1. Orientering om oppdraget 1.1 Om Omsorgsbygg Oslo KF Omsorgsbygg Oslo KF er et kommunalt foretak eid av Oslo kommune som skal utvikle, bygge, drifte og vedlikeholde formålsbygg. Det samlede bygningsareal er på ca. 850.000 kvm fordelt på over 658 eiendommer og 1150 bygninger. Bygningsmassen består i hovedsak av sykehjem, bo - og rehabiliteringssentre, barnehager samt brannstasjoner. Våre leietakere består av bydelsadministrasjoner og kommunale etater. 1.2 Omsorgsbyggskolen for bedre bygg Vårt hovedansvar er faglig profesjonell og trygg utbygging, drift og vedlikehold av våre eiendommer. Tilstrekkelig og riktig prosjektkompetanse er viktigste suksessfaktor for at vi skal nå våre prosjektmålsettinger fremover. I årene som kommer vil vi få økt prosjektportefølje, og for gode resultater det er avgjørende at vi følger beste praksis. Systematisk opplæring av ansatte og innleide skal sikre at vi når våre målsetninger. Prosjektskolen vil være en selvstendig del av Omsorgsbyggskolen. Gjennom opplæring i prosjektskolen ønsker vi å øke den enkelte medarbeiders prosessforståelse for sammenhengene i et evighetsperspektiv dvs. fra initiering av et byggeprosjekt og gjennom hele byggets levetid. Noen viktige stikkord er riktig rolleforståelse, prosjektøkonomiske føringer, mv. Denne anskaffelsen omfatter utvikling og gjennomføring av modulkurs og mindre temakurs, utvikling av eierstrategi, samt bistand til implementering av kunnskap og prosjektmodell i Omsorgsbyggs kvalitetssystem og interne retningslinjer. Opplæringsmodulene skal skje i en kombinasjon av e-læring og klasseromsundervisning. All undervisning, både e-læring og klasseromsundervisning, skal foregå på norsk. I forbindelse med klasseromsundervisning må teori knyttes opp mot Omsorgsbyggs egne caser. Leverandøren må tilby en opplæring som oppfyller de oppgitte læringsmål i de aktuelle modulene. Omsorgsbygg ønsker fortrinnsvis at kursene for modul A C skal være ferdigutviklet, men med mulighet for tilpasninger til læringsmål og særegenheter i byggebransjen. Klasseromsundervisning forutsettes utformet i samarbeid mellom leverandør og oppdragsgiver. Omsorgsbyggskolen og Omsorgsbyggs prosjektmodell er nærmere forklart i vedlagte brosjyre. Se vedlegg 4. Opplæringsmodulene skal kvalifisere til studiepoeng som NOKUT-akkreditert studie. Se http://www.nokut.no/ 1
2. Om leveransen av Prosjektskolen 2.1 Oppbygging av Prosjektskolen Oppdraget omfatter følgende: a. tilpasning og utvikling av faglig innhold, program, læremateriell, avsluttende prøve og annet relevant materiale knyttet til de prioriterte modulene b. innhenting av relevante undervisningsressurser samt pedagogisk kvalitetssikring av interne bidrag til gjennomføring av modulene og kursene c. administrasjon (rapportering og forberedelse/deltakelse i kvartalsmøter) d. utvikling av e-læringskurs for de oppgitte moduler Arbeid knyttet til utvikling og gjennomføring skal utføres i nært samarbeid med Omsorgsbygg. Møtevirksomhet knyttet til utvikling og gjennomføring av moduler inngår i oppdraget. 2.2 Faglig innhold i Prosjektskolen Prosjektskolen er tenkt bygd opp av moduler av relevante tema. Det er valgt å prioritere følgende moduler: Modul 1: Praktisk prosjektledelse og styring beste praksis /Prosjektlederrollen Modul 2: Prosjektarbeid beste praksis / Omsorgsbyggs prosjektmodell Modul 3: Prosjekteierstyring 2.3 Innholdet i modulene Nedenstående innholdsbeskrivelse beskriver det som oppdragsgiver anser for å være hensiktsmessig innhold i modulene. Det er ikke utelukket at innhold i modulene kan endres noe i samarbeid med leverandøren. Modul 1: Praktisk prosjektledelse og /-styring beste praksis/ Prosjektlederrollen Opplæringsmodulen skal gi deltakerne bedre forståelse for og trygghet i rollen som prosjektleder i store og mindre prosjekter. Modulen skal også gi deltakerne praktiske råd og innspill på hvordan man kan håndtere og styre ulike situasjoner man kan møte som prosjektleder. Målgruppe: Prosjektledere i prosjekt og eiendomsavdelingen 2
Innhold: Hva det betyr å ta lederrollen i prosjektet Prosjektleders mandat og grensesnitt mot eierstyring Praktiske problemstillinger knyttet til prosjektlederrollen Hvordan rollen til prosjektleder varierer med oppgavene og fasene i et prosjekt God arbeidsmetodikk sett hen til person og oppgave (prosjektplanlegging, prosjektoppfølging, forhold/oppfølging av bruker, rådgivere, entreprenører og andre aktører) Bevissthet rundt egne styrker og utviklingsområder sett hen til prosjektlederrollen Mål for opplæringen: Etter avsluttet modul skal deltakerne: Ha tilegnet seg kunnskaper om hvordan man i praksis planlegger, gjennomfører og leder et prosjekt Ha fått forståelse for hvilke utfordringer som man kan møte som prosjektleder i de ulike fasene av et prosjekt og innsikt og metoder for hvordan disse kan håndteres Ha forbedret sin evne til å håndtere relasjonen til interessenter og ulike aktører i prosjektet Modul 2: Prosjektarbeid - beste praksis/ Omsorgsbyggs prosjektmodell I denne modulen skal deltakerne bli kjent med Omsorgsbyggs prosjektmodell og forstå hvordan den er bygd opp og blir brukt i praksis. Medarbeideren skal tilegne seg kompetanse som gjør det mulig å påvirke prosjektene de deltar i til å bli gjennomført i henhold til beste praksis. Målgruppe: Prosjektledere, prosjekteiere og prosjektmedarbeidere som skal jobbe/delta i prosjekter. Innhold: Grunnleggende kunnskap om prosjekter herunder prosjektstyring, prosjektledelse og prosjektdeltakelse (for eksempel terminologi, prosjekters egenart, organisering roller og ansvar- samspill med linjeorganisasjonen) Innføring i Omsorgsbyggs kvalitetssystem, med fokus på prosedyrer og sjekklister for medvirkning i prosjekter Innføring i Omsorgsbyggs prosjektmodell herunder: o Prosjektprosessen med faser o Beslutningsprosesser o Interessentanalyser («Stakeholder management») o Finansieringsmodell inkl. husleieberegninger o Organiseringen av prosjekter, inkludert kontraktsmodell o Roller og ansvar 3
o o o o Erfaringsoverføring Dokumentstyring Oslo kommunes investeringsregime Kvalitetssikring av byggeprosjektets SHA, tekniske løsninger, bygningsmessig og teknisk kvalitet, miljøoppfølging, økonomi og fremdrift Mål for opplæring: Etter avsluttet modul skal deltakerne: Ha fått grunnleggende kunnskaper og innsikt om prosjekter, herunder prosjektstyring, prosjektledelse og prosjektdeltakelse Være trygg på felles begrepsbruk knyttet til prosjekter og prosjektgjennomføring i Omsorgsbygg Være kjent med og forstå hvordan Omsorgsbyggs prosjektmodell er bygd opp og skal brukes i praksis Være kjent med Omsorgsbyggs kvalitetssystem og hvilke prosedyrer og medvirkningspunkter som gjelder for prosjektdeltakelse i Omsorgsbygg Ha kunnskap om Omsorgsbyggs styringssystem og vår rolle og plassering i Oslo kommune Ha kunnskap om prosesser og metoder som anvendes ved etablering av styrings- og beslutningsgrunnlag samt prosjektoppfølging Prosjekteiers og prosjektleders rolle og ansvar ved beslutningspunkter i byggeprosjekter Modul 3: Prosjekteierstyring Modulen skal inneholde de deler av eierstyring på virksomhetsnivå som er relatert til prosjektaktiviteter. Effektiv eierstyring på prosjektnivå sikrer at prosjektporteføljen er knyttet til konkrete strategiske mål, og at prosjektene ledes i henhold til beste praksis. Eierstyring i prosjekter tydeliggjør ledelsens rolle i prosjekter. Det handler både om «å gjennomføre de riktige prosjektene og «å gjennomføre prosjektene riktig». Eierstyring representerer sammenhengen mellom virksomhetens ledelse og prosjektene. Hovedprinsippene for prosjekteierstyringen er: En tydelig inndeling av prosjektet i faser og beslutningspunkter Strukturert prosess som sikrer riktig fokus i hver fase Tydelige krav til beslutningsunderlaget for hver beslutning Tydelige krav til kvalitetssikring for å sikre kvalitet og erfaringsoverføring Målgruppe: Den primære målgruppen er virksomhetsledelsen, og medlemmer i styringsgrupper. Innhold: Hva menes med eierstyring i prosjekter Prosjektorganisering 4
Prosjekteier og styringsgruppens rolle Prosjektstrategier og prioritering og realisering av prosjektmål Sammensetning av styringsgrupper Usikkerhetsstyring og fastsettelse/styring av reserver Entreprisemodeller Eierstyrt prosjektsikring Mål for opplæringen: Etter avslutning av modulen skal deltakerne: Forstå hva som menes med eierstyring i prosjekter på virksomhetsnivå Forstå prosjekteiers og styringsgruppens rolle og ansvar Forstå hvordan styringsgruppen bør settes sammen Forstå viktigheten av å legge en gjennomarbeidet business case, med tilhørende gevinstrealiseringsplan, til grunn for overordnet styring og ledelse Forstå hvordan man utøver prosjekteierstyring ved hjelp av prosjektmodellen med tilhørende metoder og verktøy 3. Temakurs Oppdragsgiver skal ha anledning til å bestille temakurs innen særskilte tema. Temakursene kan omhandle for eksempel BIM, LCC, plan- og bygningsloven, LCA, tekniske fagområder og lignende. Varigheten på temakurs anslås til én dag, men det vil også være aktuelt med kortere eller lengre temakurs dersom dette er hensiktsmessig. Avhengig av tema, antar Omsorgsbygg at det vil være fra 20-50 deltakere på hvert temakurs. 4. Opsjon for ytterligere moduler Oppdraget omfatter også opsjon på utvikling og gjennomføring av ytterligere moduler om andre relevante fagområder. Nye moduler skal bygges på samme prinsipper som moduler beskrevet under punkt 2.2. I den forbindelse er det behov for bistand til utvikling og mål, innhold, program, læringsmetodikk, læremateriell, eventuell avsluttende prøve og annet relevant utviklingsarbeid. Tilsvarende som for de nevnte modulene under punkt 2.2 er det behov for bistand til gjennomføring av de planlagte modulene, innhenting av relevante forelesere samt pedagogisk kvalitetssikring av forelesere. 5. Omfang Det vil fra oppstart av kontrakt først være fokus på å gjennomføre modul nr. 1, Praktisk prosjektledelse og -styring. Modulen er relevant og nødvendig for svært mange av Omsorgsbyggs ansatte. Det er antatt at rundt 100-120 personer vil gjennomføre denne modulen i løpet av 2017. 5
For modul nr. 2 må det påregnes nesten like mange deltakere, men for modulen Prosjekteierstyring vil det være langt færre deltakere. Antall deltakere som gjennomfører modulopplæring vil være betydelig høyere i 2017 enn i resten av kontraktsperioden. Vi anslår følgende omfang ved gjennomføring av modulene og temakursene: 2017 2018 2019 2020 Modul 1* 2 2 2 2 Modul 2* 2 2 2 2 Modul 3* 1 1 1 1 Modul opsjon 0 1 1 1 Temakurs 1 2 2 2 *Antall deltakere vil variere med antall nyansatte/innleide fra 2018 **Antall deltakere vil variere med antall nyansatte/innleide fra 2019 *** Det gjøres en løpende vurdering hvorvidt det skal utløses opsjon for ytterligere moduler Teoretisk innføring og egenstudier skal gjøres gjennom bruk av e-læring. I etterkant av dette skal det gjennomføres klasseromsundervisning. Klasseromsundervisningen skal omhandle teori samt praktiske og relevante oppgaver (case). Klasseromsundervisningen skal være en kombinasjon av forelesninger/foredrag og undervisning som aktiviserer deltakerne. Det vil avtales i det enkelte tilfelle hvorvidt e-læring eller klasseromsundervisning gjennomføres først. Mellom samlingene skal deltakerne ha tilgang på veiledning. Foreslått tidsramme av samlingene er en til tre dager per modul. Opplæringen, både e-læringer og klasseromsundervisning, skal foregå på norsk. Opplæringen skal kunne gi en form for sertifisering eller kvalifisere for studiepoeng. Omsorgsbygg stiller lokaler til alle opplæringsaktivitetene, primært i våre egne lokaler. 6. Øvrige krav til oppdraget Arbeid knyttet til utvikling og gjennomføring skal utføres i tråd med gitte føringer og i nært samarbeid med Omsorgsbygg. Møtevirksomhet og eventuelle andre administrasjonskostnader knyttet til utvikling og gjennomføring av moduler og temakurs, støtte til organisasjonen inngår i de enkelte modulene. Vi forutsetter at e-læring konkretiserer teori, repetisjon og jobbstøtte og i henhold til læringsmålene samt er relevant for byggeprosjekter. Leverandøren skal aktivt bidra inn i prosjektet med kunnskap og erfaring om utvikling og gjennomføring av opplæring samt bistand til byggeprosjekter som skissert ovenfor. Leverandøren har ansvar for å sikre høy kvalitet på opplæringen. Leverandøren skal med bakgrunn i egen kompetanse og føringer fra Omsorgsbygg sikre: 6
Faglig høy kvalitet i innhold og program tilpasset målsetning med modulene. Metodisk og pedagogisk høy kvalitet i læringsmetodikk, læremateriell samt skaffe og kvalitetssikre forelesere til opplæringen; det være seg fra internt i Undervisningsbygg eller fra eksterne aktører. Leverandøren skal stille med fast faglig og administrativ kontaktperson, heretter kalt oppdragsleder, som skal bistå intern prosjektleder og være fast deltager i prosjektgruppene samt delta i kvartalsmøter med styringsgruppen ved behov. Oppdragsleder skal rapportere til Omsorgsbyggs kontaktperson. Personen skal være fast gjennom hele kontraktsperioden, og det bes om at oppdragslederen oppgis med navn i tilbudet. Dersom oppdragslederen må byttes i kontraktsperioden, må det dokumenteres at ny oppdragsleder innehar tilsvarende kompetanse. Bytte skal godkjennes og skje uten kostnad for Omsorgsbygg Leverandøren skal ha en back up løsning, som kan anvendes ved utilsiktet lengre fravær eller oppsigelse. Kandidatene som tilbys som back up må tilfredsstille Omsorgsbyggs krav til erfaring og kvalitet. Bruk av back up løsningen skal skje uten kostnad for Omsorgsbygg. E-læringen skal være relevant for gitte læringsmål. Dersom leverandør har ferdigutviklet e-læring på noen av modulene, skal det beskrives hvordan disse oppfyller læringsmål eventuelt beskrives hvordan tilpasning av eksisterende e-læring til gitte læringsmål vil kunne oppfylles. Vi forutsetter at leverandøren styrer tilganger til deltakerne og følger opp avtalt progresjon hos deltakerne i forkant av samlingene. E-læringen skal være brukervennlig og tilgjengelig i hele perioden som deltakerne skal gjennomføre modulkursene. E-læringen må være nettbasert og være tilgjengelig i nettleser Internett Explorer 9 eller høyere. E-læringen må også være utformet i samsvar med Difis krav til universell utforming for IKT-løsninger (jf. https://uu.difi.no/krav-ogregelverk/losningsforslag-web Vi forutsetter at leverandøren styrer tilganger til deltakerne og følger opp avtalt progresjon hos deltakerne i forkant av samlingene. Leverandør må ha tilgjengelig teknisk support for deltakerne i gjennomføringsperioden. Etter tildeling av brukernavn og passord til ny bruker, skal brukeren ha tilgang til e-læringsmodul i 3 år fra datoen brukerkontoen ble opprettet. Vedlikehold, sikkerhet, oppgraderinger (faglig og funksjonelt) og drift besørges av leverandøren. Brukerkvaliteten, herunder oversiktlighet, intuivitet og funksjonalitet og sikkerhet må beskrives. Etter påbegynt opplæring skal oppdragsgiver få oversendt månedlig statusrapport som viser hvilke personer som har gjennomført hvilke moduler og med hvilken progresjon. 7. Oppdragets omfang Oppdraget tildeles til en leverandør som skal ha ansvaret for utviklingen og gjennomføringen av Prosjektskolen, se beskrivelse i dette vedlegg. I tillegg omfatter oppdraget generell prosjektstøtte og 7
bistand til implementering av kunnskap og prosjektmodell i Omsorgsbyggs kvalitetssystem og interne retningslinjer. Kontrakten har en varighet på 2 år, med oppdragsgivers mulighet til forlengelse ytterligere 1 + 1 år på samme vilkår. 8. Fremdrift Utviklingsarbeidet vil startes opp umiddelbart etter kontraktsinngåelse. Det er planlagt å gjennomføre det første kurset i modul 1 i løpet av januar/februar 2017. Etter inngåelse av kontrakt skal leverandøren i samarbeid med Omsorgsbygg sette opp en detaljert fremdriftsplan. 9. Miljø Leverandøren skal ha bredde i sin miljøkompetanse og oppdaterte kunnskaper om tverrfaglige miljøproblemstillinger innenfor sitt fagfelt. 8