i reise- og transportplaner for hvert enkelt prosjekt. I enkelte prosjekter kan det avtales godtgjørelse for overnatting dersom det gir forbedret økonomi eller effektivitet i prosjektet 6.4 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold mot og avvik fra konkurransegrunnlaget vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i tilbudssummen i oppdragsgivers tilbudsvurdering. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranse- og kontraktsbestemmelser. Det må gjøres tydelig oppmerksom på hva som avviker fra eller kommer i tillegg til konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal inneholde en egen skriftlig oversikt over forbehold og avvik. Dersom dette ikke gjøres, vil konkurransegrunnlaget (uansett) gå foran ved uoverensstemmelser. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot eller avvike fra grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget, med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold eller avvik av denne art vil bli avvist. 6.5 Vedståelsesfrist Med mindre annet fremgår av innbydelsen er tilbudet bindende til det tidspunkt som fremgår av tabell i punkt 2. Alle tilbud er bindende frem til dette tidspunktet. 6.6 Frist for innlevering av tilbud Tilbudet må være kommet frem til innleveringsstedet innen fastsatt frist for å være rettidig innlevert, se pkt 1. Det er tilbyders ansvar og risiko å sørge for levering i tide. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, har ingen betydning. 6.7 Regler om tilbudsåpning Tilbudene vil bli åpnet på tidspunkt som fremkommer i tabell i punkt 2. Det vil bli holdt lukket tilbudsåpning. 6.8 Regler om supplering, endring og tilbakekall Det kan bes om supplering, med en kort frist, av tilbud som er uklare, når alle tilbydere i samme situasjon gis tilsvarende anledning til å supplere tilbudet, det gjelder også innsending av HMS-egenerklæring og skatteattest som nevnt i 7.4.2. Retting av åpenbare feil vil skje. Tilbakekall eller endring kan skje frem til tilbudsfristen utløp. 6.9 Alternative tilbud Det aksepteres ikke innlevering av alternative tilbud. 6.10 Deltilbud Det aksepteres ikke innlevering av deltilbud, jf. samtidig oppdelingen som er angitt i pkt. 5.3. 7. Gjennomføring av konkurransen 5
7.1. Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget vil være tilgjengelig via Doffin. Det er bare tilbydere som er registrert som interessenter i Doffin, som vil motta svar på spørsmål stilt av andre tilbydere. Konkurransegrunnlaget kan også utdeles ved henvendelse til oppdragsgiver. 7.2. Retur av tilbud Rettidig innleverte tilbud vil ikke bli returnert. Tilbud som mangler henvisning til oppdragsgivers saksnummer, se punkt 1, blir avvist. Tilbud som er for sent innkommet vil bli avvist og returnert uåpnet. Hvis ikke alle nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten på for sent innkommet tilbud, kan tilbudet åpnes for å identifisere avsender før det returneres ulest. 7.3. Kriterier for deltakelse i konkurransen. 7.3.1 Krav til tilbyders kvalifikasjoner Se punkt 7.3.2 til 7.3.4. 7.3.2. Skatte- og avgiftsattester, jf. forskriften 8-7, skal foreligge ved innlevering av tilbud. Attester som bekrefter at tjenesteleverandør har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift i samsvar med gjeldende lovbestemmelser. Attesten hentes ut fra Altinn, på skjema RF-1244. I tilfelle det ikke er mulig å bruke Altinn kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skattetaten. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, ved tilbudsfristens utløp. Tilsvarende skal det leveres skatteattest i alle underliggende entrepriseforhold ved inngåelse av kontrakter i tilknytning til oppdraget, som overstiger en verdi på 500 000 kroner eksl. mva. Brudd på entreprenørens plikt til å kreve skatteattest gir oppdragsgiver rett til å kreve at entreprenøren erstatter vedkommende firma med underentreprenør som kan fremlegge skatteattest. Oppdragsgiver kan tilsvarende kreve at entreprenøren erstatter en underentreprenør som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter. Eventuelle økonomiske krav fra underentreprenører eller omkostninger for øvrig som følge av heving av avtaler med underentreprenører i denne forbindelse skal bæres av entreprenøren. Unnlatelse av å sende inn gyldig skatteattest fører til at tilbudet må avvises. 7.3.3 Sikring av lønns- og arbeidsvilkår Ved leveranser som faller inn under Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter skal leverandør og underleverandørers ansatte ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandør skal ved behov dokumentere dette for oppdragsgiver. Avvik fra dette kan medføre sanksjoner fra oppdragsgivers side, jf. forskriftens 5. 7.3.4 Andre krav Firmaattest, eller tilsvarende dokument som bekrefter at utenlandske foretak er lovlig etablert og registrert i sitt hjemland. Attester som viser leverandørens kompetanse på det området leveransen gjelder samt oversikt over leverandørens organisasjon. Revisjonsberetning. Fremleggelse av foretakets årsregnskap for vurdering av foretakets økonomiske og finansielle stilling. Referanser fra erfaring med minst tre antikvariske prosjekter i størrelsesorden 0,5-5 mill. kr. 1. Det skal brukes eget skjema for «Referanseprosjekter antikvarisk arbeid». 1 Referanser for erfaring med antikvariske prosjekter er en forutsetning for at tilbud kan evalueres. Kvaliteten på erfaringen vil ikke bli vurdert før i tildelingsprosessen. 6
7.4. Kriterier for kontraktstildeling Opplysningsvesenets fond vil tildele kontrakten etter en samlet vurdering av tilbudene sammenholdt med de kriterier som fremgår av dette dokument, jf. nedenfor i vektet rekkefølge. Ovf vil tildele kontrakten etter en samlet vurdering av følgende kriterier for kompetanse og gjennomføringsevne (65 %), samt pris (35 %). Kompetanse og gjennomføringsevne; Vekting Beskrivelse 30% Relevansen fra erfaring fra antikvarisk arbeid 0,5-5 mill. kr. 15 % CV til prosjektleder(e) hos tilbyder, som deltar i leveransen 10 % Svennebrev til ansatte (i prosent av totalt antall ansatte) 10 % Kurs /etterutdanning til tilbudte ressurser Det skal oppgis navn både på prosjektleder og byggeplassleder (bas) som skal ha ansvaret ute på plassen. Pris; Vekting Fag 10% El, rør og ventilasjon 25 % Andre fag (tømrer, snekker, murer, blikkenslager, maler, anleggs-gartner) Oppdragsgiver tar forbehold om å gjøre selvstendige undersøkelser for å vurdere kompetanse og gjennomføringsevne, dersom Oppdragsgiver anser det hensiktsmessig for evalueringen. Eksempler på det kan være å få bekreftet erfaring og kvalitet på leveranser i referanseprosjekt og evnen til samarbeid med antikvariske myndigheter. Det vil bli brukt et poengsystem fra 0-10 poeng hvor 10 er beste vurdering. Laveste pris vil få 10 poeng. Disse blir vektet med de vektene som er oppgitt. 8. Tildeling, avslutning, klage og avlysning. 8.1 Tildeling Tildeling vil bli kunngjort så snart som mulig etter at konkurransen er avsluttet og leverandør er valgt. 8.2 Avslutning Avslutning vil skje ved signering av kontrakt, jf. likevel 8.4. Ingen avtale er inngått før kontrakten er signert. 8.3 Klage Eventuell klage på eller spørsmål om tildeling rettes til oppdragsgiver 8.4 Avlysning eller avslutning etter forkasting av tilbud Hele eller deler av konkurransen kan avlyses frem til tilbudsfristens utløp, og deretter om det foreligger saklig grunn. Det tas forbehold om at kostnadene ved innkjøpet kan dekkes innenfor tilgjengelig budsjett. I motsatt fall kan konkurransen bli avlyst når som helst frem til kontrakt er inngått. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud eller forkaste samtlige, hvilket kan medføre ny kunngjøring. For høy pris kan være ett av grunnlagene for å forkaste mottatte tilbud og avslutte konkurransen. 8.5 Deltakelseskostnader Tilbyderes deltakelseskostnader refunderes ikke. Deltakelse i konkurransen vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med noen tilbydere eller involvere oppdragsgiver i noen økonomiske forpliktelser. 7
9 Offentlighet og sladdet versjon I Offentleglova 23 3. ledd heter det: Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. Dokumentene vil unntas innsyn frem til leverandør velges. Når leverandør er valgt er alle dokumenter i saken offentlige. Leverandør som mener tilbud inneholder forretningshemmeligheter som er underlagt taushetsplikt, jf. offl. 13 1. ledd jf. fvl. 13, må gi tydelig uttrykk for det i tilbudet. Leverandør bør da også levere et eksemplar av tilbudet der taushetsbelagt informasjon er fjernet/sladdet, som oppdragsgiver kan levere ut i tilfelle det begjæres innsyn etter at tildelingen er foretatt. Dersom det ikke følger med en sladdet versjon vil vi anse alt som offentlig informasjon. 10 Vedlegg 1. Innholdsfortegnelse 2. Prisskjema 3. Skjema for referanseprosjekter antikvarisk arbeid 4. Kontraktutkast 5. Vedlegg til kontraktutkast 8