Forsyningsstrategi Vest-Agder fylkeskommune

Forsyningsstrategi Vest-Agder fylkeskommune VEDLEGG 2 ANALYSE - INNKJØP VAF V 2. Analyse innkjøp vaf... 2 V 2.1 Innledning... 2 V 2.2 Forutsetninger... 2 V 2.3 Innkjøpsvolum... 2 V 2.4 Organisering... 6 V 2.5 Innkjøpskategorier... 7 V 2.5.1 Strukturkjøp... 7 V 2.5.2 Vedlikeholdskjøp... 7 V 2.5.3 Driftskjøp... 7 V 2.6 Eierskapsmatrise vaf... 7 V 2.6.1 Eksempel på eierskapsmatrise enheter... 8 V 2.7 Kjøp fordelt på risiko og verdi... 8

Vest-Agder fylkeskommune Side 2 av 9 V 2. ANALYSE INNKJØP VAF V 2.1 V 2.2 INNLEDNING Analysen har tatt utgangspunkt i regnskapet for 2003 og sett på innkjøpsvolumet, antall ansvarssteder og antall aktive leverandører i perioden. I tillegg er det sett på hvilke innkjøpsavtaler VAF har, og hvor stor andel disse utgjør av det totale innkjøpsvolumet. Funnene er satt inn i anerkjente innkjøpsmodeller som benyttes av mange virksomheter for å gi et best mulig bilde på situasjonen innen innkjøp. Analysen danner sammen med aktuell innkjøpspraksis, grunnlag for forslag til tiltak. FORUTSETNINGER I analysen er artskontoer som ikke er relatert til innkjøp, og som ikke krever en motytelse utelatt. Dette gjelder artskontoene gjengitt i tabellen nedenfor. Konto/art ikke lik 10* Konto/art ikke lik 116* Konto/art ikke mellom 14000;29999999 Ansvar Ikke mellom 340;371 Enheter tilhørende barnevern og rus, som ble overført til Staten fra 01.01.04, er trukket ut fra datagrunnlaget. Offentlige leverandører omfatter kommunale avgifter og leiekostnader. På grunn av manglende innkjøpssystem og detaljer rundt de enkelte kjøpene, har vi måttet ta utgangspunkt i artskontoplanen. Det antas at det er en del feilkontering eller mangelfull kontering (overordnet nivå) som gjør at grunnlaget ikke er fullgodt. Vi mener imidlertid at det gir et tilstrekkelig bilde på nåsituasjonen. V 2.3 INNKJØPSVOLUM Konto Konto(T) Budsjett 2003 Budsjett 2004 10 Lønnsutgifter 674 521 326 603 103 861 11 Varer/tjenester egenproduksjon 224 648 839 190 471 355 12 Utstyr/vedlikehold mv - ikke akt 142 301 375 159 034 110 13 Kjøp av tjenester erstatter egenprod 314 449 260 266 523 533 14 Overføringer uten motytelser 66 374 728 89 101 771 15 Finansutgifter 65 599 517 89 570 984 10-15 Utgifter 1 487 895 045 1 397 805 614 Tabell 1: Budsjett 2003 og 2004 VAF kjøpte i 2003 varer, tjenester, bygg og anlegg for ca 580 millioner (barnevern og rus tatt ut). Utviklingen over de siste tre årene (barnevern, rus og sykehus trukket ut) vises i grafen på neste side.

Vest-Agder fylkeskommune Side 3 av 9 Utvikling av innkjøpsvolum de siste tre årene 700 600 500 400 300 200 100 0 1 2 3 2001 til 2003 (1, 2, 3) Serie1 Kjøpene i 2003 ble foretatt hos 4300 leverandører, hvorav de 100 største utgjorde 80 % av det totale innkjøpsvolumet. 275 leverandører utgjorde 90 % av innkjøpsvolumet. Samlet for skolene, var det ca 2800 leverandører, hvorav 300 utgjorde 80 % av det totale innkjøpsvolumet. De 200 største leverandørene til VAF hadde alle kjøp for mer enn 200.000,- eks mva i 2003 (terskelverdi for offentlige utlysninger). 80 % av leverandørene hadde leveranser for mindre enn 30.000,- i 2003. Totalt utgjorde disse leverandørene kun 3 % av det totale innkjøpsvolumet i 2003, men 29 % av antall faktura. Tabellen nedenfor viser leverandørfordelingen: Prosent av antall leverandører Solgt pr leverandør i 2003 Samlet prosent av innkjøpsvolumet Prosent av antall faktura 65 % Kr 1 til kr 10.000,- 1,2 % 17 % 15 % Kr 10.000,- til kr 30.000,- 18 % Kr 30.000,- til 680.000,- 2 % Kr 680.000 til kr 101.000.000,- 1,8 % 12 % 17 % 47 % 80 % 24 %

Vest-Agder fylkeskommune Side 4 av 9 Fordelingen mellom varer, tjenester og bygg og anlegg var: Bygg/ anlegg 27 % Tjenester 57 % Varer 16 % Fordelingen mellom bygg og anlegg/ varer /tjenester Bygg og anlegg 27 % Tjenester 57 % Varer 16 % Figur 2.1: Fordeling bygg, varer og tjenester Av kjøpene innen tjenester, er 30 % knyttet til kjøp av transporttjenester. 70 % av varekjøpene er innen felles kontoarter som forbruksvarer, inventar, matvarer, kontormateriell, renholdsmidler, IT og lignende. Bygg og anlegg vil svinge mye fra år til år avhengig av hvilke utbygginger som gjennomføres det aktuelle året. For 2003 utgjorde utbyggingen av Kvadraturen skolesenter en vesentlig andel av beløpet. Av de leverandørene som utgjør 90 % av innkjøpsvolumet (285 leverandører), finner vi at 35 leverandører er offentlige (kommuner, fylke, stat). Innkjøpsvolumet fra disse utgjør ca 62 millioner (ca 10%). Offentlige leverandører leverer tjenester innen utleie av lokaler og kommunale tjenester. Dette er tjenester som er vanskelig å påvirke, og de aktuelle tjenestene fra disse leverandørene er unntatt lov om offentlige anskaffelser. Av de 285 største leverandørene (90 % av innkjøpsvolumet) er 12 % av innkjøpsvolumet kjøpt fra leverandører med sentrale felles innkjøpsavtaler (rammeavtaler). 19 % er kjøp fra forutgående prosjektutlysninger i fm bygg/ anlegg og prosjekter. Kjøp fra leverandører som ikke er omfattet av offentlige anskaffelser utgjorde 14 % av det totale innkjøpsvolumet (hovedsak leieavtaler og kommunale avgifter).

Vest-Agder fylkeskommune Side 5 av 9 Totalt utgjør utlyste kjøp, rammeavtaler og kjøp fra leverandører uten krav om offentlige utlysninger 45 % av det totale innkjøpsvolumet. Det resterende innkjøpsvolumet på 55 % er kjøp fra leverandører uten sentrale avtaler. Rammeavtaler 12 % Utlyste prosjekter 19 % Ikke sentrale avtaler 55 % Ikke omfattet 14 % Figur 2.2: Fordeling kjøp vs avtaler Tilsvarende analyse fra skolene (alle) viser at fordelingen er på 32 % på rammeavtaler, 5 % ikke omfattet, 1 % på utlyste prosjekter og 62 % som ikke er sentrale avtaler. Antall leverandører på Ikke sentrale avtaler utgjorde 240 av de 300 tørste, mens rammeavtaleleverandørene utgjorde i underkant av 40 (1/6). Av de Ikke sentrale kjøpene, var ca 9 millioner kjøp som fra andre leverandører enn de VAF har sentrale rammeavtaler med i dag. Dette utgjør 25 % av andelen Ikke sentrale avtaler. 2,7 mill (7%) fra andelen ikke sentrale avtaler utgjorde kjøp fra bokhandlere. Rammeavtaler 32 % Ikke sentrale avtaler 62 % Ikke omfattet 5 % Utlyste prosjekter 1 % Figur 2.3:Fordeling kjøp vs - avtaler - videregående skoler

Vest-Agder fylkeskommune Side 6 av 9 Antall fakturaer (betalingsbilag) for 2003 var ca 37.000, hvorav de 285 største leverandørene målt i innkjøpsvolum utgjorde 45 % av alle fakturaene. V 2.4 ORGANISERING I dag er Vest-Agder fylkeskommunes sentrale innkjøpsorganisasjon underlagt Økonomiseksjonen som igjen er underlagt Plan- og utviklingsavdelingen. Plan- og utviklingsseksjonen er ledet av ass. fylkesrådmann. Ass. fylkesrådmann er i dag konstituert fylkesrådmann, og avdelingen ledes inntil august 2004 av økonomisjefen. Det er satt av 1 fast rådgiverstilling til en sentral innkjøpsfunksjon, og i tillegg er det inntil 1.7.2004 tilgjengelig 0,25 årsverk konsulentstilling. Fylkesadvokaten arbeider i en mindre stilingsandel i forbindelse med opplæring i lov og regelverk. Denne andelen vil etter hvert økes. I tillegg er det i varierende grad innkjøpskompetanse ved linjeavdelingene og ved de 15 videregående skolene. Den brukermessige forankringen i de ulike innkjøpsprosessene er i hovedsak ivaretatt gjennom brukergrupper som er etablert for å ivareta utvalgte varegrupper. Det er ikke etablert et utstrakt samarbeid med skolene på innkjøpsområdet. I noen grad skjer det et samarbeid gjennom økonomiforum, sammensatt av de økonomiansvarlige ved enhetene. Antall innkjøp gjøres i hovedsak desentralt ved den enkelte enhet som har anvisningsmyndighet. Ca 70 % av det totale innkjøpsvolumet for VAF er imidlertid foretatt fra sentrale enheter i VAF (linjeledelsen eller tilsvarende). Kjøpene er foretatt fra 466 ansvarssteder, hvorav 18 utgjør 80 % av innkjøpsvolumet og 20% av fakturaene. 77 % av ansvarsstedene og 62 % av fakturaene tilhører Utdanning. Innkjøpsvolumet fra disse ansvarsstedene utgjør 18 % av innkjøpsvolumet. 80% av alle fakturaene tilhører 28 artskontoer som utgjør mindre enn 30 % av innkjøpsvolumet. Tabellen nedenfor viser fordelingen mellom de ulike ansvarsstedene sortert i hovedansvarsområder. Felles er alle som ikke tilhører de andre ansvarsgruppene (AS, PU, revisjon, politiske utvalg ol.) Hovedansvarsområde Prosent Ant ansvsteder Innkjøpsvolum Prosent Antall faktura Prosent Snitt pr faktura Utdanning 361 77,5% 105.438.753 18% 22.796 62% 4.625,- NSK 24 5% 213.705.724 37% 5.324 15% 40.140,- Tannhelse 28 6% 11.368.247 2% 3.721 10% 3.055,- Felles 53 11,5% 246.701.902 43% 4.839 13% 50.982,- SUM 466 100% 577.214.626 100% 36.680 100% 15.736,- Ca 45 % av alle ansvarsstedene kjøpte for mindre enn 50.000,- i 2003. VAF har tilnærmet like mange ansvarssteder som hele Sørlandet Sykehus. Kjøpene er kontert på 145 forskjellige artskontoer, hvorav 23 av disse utgjør 80 % av innkjøpsvolumet.

Vest-Agder fylkeskommune Side 7 av 9 V 2.5 INNKJØPSKATEGORIER Innkjøp kan deles inn etter hvilket formål (overordnet) det skal dekke. Fylkeskommunens innkjøp kan grovt sett inndeles i følgende tre hovedkategorier: Strukturkjøp: De kjøp som blir en del av VAFs bygg og anlegg (struktur) Vedlikeholdskjøp: De kjøp som bidrar til å holde VAFs struktur ved like Driftskjøp: De kjøp som bidrar til å opprettholde den daglige driften V 2.5.1 Strukturkjøp Strukturkjøpene omfatter kjøp til bygg og anlegg, og er i hovedsak større investeringsanskaffelser. I 2003 var Kvadraturen skolesenter den største strukturanskaffelsen som ble foretatt i VAF. I de nærmeste årene vil byggingen av den nye Tangen videregående skole være den mest omfattende strukturanskaffelsen. I tillegg kommer strukturanskaffelser knyttet til veganlegg. For 2003 brukte VAF ca 162 mill på strukturanskaffelser. Dette utgjorde ca 38 % av det totale innkjøpsvolumet. Strategisk eier er Fylkestinget (FT), mens anvisningen ligger på linjeleder. V 2.5.2 Vedlikeholdskjøp Kjøpene omfatter varer og tjenester som kjøpes for å vedlikeholde tidligere strukturanskaffelser. I 2003 brukte VAF ca 12 mill på vedlikeholdsanskaffelser. Dette utgjorde ca 3 % av det totale innkjøpsvolumet. Anskaffelsene til vedlikeholdsanskaffelser gjennomføres i hovedsak av teknisk enhet i Økonomiseksjonen. Strategisk eier er fylkestinget, mens anvisningen ligger på leder av bygg- og eiendomsforvaltning. V 2.5.3 Driftskjøp Dette er det organisasjonen trenger i sin daglige drift, samt utskiftning av utstyr og inventar. Dette omfatter både varer og tjenester. I 2003 brukte VAF ca 190 mill på driftsanskaffelser. Dette utgjorde ca 46 % av det totale innkjøpsvolumet. Anskaffelsene til drift gjennomføres i hovedsak ved linjeenhetene som har anvisningsmyndighet. Denne type materiell kjøpes til en viss grad inn via sentralt inngåtte rammeavtaler, men hvor brukerutvalgene er aktivt med i valg av leverandør. Det er fylkeskommunens øverste ledelse som tar den endelige avgjørelsen i valg av leverandør på de fleste områdene, på spesielle områder gjøres dette av avdelingsledere eller fagansvarlige. Rammeavtalene administreres av sentral innkjøpsfunksjon. Avtalene som inngås er forpliktende avtaler, og en av utfordringene er å få enhetene til å være lojale mot avtalene. Felles rammeavtaler finnes på 30 % av driftskjøpene. V 2.6 EIERSKAPSMATRISE VAF Eierskapsmatrisen, se vedlegg 1.1, skal vise hvem som er eier av beslutningene som omfatter innkjøpsfaglig karakter for hvert av hovedproduktene/ tjenestene. Matrisen for VAF har tatt utgangspunkt i artskontoene, og dekker 95 % av det totale innkjøpsvolumet. Eierskapsmatrisen er i sin helhet gjengitt i vedlegg 1. Eierskapsmatrisen viser kjøpsgruppene i henhold til kontoplanen (konto/produkt/tjeneste), beløp kjøpt i 2003, hvem som er den strategiske eieren for kjøpet, hvem fatter beslutningen

Vest-Agder fylkeskommune Side 8 av 9 om kjøpet, hvem som anviser kjøpene, hvem som gir teknisk støtte i fm kjøpene, hvem som gir merkantil støtte (innkjøpsstøtte), hvem som gjennomfører selve kjøpet (avropet), hvem som støtter i forbindelse med avropet, hvilke utfordringer som finnes på den aktuelle gruppen og tilslutt hvilken strategi/ handlingsplan som bør velges. V 2.6.1 Eksempel på eierskapsmatrise enheter Eierskapsmatrisen skal synliggjøre et internt eierskap til innkjøp. Eierskapsmatrisen som er vist i vedlegg 1 er på et overordnet nivå, og omfatter hele VAF. Den praktiske nytteverdien av en slik matrise tilpasset den enkelte enhet vil være å synliggjøre ansvar og arbeidsfordeling på innkjøp, og første skritt i å fastsette hvem som skal ha fullmakter på innkjøp. Vi har laget et eksempel på en eierskapsmatrise for en av de videregående skolene se vedlegg 2. Dette for å synliggjøre hvordan eierskapsmatrisen kan lages ved den enkelte skole/ enhet i VAF. Utgangspunktet har vært Eilert Sundt vgs. Eierskapsmatrisen for skolen viser at strukturanskaffelser og vedlikeholdskjøp utgjorde hhv 3 og 5 % av det totale innkjøpsvolumet. Driftsanskaffelser som utgjorde 92 % av innkjøpsvolumet, var fordelt på 22 artskontoer. 85 % av driftskjøpene var fra artskontoer som omfatter fellesanskaffelser (IT, forbruksvarer, kontormateriell, transport, bøker, tele). De resterende 15% er matvarer, opplæring, kurs og velferd elever. Eksempelet på eierskapsmatrise fra Eilert Sundt vgs viser at ca 60 % av innkjøpsvolumet (målt etter artskontoen) kan bestilles av skolens kontorleder eller skolens IT leder. Koordinering med enhetene ved skolen er viktig for å sikre etterforsyningen til skolen. V 2.7 KJØP FORDELT PÅ RISIKO OG VERDI Figuren nedenfor viser hvordan innkjøp av varer og tjenester kan deles inn etter forsyningsrisiko og verdi. Produkter og tjenester med lav verdi og lav forsyningsrisiko er såkalte ikke kritiske varer/tjenester. Produkter og tjenester med lav verdi, men høy forsyningsrisiko er såkalte flaskehalsprodukter. Produkter og tjenester med høy verdi, men lav forsyningsrisiko er såkalte tungvektsprodukter. Produkter og tjenester med høy verdi og høy forsyningsrisiko er såkalte strategiske artikler. Hvilken plassering de aktuelle produktene og tjenestene får i figuren sier noe om hvordan en bør forholde seg til leverandørene mtp konkurranse, samarbeid, langsiktige kontrakter og sikring. Figuren er en indikator og en må vurdere om det er andre forhold som spiller inn i strategien (eks. pågående prosjekter som krever lengre samarbeid).

Vest-Agder fylkeskommune Side 9 av 9 HØY TUNGVEKT 37 % STRATEGISK 34 % VERDI IKKE KRITISK 19 % FLASKEHALS 9 % LAV LAV FORSYNINGSRISIKO HØY Figur 2.4: Analyse av produkter og tjenester Forklaring til figuren: Figuren viser at ikke kritiske og flaskehalsprodukter/tjenester utgjør kun 28 % av innkjøpsvolumet. Analyse av reskontroen viser at over 80 % av alle leverandørene leverer varer og tjenester som ligger innenfor dette innkjøpsvolumet. Strategisk bruk av figuren over: Inndeling i produkter og tjenester i ht denne modellen er en måte å avgjøre hvilke strategi som skal brukes ved innkjøp til enheten. Ikke kritiske varer her er det mange leverandører, lave priser og stor konkurranse i markedet. Fokus er her optimalisering av transaksjonene (bestilling, logistikk, fakturahåndtering). Transaksjonskostnadene er ofte høyere enn selve innkjøpsprisen, og det er derfor viktig at en fokuserer på dette ved avtaleinngåelse og i forhandlinger. Flaskehals produkter her er det sikring av leveransen som er det viktigste. Rutiner rundt bestilling bør legge opp til å fange behovet tidlig slik at leveransen sikres. Overfor leverandørene gjelder det å holde et samarbeid, samtidig som en søker å finne produkter/ tjenester som er ikke kritiske og som erstatter flaskehalsproduktene. Tungvektsprodukter her er det konkurranse og prispress som er førende. Utslaget i reduserte priser utgjør her mer enn optimalisering av logistikk og fakturaflyt. Kjøpene representerer store verdier, og det er derfor viktig med økonomisk kontroll av forpliktelsene. I prisbilde er det viktig å ta hensyn til levetidskostnader. Det er mange leverandører i markedet, og det er god konkurranse mellom leverandørene. Korte kontrakter. Strategiske produkter her er det sikring av leveransene og langsiktige samarbeid med leverandørene. Det er få leverandører av produktene/ tjenestene, og det er liten reell konkurranse i markedet. Lange kontrakter og langsiktige relasjoner med leverandørene. Tiltak er å se etter alternativer som kan defineres som tungvektsartikler.