Helse Sør-Øst RHF Postboks Hamar Telefon: Telefax: e-post: Sted:

Transkript

1 Helse Sør-Øst RHF Postboks Hamar Telefon: Telefax: e-post: Referat Møte: Regionalt forskningsutvalg (RFU) Tid: 6. februar 2013 Kl Sted: Møterom Rosmersholm, Møtesenteret Grev Wedels plass 5, Oslo Tilstede: John Torgils Vaage (leder) Helse Sør-Øst RHF Hilde Nebb Tore Kristian Kvien Per Morten Sandset Guttorm Haraldsen Johanna Olweus Kristine Kleivi Sahlberg Grace Inga Romsland Ola E. Dahl Geir Hoff Morten Jacobsen Ingrid Melle Irene Kronkvist til kl 14:00 Arne K. Solerød Jørgen Årøe (for Wenche Reed) Universitetet i Oslo Diakonhjemmet Sykehus Vestre Viken HF Sunnaas Sykehus HF Sykehuset Innlandet HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset Østfold HF Konserntillitsvalgt Brukerutvalget Forfall: Ole M. Sejersted Nina Waaler Loland Høgskolen i Oslo og Akershus Hilde Lurås (nestleder) Akershus universitetssykehus HF Svein Gunnar Gundersen Sørlandet sykehus HF Tilstede fra HSØ RHF: Øystein Krüger Torunn Berge Randi Vad Berit Merete Øien Forskningssjef Spesialrådgiver (referent) Spesialrådgiver Rådgiver Helse Sør-Øst er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvaret for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i ett morselskap, Helse Sør-Øst RHF, og 11 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med Helse Sør-Øst RHF.

2 Sak Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden ble godkjent. Sak Godkjenning av referat fra møte i RFU 5. desember 2012 Utkast til referat fra møtet 5. desember 2012 ble godkjent. Sak Drøftingssak Oppsummering av tildelingsprosessen for forskningsmidler fra Helse Sør-Øst RHF for 2013 a) Oppsummering av fjorårets prosess Randi Vad oppsummerte fjorårets tildeling av forskningsmidler. Forskerstipend/utvidet forskerstipend er slått sammen som en kategori, og i tillegg er kategorien Åpen prosjektstøtte tilkommet som ny av Søknadskategoriene anbefales holdt ut 2014 for å sikre forutsigbarhet. RFU diskuterte mulighetene for forbedring av vurderingsprosessen for tildeling av forskningsmidler, bl.a. med innspill om nedsetting av en arbeidsgruppe for å se på dette. Arbeidsgruppen bør jobbe mot realistiske og håndterbare endringer for høstens søknadsrunde, samt en forbedret fordelingsprosess i et langtidsperspektiv. Videreutvikling av vurderingsprosessen må ses i sammenheng med endelig rapport fra NIFU. RFU diskuterte også flytting av søknadsdato: denne er imidlertid låst til høsten inneværende år pga. tekniske begrensninger. Konklusjon: RFU ønsker å etablere en arbeidsgruppe for å utarbeide innspill til forbedringer av vurderingsprosessen. Arbeidsgruppen bør bestå av utvalgte medlemmer fra RFU med administrasjonsstøtte fra avd. for forskning og innovasjon, HSØ RHF. b) Translasjonsforskning - i hvilken vurderingskomité bør disse søknadene plasseres? I kommende utlysning vil det bli vurdert om translasjonsforskningssøknader fortsatt skal tillegges vurderingskomiteen for klinisk somatisk forskning, eller om de også skal fordeles på vurderingskomiteen innen basalforskning. Søknadsprofil og - mengde vil bli fulgt opp nøye for evaluering av behov i kommende søknadsrunder. c) Habilitet og prosess i Samarbeidsorganet: Samarbeidsorganet behandlet tildelingen av forskningsmidler på det siste ordinære møtet, 7. desember I henhold til instruks Side 2 av 6

3 fra HOD krever beslutninger om fordeling av midler i Samarbeidsorganet støtte fra et flertall av medlemmene oppnevnt både fra Universitetet i Oslo og Helse Sør-Øst RHF. Under møtet 7. desember var imidlertid ikke et tilstrekkelig antall habile medlemmer fra hver part til stede, og det ble satt opp et ekstraordinært møte for å sikre et gyldig vedtak. I etterkant er det besluttet å innhente juridisk bistand for å vurdere habilitetsspørsmålet med tanke på å unngå at ekstraordinære møter må til for å sikre gyldig vedtak ved framtidige tildelinger av forskningsmidler. d) Rekruttering av vurderingskomitémedlemmer og forbedring av vurderingsarbeidet (venteliste, administrativ håndtering, rutine for klagehåndtering, tilbakemeldinger) Komitéleder Roar Johnsen (prof. em. i samfunnsmedisin, NTNU) var til stede via Skype og kommenterte fortløpende under diskusjonen. I tillegg kom han med generelle betraktninger rundt vurderingsarbeidet og pekte bl.a. på fordeler med to likeverdige vurderere med likeverdig ansvar under arbeidet. Disse innstiller begge til et større forum der siling basert på detaljer foregår etter at man har sett på hvor mange søknader som kan finansieres (jfr. praksis i Extrastiftelsen/Helse-Rehabilitering.) Det ble videre nevnt at klager gjerne dreier seg om ulik behandling i ulike fora, da (tilnærmet) samme søknad ofte kan være sendt til ulike finansieringskilder. RFU pekte på at det også er ønskelig med en mer omfattende tilbakemelding fra vurderingen, imidlertid må dette kravet sees i sammenheng med arbeidsbyrde for komiteen. Forslag til ulike screening- / uttaksprosesser for å redusere antall søknader på en trinnvis måte ble løselig diskutert under møtet. Det ble bl.a. foreslått at de svakeste søknadene, laveste 30 %, tas ut før full evaluering i vurderingskomiteene. En to-trinns søknadsprosess med en presøknad / invitasjon i første fase før full søknad i neste er et annet forslag som vil kunne ha samme effekt. Gjennomgang av søknader i en presøknadsrunde vil imidlertid være arbeidskrevende pga stor søknadsmasse. Vurderingskompetanse sto sentralt i den videre diskusjonen, dette på bakgrunn av et generelt inntrykk av at tilbakemeldingen er noe snau. Imidlertid kan dette også settes i sammenheng med høy arbeidsbyrde som kan reduseres ved ulike tiltak for eksempel ved å sile ut bunn 30 % for å gi nærmere evaluering av de resterende søknadene. Andre muligheter er å gi de dårligste søkerne karantene ved neste utlysning, eller å stramme inn kriteriene med tanke på enklere identifisering av søknader med topp 30 % støtteverdighet. Til sammenligning påpekte Berit Merete Øien at 19 % av avslagene i den siste utlysningsrunden lå i kategorien topp støtteverdighet. e) Videre prosess i år (rekruttering av vurderingskomitémedlemmer, justering av post.dok. kategorien) Side 3 av 6

4 Det kan være en målsetting at minimum 30 % av medlemmene i vurderingskomiteene er rekruttert utenfor Norge, samtidig skal samlet sett hvert kjønn være representert med minst 40 % og antall søknader per komitemedlem bør helst ikke overstige 30. Rekruttering av nye medlemmer til vurderingsskomiteene vil skje uavhengig av arbeidsgruppens prosess. Tanker rundt justering av postdoktorkategorien gjaldt praksis med navngitt kandidat vs. åpen postdoktorsøknad. Navngitt kandidat må ha levert doktorgradsavhandlingen før 15. november for at søknaden skal kunne bli innstilt. Sak Insentiver Det er et mål at omfanget av ekstern finansiering i Helse Sør-Øst skal øke i forhold til dagens nivå. Tildeling av insentiver skal stimulere til at flere søker om forskningsmidler fra internasjonale finansieringskilder, og det ble før jul utlyst midler til insentiver for RFU pekte på at balansen bør bedres i forhold til universitetet med tanke på fordeling av midler til søkere/institusjoner ved store internasjonale satsinger så som EU-prosjekter og lignende. Samtidig ble det påpekt at ordningen kan vekte universitetssykehusene i for stor grad, og at det derfor er viktig å etablere en ordning som også tar hensyn til foretak utenfor universitetssykehusene. Videre bør det undersøkes om intensivordningen også bør omfatte ferdige produkter (som publiserte artikler), ikke bare innvilgede søknader. Sak IKT: akutte behov og løsninger? Orientering ved Øystein Krüger, Helse Sør-Øst RHF: Innmeldte akutte behov dreide seg om svikt i IKT-støtte og IKTsystemer for forskning. Helse Sør-Øst RHF kan bruke midler satt av til regional forskningsstøtte til IKT-tiltak både til utredning av kortsiktige og langsiktige behov. Det er ledelsesforankret støtte til å kjøre direkte prosesser på IKT. IKT har daglige, løpende utfordringer i tillegg til arbeid med videreutvikling av IKT infrastruktur. På RHF-nivå skal et eget prosjekt og en arbeidsgruppe etablereres for å utrede mulighetene for bedre samarbeid og koordinering av IKT støtte mellom Sykehuspartner og forskningsmiljøene. Prosjektet skal bl.a. spesifisere løsninger for Forskernett eller lignende alternative systemer og gjennomføre analyse for å identifisere krav og behov for IKT støtte til forskningsmiljøene for dimensjonering av problemene. Dette vil skissere et overordnet bilde, demonstrere påtrengende IKT behov og eventuelle behov for outsourcing. (Det ble påpekt at arbeidsgruppen vil bli representert med ulik kompetanse og at prosjektet eies av Avdeling for forskning og innovasjon.) Side 4 av 6

5 HSØ vil ha ansvar for implementering på sykehussiden gjennom bruk av prosjektet som referansepunkt for handlingsplanen. Sak Evalueringer a) Søknads- og tildelingsprosess Orientering ved NIFU, Liv Langfeldt (prosjektleder) Følgende problemstillinger er sentrale for evalueringen: 1. Om søknadsprosessen foregår på en habil og forsvarlig måte 2. I hvilken grad søknads- og vurderingsprosessen er optimalisert med hensyn til ressursbruk knyttet til prosessene. 3. Vurdering av 1 og 2 med internasjonal anerkjent god praksis som referanse. Grunnlag for evalueringen hentes fra dokumentanalyse (strategi, utlysnings- og innstillingsdokumenter, habilitetsrutiner, årsverk og ressursbruk osv.), analyse av søknads- og prosjektporteføljen ( ), survey til søkere (2013: 409 stk) samt intervjuer av administrasjonen, vurderingskomiteene og Samarbeidsorganet for Helse Sør-Øst RHF og Universitetet i Oslo. Svar fra undersøkelsene vil bli sammenlignet med lignende surveys for evaluering av Forskningsrådet, FRIPRO, HFSP og European Young Investigator Award. Vurderingskomiteenes kompetanse vil ikke bli vurdert, men sammensetning og bredde sammenlignet med andre komiteer og hvordan utplukkingen skjer vil bli inkludert i analysen. Prosjektet sluttføres med utarbeiding av rapport i mai, b) Regional forskningsstøtte - status for planlagt evaluering Øystein Krüger orienterte om planlagt evaluering av regional forskningsstøtte der RFU tidligere har gitt innspill til anbudskriterier. Det blir kjørt en begrenset anbudsrunde med svarfrist satt til 13. februar. Prosjektet ventes igangsatt før påske med ferdig rapport før sommeren. Noen sentrale spørsmålsstillinger for evalueringen vil dreie seg om organiseringen av forskningsstøtte, innfridde krav og forventninger i forhold til oppdrags- og bestillingsdokumentet, kompetanseprofil, ressursbruk i forhold til volum og kvalitet på tjenester osv. Sak Sak er Utkast til referater fra møter i Samarbeidsorganet for Helse Sør-Øst RHF og Universitetet i Oslo 7. desember og 14. desember 2012 ble tatt til orientering. Eventuelt Side 5 av 6

6 Regional forskningsstøtte Orientering ved Jørgen Aarøe (for Wenche Reed), Oslo universitetssykehus. OUS er fra 2010 tildelt oppgaven med å ivareta regionale forskningsstøttefunksjoner. Regional forskningsstøtte er koordinert av Stab for forskning, innovasjon og utdanning (FIU), ledet av Erlend B. Smeland, direktør forskning, innovasjon og utdanning. Regional forskningstøtte er samorganisert med lokale støttefunksjoner ved OUS og omfatter 40 årsverk, 20 % av forskningsstøtten ytes utenfor OUS. Forskningsstøtte er organisert under Oslo Sykehusservice og inkluderer: forskningsadministrasjon og biobank, klinisk forskningsstøtte biostatistikk, epidemologi og helseøkonomi medisinsk bibliotek I tillegg tilbys juridisk kompetanse, veiledning vedrørende personvern osv. Regional forskningsstøtte organiserer også ulike kurs (kurspakker innen GCP, ekstern finansiering, prosjektlederansvar etc.) beskrevet på egen webside. Side 6 av 6