MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 3. februar 2015holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl. 0830 1500. Som medlemmer møtte: Svetlana K. Johnsen (FrP), leder Per Sandbakken (H), nestleder Ronald Bradal (Ap) Sjur J. Alhaug (V) Unni Haugli (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Ordfører: Anita Ihle Steen (sak 2) Fra rådmannen/administrasjonen: Kommunalsjef Helse og omsorg Sverre Rudjord (sak 2 og 3). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. - Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med utvalgsleder Svetlana K. Johnsen som møteleder. - Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 09.12.14 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 09.12.15 godkjennes. SAK NR. 02/2015 UNDERSØKELSE AV SAKSBEHANDLINGEN I SAK OM TILDELING AV DRIFTSTILSKUDD TIL FYSIOTERAPEUTER I OPPFØLGINGSENHETEN FRISK (K.SAK 71/2013) Fra behandlingen: Under den første delen av saken presenterte kontaktperson for privatpraktiserende fysioterapeuter i Ringsaker kommune Rogier van t Kruijs sin henvendelse til kontrollutvalget, og svarte på spørsmål. Møtet ble lukket under deler av presentasjonen med 1
bakgrunn i kommunelovens 31 (personopplysninger). Saken ble gjennomgått med fokus på følgende prosesser: 1. Prosess fra søknad til svar 2. Prosess rundt politisk behandling (formannskap og kommunestyre) 3. Prosess rundt utlysning - søknader og tildeling Under den andre delen av saken redegjorde rådmannen v/kommunalsjef Helse og omsorg Sverre Rudjord om kommunens saksbehandling og de administrative vurderingene i saken. Kommunalsjefen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Ordfører Anita Ihle Steen orienterte om den politiske behandlingen av saken i formannskapet den 28/8-13 (f.sak 138/13) og i kommunestyret den 11/9-13 (sak 71/13). 1. Kontrollutvalget har i sin behandling av saken hatt særlig fokus på saksforberedelsen og senere oppfølging av kommunestyrets vedtak i k.sak 71/13, med fokus på følgende hovedspørsmål: Var saken godt nok belyst overfor politikerne? Er kommunestyrets vedtak tilfredsstillende fulgt opp? 2. Med bakgrunn i gjennomgang av fremlagte dokumenter og redegjørelser gitt i møtet, har kontrollutvalget følgende vurdering/oppsummering: Det er ikke avdekket vesentlige feil knyttet til saksbehandlingen. Saken synes fremlagt til politisk behandling på forsvarlig måte. Det er her også lagt vekt på at saken ble løftet fra formannskapet til behandling i kommunestyret, jf. pkt. 4 i formannskapet den 28/8-13 (f.sak 138/13), noe som bidro til å sikre den politiske behandlingen. Kontrollutvalget mener kommunestyrets vedtak i k. sak 71/13 er fulgt opp på tilfredsstillende måte. 3. Kontrollutvalget mener kommunen med fordel kunne hatt bedre kommunikasjon med fysioterapeutene underveis i saksbehandlingen, dvs. i forkant av at saken ble fremmet til politisk behandling i formannskapet den 28/8-13. Det vises til innarbeidet praksis i kommunen med samtaler med fysioterapeutene omkring budsjett og oppfølging av fysioterapiplanen. I denne saken synes det som om denne praksis ikke ble fulgt, og at fysioterapeutene ikke ble trukket med i vurderingene omkring etablering av nytt driftstilskudd. 4. Kontrollutvalget ber om få oversendt den aktuelle utlysningen av driftstilskuddet og den inngåtte selskapsavtalen. Rådmannen bes om å redegjøre for rammevilkårene for avtaleinngåelsen. 2
SAK NR. 03/2015 HÅNDTERING AV SØKNADER OM SYKEHJEMSPLASSER Rådmannen v/kommunalsjef Helse og omsorg Sverre Rudjord redegjorde for saksbehandling, rutiner mv. og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følgende hovedpunkter ble berørt i redegjørelsen: Overordnet mål og hovedstrategi (forebygging og mestring) Tjenesteprofil i Ringsaker pleie og omsorg (kostra-tall) Ringsaker prioriterer mye på institusjonsplasser sammenlignet med andre kommuner sterk prioritering av institusjonsomsorgen Kriterier for vurdering av tildeling Saksbehandlingsrutiner (håndbok i forvaltningen av tjenestetilbudet i pleie- og omsorg) Antall sykehjemsplasser (350 sykehjemsplasser, 61 korttidsplasser og 289 langtidsplasser) Antall vedtak 2014 (92 nye vedtak om langtidsplasser, kortidsopphold: 671 opphold fordelt på 262 brukere) Fått vedtak venter på plass? (pr. d.d.: Nes: 0, Moelv 4 og Brumunddal 0) Klager på vedtak (2 klager siden 2012) Demografi og utviklingen videre (utviklingen i antall eldre, behovet for sykehjemsplasser og hjemmebaserte tjenester, bruk av velferdsteknologi mv.) 1. KU tar rådmannen redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget har inntrykk av kommunen har gode rutiner knyttet til saksbehandling og håndtering av de som søker/har behov for både korttidsplass og langtidsplass (sykehjem). 3. Kontrollutvalget har merket seg følgende: - At kommunen har høy dekning av sykehjemsplasser sammenlignet med andre kommuner. - At det er svært få personer som har fått vedtak om sykehjemsplass og som venter på ledig plass og at de som har behov får andre tilbud i påvente av plass (via korttidsplass eller kommunalmedisinsk senter) - At det kun er 2 klager på vedtak i perioden 2012-2014. SAK NR. 04/2015 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Saken utsettes til neste møte. 3
SAK NR. 05/2015 SAMORDNING AV TILSYN FYLKESMANNEN OG KOMMUNENE I HEDMARK FYLKE Med bakgrunn i kommunelovens kap 10 a, og spesielt 60 e, samt departementets 85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunene, støtter kontrollutvalget i Ringsaker kommune initiativet om å etablere rutiner for samordning og informasjonsutveksling mellom Fylkesmannen og kommunene v/kontrollutvalgene. SAK NR. 06/2015 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Ringsaker kommune (brev av 06.01.15 fra Hedmark Revisjon IKS) 2. Kontrollutvalgets budsjett for 2015 (brev av 19.01.15 fra rådmannen i Ringsaker kommune) 3. Kommunestyrets sak 88/14: Revisjonsrapport selskapskontroll i Eidsiva Energi AS om roller, habilitet og sponsing 4. Diverse avisartikler 5. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. Brumunddal, 3. februar 2015. Svetlana K. Johnsen leder RETT UTSKRIFT: Brumunddal, 3. februar 2015. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4
NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 17. MARS 2015 Tidspunkt: KL. 0830 Aktuelle saker: Kultur: Div. spørsmål om kunst etter avviklingen av gamle Prøysenhuset Oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2012-2015 Kontrollutvalgskonferansen 2015 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 Saker til oppfølging senere: Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (ku-sak 21/14). Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Revisjonsprosjekt: Innkjøp/kontraktsoppfølging Møteplan 2015: Mandag 26.01.15 kl. 0830 flyttet til tirsdag 03.02.15 Tirsdag 17.03.15 kl. 0830 Tirsdag 28.04.15 kl. 0830 Tirsdag 02.06.15 kl. 0830 Tirsdag 08.09.15 kl. 0830 Mandag 12.10.15 kl. 0830 Tirsdag 08.12.15 kl. 0830 5