1 Sist gdkjent av styret (30.01.2017) VEILEDNINGSSDOKUMENT FOR Vår, Smmer g Høstcup BB11 GRUPPA ARENDALS SEILFORENING
2 Mål g rammer Frrd Vår smmer g høst cup har vært avviklet helt siden starten av BB11 gruppa i 1995. Vi har alltid klart å samle båter til alle cupene, selv fellesferien har vært ppulær. Seilasene fregår i sin helhet på byfjrden g har sitt utgangspunkt fra Knubben. Det seiles 3 seilaser med felles pause på Knubben etter de 2 første seilasene. Deltakelsen på de ulike cupene har vært nkså jevn de 10 siste årene. Bakgrunnen fr valget av byfjrden sm seilarena er flere. I 1993 startet vi pp med seilaser fr små kjølbåter rundt 20 ft, g samlet båter sm Killing, Grimstadjlle, Osljlle, BB11 g lign. Tradisjnen tr ble regattaene lagt til Seilerhytta g Mærdøfjrden. Da de fleste seilerne på den tiden (sm nå) hadde båtene i indre havnebasseng, fant man etter et par år med transprt ut g inn av Galtesund, at byfjrden kunne være et gdt alternativ av flere grunner. Transprtetappen ble betraktelig krtere, g tiden man hadde til rådighet fr regatta ble utvidet. Dessuten var dette med på å synliggjøre seiling i Arendal. Selv m frhldene ikke alltid er de beste på byfjrden, vil nk de fleste sm har padlet inn Galtesund en sen smmerkveld se frdelene med byfjrden. At BB11 gruppa har en høy ssial prfil er neppe en hemmelighet fr nen. Men vi mener gså at dette er limet sm hlder ss sammen m vår felles interesse, g er således en svært viktig ingrediens. Vi trr at nettpp det ssiale har lagt grunnlaget fr at vi nå etter 20 år fremdeles samles rundt BB11, fr i fellesskap å utøve vår idrett. Så fr ss føles det helt naturlig å ha en liten felles pause på Knubben hver trsdag, før vi avvikler den siste seilasen. Dette veiledningsdkumentet er primært til bruk fr styret g regattasjef i BB11 gruppa, men det er gså ment fr nye g gamle seilere sm ønsker innblikk i gruppas drift, tiltak g mål. Det er regattasjefens ansvar at dette dkumentet blir fulgt, g at hver enkelt utfører de nødvendige ppgaver. Arendal 18.04. 2013 Styret BB11 gruppa
3 Mål g rammer Innhld TEMA SIDE Frrd 2 Innhldsfrtegnelse 3 Mål g rammer. Det frmelle 4 Mål 4 Hvem er regattaene fr? 4 Arrangementsdater/Terminlister 5 Kunngjøring av vår, smmer g høstcup 5 Pris på deltakelse 5 Infrastruktur. Samlet bryggeplass 6 Banevalg 6 Knubben 6 Bryggene på Knubben 7 Synliggjøring 7 Bøyebåt 7 Regattautstyr 8 Regattaperm 8 Premiering 8 Ssialt. Pause på Knubben 9 Bevertning 9 Praktiske frberedelser, gjennmføring g ppfølgning av regatta. Oppgaver fr regattasjefen før under g etter seilaser (Styrets representant alle regattaer) 10 Oppgaver fr regattaansvarlig før under g etter seilaser (Arrangøren en enkelt regatta) 11 Prtester 12 Resultatservice 12 Øknmi 12 Inf på websider, mail g sms før seilasene 13 Utsending av resultater g bilder etter seilasene 13 Etterarbeid. Oppgradere manglende g / eller ødelagt utstyr g plassere det fr vinterlagring 14
4 Mål g rammer Det frmelle Frmelt arrangeres alle regattaer i BB11 gruppas regi av vår mderfrening ASF. Det betyr at vi til enhver tid må frhlde ss til de retningslinjer g krav vår frening stiller til driften av vår gruppe, så gjelder gså arrangering av vår, smmer g høstcup. Regattaene er underlagt ISAF s regler fr kappseiling. Påse at arrangering av vår, smmer g høstcup til enhver tid er i samsvar med ASF s retningslinjer g ønsker. Påse at reglene til ISAF blir fulgt. Mål Vår smmer g høst cup har vært avviklet helt siden starten av BB11 gruppa i 1995. Vi har alltid klart å samle båter til alle cupene, selv fellesferien har vært ppulær. Seilasene fregår i sin helhet på byfjrden g har sitt utgangspunkt fra Knubben. Det seiles 4 seilaser med felles pause på Knubben etter de 3 første seilasene. Deltakelsen på de ulike cupene har vært nkså jevn de 10 siste årene. Nedenfr nevnte mål er hentet fra vår Handlingsplan. 1. Arrangere vår, smmer g høst cup. 2. 20 deltakende båter på hver cup (2/3). 3. Regattaene arrangeres på byfjrden. 4. Det skal freligge tilgjengelige resultater på web g mail maks 3 dager etter seilas, frtrinnsvis neste dag. 5. Regattaansvarlig må følge de skriftlige retningslinjene sm freligger fr arrangering av regatta. Hvem er regattaene fr? Arendals Seilfrening har en lang g gd tradisjn fr å ha et tilbud til alle sm ønsker å seile, samt så langt det lar seg gjøre avvikle regattaer fr så bredt spekter av båttyper sm mulig. Dette behvet er gdt ivaretatt i ASF ved at det arrangeres seilaser fr en rekke ulike båter g klasser helt fra små jller g brett til stre havseilere. Når det arrangeres entyperegatta er disse tiltenkt nettpp fr entypene g ikke tilrettelagt fr andre båter. Dette prinsippet gjelder gså fr BB11. Skulle det derimt dukke pp en annen båttype en trsdag bør vi i gjestfrihetens navn ønske vedkmmende velkmmen til deltakelse, men samtidig gjøre det klart at dette er unntaket g ikke regelen. Markedsføre BB11 klassen internt i ASF g eksternt i Arendal.
5 Mål g rammer Arrangementsdater/terminlister Vår, smmer g høstcup arrangeres frtløpende fra første trsdag i juni til g med første eller andre trsdag i september. Periden deles pp i tre tilnærmet like lange cuper. Det arrangeres ikke trsdagsregatta samme uke sm NOV Race g NM. Styret i BB11 gruppa setter pp terminlister hvert år fr vår, smmer g høstcup. Kunngjøring av vår, smmer g høstcup Det er svært viktig at det gjøres et grundig infrmasjnsarbeid i frkant av cupene. Vi må unngå at disse er ne vi plutselig kmmer på g arrangerer i hu g hast med dertil manglende infrmasjn g ppfølging i frkant. Vår, smmer g høstcup føres pp i terminlisten. Styret infrmerer (prater) m cupene jevnlig gjennm vinteren g smmeren. Det legges ut infrmasjn g påminnelse på websider senest 4 uker i frkant av sesngstart. Det sendes ut påminnelse g terminliste 8 uker før vårcup på e-pst. Det sendes ut påminnelse senest 4 dager før vår, smmer g høstcup på e-pst. Pris på deltakelse BB 11 gruppa har ingen tradisjn fr å kreve startkntingent på lkale cuper eller klubbmesterskap, men deltakerne våre anmdes m å tegne medlemskap i ASF g BB11 klubben. BB11 seilere anmdes m å tegne medlemskap i ASF g BB11 klubben.
6 Infrastruktur Samlet bryggeplass Siden 2000 har BB11 miljøet hatt samlet bryggeplass fr BB11. Først i Kittelsbukt, så ved Arendal gamle rådhus fra 2003, g nå ved gjestebryggen siden 2014. Intensjnen er å gjøre veien krt fra brygge til regattabane, samt skape ssial trivsel på brygga før g etter seilaser. Samle alle BB11 i Arendal på felles brygge i byen Tilrettelegge fr gd skilting av vårt mråde Tilrettelegge fr gde frtøyningsfrhld Skilte med infrmasjn m BB11 gruppa Sette pp beachflagg på brygga hver trsdag før regatta. Banevalg Byfjrden har siden 1995 vært BB11 gruppas naturlige banevalg fr vår, smmer g høst cup. Sesngstart g klubbmesterskap har vært knyttet pp til farvannet rundt Seilerhytta på Bratthlmen. NOV Race g NM har vært avhldt på byfjrden. Fr å løfte kvaliteten på regattaene er det viktig at regattasvarlig jbber aktivt på alle tre seilasene med å legge start, målgang g bane der vinden til enhver tid er mest ptimal. Dette betyr i praksis at mange av seilasene må startes fra jlle i Galtesund, Trmøysund g på byfjrden. Når frhldene ligger til rette fr det startes regattaer fra Knubben. Fr å hlde gd kvalitet på seilasene er det viktig at regattaansvarlig tar jbben seriøst g ikke velger enkle løsninger av bekvemmelighets grunner. Benytte byfjrden til vår, smmer, høst cup. Legge start, målgang g bane der det til enhver tid er best frhld Om nødvendig starte alle regattaer fra båt. Knubben Knubben har siden gruppas ppstart i 1995 vært gruppas faste utgangspunkt fr regattaene i vår, smmer g høst cup. Knubben eies privat, men BB11 gruppa har fått anlegge flytebrygge g bruke anlegget etter behv uten å betale avgift eller leie. Etter 3 seilte seilaser tas det frtrinnsvis felles pause på Knubben, etterfulgt av en 4. seilas. Frtrinnsvis benytte Knubben til felles pause under vår, smmer g høst cup. Dersm det av praktiske hensyn kan tas pause fr eksempel på gjestebrygge, gjøres dette. Eller annet egnet sted. Pause legges til mest egnet sted ut ifra valg av banemråde.
7 Infrastruktur Bryggene på Knubben Velfungerende brygger på knubben er en frutsetting fr å kunne bruke stedet fr felles pause. Det er styrets ppgave å tilrettelegge fr gde bryggefasiliteter på Knubben. Tilsyn g vedlikehld av bryggene gjennm regattasesngen utføres g rganiseres i regi av regattasjefen. Regattasjefen må påse at bryggene er i teknisk gd stand Regattasjefen må tilse at bryggene på Knubben er frsvarlig g gdt frtøyd, samt at landgang er på plass g fungerer. Synliggjøring Det er svært viktig at våre aktiviteter er synlige fr våre medlemmer, medlemmer i ASF, g ptensielle medlemmer. Derav må vi jbbe med å være synlige på våre nettsider, via e-pst, i media g på bryggen når vi seiler. Henge pp infmateriell m BB11 gruppa g BB11 klassen på Seilerhytta g felles brygge ASF vimpel på alle BB11ere i Arendal Sette pp beachflagg på felles brygge under regatta. Sende ut ukentlig infrmasjn til våre medlemmer hele seilsesngen Påse at det sendes ut innbydelse til alle samlinger. Arrangere regattaer sm visuelt prmterer seiling g BB11 Stre pstere sm frteller m BB11 klassen g BB11 gruppa ASF Arrangere regattaer sm visuelt prmterer seiling g BB11 Bøyebåt BB11 gruppa har siden 2003 dispnert en GH14 til bøyebåt. Denne har vært lagret ved felles pplagsplass fr BB11 g mtren har vært levert inn til årlig service. Ordningen har fungert fint, men båten er liten g bøyeutstyret tar mye plass. Det bør vurderes en større bøyebåt hvr regattautstyret kan ppbevares permanent. Egen bøyebåt er viktig fr driften av BB11 gruppa. Sannsynligvis er det viktig at båten er planende, så det ikke tar lang tid å legge m en bane. Bøyebåt ligger frtøyd på felles brygge fr BB11 Ha egen bøyebåt til arrangering av vår, smmer g høst cup Ha gde rutiner fr fylling av drivstff til regattabåt. Ha gde rutiner fr verlevering av nøkler til båt. Regattaarrangøren må alltid bruke vest i båt. Regattasjefen må påse at bøyebåt blir vedlikehldt g mtr levert til service hver høst. Regattasjefen har ansvar fr at bøyebåt til enhver tid er i gd teknisk stand g perativ fr regattabruk. Påse at det alltid er tilstrekkelig med bensin g lje
8 Infrastruktur Regattautstyr BB11 gruppa har eget utstyr fr regatta. Dette har tradisjnelt bestått av bøyer, signalflagg, tau, mringer, regattaperm g blåse. Utstyret lagres i byen i tilknytning til gjestehavnen. Regattasjefen går gjennm alt utstyr sm bøyer, mringer, tauverk, flagg, utstyr til regatta bks, starthrn g lign i gd tid før sesngstart Ha egnede bøyer, mringer g tau Ha nødvendige signalflagg g signalutstyr Påse at alt utstyr er i gd stand g ptimalisert Gå gjennm g ppdatere alt utstyr til regatta bruk Regattaperm BB 11 gruppa har utviklet egen regattaperm fr hver enkelt seiler sm innehlder startprsedyrer, seilingsbestemmelser, prtestskjema, terminlister, medlemsliste, startlister, versikt ver signalflagg, utsnitt fra kappseilingsreglene sm tar fr seg del 2 «Når båter møtes», pplysninger til regattaansvarlig sv. Denne permen er ment å ligge i hver enkelt båt slik at seilerne til enhver tid har versikt ver hvilke skjemaer sm er i bruk. Skjemaene i regattapermen skal være laminerte, g regattasjefen må til enhver tid besørge at det finnes kpier i regattabksen sm bringes til hver regatta. Regattapermen ppdateres hvert år med venfr nevnte dkumenter Regattapermen ppbevares frtrinnsvis i båtene fr å gi seilerne en versikt ver regattaer skjemaer g regler. Regattaperm deles ut til alle båter Premiering BB11 gruppa har tradisjnelt perert med 1/3 dels premiering g fulgt ASF s standard premiesamling. Når premiene deles ut skal det være litt «høytid». Premiene deles ut av leder av BB11 gruppa, eller av ASF s frmann, dersm vedkmmende er til stede. I tillegg til rdinær premiering av prestasjner, er det ønskelig å dele ut et deltakerkrus hvert år. Kruset skal ha lgen til BB11 gruppa, ASF g årstall påskrevet. Dersm det kan skaffes spnsr kan spnsr ha en lg, denne må ikke dekke mer enn 30% av kppens areal Regattasjef må bestille premier i desember fra ASF Premier fra vår smmer g høstcup deles ut på klubbmesterskap Det er 1/3 dels premiering Regattasjefen bestille krus med BB11 gruppas g ASF s lg samt årstall. Øvre grense pr. 01.01.2016 er kr 5000,-
9 Ssialt Pause BB11 gruppa har alltid hatt fkus på det ssiale. Vi har tr på at mennesker sm hygger seg sammen i større grad kan samle seg m en felles aktivitet. Således har det alltid vært naturlig fr vårt miljø å ha en liten pause sammen uansett m det er vinter eller smmer. Pause etter 3 seilaser Pausen skal vare min 30 min etter alle båter er frtøyd De sm kmmer inn først skal hjelpe med frtøyning til alle båter er trygt inne. Bevertning Pause sm frtrinnsvis tas på Knubben er en del av BB11 gruppas faste pplegg rundt regattaer. Derav er det ønskelig at regattaansvarlig alltid stiller med ne gdt å bite i samt litt kaffe g brus. Regattaansvarlig serverer kake, brus g kaffe i pausen Regattaansvarlig må ha med kpper g krus til drikke.
10 Praktiske frberedelser, gjennmføring g ppfølgning av regatta Oppgaver fr regattasjefen før g etter seilaser Regattasjef har det verrdnede ansvar fr at alt fungerer. Det er regattasjefens ansvar at dette dkumentet blir fulgt av gruppen, hver enkelt seiler g regattaansvarlig. Fruten venfr nevnte ppgave, er det nen enkeltstående ppgaver regattasjefen må tilse blir løst. Kvaliteten på våre regattaer er fult g hldent avhengig av at regattasjefen legger inn en betydelig jbb med ppfølging. Å være regattasjef er definitivt en av BB11 gruppas viktigste g største jbber. Lykkes vi ikke med gdt gjennmførte regattaer, så undergraver vi vår egen virksmhet. Før seilas Sende ut mail mandag før seilas med frespørsel m hvem sm deltar. På bakgrunn av svar på denne mail settes det pp en liste ver frventede seilere tirsdag kveld. Om nødvendig kntakte de seilere sm ikke har svart med mail, sms eller tlf. (nsdag), dette fr å ha en så kmplett liste sm mulig ferdig nsdag kveld. Ha sm mål at alle båter deltar, g rganiserer med eventuelle erstattere fr båter hvr eiere ikke kan stille. Primærmålet er at alle båtene seiler, sekundært at det er t i hver båt. Kntakte regattaansvarlig i gd tid før trsdag, fr å infrmere m g gå gjennm alle prsedyrer dersm vedkmmende ikke er frtrlig med disse. Påse at det er bensin til jlla før regattaer g at båten fungerer. Påse at alt regattautstyr er tilgjengelig (bøyer, flagg, tau, mringer, skjemaer) Frsikre seg m at regattaansvarlig har tilgang til nødvendige nøkler. Sende startliste, prtestskjema, seilingsbestemmelser, startprsedyre g terminliste til regattaansvarlig mandag før seilas. Etter seilas Påse at resultater, prtester g bilder blir levert fra regattaansvarlig. Legge ut resultater på nett. Frtrinnsvis påfølgende dag, senest innen påfølgende mandag. Sende ut en mail med resultater g bilder påfølgende mandag. Div. Dersm regattasjefen ikke er til stede g kan utføre ppgavene fra dette dkument, må han eller hun tilse at det er en stedfrtreder sm er kjent med prsedyrene. Dersm regattaansvarlig ikke selv har kamera, kan låne ett, eller er frtrlig med å ta bilder, må regattasjefen påse at denne ppgaven blir løst av en annen den aktuelle kvelden.
11 Praktiske frberedelser, gjennmføring g ppfølgning av regatta Oppgaver fr regattaansvarlig før under g etter seilaser Regattaansvarlig må sette seg inn i alt sm vedrører ppgavene g prsedyrene rundt det å arrangere en trsdagsregatta. Dersm regattaansvarlig er usikker på hvrdan nen av ppgavene skal løses må han kntakte regattasjefen. Regattaansvarlig må på frhånd frsikre seg m at han eller henne er gdt kjent med startprsedyrer, bøyebåt, banelegging, gjennmføring av regatta g avvikling av pause. Før seilas Regattaansvarlig må stille på brygga fr å legge bane senest kl. 1630. Hente alt regattautstyr. Sette pp Beach flagg på brygger i byen. Legge bane. Ha regattabanen klar til fastsatt regattatid kl. 1755 Ta bilder Under seilas Starte g gjennmføre 4 seilaser dersm frhldene tillater det. Ntere resultater g verlevere liste til Regattasjefen, eller Lederen av BB11 gruppa m Regattasjefen er brtreist. Ta bilder. Under pause Hjelpe båter inn til bryggen før pause. Servere brus, kaffe g kake i pausen etter at alle båter er frtøyd. Hjelpe båter ut fra bryggen etter pause. Ta bilder. Etter seilas Regattaansvarlig skal være behjelpelig med slep til felles brygge umiddelbart etter siste seilas dersm frhldene tilsier dette. Bøyer g regatta utstyr skal først tas pp når alle er inne ved brygge, eller har fått tilbud m slep. Levere resultater til regattasjefen. Tilse at eventuelle prtester blir behandlet. Sette på plass alt brukt utstyr, g infrmere regattasjefen dersm der er nen mangler/ødelagt utstyr. Sende bilder innen søndag til Regattasjefen, eller Lederen av BB11 gruppa m Regattasjefen er brtreist.
12 Praktiske frberedelser, gjennmføring g ppfølgning av regatta Prtester Seiling er en sammensatt sprt, sm byr på mange fine pplevelser. Fruten en veltrimmet båt g et dyktig mannskap trengs det gd kunnskap m regler. Regler g taktikk er en viktig, men fte undervurdert del av seilingen når man kmmer til klubbnivå. Det er viktig at vi jbber med å skape frståelse fr at taktisk seiling er sm et gdt parti sjakk. Ingen ønsker å bruke skitne triks, men simpelthen bruke reglene fr å gjøre seilingen til et så gdt «parti» sm mulig. På sjø g land behandler vi hverandre med vennlighet. Regatta er ikke viktigere enn gde vennskap. Det må alltid være prtestskjemaer tilgjengelig Regattasjefen må jbbe fr at vi bruker prtester sm en naturlig del av leken g læringen. Det er k med uenighet. Reglene g dmmer avgjør. Prtester behandles innen endelige resultater fr cupen publiseres. Prtester behandles frtrinnsvis av gruppas dmmer 2, sekundært av dmmer 1. Dersm det er usikkerhet kntaktes klubbens (ASF s) nasjnale dmmer. Deretter kntaktes eventuelt kretsens nasjnale dmmere. Resultatservice Regattasjefen må sørge fr at regattaansvarlig leverer inn resultatene fra siste regatta. Regattasjefen er så ansvarlig fr at resultatene blir lagt ut på nettsidene. Resultater legges ut på websider frtrinnsvis på fredag, senest innen mandag. Øknmi: Øknmi er fte et litt betent tema i freningssammenheng. Vi er gjerne avhengig at nen er villig til å legge ut av sine private midler. Det kan gså være ne uklart hvem sm skal dekke utgiftene. Er det ASF, eller BB11 gruppa? Vi trr at det mest smidige g enkleste å administrere er m medlemmer av BB11 gruppa fra tid til annen er villig til å gjøre et lite utlegg i sammenheng med et arrangement, men da er vi gså avhengige av at BB11 gruppa frplikter seg til et raskt ppgjør. Øknmiansvarlig fra styret i BB11 gruppa følger pp alle utlegg Utlegg sm i siste instans skal dekkes av ASF betales av BB11 gruppa, sm igjen fremmer krav venfr ASF. Øknmiansvarlig fra styret i BB11 gruppa sender knsekvent ut mail til den sm har hatt utlegg når beløpet er tilbakebetalt /verført til knt.
13 Praktiske frberedelser, gjennmføring g ppfølgning av regatta Inf på mail g sms før seilasene Alle arrangementer i regi av BB11 gruppa skal varsles i gd tid, så gjelder gså vår, smmer g høstcup. Men i tillegg til terminlistene er det ønskelig at vi sender ut ukentlige påminnelser før seilasene. Primært sendes påminnelsene ut på mail dagen før seilasene, sekundært kan det i tillegg brukes SMS g andre meldingstjenester dersm dette er tilgjengelig i freningen. Dette utføres av regattasjefen. Det sendes ut mail Det sendes ut SMS dersm freningen har et system fr dette. Det brukes alternative meldingstjenester dersm freningen har et system fr dette. Utsending av resultater g bilder etter seilasene BB11 gruppa ønsker å nå ut med infrmasjn g gjøre seilingen til en hyggelig pplevelse. Regattaansvarlig skal ved siden av å arrangere ta gde bilder under seilasene. Bildene tas på Knubben, g av båter sm seiler. Dersm regattaansvarlig ikke har kamera, må regattasjefen påse at andre får ppgaven. Disse bildene g mail sendes så ut senest innen førstkmmende mandag. Det skal freligge tilgjengelige resultater på web maks 4 dager etter seilas, frtrinnsvis neste dag. Regattaansvarlig tar bilder på Knubben g under seilas Regattasjefen legger ut resultater på web. Alternativt delegeres ansvaret. Regattasjefen sender ut bilder på mail. Alternativt delegeres ansvaret.
14 Etterarbeid Oppgradere manglende g ødelagt utstyr g plassere det fr vinterlagring BB11 gruppa har et betydelig utstyrslager fr å arrangere regatta. Nen ganger kan ting bli ødelagt, eller ne må suppleres g når høsten kmmer må det lagres frsvarlig fr vinteren Ødelagt utstyr fikses eller erstattes Manglende utstyr suppleres Alt utstyr sm er brukt til regatta settes tilbake i lager bd i BB11 hallen Påse at Regattabåt (GH14) kmmer ned til BB11 hallen