OSI TENNIS FORSKRIFTER. Stiftet den 28 juli 2011

Transkript

1 OSI TENNIS FORSKRIFTER Stiftet den 28 juli

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: KLAUSUL 1 KLAUSUL 2 KLAUSUL 3 KLAUSUL 4 KLAUSUL 5 KLAUSUL 6 KLAUSUL 7 KLAUSUL 8 KLAUSUL 9 KLAUSUL 10 INGRESS NAVN OG INTENSJON ( 1-3) STYRET ( 4-14) TILLITSVALGTE ( 15-24) VALG AV TILLITSVALGTE ( 25-28) GRUPPEÅRSMØTET OG MEDLEMSMØTET ( 29-37) DOKUMENTER OG DOKUMENTASJON ( 38-43) MEDLEMSKAP ( 44-47) DISIPLIN OG SANKSJONER ( 48-51) ORDNER, HEDERSTEGN OG ÆRESMEDLEMMER ( 52-54) LOGO, FARGER OG SYMBOLER ( 55-57)

3 Ingress OSI Tennis er en gruppe organisert under Oslostudentenes Idrettsklubb (OSI), for det formål å styrke studentidretten og studenttennisen i Oslo. Gruppen setter ut vedtak og utarbeider organisatoriske mål basert på det følgende: «engasjert, allsidig og felleskap» og vår visjon er «alle studenter i aktivitet». Gruppen jobber for å gjøre medlemmene engasjerte i klubbens treningstilbud og det organisatoriske livet innad i gruppen, og OSI generelt. OSI Tennis er en åpen gruppe, og alle uansett nivå har rett til å delta i OSI Tennis og ta bruk av vårt treningstilbud. Dette er en gruppe som tilhører alle; både mesterne og nybegynnerne. Gruppen arbeider for å styrke det sosiale fellesskapet med å arrangere treninger, sosiale arrangementer og å skape interesse i styrets arbeid. OSI Tennis er styrt demokratisk, og beslutninger og formål må representere allmenviljen til medlemmene. 3

4 Klausul 1: Navn og intensjon Artikkel 1. Navnet på gruppen er «Oslostudentenes Idrettsklubb Artikkel 2. Artikkel 3. Klausul 2: Styret Tennis», og den formelle forkortelsen er «OSI Tennis». Gruppens formål er å organisere gode og velutviklede treninger for studenter for en billig penge OSI Tennis skal samle medlemmer og tennisinteresserte som deler sportens lidenskap og er villig til å bidra til å styrke gruppens tilbud. Artikkel 4. Gruppen skal ha et styret som er underlagt kontroll, og er ansvarlig ovenfor, gruppemedlemsmøtet, gruppeårsmøtet, Hovedstyret og OSIs Årsmøtet Artikkel 5. Styret skal bestå av minst 9 medlemmer, og av 8 faste verv: i. Styreleder ii. Nestleder iii. Økonomiansvarlig iv. Sekretær v. Hovedtrener vi. Rekrutteringsansvarlig vii. Sosialansvarlig viii. Mosjonsansvarlig ix. Web- og markedsføringsansvarlig Artikkel 6. Artikkel 7. Artikkel 8. Artikkel 9. Ingen utdanningsinstitusjon skal være representert med mer enn 50% i styret, og gruppen jobber for at styresammensetningen reflekterer medlemsmassen. Hvis det er nye styreplasser kan ikke et kjønn være representert med mer enn 5 styremedlemmer. Styret er gruppens høyeste myndighet mellom årsmøter og medlemsmøter, og er ansvarlig for at gruppens virksomhet blir drevet i samsvar med vedtektene og årsmøtets vedtak. Styret skal møte minst en gang i måneden. Hvis ikke møtetidspunkt er bestemt på forrige styremøtet har styreleder ansvar for å bestemme et tidspunkt som passer. Et møte kan bli tilkalt hvis over halvparten av ordinære styremedlemmer krever det. Artikkel 10. Innkalling av gruppeårsmøtet blir bestemt av styret. 4

5 Artikkel 11. Mellom gruppeårsmøter har Styret rett til å utpeke medlemmer til verv innenfor gruppen hvis en av styremedlemmer går av. Artikkel 12. For å fremme gruppens formål og verdier, har Styret følgende makter: i. å opprettholde og håndheve gruppens forskrifter og OSIs forskrifter, å overse implementeringene av gruppestyrebestemmelser og sanksjonere gruppemedlemmer som bryter vedtektene. ii. å fremme kontakt med andre studenttennisidrettslag i Norge, men særlig Oslo. iii. å sikre at møter og arrangementer generelt blir avholdt i en vennlig atmosfære og organisert på en slik måte som maksimerer deltakelse blant gruppemedlemmene. Styret skal sikre at ingen medlemmer føler seg fremmedgjort fra gruppen, føler seg utestengt fra møter og skal bekjempe all form for trakassering og diskriminering blant gruppemedlemmene. iv. å orientere gruppeårsmøtet og OSIs årsmøtet om sitt arbeid gjennom den gitte perioden. Orienteringen skal inneholde styrets arbeid, fremdrift og svakhet i det organisatoriske arbeidet, og orientere representantene til stedet om gruppens økonomiske situasjon og levere et budsjett for neste år til Hovedstyret, via dagligleder. v. å foreslå overfor gruppeårsmøtet endringer i vedtektene. vi. å foreslå en prisstigning eller prisreduksjon på gruppens semesteravgift. Artikkel 13. Styretsmedlemmer har rett til å blande seg i konflikter som tar sted under treninger i regi av OSI Tennis. Artikkel 14. Styrets fullmakter utøves slikt styret anser som hensiktsmessig. Dens fullmakter blir fordelt mellom styremedlemmene imellom styremøter i henhold til virket verv de holder. Artikkel 15. Styret kan ta beslutninger utenfor møtene, via streaming eller sosiale medier. Alle styremedlemmer må se gjennom forslaget og stemme før forslaget kan bli vedtatt. Artikkel 16. Styret er valgt for en periode som varer et år. Styremedlemmer kan fratre sine verv på medlemsmøter uten å fullføre perioden. Styremedlemmer må informere 5

6 styret om sitt ønske om å gå av, og de sitter inntil gruppen har funnet en erstatning. Klausul 3: Tillitsvalgte Artikkel 17. Styreleder representerer gruppen utad, leder styremøter og tar dagligdagse beslutninger som styrets representant. Embetsholderen er første blant likemenn, skal holde oversikt over de andre styremedlemmenes arbeid, og sikre gruppens integritet. Styreleder har rett til: i. å fordele arbeidsoppgavene sine med nestleder. ii. å godkjenne «Innkalling og saksliste» med skriftlig signatur. Godkjenning er gyldig sammen med nestleders signatur. iii. å godkjenne møtereferat med skriftlig signatur. Godkjenning er gyldig sammen med nestleders signatur. iv. å innkalle og lede styremøter. v. å representere gruppen på representantskapsmøter. vi. å konsultere jevnlig med nestleder, og informere nestleder om sitt arbeid. vii. å fungere som et mellomledd og være kontaktpersonen til dagligleder og Hovedstyret. viii. å videreformidle informasjon fra Hovedstyret og dagligleder til styret. ix. å orientere styremøter, medlemsmøter og gruppeårsmøter om sitt arbeid. x. ved stemmelikhet er styreleders stemme avgjørende. xi. styreleder kan ikke være av samme kjønn eller tilhøre samme utdanningsinstitusjon som nestleder. Artikkel 18. Nestleders myndighet blir bestemt av styreleder, og embetsholderen skal fungere som styreleders rådgiver. Styret kan delegere ansvar fra styreleder til nestleder hvis den anser det som rettmessig. i. å vikariere for styreleder når verv innehaver ikke er til stede. ii. å godkjenne «Innkalling og saksliste» med skriftlig signatur. Godkjenning er gyldig sammen med styreleders signatur. iii. å godkjenne møtereferat med skriftlig signatur. Godkjenning er gyldig sammen med styreleders signatur. 6

7 Artikkel 19. Økonomiansvarlig er ansvarlig for å opprettholde gruppens økonomiske integritet, og er ansvarlig ovenfor OSIs økonomiansvarlig. Embetsholder har følgende rettigheter: i. å forvalte gruppens økonomi. ii. å godkjenne og undertegne bilagsskjemaer og refusjonsskjemaer. iii. å fylle ut kassetellingsskjemaer, inntektsskjemaer og årsavslutningsskjemaer når Hovedstyret krever det. iv. å lage et regnskap og et budsjett. Et regnskap skal bli presentert på hvert styremøtet. v. å godkjenne bevilgninger til prosjekter initiert av styremedlemmer. vi. å orientere styret, medlemsmøter og gruppeårsmøter om sitt arbeid. Artikkel 20. Sekretæren er gruppens administrator, og er ansvarlig for å sikre god informasjonsflyt i styret mellom medlemmer og for å holde ordinære gruppemedlemmer godt informert om styrets avgjørelser. Sekretær har rett til: i. å dokumentere alle avgjørelser tatt av styret. ii. å godkjenne vedtaksforespørseler, diskusjonsforespørseler og orienteringsdokument blant annet og andre søknader i hensyn til kriteriene. iii. å lage en dagsorden og saksliste for alle møter innenfor gruppen iv. å offentliggjøre dagsordenen for styremedlemmer minst 48 timer før styremøter er innkalt, 4 dager før et medlemsmøte er innkalt og minst 1 uke før gruppeårsmøtet er innkalt. v. å skrive referat fra styremøter, medlemsmøter og gruppeårsmøter og publisere det gjennom OSI Tennis sine kommunikasjonskanaler. vi. å arkivere alle offisielle dokumenter slik at styremedlemmer har tilgang til dem. vii. å sikre at ordinære gruppemedlemmer er informert nok om styrets avgjørelse til å kunne holde dem til ansvar på medlemsmøter og gruppeårsmøter. Artikkel 21. Hovedtrener er ansvarlig for å lage treningsplaner for fellestreningene, kurs og lage treningsplaner i samarbeid med lagkapteinene. Hovedtrener har rett til: 7

8 i. å avslå treningsforslagene til divisjonslagkapteinene og å kom med forbedringer. ii. å utnevne trenere for nybegynnerkursene og å foreslå kapteiner for divisjonslagene. iii. å lede møter til Trenerrådet. iv. å innkalle Trenerrådet når to eller flere trenere forespør det eller på sin egen vilje. v. ved stemmelikhet i Trenerrådet er Hovedtreners stemme avgjørende. vi. å orientere styret, medlemsmøter og gruppeårsmøtet om sitt arbeid, nybegynnerkursene og arbeidet til lagkapteinene. vii. å orientere medlemsmøter og gruppeårsmøter om sitt arbeid. Artikkel 22. Rekrutteringsansvarlig er OSI Tennis sitt ansikt utad. Vervholder kontrollerer gruppens og er ansvarlig for at OSI Tennis klarer å representere et brett spekter av studenter fra forskjellige utdanningsinstitusjoner. Rekrutteringsansvarlig har rett til: i. å kontrollere gruppens kommunikasjonskanaler og kommuniserer med individer som søker medlemskap eller om informasjon om våre aktiviteter. ii. å initiere rekrutteringskampanjer. iii. å representere gruppen på foreningsdager (og lignende arrangementer) rundt om i byen. iv. å utnevne assisterende rekrutteringsansvarlige for å hjelpe i arbeidet. v. ansvarlig for at gruppens postere er synlige på de forskjellige utdanningsinstitusjoner rundt om i byen. vi. å designe postere i samarbeid med web- og markedsføringsansvarlig. vii. å designe og produsere pamfletter for stands i samarbeid med web- og markedsføringsansvarlig. viii. å produsere bilder og videoer av våre treninger. ix. å iverksette prosjekter som kan styrke OSI Tennis sitt varemerke og omdømme. Hvis et prosjekt krever utgifter må den godkjennes av økonomiansvarlig før den kan settes på styremøtets dagsorden. x. å markedsføre gruppen og OSI. 8

9 xi. å orientere styret, medlemsmøtet og gruppeårsmøtet om sitt arbeid. Artikkel 23. Sosialansvarlig er ansvarlig for å styrke gruppens sosiale integrasjonen med aktiviteter og arrangementer utenfor treninger og turneringer. Sosialsvarlig har rett til: i. å initiere sosiale arrangementer med samtykke fra styreleder hvis det ikke koster penger. Om et arrangement koster penger, må sosialansvarlig få godkjenning av økonomiansvarlig før en kan sende forslaget til sekretæren. ii. å kreve av web- og markedsføringsansvarlig markedsfører arrangementer via sosiale medier eller gjennom andre midler. iii. må delta på stands på foreningsdager rundt om i Oslo sammen med rekrutteringsansvarlig ved semesterstart. iv. å arrangere semesterfester og julebord. v. å orientere styret, medlemsmøter og gruppeårsmøtet om sitt arbeid. Artikkel 24. Mosjonsansvarlig er ansvarlig for styrke- og løpeøkter og ikke-tennis treningsøkter generelt. Vervinnehaver har rett til: i. å organisere styrke- og løpeøkter. ii. å lage treningsplaner for styrke- og løpeøktene. iii. å utnevne assisterende mosjonsansvarlige. iv. å fungere som klubbens treningsveileder. v. å orientere styret, medlemsmøter og gruppeårsmøter om sitt arbeid. Artikkel 25. Web- og markedsføringsansvarlig er ansvarlig for gruppens nettsider. Vervinnehaver har rett til: i. å utvikle gruppens nettsider med styrets samtykke. ii. å gjøre nettsidene så tilgjengelige som mulig. iii. å vedlikeholde gruppens nettsider. iv. å oppdatere gruppens nettsider. v. å fungere som gruppens kontaktperson til OSIs webansvarlig. vi. å designe postere i samarbeid med rekrutteringsansvarlig. vii. å designe og produsere pamfletter for stands i samarbeid med rekrutteringsansvarlig. viii. å produsere bilder og videoer av våre treninger. 9

10 ix. å iverksette prosjekter som kan styrke OSI Tennis sitt varemerke og omdømme. Hvis et prosjekt krever utgifter må den godkjennes av økonomiansvarlig før den kan settes på styremøtets dagsorden. x. å markedsføre gruppen og OSI. xi. å representere gruppen på foreningsdager (og lignende arrangementer) rundt om i byen. xii. å orientere styret, medlemsmøter og gruppeårsmøter om sitt arbeid. Artikkel 26. Lagkapteiner er ansvarlig for treningene til divisjonslagene. De har rett til: i. å lage treningsplaner i samarbeid med Hovedtrener. ii. å utnevne fem faste medlemmer av divisjonslaget, og utpeke tre varamedlemmer. iii. å nominere hvem av medlemmene som skal spille i lagkamper. iv. å organisere lagtreningene. v. å utnevne en nestleder som tar over hvis lagkaptein ikke er tilstedeværende. Utnevnelsen må godkjennes av Hovedtrener. vi. er medlem av Trenerrådet. Artikkel 27. Ordinære trenere blir utpekt av Hovedtrener med styrets samtykke. Alle trenere er medlemmer av Trenerrådet og deltar i dens avgjørelser. Klausul 4: Valg av tillitsvalgte Artikkel 28. Hvis styreleder vervet er ledig på grunn av vellykket mistillitsforslag, styreleder har fratrett fra sitt verv eller annet skal nestleder imidlertid ta over styreleders funksjoner til et medlemsmøte eller gruppeårsmøte er innkalt. Artikkel 29. For å stille til verv må gruppemedlemmer ha hvert medlem minst et ordinært semester. Artikkel 30. Potensielle utfordrere for sittende styremedlemmer må annonsere deres kandidatur minst 2 uker før medlemsmøte eller gruppeårsmøtet. Artikkel 31. Alle valg skal avholdes hemmelig. Klausul 5: Gruppeårsmøtet og medlemsmøtet Artikkel 32. Styret innkaller gruppeårsmøtet og medlemsmøter. Gruppeårsmøtet skal bli avholdt før 15 desember å ordinære gruppemedlemmer og OSI Hovedstyret (via 10

11 dagligleder) har krav på en måneds varsel før møtet blir innkalt. Medlemsmøter kan bli avholdt flere ganger i året, men minst et medlemsmøte må bli avholdt i vårsemesteret. Ordinære medlemmer har krav på en måneds varsel på møteinnkalling. Artikkel 33. Gruppeårsmøtet og medlemsmøter skal holde styret, og dens individuelle medlemmer, ansvarlig. Alle styremedlemmer skal orientere møtene om sitt arbeid i perioden siden siste møte. Artikkel 34. Alle ordinære medlemmer av OSI Tennis har rett til å delta Artikkel 35. Alle ordinære medlemmer av OSI Tennis har talerett, forslagsrett og stemmerett. Artikkel 36. Styremedlemmer som søker gjenvalg, eller ønsker å gå av, må informere sekretæren en måned før møtet avholdes. Artikkel 37. Ordinære medlemmer som ønsker å stille til verv må informere sekretæren minst 2 uker før møtet avholdes. Artikkel 38. Gruppeårsmøte har makt til å endre på gruppens forskrifter, endre gruppens offisielle logo, velge nytt styret og vedta en arbeidsstrategi for det kommende året. Medlemsmøter har makt til å velge nytt styret og endre på arbeidsstrategien godtatt på siste gruppeårsmøtet. Artikkel 39. Styret er bundet til beslutningene tatt på disse møtene. Artikkel 40. Alle medlemmer som deltar, som har lyst til å ta opp saker på gruppeårsmøtet eller medlemsmøtet, må sende inn møtedokumenter sanksjonert av sekretæren. Når møtedokumentene er utfylt sendes de til sekretæren. Klausul 6: Dokumenter og dokumentasjon Artikkel 41. Alle dokumenter publisert på vegne av OSI Tennis må inneholde gruppens logo på høyreside, på toppen av dokumentet. Under logoen skal det stå, i fet skrift, «Oslostudentenes Idrettsklubb». Artikkel 42. For at saker skal bli tatt opp på styremøter, medlemsmøter eller gruppeårsmøtet må vedtaksmaler, orienteringsmaler, diskusjonsmaler eller annet møtedokument bli fylt ut og sendt til sekretæren. Sekretæren ivaretar gruppens integritet med å sikre at skjemaene er fylt in på en riktig, punktlig og forståelig måte. Hvis de ikke er det sendes de tilbake til senderen med bemerkninger. 11

12 Artikkel 43. Regnskaper, budsjetter eller andre dokumenter av økonomiskorientering må godkjennes av økonomiansvarlig før det kan bli sendt til sekretæren. Artikkel 44. Alle offisielle dokumenter skal bli arkivert på en konto der styremedlemmene har tilgang 24 timer i døgnet. Styreleder, nestleder og sekretær håndhever implementasjonen av dette. Artikkel 45. Dagsorden til styremøter, medlemsmøter og gruppeårsmøtet skal inneholde en forside med gruppens logo, en side med praktiskinformasjon og en innholdsfortegnelse. Referater fra slike møter skal inneholde en forside, en side om hvor møtet tok sted og hvor mange deltok og en innholdsfortegnelse. Artikkel 46. Sekretæren er ansvarlig for å styrke og forbedre gruppens dokumenter, dokumentasjon, og er pliktig til å gjøre dem så tilgjengelig og lettleste som mulig. Artikkel 47. Gruppeårsmøtet kan utnevne en Kontrollkomite som sitter for en periode. Kontrollkomiteen vil da være ansvarlig for å beskytte vedtektene, retningslinjer, regler innad i OSI Tennis og OSIs lovnorm ikke blir brutt av styremedlemmer, funksjonærer eller ordinære medlemmer. Klausul 7: Medlemskap Artikkel 48. Medlemskap i OSI Tennis forplikter alle medlemmer til å støtte opp om gruppens formål. Artikkel 49. Som medlem regnes man når innbetalt OSI og OSI Tennis kontingent er registrert. Stemmerett i partiet oppnås umiddelbart på registreringsdato, og medlemmer kan stille til valg etter å ha vært medlem et semester. Oppstår det tvil om valgbarhet, skal kvittert medlemskort fremvises hvor betalingsdato fremgår. Artikkel 50. Innbetalt kontingent gjelder for inneværende semester. Artikkel 51. Medlemmer, som ikke er studenter, kan ikke stille til verv innad i OSI Tennis. Klausul 8: Disiplin og sanksjoner Artikkel 52. Styret har rett til å disiplinere og innføre sanksjoner på medlemmer som bryter klubbens og gruppens reglementer. Artikkel 53. Medlemmer kan bare trekk seg fra treninger, arrangementer og begivenheter 24 timer før de tar sted. Hvis et medlem har en god unnskyldning sendes den til sekretæren via mail. Et medlem som gjør dette regelmessig 12

13 kan bli ekskludert fra treninger en tidstrekning styret finner passende. Artikkel 54. Medlemmer som mobber, trakasserer, diskriminerer eller rasistiske meninger kan bli ekskludert fra gruppen av styret. Artikkel 55. Alle medlemmer er påkrevd til å rapportere mobbing, trakassering, diskriminering og rasistiske ytringer til styret via sekretæren. Klausul 9: Ordner, hederstegn og æresmedlemmer Artikkel 56. Ordner blir tildelt av styret enstemmig. Styret har bare en orden den kan tildele; «Studentenesfane». Artikkel 57. Hederstegn blir tildelt av styret. Hederstegn, som «Årets idrettsutøver», blir tildelt på klubbens årlige julebord. Forslag til utnevnelse kan fremmes av ordinære gruppemedlemmer. Artikkel 58. Medlemmer som har gjort en ekstraordinær innsats på treninger og gruppearbeid kan utnevnes til æresmedlemmer. Forslag til utnevnelse kan fremmes av ordinære gruppemedlemmer. Klausul 10: Logo, farger og symboler Artikkel 59. Gruppens logo bør inneholde OSIs offisielle farger rødt, svart og hvit. Vår nåværende logo ble tatt i bruk fra og med 2 oktober 2015, og erstattet den forrige som ble tatt i bruk den 1 mars Artikkel 60. Gruppens offisielle farge er rød, svart og hvit. Alle offisielle OSI Tennis idrettsdrakter må bruke disse fargene. OSIs logo og gruppenslogo skal være påsydd og skal plasseres på venstre bryst på alle drakter. Artikkel 61. Alle symboler lansert og tatt i bruk av OSI Tennis må få personlige godkjennelse fra web- og markedsføringsansvarlig, og styret generelt. 13