Flytoget skal gjennomføre konkurranse på Logistikk-, lager- og sourcingtjenester

Transkript

1 Kjære potensielle tilbyder, Flytoget skal gjennomføre konkurranse på Logistikk-, lager- og sourcingtjenester

2 Innledning April 13, 2011 Flytoget AS skal tilby det beste transporttilbudet til og fra Oslo Lufthavn med vekt på sikkerhet, punktlighet og service. Dette skal vi gjøre ved hjelp av en unik identitet, den mest effektive løsningen og entusiastiske medarbeidere. Mer detaljert informasjon om Flytoget kan finnes på Flytoget AS, fra nå av benevnt Oppdragsgiver, inviterer med dette til konkurranse for levering av sourcing og logistikk av reservedeler/delereparasjoner til våre tog av type Type 71. Formålet med denne anskaffelsen er å ta frem den beste leveransen som finnes i markedet målt i sikkerhet, kvalitet og pålitelighet, til en konkurransedyktig pris. Flytoget AS opererer 16 tog som har vært i trafikk siden 1998 og har en meget høy kundetilfredshet. Dette har sammenheng med materiellets tilgjengelighet som er på over 99,5 %. Vi er avhengig av effektiv sourcing og logistikk av reservedeler for å opprettholde den høye tilgjengelighetsgraden. Hensikt med anskaffelsen Togene har oppnådd en levealder på 10 år og forventet levetid er 25 år. Dette medfører at en rekke komponenter, deler og løsninger må utvikles og modifiseres, og at enkelte deler har utgått av produksjon og er vanskelig tilgjengelig. Oppdragsgiver søker å opprettholde og forbedre tilgjengeligheten på deler og komponenter i leverandørmarkedet gjennom tett samarbeid med partnere og leverandører. Hensikten er å redusere forsyningsrisiko, gjennomføre kostnadseffektive innkjøp og sikre materielltilgjengelighet. Anskaffelsens omfang Anbudskonkurransen gjennomføres på følgende to tjenesteområder: 1. Sourcingtjenester (se pkt 2) 2. Logistikk- og lagertjenester (se pkt 2) Oppdragsgiver ønsker med dette å knytte til seg partnere som støtter opp under Oppdragsgivers visjon og forretningsidé gjennom tett samarbeid og gjensidig utvikling. Leverandør kan gi tilbud på et eller begge tjenesteområder i henhold til arbeidsbeskrivelser og samsvarslister vedlagt i denne forespøreselen. Beskrivelse av dagens situasjon Oppdragsgiver, ved teknisk avdeling, planlegger og bestiller vedlikehold på alle 16 togsett. Forebyggende vedlikehold er delt i definerte aktiviteter med tilhørende reservedeler. Forebyggende vedlikehold utføres av vedlikeholdsleverandør etter gjeldende vedlikeholdsplan. Korrektivt vedlikehold gjennomføres av vedlikeholdsleverandør basert på feilvarsling fra Oppdragsgiver. Vedlikehold og reservedelsforsyning er i dag outsourcet til eksterne samarbeidspartnere. Lagring, kjøp av reservedeler, forbruksartikler, samt administrasjon av reparerbare reservedeler utføres av reservedelsleverandør. Reservedelsleverandør er lokalisert i Lodalen sammen med vedlikeholdsleverandør. Reparerbare deler plukkes ut av togsettene og sendes til reparasjon. Bestilling av deler fra reservedelsleverandør utføres i hovedsak på dagtid.

3 Sammensettingen og dimensjoneringen av lageret gjøres i samarbeid med Oppdragsgiver. Under er en overordnet prinsippskisse som viser arbeidssteg og ansvar fordelt mellom Oppdragsgiver, vedlikeholdsleverandør og reservedelsleverandør. Tabellen under viser deleflyt mellom aktørene i skissen over. Volum og frekvens deler og reparasjoner Antall varelinjer pr. mnd 132 Antall ordre pr mnd 65 Antall ulike deler med bevegelse (av totalt 2100) 444 Antall reparasjoner og revisjoner pr. mnd 95 Antall leverandører totalt 300 Antall leverandører med bevegelse 150 Snitt siste 3 år Forbruket av deler varierer. Kravet til tilgjengelighet på reservedeler gjør at logistikkoppgaven er mer omfattende enn det volum og frekvens tilsier. Variasjon i forbruk av reservedeler, krav til beredskap og ledetider hos leverandører gjør det utfordrende å drive en kostnadseffektiv logistikk. Identifisering og leting etter riktige deler krever teknisk kompetanse og evne til å søke etter alternative løsninger i leverandørmarkedet og internt hos Oppdragsgiver. Leverandør av sourcing og logistikktjenester må bidra til å utvikle og forbedre: Planlegging av delebehov til forebyggende vedlikehold Prognostisering av delebehov til korrektivt vedlikehold Planlegging av innkjøp og dimensjonering av lager Avrope deler etter bestillingspunkt og etter leveranseplan til forebyggende vedlikehold. Herunder å utvikle og gjennomføre sourcing: o Strategi for etterforsyning av reservedeler og forbruksvarer o Kunnskap om leverandørmarkedet for engineering, reservedeler og reparasjoner

4 April 13, 2011 o Leverandøravtaler Konsistent målemetodikk med Oppdragsgivers overordnede mål for materiellets tilgjengelighet Organisering Oppdragsgiver vil ha individuelle kontrakter med leverandørene av sourcingtjenester og logistikk- og lagertjenester. Kontrakt med vedlikeholdsleverandør foreligger allerede. Sourcingtjenester Sourcingpartner er ansvarlig for alt arbeid som er nødvendig for avtaleinngåelse. Avtaler etableres direkte mellom leverandører av togdeler, reparasjonstjenester og Oppdragsgiver. Arbeidet består av følgende hovedelementer: 1. Etablere leverandørdatabase 2. Sikre nødvendige avtaler og reforhandle eksisterende avtaler 3. Oppdatere Oppdragsgiver med markedsinformasjon og gjennomføre leverandørsøk Oppdragsgiver inngår kontrakter med de enkelte leverandører av deler/komponenter og reparasjoner på bakgrunn av fremforhandlede forslag fra sourcingpartner. Alle dele-, forbruksog reparasjonsleveranser blir således regulert av avtaler mellom den enkelte leverandør og Oppdragsgiver. Logistikk- og lagertjenester Logistikkpartner skal sørge for alle lager- og logistikktjenester som er nødvendig for å understøtte Oppdragsgivers tilgjengelighetsmål for togsettene. Dette innebærer at forsyning av reservedeler og reparasjoner ikke skal forsinke vedlikeholdsoppgavene.

5 Arbeidet består av følgende hovedelementer: 1. Planlegging, avrop, lagring av deler fra Oppdragsgivers leverandører til Oppdragsgivers lager, samt leveranse av deler til vedlikeholdsleverandør i henhold til planer eller umiddelbare behov. 2. Håndtering og bestilling av revisjoner og reparasjoner av deler som er returnert fra vedlikeholdspartner. 3. Sørge for innkjøpsavtaler og avrop på enkle forbruksvarer til daglig vedlikehold. Logistikkpartner gjør avrop på Oppdragsgivers avtaler og sørger for at delene/komponentene blir tilgjengelig for vedlikeholdsleverandør. I tillegg er logistikkpartner ansvarlig for all logistikk knyttet til alle deler/komponenter uavhengig av om det dreier seg om ordinære uttak eller revisjoner/reparasjoner. Mer informasjon om Flytoget as finnes på Hvordan kan du tilby? Flytoget AS benytter TransQ kvalifikasjonsordning i forbindelse med utvelgelse av potensielle leverandører ved sine anskaffelser, og har nå startet en prosess med henblikk på å anskaffe logistikk-, lager- og sourcingtjenester. For å forenkle kvalifikasjonsprosessen for kunde og leverandør må alle tilbydere som ønsker å delta i konkurransen være kvalifisert i TransQ. Hvorfor bruker vi TransQ som leverandørdatabase? Fordelen ved å benytte et prekvalifiseringssystem er at vi enkelt kan finne leverandører og gjøre et utvalg blant de leverandører som allerede er kvalifiserte innen respektive produktområde. For deg som leverandør kan det bety en god mulighet å markedsføre seg overfor de andre brukerne av TransQ. Registreringen gir altså flere muligheter enn kun denne tilbudsforespørselen.

6 Viktig informasjon om prosessen. For å sikre at deres bedrift skal komme i posisjon til å bli kvalifisert, og dermed kunne delta i kommende konkurranse, må en registrering være fullført i Achilles/TransQ innen fredag 13. mai Flytoget forventer å kunngjøre konkurransegrunnlaget 13. mai, etter prekvalifisering i TransQ. Angitte tider er tentative og kan bli endret. Leverandører som ikke har fullført registreringen innen vil ikke få anledning til å delta i konkurransen. Det er også kunngjort via Doffin og Ted at anskaffelsen kjøres via TransQ. Du starter enkelt prosessen med å gjøre følgende: Bestill en registrering i TransQ her I forbindelse med denne forespørselen er det viktig at man minimum registrerer seg under følgende kategori: Kontrakts-, innkjøps- og MA-relaterte konsulenttjenester Materialhåndteringstjenester På hjemmesiden til TransQ finner du mer utfyllende informasjon. Ta kontakt med TransQ direkte om du har spørsmål eller trenger hjelp med registreringen. Kontaktpersoner TransQ Mona Halvorsen Ramsland, tel mhr@achilles.no Turid Lindset, tel tli@achilles.no Kontaktpersoner Flytoget AS Bjørn Gunnar Johansen, tel anskaffelser@flytoget.no Vennlig hilsen Bjørn Gunnar Johansen (Sign) Innkjøpssjef Flytoget AS