Konkurransegrunnlag Del B kravspesifikasjon. Kursholder i prosjektstyring og prosjektarbeid

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Del B kravspesifikasjon Kursholder i prosjektstyring og prosjektarbeid Dokumentets dato: 8. mars 2013 Saksnummer: 2013/028374

2 B.1. Kravspesifikasjon B.1.1. Beskrivelse av formål/behov Planlegging av vegprosjekter etter Plan- og bygningsloven (PBL) gjennomføres i form av tverrfaglig sammensatte prosjektgrupper med prosjektleder, etter bestilling fra prosjekteier. Vi ønsker å gjennomføre kompetanseheving i vellykket prosjektgjennomføring for de som er etatens interne aktører i planprosjekter. Disse aktørene er planprosjektledere, prosjektmedarbeidere/fagansvarlige og prosjekteiere/bestillere. Hovedfokus i kompetansehevingen skal være tydeliggjøring av hva som ut fra prosjektteori kreves av de ulike aktørene/rollene i et prosjekt. Dette fra det tidspunkt prosjekteier starter bestillingsprosessen, prosjektleders avklaringer og ledelse underveis og prosjektmedarbeiders påvirkning og delaktighet i prosjektet. Det må påregnes deltakergrupper på deltakere på hvert arrangørsted, og de vil bestå av en blanding av erfarne og yngre medarbeidere med høy formell kompetanse. Målgruppe er: Prosjektledere, prosjektmedarbeidere/fagansvarlige og prosjekteiere/bestillere. Gjennomføring: Prosjektstyring og prosjektmedarbeiders rolle: 2 dager + 1 oppfølgingsdag (4 6 mnd senere). Kursopplegget skal gjennomføres på de tre arrangørstedene Molde, Trondheim og Steinkjer, slik at kurspakken inneholder tre tilnærmet like kurs. Kurset skal baseres på en kombinasjon av forelesning, grupperefleksjon og gruppecase som passer for målgruppen. B.1.2. Beskrivelse av ytelsen. Kursmateriell er HB 151 Styring av vegprosjekter og læreboka Målrettet prosjektstyring av Andersen, Grude og Haug. Kurset skal gi deltakerne god kjennskap til håndbok 151 «Styring av vegprosjekter». Blant annet på de dokumenter som er krav om skal utarbeides. Side 2 av 8

3 Viktige tema vil være prosjektet som arbeidsform, suksessfaktorer og fallgruver. Deltakernes ulike roller og ansvar i prosjektarbeidet (eier, leder, medarbeider), og deres muligheter og ansvar for påvirkning, kreativitet, kommunikasjon, teamledelse, samspill og utvikling i prosjektgruppen. Jf. punktet foran består oppdraget i å planlegge kursinnholdet, utvikle kursmateriell til kursgjennomføringen, gjennomføre kurset på tre steder og bidra i evalueringer i etterkant. Vi ønsker at én person tilbys fra tilbydende firma, som kan dekke alle 3 kursdagene. Hvis konsulent evt. tilbyr 2 personer for å dekke kurspakken må dette begrunnes i beskrivelsen, spesielt med hensyn til overføring av kunnskap og erfaringsoverføring i kursgruppa. Det er utviklet en prosjektmodell i Statens vegvesen, jfr. Håndbok 151 Styring av vegprosjekter, som skal benyttes i kurset. Håndbok 151 finnes her: Det er viktig at tilbyder er kjent med eller forstår denne modellen svært godt. Denne er basert på beste praksis av prosjektmodeller nasjonalt/internasjonalt. Modellen vises nedenfor. Side 3 av 8

4 Faser i oppdraget: Fase 1: Det må påregnes tett dialog med oppdragsgiver i innledningsfasen for å få utarbeidet et godt konsept som vi ønsker å gjennomføre. Dette må settes opp samtidig for kurset og oppfølgingsdagen, da vi ønsker at det skal være en rød tråd som følges gjennom hele kursopplegget. Det må påregnes et møte i Molde i denne fasen. Fase 2: Konsulent må lage forslag til agenda og kursplan for begge kurssekvensene, der innhold er grovmasket, men egnet for dialog med oppdragsgiver. Konsulent må påregne flere runder i denne detaljfasen, slik at vi ender opp med det beste opplegget som er tilpasset SVV sine behov. Det må påregnes telefonmøter i denne fasen med raske justeringer og oversendelser pr mail. Fase 3: Konsulent må produsere kursmateriell til begge kurssekvensene, og dette skal være spesialtilpasset mht. omfanget på vårt kurs. Kursmateriellet skal være klart 8-10 dager før kursstart, og det skal være egnet for utleggelse på læringsportal. Konsulenten må lage spesialtilpassede caseøvelser som skal benyttes under kursgjennomføringen. Side 4 av 8

5 Fase 4: Gjennomføring av 2 dagers kurs: Oppstart om morgenen og avslutning til ca kl kursdag 1 og kl på kursdag 2. Oppfølgingsdagen må påregnes å vare en vanlig arbeidsdag fra kl til kl Fase 5: Evaluering og diskusjon med oppdragsgiver om erfaringer med gjennomføringen etter hvert gjennom kursrekken, gjennomgang av evalueringsresultater og komme med forslag til justeringer i tekstlig form både for senere kurs og for evt. flere gjennomføringer i Opsjon på kurs i 2014 Det kan bli aktuelt å gjennomføre den samme kursserien flere ganger, evt. flere kurs på de kursstedene det er behov. I den forbindelse ser vi for oss å inkludere kursgjennomføring for ytterligere en kursserie med 3 kurs på ulike arrangørsteder i 2014, som en opsjon til dette oppdraget. Det vil da kun være snakk om små justeringer, hvis ikke evalueringene skulle tilsi noe annet, og mindre behov for utvikling av kursmateriell og dialog med oppdragsgiver omkring rammer og prinsipper. Dette gir seg utslag i redusert planleggingsbehov. I tillegg til å be om en rundsum for gjennomføring av kursrekke 1 i 2013 har vi satt opp en liten post med 30 timer som er tiltenkt mulig intern rådgivning omkring kursinnholdet. Dette kan være alt fra innlegg på seksjonssamlinger til minikurs på 3 timer for spesialgrupper, eller bistand på oppfølgingsseminarer for tidligere deltagere. Digitale krav til leveransene Alt kursmateriell skal være elektroniske og leselige i Microsoft Powerpoint versjon 2010, og det skal leveres i PDF i tillegg til all dokumentasjon. Det skal minimum være en elektronisk fil pr. hovedtema i kursene, helst enkeltfiler pr. enkelttema. Enkeltdokumenter/notater i Microsoft Word er også Ok, som supplement til pptdokumentasjonen. Side 5 av 8

6 B.1.3. Leveringsvilkår Oppdraget antas å kunne ha oppstart ca. medio mai 2013 og det skal da gjennomføres 3 tilnærmet like kurs på tre ulike steder i løpet av 4-5 uker, se over. Oppfølgingsdagen blir på de samme steder i oktober november B.1.4. Priser Prisene skal oppgis eksl. mva. Prisposter for kursgjennomføring i 2013 Enhet Mengde Enh.pris Pris Fase1 1 halvdagsmøte, diskusjon og arbeid med agendaer og innhold samt justeringer og forslag. (Inkludert reisetid) Fase 2 Forslag til agenda og kursplan Fase 3 Produsere kursmateriell Prosjektstyring og prosjektarbeid Fase 4 Gjennomføre Prosjektstyring og prosjektarbeid dager inkl. reisetid, reisekostnad og opphold Fase 5 Evaluering Side 6 av 8

7 Timepris kursholder(-e) Timepris NN 1.. Evt. NN 2.. Prisposter for kursgjennomføring i 2013 Enhet Mengde Enh.pris Pris 1 halvdagsmøte, diskusjon og arbeid med agendaer og innhold samt justeringer og forslag. (Inkludert reisetid) 2 telefonmøter à 2 timer + 2 timer etterarbeid for videre bearbeiding av innhold Produsere kursdokumentasjon Prosjektstyring og prosjektarbeid Gjennomføre Prosjektstyring og prosjektarbeid dager inkl. reisetid, reisekostnad og opphold Telefonmøter vedr. evaluering og oppsummering i etterkant. Dag 1 Timer 6 RS Dag 4 Timer 4 Sum forespørsel Prisopsjon for mulige kurs/rådgivning 2014 Enhet Mengde Enh.pris Pris Gjennomføre tilsvarende kurs inntil 3 ganger (9 dager til sammen) i Diverse rådgivning og bidrag med basis i kursgjennomføringene Kurs 3 Timer 30 Sum mulig opsjon Alle reisekostnader og hotellopphold skal inkluderes i prisen, slik at det gis tilbud på en totalpakke. Side 7 av 8

8 B.1.5. Annet Dokumentasjon av tildelingskriterium II(Oppdragsbeskrivelse): - Tilbyder må foreslå innhold og struktur i en beskrivelse av forståelse av oppdraget, gjennomføringsopplegg og hvilke tema som foreslås prioritert inn i oppdraget, samt kort hvorfor. Dokumentasjon av tildelingskriterium III(kvalitet/kompetanse): - CV for sentrale medarbeidere som skal utføre tjenesten. CV-en skal inneholde utfyllende informasjon om utdannelse og relevant erfaring. CV-ene er oppdragsgiver mulighet til å bli kjent med kandidatene og vurdere deres kvalifikasjoner. Det er derfor viktig at de er utførlige og CV-ene må derfor inneholde all relevant informasjon og bør bygges opp slik: Personalia Nøkkelkvalifikasjoner Utdanning: Årstall, institusjon, linje, grad Tilleggsutdanning: Årstall, institusjon, beskrivelse av fag, studiepoeng Tidligere utførte oppdrag (oppdragsgiver, størrelse, verdi og type/art og medarbeiderens rolle). Side 8 av 8