Mindre sannsynlig. Sannsynlighet. Svært lite sannsynlig

Transkript

1 Brudd på internt regelv. Brudd eksternt regelv. EKSEMPEL - EKSEMPEL - EKSEMPEL Risikoanalyse økonomiske disposisjoner For hver linje (dvs. for hvert forhold som kan medføre risiko) settes ett kryss for sannsynlighet og ett for konsekvens Tallet for sannsynlighet multipliseres (ganges) med tallet for konsekvens. Resultatet føres opp under Produkt. Forholdene prioriteres etter høyeste verdi Produkt feltet. Til slutt : Overfør til handlingsplan i prioritert Hva kan skje? Arbeid og forhold i Eksempel kommune som kan medføre uønskede hendelser/tilstander; farer, feil og problemer. Vurderes for økonomiske disposisjoner * Nærmere forklaringer på begrepet konsekvens : : tid, teknologi, personell, økonomi ( bruk av midler) og betingelser Brudd på interne regler: Etiske retningslinjer og andre retningslinjer eller føringer som er vedtatt av administrasjonen (overordnede rutiner) og formannskap/bystyret.

2 Brudd på internt regelv. Brudd eksternt regelv. Risikoanalyse økonomiske disposisjoner innen plan, budsjett og rapportering For hver linje (dvs. for hvert forhold som kan medføre risiko) settes ett kryss for sannsynlighet og ett for konsekvens Tallet for sannsynlighet multipliseres (ganges) med tallet for konsekvens. Resultatet føres opp under Produkt. Forholdene prioriteres etter høyeste verdi Produkt feltet. Til slutt : Overfør til handlingsplan i prioritert Hva kan skje? Arbeid og forhold i nn kommune som kan medføre uønskede hendelser/tilstander; farer, feil og problemer. Vurderes for økonomiske disposisjoner Budsjettene fra enhetene er mangelfulle kalkulasjoner og følgekostnader strategiske planer mangler konsekvensanalyser f.eks endring av rammebetingelser (utgift og inntekt) Underbudsjettering av anslagsposter Overbudsjettering av inntekter (f.eks skatteanslaget) Manglende oppfølging av regnskapsutviklingen i året. Avviksanalyser med mer. Manglende vurdering eller dokumentasjon av måloppnåelse i forhold til planlagte mål og måltall Økonomiske disposisjoner /vedtak uten om gitte rammer. Rapporteringen av avvik skje for sent og det er ikke mulighet for å rette opp utviklingen. Feil har oppstått fordi medarbeidere har misforstått retningslinjer og føringer for rapportering. Budsjetterte mål er ikke konkrete nok og lar seg ikke etterprøve.

3 Søknader eller dokumentasjon vedr. bevilgninger er mangelfull Forsøke å pynte på resultatet i forhold til budsjettets målsettinger og bevilgninger Dekke over brudd på bestemmelser eller vedtak Prosjektregnskapene mangler budsjett Rapporteringen blir feil dersom kostnader ikke blir ført på korrekt prosjekt Saksbehandling av økonomisaker mangler risikovurderinger og manglende budsjettmessig dekning. * Nærmere forklaringer på begrepet konsekvens : : tid, teknologi, personell, økonomi ( bruk av midler) og betingelser Brudd på interne regler: Etiske retningslinjer og andre retningslinjer eller føringer som er vedtatt av administrasjonen (overordnede rutiner) og formannskap/bystyret.

4 Brudd på internt regelv. Brudd eksternt regelv. Risikoanalyse økonomiske disposisjoner innen lønnsområdet For hver linje (dvs. for hvert forhold som kan medføre risiko) settes ett kryss for sannsynlighet og ett for konsekvens Tallet for sannsynlighet multipliseres (ganges) med tallet for konsekvens. Resultatet føres opp under Produkt. Forholdene prioriteres etter høyeste verdi Produkt feltet. Til slutt : Overfør til handlingsplan i prioritert Hva kan skje? Arbeid og forhold i nn kommune som kan medføre uønskede hendelser/tilstander; farer, feil og problemer. Vurderes for økonomiske disposisjoner - lønn Feil utbetaling av lønn Utbetaling til feil person Manglende oppgjør av forskudd på lønn Feil bruk av Kostaart og funksjon på timelister Manglende attestasjon og budsjettfullmakter Manglende eller ufullstendige arbeidsavtaler Manglende eller ufullstendige slutt og endringsmeldinger Manglende avklaring om næringsvirksomhet / oppdragstakere eller ansatt Manglende innbetaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift Avstemming / dokumentasjon av balansekonti innen lønnsområdet Manglende eller ufullstendige innmelding i pensjonskassen /SPK eller andre Manglende permisjonssøknader med eller uten

5 lønn Manglende refusjonskrav til NAV eller for sent Timelister ufullstendige og manglende dokumentasjon Manglende kontroll mellom avspasering og overtid Reiseregninger kommer inn for sent Manglende dokumentasjon av reiser Manglende periodisering mellom måned eller år Utbetaling av godtgjørelse - tapt arbeidslønn ikke dokumentert av arbeidsgiver Manglende egenmelding ved fravær * Nærmere forklaringer på begrepet konsekvens : : tid, teknologi, personell, økonomi ( bruk av midler) og betingelser Brudd på interne regler: Etiske retningslinjer og andre retningslinjer eller føringer som er vedtatt av administrasjonen (overordnede rutiner) og formannskap/bystyret.

6 Brudd på internt regelv. Brudd eksternt regelv. Risikoanalyse økonomiske disposisjoner innen regnskapsområdet For hver linje (dvs. for hvert forhold som kan medføre risiko) settes ett kryss for sannsynlighet og ett for konsekvens Tallet for sannsynlighet multipliseres (ganges) med tallet for konsekvens. Resultatet føres opp under Produkt. Forholdene prioriteres etter høyeste verdi Produkt feltet. Til slutt : Overfør til handlingsplan i prioritert Hva kan skje? Arbeid og forhold i NN kommune som kan medføre uønskede hendelser/tilstander; farer, feil og problemer. Vurderes for økonomiske disposisjoner. 1. Manglende periodisering av regnskapet 2. Manglende attestasjons, anvisnings og budsjettfullmakter 3. Manglende fakturering av oppdrag og oppfølging 4. Oppgjør for fiktiv faktura 5. Oppgjør for faktura til fiktiv leverandør 6. Manglende søknader og tilskudd kommune, fylke og stat 7. Manglende innsending av refusjonskrav 8. Kreditnotaer bruttoprinsippet mangler 9. Manglende avstemming av balansekonti 10. Merverdiavgift og momskompensasjon manglende avstemming 11. Manglende fullmakter ved avskrivinger av fordringer 12.Manglende oppsett av prosjekt/byggeregnskap

7 13. Manglende Tilbakeføring av reskontroføringer hovedbok /reskontro 14. Feil bruk av kostraart (administrasjon / tjenesteproduksjon 15. Regnskapet ikke à jour ved bedømming den økonomiske utviklingen i året 16. Andre uønskede hendelser? * Nærmere forklaringer på begrepet konsekvens : : tid, teknologi, personell, økonomi ( bruk av midler) og betingelser Brudd på interne regler: Etiske retningslinjer og andre retningslinjer eller føringer som er vedtatt av administrasjonen (overordnede rutiner) og formannskap/bystyret.

8 Brudd på internt regelv. Brudd eksternt regelv. Risikoanalyse økonomiske disposisjoner innen innkjøpsområdet For hver linje (dvs. for hvert forhold som kan medføre risiko) settes ett kryss for sannsynlighet og ett for konsekvens Tallet for sannsynlighet multipliseres (ganges) med tallet for konsekvens. Resultatet føres opp under Produkt. Forholdene prioriteres etter høyeste verdi Produkt feltet. Til slutt : Overfør til handlingsplan i prioritert Hva kan skje? Arbeid og forhold i Askim kommune som kan medføre uønskede hendelser/tilstander; farer, feil og problemer. Vurderes for økonomiske disposisjoner - innkjøp 1. Manglende lojalitet til rammeavtalene 2. Manglende habilitet anskaffer tjenester hos venner eller familie 3. Manglende rolle avklaring anskaffer varer og tjenester hos virksomheter som innkjøper eier eller er deleier i (dobbeltrolle) 4. Manglende konkurranse utsetting av engangsanskaffelser - skal innhente tre tilbud både varer og tjenester 5. Manglende dokumentasjon av anskaffelsen kjøpsnotat eller protokoll er ikke skrevet 6. Manglende kompetanse ved store engangsinnkjøp 7. Manglende fornyelse av rammeavtaler 8. Manglende dokumentasjon av anbudsprosessen saksnummer og manglende saksdokumenter i arkivet

9 9. Manglende behovsverifikasjon før engangsanskaffelsen og utarbeidelse konkurransegrunnlaget 10. Manglende kontroll av vare eller tjenestemottaket 11. Ikke tatt hensyn til livssykluskostnader Jfr. lov om offentlig anskaffeleser 6 lite miljøeffektive innkjøp 12. Virksomhetsleder har ikke oversikt over inngåtte avtaler 13. E handelsløsningen benyttes ikke (Rammeavtaleleverandørens hjemmeside benyttes ikke) 14. Følger ikke rutine/prosedyre for innkjøpsaktiviteter 15. Manglende refleksjon ved mottak av gaver og invitasjon av til arrangementer med mer (etikk, grensen for smøring) * Nærmere forklaringer på begrepet konsekvens : : tid, teknologi, personell, økonomi ( bruk av midler) og betingelser Brudd på interne regler: Etiske retningslinjer og andre retningslinjer eller føringer som er vedtatt av administrasjonen (overordnede rutiner) og formannskap/bystyret.

10 Brudd på internt regelverk Brudd eksternt regelverk Risikoanalyse økonomiske disposisjoner. NN kommunes eierinteresser i aksjeselskaper (hva kan skje ) For hver linje (dvs. for hvert forhold som kan medføre risiko) settes ett kryss for sannsynlighet og ett for konsekvens Tallet for sannsynlighet multipliseres (ganges) med tallet for konsekvens. Resultatet føres opp under Produkt. Forholdene prioriteres etter høyeste verdi Produkt feltet. Til slutt: Overfør til handlingsplan i prioritert Hva kan skje? Arbeid og forhold i NN kommune som kan medføre (uønskede hendelser / tilstander); farer, feil og problemer) Vurderes for økonomiske disposisjoner. Manglende kunnskap om aksjeselskaper med tilhørende lovverk og kommunens retningslinjer for styring av A/S i hel eller del eide kommunale selskaper Feil organ i kommunen vedtar opprettelse av aksjeselskaper/eller overtakelse av virksomhet Manglende kunnskap om hvordan oppnevnte styrerepresentanter skal utøve rettigheter / plikter på vegne av kommunen og instruere styret i aksjeselskaper (tilsynsansvaret) på vegne av NN kommune Manglende oppfølging av dagligleder føringer som er gitt av NN kommune (styremedlemmer) Manglende oversikter over hvilke selskaper NN kommune her eier interesser andel aksjer og andeler Manglende avklaring om det skal tegnes ansvarsforsikring for valgte/ oppnevnte styremedlemmer Manglende skriftlige fullmakter til oppnevnte styremedlemmer eller dokumentasjon av føringer til representantene Manglende arkivering / journalføring av

11 stiftelsesdokumenter, vedtekter, fullmakter, saksdokumenter, vedtak, årsmeldinger, årsregnskap, korrespondanse og revisjonsberetninger. Manglende regnskapsavleggelse av aksjeselskaper etter lovbestemt frist. Manglende avklaring om habilitet i saksbehandling av økonomi saker fra /til NN kommunes aksjeselskaper Manglende formøter / dialogmøter med styrerepresentantene / styreledere før generalforsamlinger eller styremøter Manglende rapportering til formannskap/ kommunestyret om den økonomiske stillingen i A/S ene - tertialvis. Mangler utarbeidelse eierskapsmeldning for kommunens heleide / andelseier * Nærmere forklaringer på begrepet konsekvens: : tid, teknologi, personell, økonomi (bruk av midler) og betingelser Brudd på interne regler: Etiske retningslinjer og andre retningslinjer eller føringer som er vedtatt av administrasjonen (overordnede rutiner) og formannskap/bystyret.