Opplysningsvesenets fond

Transkript

1 Saksnr: 08/2805 Opplysningsvesenets fond Grunnlag for anmodning om deltakelse og Konkurransegrunnlag for avtale om leveranse av eiendomstjenester Oppdatert

2 1. Innledning Opplysningsvesenets fond inviterer med dette til Konkurranse med forhandling, om tjenestekjøp innenfor forvaltning av arealer og kontrakter. Fondet har eiendommer over hele landet, det vil si alle fylker og i mer enn 350 av landets 431 kommuner Deler av fondets arbeidsoppgaver settes ut til eksterne tjenesteleverandører. Dagens kontrakter utløper , og vi har derfor besluttet å avholde konkurranse med forhandling for å inngå nye kontrakter. Vi tar sikte på å velge ut inntil 10 mulige tjenesteleverandører som vi vil ha innledende samtaler med, for deretter å prekvalifisere 3-6 av disse som vi vil forhandle videre med, med sikte på å komme fram til endelige avtaler. Det vil underveis i prosessen vurderes hvorvidt oppdraget skal fordeles på flere tjenesteleverandører, og i så fall på hvor mange. Konkurransegrunnlaget er det samme for prekvalifisering og første tilbud. Det tas her forbehold for vedlegg. Det blir levert ut egne vedlegg til de 3-6 prekvalifiserte som inviteres til å inngi tilbud. Både anmodning om deltakelse i prekvalifisering og tilbudet skal gis i henhold til denne innbydelsen med vedlegg. Det er ikke nødvendig å utarbeide et fullstendig tilbud for å delta i prekvalifiseringsvurderingen, se pkt 7.3. om hva som skal dokumenteres i prekvalifiseringsrunden. Opplysningsvesenets fond er en av landets største grunneiere. Opplysningsvesenets fond eier og forvalter verdipapirer og eiendommer til en samlet verdi av ca. 6 mrd NOK. Fondet skal holde boliger for biskoper og prester i den norske kirke, og gi tilskudd til kirkelige formål. Bygningsmassen inngår ikke i oppdraget, bortsett fra der det er spesifikt angitt under det enkelte produkt. Opplysningsvesenets fond forvaltes til daglig av et forvaltningsorgan underlagt Kultur- og kirkedepartementet. Fondet er ledet av et styre og direktør, og har i henhold til fullmakter og retningslinjer fra departementet selvstendig resultatansvar for fondets eiendeler og finanskapital. Forvaltningsorganet har ca. 45 ansatte fordelt på 7 team, med bl.a. jurister, økonomer, sivilagronomer og arkitekter. Mer informasjon finnes på fondets hjemmesider: Anmodning om deltakelse i prekvalifisering og tilbudet skal gis i papirform i henhold til denne innbydelsen med vedlegg i lukket forsendelse, som merkes 08/2805 og Tjenesteleveranse eiendom Anmodning om deltakelse i prekvalifisering og tilbud som kommer via e-post blir avvist. Anmoding om deltakelse i prekvalifisering og tilbudet skal i underskrevet og merket stand leveres til: Birgit Knutsen Opplysningsvesenets fond Rådhusgata 1-3, 3. etasje eller sendes med post til: Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond Postboks 535 Sentrum, 0105 Oslo Anmodning om deltakelse i prekvalifisering skal være mottatt senest: 1. oktober 2009 kl: Anmodninger om deltakelse i prekvalifisering som kommer inn etter fristen blir avvist. Det vil bli satt en egen frist for første tilbud for de som får innlevere tilbud etter prekvalifiseringen. Spørsmål kan rettes til oppdragsgivers kontaktpersoner: Birgit Knutsen og Tim V. Midgaard-Torrissen. E-post: ovf@ovf.no, Spørsmål om oppdraget rettes til oppdragsgivers kontaktpersoner innen 23. september 2009 kl: Spørsmål som stilles etter dette vil bli besvart dersom det er av avgjørende betydning for forståelsen av innholdet i anmodningen om deltakelse i prekvalifiseringen. Mindre viktige spørsmål stilt etter nevnte frist kan bli nektet besvart. Det blir satt ny frist i forbindelse med innlevering av tilbudet. 2

3 2. Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Norsk Lysingsblad, DOFFIN-basen den 20. august 2009 og i Aftenposten den 25. august Informasjonsmøte / befaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte/befaring 4. Beskrivelse av oppdraget CPV-koder: Virksomhet i forbindelse med fast eiendom, (Real estate services) Salg av fast eiendom, (Sale of real estate) Utleie av egen fast eiendom, (Letting services of own property) Forvaltning av fast eiendom på kontrakts- eller honorarbasis, (Property management of real estate services on fee or contract basis) Forvaltning av grunneiendom, (Land management services) Kontraktsforvaltning, (Contract management services) Leveransen gjelder areal- og kontraktsforvaltning: Ivaretakelse av fondets grunneierinteresser. Forvaltning av ca festetomter med bl.a. overføring av festerett, innløsning og regulering av festeavgift. Annen kontraktsforvaltning, inkludert kontraktsinngåelse, salg av arealer, planarbeid og rettighetssikring. 5. Kontraktsvilkår 5.1. Kontrakt Konkurransen gjennomføres i samsvar med bestemmelsene i lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) med forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA), forskriftens del I og II. Kontraktsforholdet reguleres videre i følgende dokumenter som alle blir å anse som en del av kontrakten a) underskrevet kontrakt mellom partene b) dette konkurransegrunnlaget c) tilbudet d) anmodning om deltakelse i konkurransen 5.2. Kontraktens varighet Kontrakten vil ha en varighet fra 1. januar 2011 til 31. desember 2014 med mulighet for forlengelse i ett år, to ganger. Maksimalt seks år til sammen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud eller forkaste samtlige, hvilket kan medføre ny kunngjøring. 5.3 Endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, endringer og supplering av konkurransegrunnlaget kan skje, se særlig FOA Utforming av tilbudet 6.1 Tilbudets språk Tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. 6.2 Tilbudsbrev 3

4 Det skal som en del av tilbudet medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Tilbudssum og eventuelt tilbudt leveringstid samt forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget skal oppgis i brevet, jf. pkt Priser Tilbudets priser skal oppgis og sammenstilles som angitt i vedlagte oppsummeringsskjema. Dersom dette ikke blir gjort, vil tilbudet kunne bli avvist eller forlangt spesifisert innenfor rammen av totalsummen. Det skal oppgis om prisene er inklusive eller eksklusive mva. 6.4 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold mot og avvik fra konkurransegrunnlaget vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i tilbudssummen i oppdragsgivers tilbudsvurdering. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranse- og kontraktsbestemmelser. Det må gjøres tydelig oppmerksom på hva som avviker fra eller kommer i tillegg til konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal inneholde en egen skriftlig oversikt over forbehold og avvik. Dersom dette ikke gjøres, vil konkurransegrunnlaget alltid, uansett gå foran ved uoverensstemmelser. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot eller avvike fra grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget, med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold eller avvik av denne art blir avvist. 6.5 Vedståelsesfrist Vedståelsesfrist for endelig tilbud fastsettes etter avsluttet prekvalifisering. 6.6 Frist for innlevering av tilbud og anmodning om deltakelse i konkurransen Tilbudet og anmodning om deltakelse i konkurransen må være kommet frem til innleveringsstedet innen fastsatt frist for å være rettidig innlevert, se pkt 1. Det er tilbyders ansvar og risiko å sørge for levering i tide. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, har ingen betydning. 6.7 Regler om tilbudsåpning og åpning av anmodninger om deltakelse i konkurransen Det vil bli holdt lukket åpning i uke 40 av anmodninger om deltakelse i konkurransen.. Tidspunkt for tilbudsåpning fastsettes etter avsluttet prekvalifisering. 6.8 Regler om supplering, endring og tilbakekall Det kan bes om supplering, med en kort frist, av tilbud som er uklare, når alle tilbydere i samme situasjon gis tilsvarende anledning til å supplere tilbudet, det gjelder også innsending av HMS-egenerklæring og skatteattest som nevnt i Retting av åpenbare feil vil skje. Tilbakekall eller endring kan skje frem til tilbudsfristen utløp. 6.9 Alternative tilbud Det aksepteres ikke innlevering av alternative tilbud Deltilbud Det aksepteres tilbud på alle produkter i deler av landet, men det vil maksimalt bli antatt tre leverandører. Størrelsen på det tilbudte området vil telle som tildelingskriterium der et stort område vil telle mer enn et lite område. 7. Gjennomføring av konkurransen 4

5 7.1. Konkurransegrunnlaget Tilbyder vil kunne få utlevert ett eksemplar av konkurransegrunnlaget eller ta det ut fra Oppdragsgivers hjemmesider: Retur av tilbud og anmodninger om deltakelse i konkurransen Rettidig innleverte tilbud og anmodninger om deltakelse i konkurransen vil ikke bli returnert. Tilbud og anmodninger om deltakelse i konkurransen som mangler henvisning til oppdragsgivers saksnummer, se punkt 1, blir avvist. Tilbud og anmodninger om deltakelse i konkurransen som er for sent innkommet vil bli avvist og returnert uåpnet. Hvis ikke alle nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten på for sent innkommet tilbud eller anmodninger om deltakelse i konkurransen, kan tilbudet og anmodninger om deltakelse i konkurransen åpnes for å identifisere avsender før det returneres ulest Kriterier for deltakelse i konkurransen: Krav til tilbyders kvalifikasjoner Tilbydere må ha solid økonomi, personell med egnet kompetanse knyttet til oppdraget, god vandel og bør være bevist når det gjelder miljø og etikk. Vi ber derfor alle som ønsker å levere tilbud om å dokumentere disse forhold så godt som mulig. Det stilles følgende minstekrav for dokumentasjon: Økonomi. Konkurransen gjelder leveranse av tjenester over flere år. Det er viktig for Opplysningsvesenets fond å ha tillit til at tjenesteleverandør kan levere i hele avtaleperioden. Til hjelp i vurderingen krever vi av eksisterende selskap: Årsregnskap for de siste tre år. Revisjonsberetning for de siste tre år. Kredittvurdering fra anerkjent kreditvurderingsvirksomhet som er mindre enn seks måneder gammel. For nye selskaper må det stilles egne krav. Vi ber da om at det dokumenteres hvordan virksomheten skal finansieres og hvilken egenkapital virksomheten har eller skal få. Finansiering og egenkapital må dokumenteres med skriftlige lånetilsagn eller lignende ugjenkallelig skriftlig dokumentasjon. Original må legges frem på anmodning. Dersom det står andre aktive virksomheter bak et nyopprettet selskap ber vi om at de i tillegg dokumenterer sin økonomi på samme måte som eksisterende selskap. Personell Det må oppgis innenfor hvilke fagområder personalet har kompetanse og hvordan den kan være relevant for en god gjennomføring av tjenesteleveransen. Det er ønskelig at det oppgis kompetanse med fordeling på antall personer og hvilken kompetanse de har. Referanser For å dokumentere erfaring med tilsvarende oppgaver eller andre relevante tjenesteleveranser ber vi om at tilbyder oppgir referanser, det bør oppgis tre eller flere referanser. Dersom det oppgis færre ber vi om at det begrunnes. Ved behov vil referansene bli benyttet for å kunne undersøke om tilbyderne har levert tjenester av tilstrekkelig kvalitet tidligere. Vi vurderer selv om det er nødvendig å kontakte referanser eller ikke. Behovet for å kontakte referanser antas størst i de tilfeller det er tvil om en tilbyder kan prekvalifiseres eller ikke. Vandel Dersom selskapet som gir tilbud er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, ber vi om at det oppgis i eget dokument med overskrift Vandel. Vi ber 5

6 også oppgitt dersom selskapet er kjent med at det pågår etterforskning eller rettslig prosess vedrørende nevnte forhold, og når eventuell rettskraftig dom tidligst kan foreligge. Miljø Som tjenestekjøper ønsker vi at tjenesteoppdraget påfører miljøet den minste nødvendige belastning. Dersom tilbyder gjennomfører tiltak for systematisk, eller i spesielle situasjoner å redusere virksomhetens negative påvirkning på det ytre miljø ber vi om at det redegjøres for dette i anmodning om å delta i prekvalifiseringen. Etikk Dersom tilbyder har etiske retningslinjer for sin drift eller på annen måte har fokus på spesielle områder motivert av et ønske om å handle etisk, for eksempel etisk handel. Ber vi om at det redegjøres for det. Vurdering i initiell prekvalifisering For å plukke ut de inntil ti tilbydere som det skal forhandles med i første runde gis det poeng basert på de kriterier som nevnes ovenfor etter følgende modell: For økonomi, personell og referanser kan det gis inntil 15 poeng per element. Normal oppfylling av kravene gir 8 poeng. Det kan så justeres skjønnsmessig avhengig av om kravene oppfylles i mindre eller bedre grad. Denne vurderingen må være skjønnsmessig og kan også vurderes noe avhengig av hvor godt kravene forholdsmessig oppfylles hos tilbyderne innbyrdes. Dersom en tilbyder ikke tilfredsstiller minstekravene for ett eller flere av disse elementene gis det 0 poeng og tilbyderen kan ikke prekvalifiseres. For vandel gis det ikke poeng, men tilbydere som ikke oppfyller minstekravet må enten avvises eller vil ikke bli prekvalifisert. Miljø og etikk kan gi inntil 7 tilleggspoeng, per element, for tilbyder som kan dokumentere at virksomheten oppfyller spesielt godt på disse elementene. Normaloppfyllelse gir 0 poeng. Vurderingen er skjønnsmessig, og vurderingen kan ta utgangspunkt i de innkomne tilbud. De ti tilbydere som får flest poeng skal gå videre til første forhandlingsrunde. Ved poenglikhet teller poeng under økonomi, personell og referanser mer enn tilleggspoeng fra miljø og etikk. Ved fortsatt poenglikhet vil de som står likt med lavest poengsum ikke gå videre i prekvalifisering, dvs. at færre enn ti går videre. Det kan også gis inntill to poeng for skjønnsmessig helhetsinntrykk etter samtaler i prekvalifiseringsomgangen. Generelt om dokumentasjon: Dokumentasjon utover disse minstekravene kan om den er relevant få betydning i vurderingen av prekvalifiseringen. Tilbyder forbeholder seg også retten til å legge vekt på annen relevant tilgjengelig dokumentasjon, og å innhente dokumentasjon fra egne kilder om det anses hensiktsmessig Obligatoriske dokumenter Skatte- og avgiftsattester, jf. forskriften 3-3, skal foreligge ved innlevering av anmodning om deltakelse i konkurransen. Attester som bekrefter at tjenesteleverandør har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift i samsvar med gjeldende lovbestemmelser. Attestene fås ved henvendelse til lokalt skattekontor eller skatteoppkreverkontor, og utstedes på skjema RF Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, når fristen for å innlevere anmodningen om deltakelse i konkurransen utløper. Unnlatelse av å sende inn gyldig skatteattest fører til at tilbudet avvises. 6

7 HMS-egenerklæring HMS-egenerklæring i samsvar med forskriften 3-4 om at leverandør oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. Det samme krav gjelder også for eventuelle underleverandører, og tjenesteleverandør skal påse at underleverandørene har tilfredsstillende HMS-ordninger. HMS-egenerklæring bør følge tilbudet, og må være innlevert før tildeling. For alle underleverandører som leverer for mer enn kr ,- skal det foreligge HMS-egenerklæring før arbeidene etter underentreprisen tar til Sikring av lønns- og arbeidsvilkår Ved leveranser som faller inn under Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter skal leverandørs og underleverandørers ansatte ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandør skal ved behov dokumentere dette for oppdragsgiver. Avvik fra dette kan medføre sanksjoner fra oppdragsgivers side, jf. forskriftens Nødvendige vedlegg til anmodning om deltakelse i konkurransen, ut over det som følger av og Firmaattest.. Eventuelle sertifikater utstedt av offisielle kvalitetskontrollinstitutter Kriterier for kontraktstildeling Opplysningsvesenets fond vil tildele kontrakten etter en samlet vurdering av tilbudene sammenholdt med de kriterier som fremgår av dette dokument, jf. nedenfor i uprioritert rekkefølge. Gjennomføringsforslaget Utredning av miljømessige konsekvenser og tiltak for å unngå eller redusere disse Pris Vårt inntrykk og vurdering av tilbyder etter samtaler og forhandlinger Tilbyders forståelse av oppdragsgivers ønsker og behov Lokalkunnskap og kjennskap til Ovfs eiendommer. (Enten tjenesteleverandør har denne fra før eller har dokumenterte planer for å skaffe seg denne.) Størrelsen på det geografiske området som tilbys Fondets administrasjon vurderes flyttet helt eller delvis ut av Oslo. Dersom det skjer kan det ha betydning for sentrale elementer i konkurransen. Det kan også føre til at konkurransen blir avlyst. 7.5 Særlige gjennomføringsregler for denne konkurransen Denne konkurransen som gjennomføres som konkurranse med forhandling skal gjennomføres i to deler. Del 1 Prekvalifisering Alle som melder sin interesse vil få tilsendt ett eksemplar av konkurransegrunnlaget. Ved utløpet av fristen for anmodning om deltakelse i prekvalifisering blir alle anmodninger gjennomgått. Deretter vil inntil 10 mulige tjenesteleverandører bli invitert til innledende samtaler med tank, e på å finne frem til de 3-6 interessentene som blir invitert til å delta i konkurransen med tilbud. Hvem som er prekvalifisert vil så bli meddelt alle som har anmodet om å delta i prekvalifiseringen Det settes en egen felles tilbudsfrist for 1. tilbud. Ved prekvalifisering må det vedlegges Skatteattest Sammen med dette grunnlaget følger følgende vedlegg Produktoversikt Retningslinjer HMS-skjema Del 2 Utvelgelsen Når tilbudsfristen er utløpt blir innkomne tilbud gått gjennom. 7

8 . Tilbyderne vil bli innkalt til forhandling i en eller flere runder. Det blir satt en siste frist for innlevering av et siste tilbud. Siste tilbud blir vurdert i tråd med pkt. 7.4 Kriterier for kontraktstildeling Leverandør(er) vil bli valgt av fondets styre Tildeling vil bli kunngjort Det vil bli satt en klagefrist 1. Dersom det kommer inn klager og det antas nødvendig kan det bli anmodet om forlenget vedståelsesfrist. 2. Klage vil bli behandlet Kontrakt vil bli inngått innen utløpet av vedståelsesfristen Avtaler om tjenesteleveranser vil bli iverksatt. Etter prekvalifisering vil følgende dokumenter bli overlevert i forbindelse med utarbeidelse av tilbud. Kontraktsutkast Prisinformasjonsskjema 8. Tildeling, avslutning, klage og avlysning. 8.1 Tildeling Tildeling vil bli kunngjort så snart som mulig etter at konkurransen er avsluttet og leverandør(ene) er valgt. 8.2 Avslutning Avslutning vil skje ved kontraktsundertegnelse. Ingen avtale er inngått før kontrakten er signert. 8.3 Klage Eventuell klage på eller spørsmål om tildeling rettes til oppdragsgiver 8.4 Avlysning Hele eller deler av konkurransen kan avlyses frem til tilbudsfristens utløp, og deretter om det foreligger saklig grunn. Fondets administrasjon vurderes flyttet helt eller delvis ut av Oslo. Dersom det skjer kan det ha betydning for sentrale elementer i konkurransen. Det varsles derfor om at vedtak om flytting anses for saklig grunn til å avlyse konkurransen. Det tas forbehold om at kostnadene ved innkjøpet kan dekkes innenfor tilgjengelig budsjett. I motsatt fall kan konkurransen bli avlyst når som helst frem til kontrakt er inngått 9 Offentlighet I Offentleglova ledd heter det: Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. Dokumentene vil unntas innsyn frem til leverandør velges. Når leverandør er valgt er alle dokumenter i saken offentlige. Leverandør som mener tilbud eller anmodning om deltakelse i konkurransen inneholder forretningshemmeligheter som er underlagt taushetsplikt, jf offl ledd jf. fvl. 13, må gi tydelig uttrykk for det i tilbudet eller anmodningen om deltakelse i konkurransen. Leverandør bør da også levere et eksemplar av tilbudet eller anmodningen om deltakelse i konkurransen der taushetsbelagt informasjon er fjernet, som oppdragsgiver kan levere ut i tilfelle det begjæres innsyn etter at tildelingen er foretatt. Dersom et slikt eksemplar ikke følger tilbudsbrevet eller anmodningen om deltakelse i konkurransen vil oppdragsgiver gi tilbyder en kort frist for å utarbeide et slikt eksemplar dersom det kommer begjæring om innsyn. Med kort frist menes her mindre enn én uke. Dersom tilbyder ikke utarbeider et slikt eksemplar innen fristen, kan det opprinnelige tilbudet og anmodningen om deltakelse i konkurransen utleveres. 10 Vedlegg Produktoversikt Utdrag av retningslinjer 8

9 HMS-egenerklæringsskjema Disse vedleggene blir distribuert til alle som henvender seg til tilbyder og ønsker å delta i konkurransen. 11. Senere vedlegg Kontraktsutkast Oppsummeringsskjema Disse vedleggene blir delt ut til leverandører som inviteres til å inngi tilbud. Disse vedleggene utgjør da en del av konkurransegrunnlaget. 9