Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT Referat Møte i styret for FSAT 25.-26. august 2014 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim Heidi Adolfsen Marianne Øhrn Johannesen Gunnar Bendheim Kjetil Solvik Richard Borge Hogne Ulla Varamedlemmer: Heidrun Hole Anne Ringen Pedersen Anne Kathrine Foss Haugen Observatør: Monica Bakken (Vertsorganisasjonen) Felles studieadministrativ tjenestesenter FSAT: Bente Ringlund Bunæs Tina Lingjærde Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Tina Lingjærde og Bente Ringlund Bunæs Dato: 25. og 26. august 2014 Sist endret:
Dagsorden 1. Innledning og presentasjonsrunde 2. Orienteringssaker 3. Presentasjon av FS, SO og SUN. Oppgaver, systemer og dagens organisering presenteres 4. Oversikt over hvilke avtaler som må utarbeides i forbindelse med etablering av FSAT 5. Lokalisering 6. Samlet budsjett for FSAT i 2014 7. Godtgjørelse for styrets arbeid 8. Oppstart av arbeidet med strategiske mål, omstilling og organisasjonsutvikling av tjenestesenteret 9. Felles møte med de ansatte 10. Oppsummering og videre arbeid 11. Eventuelt 12. Rekruttering av daglig leder Side 2
Korrigert dagsorden ble delt ut på møtet. 3 saker ble meldt til eventuelt: a. Mulighet for endring av navnet til tjenestesenteret b. Forespørsel fra Lånekassen om mulighet til å være observatør. c. Observatørrollen til vertsorganisasjonen 1. Innlendings og presentasjonsrunde Styreleder Christen Soleim innledet. Deretter presenterte de ulike deltakerne seg. 2. Orienteringssaker a. Møte med KD og styret 19. juni Styreleder ga en muntlig orientering fra møtet med KD. Møtet var det første møtet mellom styremedlemmer og KD. På dette tidspunkt var ikke ansattrepresentant til styret valgt, og dermed var ikke styret fulltallig. Saker og momenter som fremkom i møtet: - Tidsplan ble diskutert, dvs. oppstart 1.7 under EN felles ledelse fra 01.07 og ny organisering på plass fra 1. januar 2015. - FSAT bør ikke foreta seg noe som setter ordinær virksomhet i fare, fordi FSAT arbeider med virksomhetskritisk virksomhet - Konstituert daglig leder var tema - Tre enheter samles under felles ledelse av et styre fra 1. juli 2014. Ingen direkte konsekvenser utover dette fra 1. juli fra 2014. Business as usual - Organisering og strategi må sees i sammenheng - Informasjonsbrev fra KD vedrørende den nye organisasjonen skulle sendes institusjonene. Brev fra KD ble sendt institusjonene 30. juni 2014. b. Møte med styreleder og UiO 19. juni Muntlig referat ble gitt av styreleder. Til stede på dette møte var Styreleder for FSAT, Christen Soleim, Assisterende universitetsdirektør ved UiO, Tove Kristin Karlsen, Prorektor Ragnhild Hennum (UiO) og Tina Lingjærde. Møtet var nyttig og konstruktivt. Arbeidet med funksjons- og bemanningsplaner ble lagt til side i påvente av endelig organisering av FSAT. c. Møte med de ansatte i FSAT og Styreleder 26. juni Muntlig referat ble gitt av styreleder. Styreleder hadde møter både med ledelsen for hvert av foretakene og med de ansatte i FS. Det var god og konstruktiv stemning på alle møtene. Følgende ble kommunisert til de ansatte fra styreleder: - Felles studieadministrativt tjenestesenter etablertes under EN felles ledelse fra 01.07. - Viktig å ikke rokke ved den daglige driften. - Ingen nedbemanning. - Vi vil starte et strategisk arbeid med felles mål for foretaket i forbindelse med første styremøte 25. og 26. august. Parallelt med dette vil vi tenke organisering. Denne prosessen tenkes avsluttet i løpet av 2014, med sikte på at ny organisering er på plass 1. januar 2015. Side 3
- Tina Lingjærde konstitueres som daglig leder for foretaket fra 01.07, og frem til daglig leder er på plass. Bente Ringlund Bunæs vil ha ansvaret for SO slik hun har hatt tidligere. - Styret starter arbeidet med rekruttering av daglig leder, og regner med å ha foretatt en rekruttering i løpet av høsten. - Samlokalisering vil skje så rask det lar seg gjøre. - Det vil hentes inn ekstern bistand i forbindelse med organiseringen av FSAT. d. Prosessen med organiseringen Firmaet Agenda Kaupang er valgt til å bistå i denne prosessen. Firmaet har avtale med UiO og vil være tilstede under sak 3 og 9. e. Rekrutering av daglig leder Firmaet Habberstad er valgt til å bistå i denne prosessen. Firmaet har avtale med UiO og vil være tilstede under sak 12. 3. Presentasjon av FS, SO og SUN. Oppgaver, systemer og dagens organisering presenteres Tina Lingjærde presenterte SUN og Samarbeidstiltaket FS og Bente Ringlund Bunæs presenterte SO. Presentasjonene vil bli ettersendt til styret. 4. Oversikt over hvilke avtaler som må utarbeides i forbindelse med etablering av FSAT En oversikt over eksisterende avtaler og nye avtaler ble presentert, og forslag til vedtak forelå. Vedtak: FSAT benytter seg av interne ressurser og intern juridisk kompetanse i utarbeidelse av avtalene. Ekstern kompetanse kan innhentes ved behov. KD bistår i etterkant med kvalitetssikring av avtalene. Målet er å få avtalene på plass til 1.1.2015 5. Lokalisering UiO har fått ansvar for å finne egnede lokaler til FSAT. Tina redegjorde for status på denne prosessen så langt. FSAT har sendt inn sine behov og har vært i et innledende møte om dette ved UiO s eiendomsavdeling. Fra eiendomsavdelingen har vi fått følgende status: - De har vært i kontakt med Sintef som eier lokalene hvor FS og SUN sitter. - De skal ha et møte og befaring på Ullevål Stadion i første halvdel av september. Side 4
- Videre er det avtalt møte med en næringsmegler for å få en presentasjon av flere eiendommer. Styret presiserte viktigheten av å følge prosessen tett, da samlokalisering er svært viktig og avgjørende for FSAT. Eiendomsavdelingen bør stille på neste styremøte å gi en orientering 6. Samlet budsjett for FSAT 2014 Styret hadde fått tilsendt samlet oversikt over regnskap og budsjett for FSAT for 2013 og 2014, basert på de enkelte regnskapene til FS, SO og SUN.. Noen justeringer må på plass, blant annet midlene til samorganisering som var ført 2 ganger og periodiseringen av midler til SO 3.0. FSAT ligger an til en overføring til neste år på ca. kr 4.5 millioner fra SO. Dette for å avslutte SO 3.0 prosjektet i løpet av første halvår 2015. Styret tar oversikten til orientering og vedtok av praktiske hensyn følgende: Vedtak SO, Samarbeidstiltaket FS og SUN beholder de opprinnelige vedtatte budsjetter ut 2014. Ved årsavslutningen gjøres boet opp med USIT. Til neste møte skal det utarbeides en skisse til felles budsjett for FSAT for 2015. 7. Godtgjørelse for styrets arbeid I vedtektene for Felles studieadministrativt tjenestesenter, fastsatt av Kunnskapsdepartementet 28. mai 2014, står det følgende i forbindelse med godtgjørelse for styrets arbeid: 6 Godtgjørelse for styrets arbeid Det kan utbetales godtgjøring for medgått tid til møtevirksomhet og forberedelser. Godtgjørelsen skal svare til de til enhver tid gjeldende bestemmelser i Statens personalhåndbok om veiledende satser for utvalgsgodtgjøring. Styret vedtok følgende: Det skal utbetales godtgjørelse for styrets arbeid i henhold til gjeldende satser for utvalgsgodtgjøring i Statens personalhåndbok. Antall timer et møte varer ganger 2 vil utgjøre samlet tidsbruk for det enkelte medlem. Dette for å inkludere forberedelsestid pr møte. Beløpet utbetales ved årets slutt. 8. Oppstart av arbeidet med strategiske mål, omstilling og organisasjonsutvikling av tjenestesenteret Styreleder, og fungerende daglig leder har hatt møte med konsulent Ragnar Kleiven fra Agenda Kaupang for å få bistand i arbeidet med organisasjonsutvikling. Ragnar Kleiven deltok under denne saken. Kleiven presenterte et forslag til prosess for å komme frem til den mest hensiktsmessige organiseringen av FSAT. Det er svært viktig at alle ansatte blir involvert i arbeidet med hvordan FSAT skal organiseres. Side 5
Framdrift og aktiviteter i forbindelse med organiseringen av FSAT, og opplegg for fellesmøtet med de ansatte ble diskutert. 9. Felles møte med de ansatte To konsulenter fra Agenda Kaupang, Ragnar Kleiven og Tom Schjetne bisto. Styreleder innledet. Presentasjonen ettersendes. Det er nå tre enheter som skal slås sammen og skal danne en ny organisasjon. Det er viktig å ha en prosess hvor alle ansatte som ønsker det, vil bli hørt gjennom intervjuer, fokusgrupper og på andre måter. Det er også svært viktig å informere om hvordan de ansatte kan melde inn sine forslag. Det er en prosess der mye skal gjøres på kort tid. I oktober skal det være et personalseminar, og status på arbeidet vil bli presentert der. Det vil arbeides mer med organiseringen på seminaret. På fellesmøtet ble prosessplanen presentert. Arbeidet i fellesmøtet ble organisert som gruppearbeid med tilfeldig sammensatte grupper, felles presentasjoner og diskusjoner i plenum. Resultatet fra hver gruppe ble samlet inn og skal brukes som innspill til den videre prosessen. Det var 80 ansatte til stede sammen med styret. Møtet ble avsluttet med felles lunsj. 10. Oppsummering og videre arbeid Styret oppsummerte inntrykk og umiddelbare tanker etter møtet med de ansatte. Styret synes opplegget hadde vært lærerikt, godt og svært nyttig. Det var en fin måte å møte de ansatte på. Noen stikkord om det som ble fanget opp av styremedlemmene: - Positivt engasjement - Gode diskusjoner - Viktig for ansatte å kjenne seg igjen i resultat når prosessen er ferdig - Kompetente ansatte - Navn på tjenestesenteret er viktig for mange, da det gir identitet - Stebarnsfølelse for de som ikke arbeider med studieadministrasjon - Noen ansatte med lave forventninger - Lokalisering er svært viktig og opptar mange - Kunnskap om hverandre er viktig - Det bør gjøres en kartlegging av de ulike gruppers kompetanse - Kultur og felles mål er viktig - Velbegrunnede valg viktig - Styret må være tydelig i beslutninger som fattes - Alle må få være med, men dette bør ikke kreve mye arbeid av de som ikke ønsker det - Fint med rask prosess - Viktig med et godt arbeidsmiljø - Det er nå en har mulighet til å bygge en ny organisasjon - De ansatte er ansatt ved UiO, men arbeider for hele sektoren - Styret må være klar om at de er et styre for all virksomhet i FSAT, og det er viktig også å være en god leverandør av tjenester til CRIStin, ITAR og datavarehus. Side 6
- Mandatet til organiseringsprosjektet bør utvides til også å se på nytt navn for tjenestesenteret. Videre arbeid med organiseringen: Vedtak: - Det ble besluttet å opprette en egen prosjektgruppe for organiseringen av FSAT, ledet av konstituert daglig leder. - Utkast til prosjektplan legges frem på neste styremøte. - Daglig leder får fullmakt til å bemanne en prosjektgruppe som starter arbeidet umiddelbart - Prosjektplan, mandat og prosjektgruppens sammensetning skal vedtas på neste styremøte 11. Eventuelt a. Mulighet for endring av navnet til tjenestesenteret. Det er viktig å finne et navn som dekker virksomheten. Prosjektgruppens mandat utvides til også å se på nytt navn. b. Forespørsel fra Lånekassen om mulighet til å være observatør. Utsettes til neste møte. c. Observatørrollen til vertsorganisasjonen Utsettes til neste møte. Til neste møte skal det utarbeides et notat om observatørrollen. 12. Rekruttering av daglig leder Fungerende daglig leder for FSAT og daglig leder for SO deltok ikke under behandlingen av denne saken. Styreleder presenterte forslag til tidsplan for ansettelse av daglig leder. Det er en stram prosess, og en arbeider for å ha en ny leder på plass fra 1. januar 2015. Firmaet Habberstad, som skal bistå i denne prosessen, deltok under denne saken. De gikk gjennom hvilke kriterier en ny leder må oppfylle. Det opprettes en komité bestående av UiO-representant, hovedtillitsvalgt, ansattrepresentant, ett styremedlem og styreleder Stillingen skal lyses ut med tittelen direktør for FSAT. Habberstad utarbeider utkast til stillingsannonse, og sender denne til styret i slutten av uken. Neste møte: 15. september. Side 7