Opplysningsvesenets fond

Transkript

1 Saksnr: 14/1543 Opplysningsvesenets fond Konkurransegrunnlag Konkurranse om levering av entreprenørtjenester i Sogn og Fjordane 1

2 1. Innledning Opplysningsvesenets fond inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse for inngåelse av fire adskilte rammeavtaler om generalentreprise for Stavanger og Bjørgvin bispedømme. Rammeavtalene er geografisk inndelt, se punkt 5.3). Formålet med avtalene er å anskaffe entreprenørtjenester til bygg og anlegg av høy kvalitet til en riktig pris. Opplysningsvesenets fond er en av landets største grunneiere. Opplysningsvesenets fond eier og forvalter verdipapirer og eiendommer til en samlet verdi av ca. 7 mrd. NOK. Fondet skal holde boliger for biskoper og prester i den norske kirke, og gi tilskudd til kirkelige formål. Opplysningsvesenets fond forvaltes til daglig av et forvaltningsorgan underlagt Kultur- og kirkedepartementet. Fondet er ledet av et styre og direktør, og har i henhold til fullmakter og retningslinjer fra departementet selvstendig resultatansvar for fondets eiendeler og finanskapital. Forvaltningsorganet har ca. 60. Mer informasjon finnes på fondets hjemmesider: Tilbudet skal gis i papirform i henhold til denne innbydelsen med vedlegg i lukket forsendelse, som merkes Saksnr. 14/1453 og Rammeavtale bygningstjenester Sogn og Fjordane. I tillegg skal en kopi av tilbudet lagret i pdf-format vedlegges på minnepinne. Tilbud som kommer via e-post vil ikke bli akseptert. Tilbudet skal i underskrevet og merket stand sendes til: Trond Sundby Opplysningsvesenets fond Rådhusgata 1-3 eller sendes med post til: Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond Postboks 535 Sentrum, 0105 Oslo Tilbudet skal være mottatt senest: 28. oktober 2014 kl Tilbud som kommer inn etter fristen blir avvist. Det er avsender som er ansvarlig for at tilbud ankommer innen fristen. Eventuelle kvitteringer på at tilbud er sendt i god tid e.l. kan det ikke tas hensyn til. Spørsmål og henvendelser om tilleggsopplysninger kan rettes til oppdragsgivers kontaktperson: Trond Sundby. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson, vedrørende rammeavtalen. E-post: tsu@ovf.no Spørsmål om oppdraget rettes til oppdragsgivers kontaktperson innen 21. oktober 2014 kl Kunngjøring og tidsplan Anskaffelsen er kunngjort i Norsk Lysingsblad DOFFIN-basen den Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 7. oktober 2014 Frist for å levere tilbud 28. oktober 2014 kl Tilbudsåpning 29. oktober 2014 kl Tilbudets vedståelsesfrist 1. mars 2015 Evaluering 29. oktober november 2014 Meddelelse om valg av leverandør 27. november 2014 Klagefrist 11. desember 2014 Kontraktsinngåelse 15. desember 2014 Tidspunkter som gjelder evaluering, meddelelse om valg av leverandør, klagefrist og kontraktsinngåelse er anslagsvise tidspunkter. 2

3 3. Informasjonsmøte / befaring Det vil bli avholdt informasjonsmøte Dato14. oktober 2014 kl i Bergen. (Nærmere adresse kunngjøres senere på doffin.no og ved påmelding) Påmelding til tsu@ovf.no innen 13.oktober 2014 kl Eventuelle spørsmål ønskes oppdragsgiver i hende senest 48 timer før tidspunktet for tilbudsbefaringen/informasjonsmøtet. Spørsmål skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson, se punkt 1. Reiseutgifter m.v. i forbindelse med befaringen/informasjonsmøtet dekkes av den enkelte leverandør. 4.. Beskrivelse av oppdraget CPV og Leveransen gjelder arbeid med rehabilitering og vedlikehold av presteboliger. Tilbyder skal inkludere arbeid som tømring, snekker, blikkenslager, murer, maler, rørlegger, elektriker, grunnarbeider og gartnerarbeider. Leveransen innebefatter også administrasjon og byggeledelse av disse fagområdene. Ovf forbeholder seg retten til å lyse ut arbeider over ,- + mva. i egen konkurranse. Ovf forbeholder seg retten til å bestille arbeider under ,- + mva. utenfor kontrakten. Ovf forbeholder seg retten til å bestille arbeider utenfor kontrakten når arbeidet krever helt spesiell kompetanse for utførelse. Ovf forbeholder seg retten til å bestille arbeider utenfor kontrakten i hastesaker, som for eksempel vann-, brann, og stormskader som trenger umiddelbar respons for å begrense skadeomfanget på bygningen. Den part som Ovf har rammeavtale med, skal varsles om dette. Ved bygging og vedlikehold av andre bygninger enn presteboliger på Oppdragsgivers eiendom, kan Oppdragsgiver velge å bestille innenfor rammeavtalen, eller gjøre innkjøp i egen prosess. Hver av de separate rammeavtalene har et årlig omfang på 1-4 millioner i årlig innkjøp, i dag. Totalt for Stavanger og Bjørgvin bispedømmer kjøpes det inn for inntil kr 10 millioner årlig. Fordelingen mellom rammeavtalene avhenger av prestegårdsinspektørens budsjett og bygningenes behov. Ovf tar forbehold om at eventuelle endringer i budsjettene kan øke eller minke omfanget av avtalene. Dersom leverandør ikke kan iverksette levering innen tre uker fra bestilling har Ovf anledning til å ta prosjektet ut av rammeavtalen. 5. Kontraktsvilkår 5.1 Kontrakt Konkurransen gjennomføres i samsvar med bestemmelsene i lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) med forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). Kontraktsforholdet reguleres videre i følgende dokumenter som alle blir å anse som en del av kontrakten a) dette konkurransegrunnlaget b) underskrevet kontrakt mellom partene c) vedlagte kontraktsvilkår; Opplysningsvesenets fonds standardvilkår for kontraktsinngåelser d) tilbudet 3

4 5.2 Vilkår per avrop Innenfor hvert enkelt avrop skal det inngås en avtale der de konkrete forhold ved oppdraget fremgår. Det kan inkludere prisanslag, frister, dagbøter, dokumentasjonskrav, standardkontrakter som tas i bruk, f. eks. NS 8406 og annet som er relevant. Jf. dessuten standardvilkår i pkt. 10. Avtalen skal være skriftlig. Leverandøren skal besørge koordinering i utførelsesperioden, samt ha stedstilpasset SHA-plan. 5.3 Kontraktens varighet Kontrakten vil ha en varighet i tre år fra avtalen signeres, med mulighet for forlengelse i ett år. 5.4 Rammeavtalens omfang Rammeavtalen gjelder følgende geografiske område (se vedlegg 4 og 5 for nærmere informasjon): Rammeavtale for Sogn og Fjordane. Det skal inngås én rammeavtale for området. Samtidig med denne rammeavtalen utlyses det til sammen fire rammeavtaler. Det er tillatt å gi tilbud på flere rammeavtaler, men det må leveres ett prisskjema og ett tilbudsbrev for hver rammeavtale. NB!!: Tilbudet må dessuten merkes med saksnummer og betegnelsen for hver rammeavtale det gis tilbud for. Dersom det er ulikheter i andre deler av tilbudet, må de identifiseres tydelig. Rammeavtalene fordeles slik (jf. vedlegg 8): Rammeavtale nr. 1 Rogaland sør Rammeavtale nr. 2 Rogaland nord og Sør-Hordaland Rammeavtale nr. 3 Nord-Hordaland Rammeavtale nr. 4 Sogn og Fjordane 5.5 Endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, endringer og supplering av konkurransegrunnlaget kan skje i konkurransegrunnlaget, se særlig FOA 8-2. Rettelser, endringer og suppleringer blir kunngjort på Doffin.no, og vil være tilgjengelig for alle som har registrert seg som interessent for utlysningen. 5.6 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom tilbydere mener det er feil i konkurransegrunnlaget bes det meddelt oppdragets kontaktperson, jf. pkt Utforming av tilbudet Tilbudet bør utformes i henhold til vedlagte innholdsfortegnelse. 6.1 Tilbudets og leveransens språk Tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. Det skal til en hver tid være en norskspråklig byggeleder /byggeplassleder (bas) på arbeidsplassen. 6.2 Tilbudsbrev Det skal som en del av tilbudet medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Tilbudsbrevet må signeres av representant for tilbyder som har tilstrekkelig fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudssum og eventuelt tilbudt leveringstid samt forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget skal oppgis i brevet, jf. pkt Priser Tilbudets priser skal oppgis og sammenstilles som angitt i vedlagte prisskjema, vedlegg 3 Dersom dette ikke blir gjort, vil tilbudet kunne bli avvist eller forlangt spesifisert innenfor rammen av totalsummen. Prisene skal være eksklusive mva. Rigg og drift, lovpålagt HMS-arbeid og alt annet som ikke det er oppgitt blir betalt i tillegg skal være inkludert i alle enhetspriser. Ved enkelte prosjekter kan det gjøres egen avtale med prestegårdsinspektør om egen rigg- og drift-post dersom tomt eller annet skulle tilsi dette. 4

5 Påslag for materialleveranser skal være 12 %. Prisene gjelder også for leveranser fra underentreprenører. Administrasjonskostnader skal kalkuleres inn i timeprisene. Ved enkelte prosjekter kan det gjøres egen avtale med prestegårdsinspektør om egen administrasjonspost ved stor kompleksitet. Spesialkompetanse i forbindelse med radon, muggsopp, fuktmålinger, termofotografering eller lignende faktureres etter avtale. Tegninger produseres etter egen avtale, og skal ikke medtas i prisene. Kjøregodtgjørelse kompenseres iht. statens satser. Innenfor den sonen man får kontrakt. Kjøring utenfor sonen godgjøres ikke. Ovf vil på forlangende ha innsyn i reise- og transportplaner for hvert enkelt prosjekt. 6.4 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold mot og avvik fra konkurransegrunnlaget vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i tilbudssummen i oppdragsgivers tilbudsvurdering. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranse- og kontraktsbestemmelser. Det må gjøres tydelig oppmerksom på hva som avviker fra eller kommer i tillegg til konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal inneholde en egen skriftlig oversikt over forbehold og avvik. Dersom dette ikke gjøres, vil konkurransegrunnlaget uansett gå foran ved uoverensstemmelser. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot eller avvike fra grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget, med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold eller avvik av denne art vil bli avvist. 6.5 Vedståelsesfrist Med mindre annet fremgår av innbydelsen er tilbudet bindende til 1. mars Alle tilbud er bindende frem til dette tidspunktet. 6.6 Frist for innlevering av tilbud Tilbudet må være kommet frem til innleveringsstedet innen fastsatt frist for å være rettidig innlevert, se pkt 1. Det er tilbyders ansvar og risiko å sørge for levering i tide. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, har ingen betydning. 6.7 Regler om tilbudsåpning Tilbudene vil bli åpnet den 29. oktober kl.1300 Det vil bli holdt lukket tilbudsåpning. 6.8 Regler om supplering, endring og tilbakekall Det kan bes om supplering, med en kort frist, av tilbud som er uklare, når alle tilbydere i samme situasjon gis tilsvarende anledning til å supplere tilbudet, det gjelder også innsending av HMS-egenerklæring og skatteattest som nevnt i Retting av åpenbare feil vil skje. Tilbakekall eller endring kan skje frem til tilbudsfristen utløp. 6.9 Alternative tilbud Det aksepteres ikke innlevering av alternative tilbud Deltilbud Det aksepteres ikke innlevering av deltilbud, jf. samtidig oppdelingen som er angitt i pkt

6 7. Gjennomføring av konkurransen 7.1. Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget vil være tilgjengelig via Doffin. Det er bare tilbydere som er registrert som interessenter i Doffin, som vil motta svar på spørsmål stilt av andre tilbydere. Konkurransegrunnlaget kan også utdeles ved henvendelse til oppdragsgiver Retur av tilbud Rettidig innleverte tilbud vil ikke bli returnert. Tilbud som mangler henvisning til oppdragsgivers saksnummer, se punkt 1, blir avvist. Tilbud som er for sent innkommet vil bli avvist og returnert uåpnet. Hvis ikke alle nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten på for sent innkommet tilbud, kan tilbudet åpnes for å identifisere avsender før det returneres ulest Kriterier for deltakelse i konkurransen: Krav til tilbyders kvalifikasjoner Obligatoriske dokumenter Skatte- og avgiftsattester, jf. forskriften 3-3, skal foreligge ved innlevering av tilbud. Attester som bekrefter at tjenesteleverandør har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift i samsvar med gjeldende lovbestemmelser. Attestene fås ved henvendelse til lokalt skattekontor eller skatteoppkreverkontor, og utstedes på skjema RF Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, ved tilbudsfristens utløp. Unnlatelse av å sende inn gyldig skatteattest fører til at tilbudet må avvises HMS-egenerklæring HMS-egenerklæring i samsvar med forskriften 3-4 om at leverandør oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. Det samme krav gjelder også for eventuelle underleverandører, og tjenesteleverandør skal påse at underleverandørene har tilfredsstillende HMS-ordninger. HMS-egenerklæring bør følge tilbudet, og må være innlevert før tildeling. For alle underleverandører som leverer for mer enn kr ,- skal det foreligge HMS-egenerklæring før arbeidene etter underentreprisen tar til Sikring av lønns- og arbeidsvilkår Ved leveranser som faller inn under Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter skal leverandør og underleverandørers ansatte ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandør skal ved behov dokumentere dette for oppdragsgiver. Avvik fra dette kan medføre sanksjoner fra oppdragsgivers side, jf forskriftens Andre krav (Stryk det som ikke passer og legg til ønskede krav) Firmaattest, eller tilsvarende dokument som bekrefter at utenlandske foretak er lovlig etablert og registrert i sitt hjemland.. Attester som viser leverandørens kompetanse på det området leveransen gjelder samt oversikt over leverandørens organisasjon. Revisjonsberetning. Fremleggelse av foretakets årsregnskap. 6

7 Referanser fra erfaring med minst tre antikvariske prosjekter i størrelsesorden 0,5-4 mill. kr Kriterier for kontraktstildeling Opplysningsvesenets fond vil tildele kontrakten etter en samlet vurdering av tilbudene sammenholdt med de kriterier som fremgår av dette dokument, jf. nedenfor i vektet rekkefølge. Ovf vil tildele kontrakten etter en samlet vurdering av følgende kriterier for kompetanse og gjennomføringsevne (60 %), samt pris (40 %). Kompetanse og gjennomføringsevne; Vekting Beskrivelse 30 % Relevansen fra erfaring fra antikvarisk arbeid 0,5-4 mill. kr. 10 % CV til prosjektleder(e) hos tilbyder, som deltar i leveransen 10 % Svennebrev til ansatte (i prosent av totalt antall ansatte) 10 % Kurs /etterutdanning til tilbudte ressurser Det skal oppgis navn både på prosjektleder og byggeplassleder (bas) som skal ha ansvaret ute på plassen. Pris; Vekting Fag 8 % El, rør og ventilasjon 32 % Andre fag Oppdragsgiver tar forbehold om å gjøre selvstendige undersøkelser for å vurdere kompetanse og gjennomføringsevne, dersom Oppdragsgiver anser det hensiktsmessig for evalueringen. Eksempler på det kan være å få bekreftet erfaring og kvalitet på leveranser i referanseprosjekt og evnen til samarbeid med antikvariske myndigheter. Timeprisene gjelder også for arbeid utført av underleverandører. 8. Tildeling, avslutning, klage og avlysning. 8.1 Tildeling Tildeling vil bli kunngjort så snart som mulig etter at konkurransen er avsluttet og leverandør(ene) er valgt. 8.2 Avslutning Avslutning vil skje ved signering av kontrakt, jf. likevel 8.4. Ingen avtale er inngått før kontrakten er signert. 8.3 Klage Eventuell klage på eller spørsmål om tildeling rettes til oppdragsgiver 8.4 Avlysning eller avslutning etter forkasting av tilbud Hele eller deler av konkurransen kan avlyses frem til tilbudsfristens utløp, og deretter om det foreligger saklig grunn. Det tas forbehold om at kostnadene ved innkjøpet kan dekkes innenfor tilgjengelig budsjett. I motsatt fall kan konkurransen bli avlyst når som helst frem til kontrakt er inngått. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud eller forkaste samtlige, hvilket kan medføre ny kunngjøring. For høy pris kan være ett av grunnlagene for å forkaste mottatte tilbud og avslutte konkurransen. 8.5 Deltakelseskostnader Tilbyderes deltakelseskostnader refunderes ikke. 1 Referanser for erfaring med antikvariske prosjekter er en forutsetning for at tilbud kan evalueres. Kvaliteten på erfaringen vil ikke bli vurdert før i tildelingsprosessen. 7

8 Deltakelse i konkurransen vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med noen tilbydere eller involvere oppdragsgiver i noen økonomiske forpliktelser. 9 Offentlighet I Offentleglova ledd heter det: Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. Dokumentene vil unntas innsyn frem til leverandør velges. Når leverandør er valgt er alle dokumenter i saken offentlige. Leverandør som mener tilbud inneholder forretningshemmeligheter som er underlagt taushetsplikt, jf offl ledd jf. fvl. 13, må gi tydelig uttrykk for det i tilbudet. Leverandør bør da også levere et eksemplar av tilbudet der taushetsbelagt informasjon er fjernet, som oppdragsgiver kan levere ut i tilfelle det begjæres innsyn etter at tildelingen er foretatt. Dersom et slikt eksemplar ikke følger tilbudsbrevet vil oppdragsgiver gi tilbyder en kort frist for å utarbeide et slikt eksemplar dersom det kommer begjæring om innsyn. Med kort frist menes her mindre enn én uke. Dersom tilbyder ikke utarbeider et slikt eksemplar innen fristen, kan det opprinnelige tilbudet utleveres. 10 Vedlegg 1. Kontraktsutkast 2. Standardvilkår for levering og fakturering, se Vedlegg C til kontrakten 3. Prisskjema 4. Eiendommer som inngår i rammeavtalen 5. Kartvedlegg 6. HMS-egenerklæringsskjema 7. Innholdsfortegnelse for tilbudet 8. Oversikt over alle rammeavtalenes omfang 8