VEDLEGG OSLOSTUDENTENES IDRETTSKLUBB OSI TENNIS Møte nr. 5 for OSI Tennis styret Mandag 6. Juni kl 18.00 Sted: Domus Athletica VELKOMMEN, KJÆRE REPRESENTANTER! Sign. OSI Tennis styreleder Mail: sekretar@tennis.osi.no Nettside: tennis.osi.no Org. kode. GR03010284460 Sign. OSI Tennis nestleder Tennis Athletica Domus, Trimveien 4, 0372 OSLO Postboks 94, Blindern, 0314 OSLO 1
TIL: OSI Tennis styret Alle valgte funksjonærer i OSI Tennis KOPI: OSI Tennis styremedlemmer, funksjonærer innad i OSI Tennis, OSI Tennis medlemmer og OSI dagligleder. VEDLEGG TIL OSI TENNIS STYREMØTE 06.06.2016: Dette er det endelig vedlegget til styremøte i OSI Tennis Mandag 6. Juni 2016. Møtet finner sted på Domus Athletica i møterommet «Oppfinnsom». Det er møteplikt i OSI Tennis styret, og dersom du ikke kan må du selv varsle OSI Tennis styreleder. VED SPØRSMÅL OM PRAKTISK INFORMASJON: kontakt Alice Solberg på 47835545 eller nestleder@tennis.osi.no. FORKORTELSER: ST: OSI Tennis styret TSL: OSI Tennis styreleder NL: Nestleder ØA: Økonomiansvarlig SK: Sekretær HT: Hovedtrener RA: Rekrutteringsansvarlig WMA: Markedsføringsansvarlig SA: Sosialansvarlig WA: Webansvarlig MA: Mosjonsansvarlig OSL: OSI styreleder DG: OSI dagligleder HS: Hovedstyret Repskap: Representantskapet SC: Studentcup SM: Studentmesterskap SL: Studentleker IT: Internturnering LK: Lagkamper DL: Divisjonslag NBK: Nybegynnerkurs FS: Frittspill FT: Fellestreninger AD: Athletica Domus UTK: Ullevål Tennisklubb OTA: Oslo Tennisarena VT: Velferdstinget i Oslo og Akershus NSI: Norges Studentidrettsforbund NTF: Norges Tennisforbund 2
Ved. 1) 2) Innehold Rekrutteringsplan Observasjoner fra det siste semesteret Side 4 5-9 1 2 3 4 5 6 3
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 Rekrutteringsplan I perioden august til september er det viktig å være på siden det er da studenter ser etter foreninger/ aktiviteter å gjøre. Vi skal henge opp flyers hver tirsdag( da plakater ofte blir tatt ned mandager) i denne perioden. Skal henge de opp på bla. UiO, HIOA, NIH, BI- der det er gratis tennisbaner osv. I denne perioden skal vi også stå på stand. Jeg har meldt oss på foreningsdagen på UiO som er 22. August, foreningsdagen på HIOA den 18. August, og How to be a Norwegian student den 30 august på Chateau Neuf. I perioden august- september må vi også få til en åpen dag, der folk kan komme å prøve ut tennis. Vi burde også kunne tilby prøvetimer for de som er interessert i dette. Burde også ha åpen dag i løpet av semesteret der du eks kan ta med en venn. Vi må bli flinkere på å annonsere at vi har utstyr til lån for de som eventuelt ikke har tennis racket. Ref utvekslingsstudenter. Ofte disse ikke har racket. Mulighet for å kjøpe inn et par som kan være til lengre utlån? OSI Tennis må bli flinkere på markedsføring. Vise folk at vi eksisterer- bruke sosiale media enda mer enn vi gjør nå. Vi må prøve å få med så mange medlemmer som mulig til Studentlekene i Bergen. Dette er en super mulighet til å bli kjent og vise oss frem!! Videre i løpet av høstsemesteret burde vi ha fått til et klubbmesterskap- med eks miks double(dette kan diskuteres videre). På denne måten blir vi kjent med alle i klubben. Vi må også arrangere flere sosiale arrangementer(trenger ikke være store). Dette skaper samhold og lojalitet!!! Burde arrangere et kick off i begynnelsen av høstsemesteret. HEIA OSI TENNIS! 4
49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 Observasjoner fra det siste semesteret: Ift produksjonsprosessen kan vi konkludere med at OSIT produserer tre ting av verdi for sine medlemmer: tennis, undervisning og sosialisering. Gruppens langsiktige strategi burde fokusere rundt å langsiktig utvikle disse tilbudene. ØAs anbefalinger til forbedring av tilbudene til gruppen: Styret kan utvikle sitt tennistilbud med å tilby et mer interessant produkt. Dette kan gjøres via bedre/flere spilletidspunkter eller bedre spillesteder. Et annet mulig verktøy for å bedre gruppens tennistilbud er en kurant inndeling etter spillenivå, men ØA velger å se bort fra denne problemstillingen i dette caset grunnet manglende kompetanse. Styret burde fokusere på å utvikle kvaliteten på sin undervisning for å oppnå høyest mulig utbytte for sine medlemmer. OSIT er i den situasjonen at vi har mulighet til å søke om utviklingsmidler, noe som gjør dette til en styrke for organisasjonen. De sosiale tilbudene er verktøy for at medlemmer blir kjent med hverandre og skaper en god kultur. ØA har følgende observasjoner fra eksterne og interne prosesser: (1) Styret har til stor grad en flat organisasjonsstruktur; valg foretas etter demokratiske prinsipper og SL har en velmenende autoritær lederstil. Videre vurderer vi at det er høy grad av samhandling mellom gruppens medlemmer, noe som vitner om behov for et tradisjonelt hierarkisk organisasjonsdesign. Dette kjennetegnes av klart hierarki som reflekterer hvert enkelt medlems arbeidsoppgaver og organisasjonens kommunikasjonskanaler. Basert på observasjoner anbefaler ØA å tydelig avgjøre følgende: hvert enkelt medlems arbeids- og ansvarsområder, retningslinjer rundt kommunikasjonsverktøy, eventuelle tidsfrister osv. (2) Styret burde etter ØAs anbefalinger utforme to forskjellige retningslinjer knyttet til eksisterende medlemmer: styrets kommunikasjon med medlemmer, og medlemsintern kommunikasjon. Gjennom retningslinjer knyttet til sistnevnte kan vi forebygge at kun noen 5
89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 medlemmer er aktive, og oppfordre mindre aktive til å kommunisere med andre. (3) Ekstern kommunikasjon referer til gruppens såkalte network horizon, eller alle mulige potensielle interessenter i organisasjonen. Ekstern kommunikasjon betyr i denne sammenheng to/tre ting: PR og markedskommunkasjon, og markedsføringsoppgaver (MFL). Førstenevnte er knyttet til bedriftens oppgaver knyttet til sosiale medier og medlemsrekruttering, mens sistenevnte er knyttet til kommunikasjonen med alle andre. Det er viktig å skape et tydelig skille på ansvarsområder innenfor dette området for å unngå misforståelser, og for å virke mest mulig profesjonelle.\ Mye kommer til å løse seg når vi har implementert wordpress som kommunikasjonsplattform. Et utfordring med denne løsningen er at wordpress er en løsning som vil føre til store midlertidige integrasjonsproblemer knyttet til det rent funksjonelle, med ØA har troen på at dette er en fordelaktig løsning på lang sikt. Oppsummering: TOWS - matrise Styrker Svakheter Muligheter Høy tilgang på IAkapital Mulig å «disiplinere» medlemmer Tilbud om utviklingsmidler God medlemskultur Teknisk kompetanse Trusler Proaktiv styring Sørge for synlighet gjennom PR / MFL Skape tillit 6
123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 ØAs forslag til retningslinjer (1) Organisasjonsstruktur a. Utvikle formell struktur i. Forslag: TSL og NL har koordinerende ansvar ii. Forslag: ØA plikter å levere oppdatert budsjett samt bilagsrapport fra inngåede fakturaer før hvert møte. iii. Forslag: Ved endringer ift kurs (f.eks. grunnet vær) MÅ ansvarlig trener gi skriftlig beskjed til ØA. iv. All driftsrelatert kommunikasjon skal foregå gjennom forumet på Wordpress v. Forslag: Styret må ha 2/3 flertall for å vedta endringer (for å forebygge hyppige endringer). (2) Eksisterende medlemmer a. Styrets kommunikasjon med medlemmer i. Forslag: Hvert enkelt styremedlem skal ikke utvise aggressiv eller truende atferd mot medlemmer. ii. Forslag: All kommunikasjon med medlemmer foregår via Wordpress når vedrørende medlem har skaffet seg profil på siden. b. Medlemsintern kommunikasjon i. Forslag: Vedtatte bestemmelser angående dette må tydelig formidles om dette. 7
163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 (3) Ekstern kommunikasjon a. PR og markedskommunikasjon i. Kun et styremedlem skal være kontaktperson med potensielle medlemmer på et gitt tidspunkt. ii. Forslag: Ansvarlig styremedlem utvikler en helhetlig tekst med all informasjon om gruppen som kan sendes til potensielle medlemmer. Denne teksten vil være konstruert på en slik måte at det vil oppstå så få misforståelser som mulig. Skal også inkludere punkt (2), b, i, hvis dette punktet blir vedtatt iii. Forslag: Regler knyttet til sosiale midler: 1. Ikke bruk av bilder tatt med kamera med dårlig oppløsning 2. SMC skal sjekke grammatikkfeil og eventuelt korrigere disse asap. b. MFL i. Forslag: ØA er naturlig kontaktperson med alle interessenter som ikke er potensielle medlemmer eller engasjert i OSI. Strategiformulering Det er fornuftig at OSIT forholder seg til en inkrementell strategiposisjonering siden det til stor grad er viktig med operasjonell fleksibilitet og ambidexterity innenfor dette markedssegmentet. Det er også viktig å til rette for kontinuerlig læring og ideskaping. Etter skjønnsmessige erfaringer vet vi at det er grunnleggende viktig for en organisasjon å ha to til tre kritiske suksessfaktorer som står sentralt i bedriftens posisjoneringsstrategi. ØA foreslår å velge en to/tre forskjellige KSFer nedenfor som styret skal forholde seg til som en helhet frem til et gitt tidspunkt. Dette vil forenkle fremtidige vurderinger av gruppens strategi. 8
203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 KSF Størst i Oslo Høy kompetanse God kvalitet Høy synlighet Lav omløpshastighet God kultur Stabilitet KPI Medlemsantall, omsetning, omdømme Ranking, faglig styrke på tilbud, kvalitet på trenere Best kostnad/nytte-forhold for medlemmer, subjektive vurderinger Rekkevidde, oppdatering på Facbook / instagram Gjennomsnittlig medlemsskap målt i tid Subjektiv trivsel, antall sosiale tilbud Endringer i gruppens tilbud, tidsramme på varsler, omløpshastighet 9