UTKAST pr. 1. juni 2013 Referat fra møte i Samarbeidsorganet Helse Sør-Øst RHF Universitetet i Oslo Tid: 31. mai 2013 kl. 9-12 Sted: Tilstede: Grev Wedels plass 5, 6. etasje, møterom Peer Gynt Helse Sør-Øst RHF Steinar Marthinsen, viseadm. dir. (møteleder) Alice Beathe Andersgaard, fagdirektør John Torgils Vaage, dir. forskning og innovasjon Erlend B. Smeland, dir. forskning, innovasjon og utdanning, Oslo univ.sykehus Ole M. Sejersted, Oslo universitetssykehus HF Hilde Lurås, forskningssjef, Akershus universitetssykehus HF Bjørn Grønli, innovasjonssjef, Helse Sør-Øst RHF Universitetet i Oslo Ole Petter Ottersen, rektor Bjørn Haugstad, forskningsdirektør Frode Vartdal, dekan, Det medisinske fakultet Bjørn Hol, fakultetsdirektør, Det medisinske fakultet Morten Dæhlen, dekan, Det mat.-naturvitenskapelige fakultet (fra kl. 10) Ivar P. Gladhaug, instituttleder, Institutt for klinisk medisin, Det med. fakultet Norges forskningsråd Mari K. Nes, avdelingsdirektør, Norges forskningsråd Samarbeidsorganet mellom Helse Sør-Øst RHF, høgskolene i helseregionen og Universitetet i Agder Ingen til stede Sekretariatet Mette Sollihagen Hauge, seniorrådgiver, Universitetet i Oslo Randi Vad, spesialrådgiver, Helse Sør-Øst RHF (referent) Inviterte: Liv Langfeldt, stedfortredene forskningsleder, NIFU, sak 15-2013 Forfall: Bjørn Erikstein, adm. dir., Oslo universitetssykehus HF Tomm Bernklev, forskningssjef, Sykehuset Telemark HF
Hilde Nebb, prodekan forskning, Det medisinske fakultet Marit Karlsnes, avdelingssjef, Sykehuset i Vestfold HF Sak 12-2013 Godkjenning av innkalling og dagsorden. Innkalling og dagsorden for møtet ble godkjent. Sak 13-2013 Godkjenning av referat fra møte i Samarbeidsorganet 8. mars 2013. Referatet ble godkjent. Sak 14-2013 Orienteringssak Oppfølging av tidligere saker i Samarbeidsorganet. Sekretariatet utarbeider til hvert møte en oversikt over saker fra tidligere møter i Samarbeidsorganet hvor det foreligger restanser. Bjørn Haugstad viste til sak 17-2013 for gjennomgang av status for den strategiske samordningen mellom Helse Sør-Øst RHF og Universitetet i Oslo, og minnet om at dato for det interne seminaret i Samarbeidsorganet er satt til 23. august 2013 kl. 9 12. Sak 15-2013 Evaluering av søknads- og vurderingsprosessen. Liv Langfeldt, stedfortredene forskningsleder, NIFU, presenterte evalueringsrapporten av søknads- og vurderingsprosessen. Mandatet for evalueringen var å vurdere om prosessene foregår på en forsvarlig og habil møte i henhold til vedtatte føringer, og om de er optimalisert med hensyn til ressursbruk. Vurderingene skulle foretas med internasjonalt anerkjent god praksis som referanse. NIFU har gjennomgått listen over alle de 3290 søknadene som Helse Sør-Øst har mottatt i perioden 2008-2013, og utarbeidet en statistikk basert på dette. I tillegg har de bl.a. sendt ut en spørreundersøkelse til de som søkte om forskningsmidler for 2013 (67 % svar), samt intervjuet sentrale personer. NIFU pekte på noen utfordringer knyttet til åpenhet i prosessen, habilitetsvurderingen, kompetanse i eksterne vurderinger, tidsaspektet og mulige skjevheter i utvelgelse av prosjekter. Det vises for øvrig til presentasjonen som er vedlagt referatet Samarbeidsorganet uttrykte tilfredshet med den generelt positive omtalen av søknads- og vurderingsprosessen for forskningsmidler. Denne evalueringen viser at dagens system for tildeling av forskningsmidler fungerer godt. Flere av medlemmene i Samarbeidsorganet stilte seg skeptisk til en mer Side 2 av 7
fagspesifikk kompetanse enn i dag i vurderingskomiteene, men det ble påpekt at det kanskje bør være mer kompetanse innen noen områder f.eks helseøkonomi/helsetjenesteforskning. Videre ble det uttalt at det kan være hensiktsmessig å innføre en delegert kontroll- eller evalueringsfunksjon for å sikre en god prosess fra år til år. Bedre rullering av medlemmene i vurderingskomiteene er også viktig. Styret i Helse Sør-Øst RHF vil bli orientert om denne evalueringen. Vedtak: 1. Samarbeidsorganet tar evalueringen av søknads- og vurderingsprosessen til etterretning. Arbeidsutvalget for Samarbeidsorganet vil følge opp kommentarene fra NIFU vedrørende avklaring av Samarbeidsorganets rolle i prosessen. Saken settes opp til fornyet diskusjon i Samarbeidsorganet på et dertil egnet tidspunkt. Sak 16-2013 Tildeling av forskningsmidler fra Helse Sør-Øst RHF for 2014. Randi Vad orienterte om den planlagte prosessen for tildeling av forskningsmidler fra Helse Sør-Øst RHF for 2014. Helse Sør-Øst RHF skal etter planen utlyse forskningsmidlene (ca. 100 mill.) i begynnelsen av juni 2013. Dette er noe mindre enn i fjor, men reflekterer at det vil bli avsatt noe mer midler til bl.a. insentiver for internasjonal finansiering og strategiske tiltak. Forøvrig blir det ingen endringer i sammensetningen av søknadskategoriene i forhold til i fjor. Utlysningen av midler til regionale teknologiske kjernefasiliteter vil også i år skje i en separat prosess. Kjernefasilitetene vil kun bli tildelt midler for 1 år i påvente av resultatet av arbeidet i den felles arbeidsgruppen med UiO for veikart for kjernefasiliteter innen livsvitenskap, hvilket innebærer at finansiering for alle eksisterende kjernefasiliteter utløper i 2014. Det forutsettes at arbeidet med en helhetlig gjennomgang og finansiering av regionale kjernefasiliteter fra 2015 påbegynnes i løpet av andre halvår i år. Helse Sør-Øst RHF ønsker å forbedre vurderingsprosessen av de ordinære forskningsmidlene ytterligere, og tar sikte på å foreta følgende endringer i år: Flere medlemmer i vurderingskomiteene slik at hvert medlem behandler færre søknader (ca. 40 medlemmer totalt). Flere medlemmer fra utlandet (ca. 25 %) Medlemmer som behandler samme søknad likestilles, dvs. at det ikke lenger skal være en hoved- og en bivurderer. Begge vurderere må skrive tilbakemeldinger. Oppsett for tilbakemeldingsskjemaet til søkere som får avslag på sine søknader skal forbedres. Det skal skapes større åpenhet ved at det bl.a. opprettes en nettside som beskriver vurderingsprosessen. Side 3 av 7
Ved utlysning av forskningsmidler kommende år vil det bli vurdert å framskynde søknadsfristen til ca. 30. april 2014. Det vil være en stor fordel for både prosjektledere/søkere og søkerinstitusjonene dersom resultatet av søknadsbehandlingen foreligger tidligere på året med tanke på bl.a. planlegging og forpliktelser i forhold til 4-års regel. Dette kan betinge en delegasjon fra styret i forhold til aktuell ramme, noe som må utredes i samråd med økonomidirektør i RHF-et. Vedtak: 1. Samarbeidsorganet slutter seg til foreliggende plan for utlysning av forskningsmidler for 2014. Sak 17-2013 Drøftingssak Strategisk samordning mellom Helse Sør-Øst RHF og Universitetet i Oslo Bjørn Haugstad, leder av koordineringsgruppen, orienterte om status for den strategiske samordningen. Biostatistikk Det arbeides med å ferdigstille en avtale mellom Universitetet i Oslo og Oslo universitetssykehus HF om Senter for biostatistikk og epidemiologi. Stillingen som daglig leder var utlyst med søknadsfrist i midten av mai. Internasjonalisering, herunder EU-kontor Det medisinske fakultet har igangsatt et arbeid med å etablere en enhet for ekstern forskningsfinansiering. Bibliotekstjeneste Virksomhetsoverdragelse fra Oslo universitetssykehus HF til UiO er innstilt i påvente av en avklaring av de økonomiske forholdene. Utdanning Arbeidsutvalget for Samarbeidsorganet vil kontakte lederne av felles forskningsutvalg ved universitetssykehusene og Regionalt utdanningsutvalg, Helse Sør-Øst RHF, for å be om at aktuelle utdanningssaker av overordnet betydning oversendes til arbeidsutvalget, som så vil vurdere som de skal legges fram for Samarbeidsorganet. Kjernefasiliteter Arbeidsgruppe for veikart for kjernefasiliteter innen livsvitenskap tar sikte på å levere sin innstilling innen neste møte i Samarbeidsorganet. IKT Helse Sør-Øst har igangsatt et internt prosjekt under ledelse av Steria for kartlegging av IKT innen forskning, med spesielt fokus i den første fasen på å utrede en løsning for nytt forskernett. UiO har en representant i styringsgruppen for dette arbeidet. Det er ønskelig å få på plass et sømløst system, dvs. uavhengig av ansettelsesforhold, raskest mulig, siden dagens IKT-problemer skaper store daglige vanskeligheter i forskningsmiljøene. Saken settes opp igjen på nytt i Samarbeidsorganet senere. Side 4 av 7
Regionalt biobanksenter Arbeidsgruppen har ikke vært aktiv på en stund, men det er berammet et nytt møte i gruppen den 12. juni 2013. Rapporten vil etter planen bli lagt fram på neste møte i Samarbeidsorganet. Areal UiO arbeider med innspill til Oslo universitetssykehus HF i sakens anledning. Sak 18-2013 Drøftingssak Forskningsmeldingen 2013: Lange linjer kunnskap om muligheter - Muligheter for oppfølging i Samarbeidsorganet Ole Petter Ottersen innledet til saken med en oppsummering av noen av hovedpunktene i den nye forskningsmeldingen, kalt Lange linjer kunnskap om muligheter, som ble utgitt i mars 2013. Denne meldingen inneholder en del viktige signaler som man bør ta hensyn til i det videre arbeidet i Samarbeidsorganet. Som tittelen tilsier skal det utarbeides en langtidsplan for forskning og utdanning som skal ha et tiårsperspektiv og rulleres hvert fjerde år. Den første langtidsplanen legges fram i 2015. Samarbeidsorganet bør ta en aktiv rolle med å gi innspill til langtidsplanen. Kunnskapsdepartementet varsler dessuten at det vil vurdere innretningen av finansieringen av universiteter og høyskoler i sin helhet, og at ordningen med gaveforsterkninger skal gjenopptas. Ambisjonsnivået fra forrige forskningsmelding om at den samlede forskningsinnsatsen skal utgjøre 3 % av BNP ligger fast, hvorav offentlige forskningsbevilgninger skal utgjøre ca. 1 %. I meldingen framheves det også at kvaliteten på norsk forskning fortsatt bør heves slik at enda flere forskningsmiljøer kommer opp på et nivå i internasjonal toppklasse. Dette skal bl.a. skje gjennom mer omfattende internasjonalt samarbeid. Norske forskningsmiljøer bør også i større grad søke om EU-midler. Såkalt personfellesskap mellom helsesektoren og universitetssektoren anses som et egnet virkemiddel for økt samarbeid. Dette begrepet omfatter bistillinger, herunder professor II-stillinger, som knytter sektorene sammen på en måte som sikrer kunnskapsoverføring og samarbeid. En oversikt over de 20 største FoU-aktørene i 2011 målt etter FoU-utgifter i millioner kroner viser at UiO er den største av de offentlige aktørene, etterfulgt av Helse Sør-Øst som nummer tre på listen. Samlet sett utgjør derfor partene i Samarbeidsorganet et betydelig volum, noe som tydeliggjør at Samarbeidsorganet er en viktig samarbeidsarena. Under diskusjon av saken var det enighet om at Samarbeidsorganet bl.a. bør: Gi innspill til langtidsplanen for forskning og utdanning Samarbeide for å innhente mer midler fra EU Samarbeide strategisk rundt bruk av forskningsinfrastruktur, Følge opp saken vedrørende innstegsstillinger/karriereløp. Side 5 av 7
Saken settes opp igjen på et senere møte i Samarbeidsorganet. Sak 19-2013 Orienteringssak Samspillrådet en oppfølging av stortingsmeldingen Utdanning for velferd Samspill i praksis Ole Petter Ottersen orienterte om samspillrådet, som er nedsatt som et ledd i oppfølgingen av stortingsmeldingen Utdanning for velferd Samspill i praksis. Denne meldingen tar opp utfordringer tilknyttet forskning og utdanning innen helse- og velferdsområdet, samt behovet for samspill mellom flere sektorer og departementer. Regjeringen besluttet derfor å nedsette et samspillråd som skal medvirke til samarbeid mellom fire departementer, nærmere bestemt Kunnskapsdepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet, Arbeidsdepartementet og Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet. I tillegg deltar bl.a. KS, Spekter, LO, Unio og Norsk studentorganisasjon i rådet. Det skal avholdes et åpent seminar i løpet av året. I tillegg inviteres det eksplisitt til innspill fra alle som er berørt av stortingsmeldingen, deriblant helseforetakene. Sak 20-2013 Årsplan for Samarbeidsorganet 2013. Samarbeidsorganet tar årsplanen til etterretning. Sak 21-2013 Orienteringssaker Øvrige orienteringssaker: a. Forskningsstrategi 2012-2016 for Akershus universitetssykehus HF Hilde Lurås presenterte forskningsstrategien for Akershus universitetssykehus HF, herunder strategiske satsinger, organisering, faglig produksjon og ressursbruk til forskning. Ahus vil satse strategisk på klinisk orientert forskning, translasjonsforskning, epidemiologisk forskning og helsetjenesteforskning. Dette ble oppfattet som et godt fundament for videre satsing i nært samarbeid med UiO og OUS, samt andre nasjonale og internasjonale samarbeidspartnere. Det skal nå utarbeides divisjonsvise handlingsplaner. b. Indikatorer for forskningsaktivitet i helseforetakene. John Torgils Vaage orienterte kort om at de regionale helseforetakene på oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet har gjennomgått dagens indikatorer for forskningsaktivitet i helseforetakene og foreslått nye mulige indikatorer. I rapporten fra arbeidsgruppen foreslås det noen endringer i publiseringsindikatoren, samt nye indikatorer for henholdsvis siteringer og ekstern finansiering. c. Partikkelterapi. Side 6 av 7
Erlend B. Smeland informerte om at partikkelterapi er en stor og viktig satsing for helsesektoren. I Norge er det ca. 1000-1200 pasienter pr år som har behov for denne behandlingsformen. Hvis det ikke etableres et norsk senter for partikkelterapi er alternativet å sende dem til behandling i utlandet, noe som bl.a. medfører betydelige kostnader samt logistikkproblemer. En nasjonal prosjektgruppe er i ferd med å avslutte sin utredning vedrørende et norsk senter for partikkelterapi, innstillingen skal leveres innen 15. juni 2013. Ett av spørsmålene er om det skal være et rent protonanlegg, eller om senteret også skal omfatte et tilbud om karbonbehandling. I tillegg er det en diskusjon rundt lokalisering. d. Diverse møtereferater: - Regionalt forskningsutvalg 6. februar 2013. - Administrativt forskningsledernettverk 7. mars 2013. - RHFenes strategigruppe for forskning 14. februar 2013. - Nasjonal samarbeidsgruppe for helseforskning (NSG) 2. november 2013. - Nasjonalt råd for kvalitet og prioritering i helsetjenesten 11. februar og 15. april 2013. Samarbeidsorganet tar referatene til orientering. Sak 22-2013 Eventuelt. a. Seminar i regi av Samarbeidsorganet. Dato for seminaret vedrørende forskning knyttet til aldring og helse er satt til 14. november 2013. Seminaret vil få tittelen Sunn aldring, og skal være tilgjengelig for alle. Side 7 av 7