Osloregionen SAKSFREMLEGG Styret i Osloregionen, 8.2.11 Sak nr. 6/11 (oppr. 54/10) Saksansvarlig: Theis Juell Theisen, Sekretariatet for Osloregionen OSLOREGIONEN: FORSLAG BUDSJETT 2011 INNLEDNING Osloregionens budsjett 2011 er basert på forslag til handlingsprogram for 2011. Handlingsprogrammet bygger på Osloregionens strategier for perioden 2009-2011, vedtatt av rådsmøtet 8.9.09. I tillegg er det tatt utgangspunkt i behovet for videreføring av tiltak og prosesser fra inneværende år. Det vises til egen sak til styret med forslag til handlingsprogram 2011. BUDSJETTRAMMER 2011 Hovedtall Tabellen under angir hovedrammer for Osloregionens budsjett 2011 (i hele tusen kroner): Budsjett Regnskap Prognose Forslag Justert 27.4.10 Pr. november Pr. november Budsjett 2011 Inntekter Kontingenter 4 510 4 515 4 515 4 700 Refusjon merverdiavgift 0 (ikke tilgjengelig) - 0 Overføring fra 2009 1 913 0 1 913 2 500 Andre inntekter (prosjekt godslogistikk) 650 0 650 0 Sum driftsinntekter 7 073 4 515 7 078 7 200 Utgifter Sekretariatet, lønnsutgifter 1 900 1 553 1 900 1 940 Sekretariatet, andre utgifter 500 186 360 460 Møteutgifter, styre og råd 200 117 120 200 Profilering, informasjon 250 61 100 250 Prosjekter og tiltak 3 370 1 143 2 070 2 550 Utgift merverdiavgift 0 (ikke tilgjengelig) - 0 Sum driftsutgifter 6 220 3 060 4 550 5 400 Resultat 853 2 528 1 800 1
Inntekter Kontingentinntekter Vedtaket i samarbeidsrådet 1.6.10, om en kontingent for 2011 for medlemskap i samarbeidsalliansen Osloregionen på kr 1,50 pr innbygger, og 10 nye deltagerkommuner, innebærer med SSBs befolkningstall pr. 1.1. 1, at samarbeidsalliansens faste inntektsgrunnlag i 2011 er ca 4,7 millioner. Beregningen fremgår av tabellen under: Medlemmer Innbyggertall pr. 01.01.10 Kontingent 2011 Oslo kommune (dobbel kontingent) 586 860 1 760 580 Øvrige medlemskommuner (66) 1 149 535 1 724 302 Fylkeskommuner (Akershus og 808 161 1 212 415 Østfold) Sum medlemsinntekter 4 697 297 Overføring fra Anslått overføring fra inneværende år til 2011 tar utgangspunkt i en resultatprognose for som tilsier et mindreforbruk på i underkant av 1 700 000 kroner og et resultat på drøyt 2 500 000 kroner Sekretariatet viser til at prognosen inneholder usikkerhet. Midlene som overføres omfatter øremerkede eksterne finansieringsmidler på ca 350 000 kroner knyttet til prosjektet felles strategi for gods og logistikk for Osloregionen. Utgifter Det foreslåtte budsjett for driftspostene innebærer en videreføring av budsjett for. Lønnsbudsjettet Prognosen for tilsier at rammen for inneværende år vil holde nokså presist. Det foreslås en økning på ca 2% for å ivareta antatt vekst i lønn og sosiale utgifter. Sekretariatet følger Oslo kommunes lønnsregulativ. Andre sekretariatsutgifter Sekretariatets generelle driftspost skal i tillegg til løpende drift og kontorhold romme interne utviklingstiltak og konferanser og lignende for alliansens administrative grupper. Den sjablongmessige refusjonen til Oslo kommune for kontorlokaler og støttefunksjoner er kr 300.000,- pr. år. Møteutgifter for styret og råd Videreføring av årets ramme på 200.000,-, vil ved en normal kostnadsdeling mellom samarbeidsalliansens driftsbudsjett og deltakernes egenbetaling kunne romme både en konferanse for samarbeidsrådet og strategiseminar mm for styret i 2011. Profilering og informasjon Budsjettposten profilering og informasjon foreslås også videreført på -nivå. Rammen skal gi rom for faste produksjonsoppdrag og kjøp av bistand knyttet til aktuelle informasjonstiltak og utvikling av materiell. Som tidligere forutsettes også at posten for informasjon og profilering sees i sammenheng med tiltak under prosjektbudsjettet. Prosjekter og tiltak Det er foreslått avsatt kroner 2,55 millioner til ulike prosjekter og tiltak i 2011. Dette er en reduksjon på drøyt 0,8 millioner fra inneværende år. Bakgrunnen er at de foreslåtte prosjektrammer er innrettet mot å sikre ferdigstilling av igangsatte prosjekter og videreføring av faste tiltak, mens det så langt ikke er lagt inn finansiering av evt. oppfølgende prosjekter og tiltak, som f.eks igangsetting av et hovedprosjekt innen omdømmebygging. Fordelingen av prosjektmidlene fremgår under. 1 I henhold til Osloregionens vedtekter skal medlemsavgiftene baseres på antallet innbyggere i kommunene og fylkeskommunene pr. 1.1. i året før angjeldende budsjettår. Oslo kommune betaler dobbel kontingent. 2
Resultat Budsjettet er gjort opp med et overskudd på kr. 1 800 000,-. Overskuddet representerer i praksis en reserve som gir samarbeidsalliansens styre en frihet til etter behov på senere tidspunkt å engasjere seg i ytterligere prosjekter eller tilleggsfinansiere etablerte prosjekter uten å måtte omprioritere fra andre tiltak (jfr forrige punkt). PROSJEKTER OG TILTAK Forslag til disponering av prosjektmidler tar utgangspunkt i handlingsprogram for 2011. Handlingsprogrammet bygger på Osloregionens vedtatte strategier for perioden 2009-2011, samtidig som den legger opp til videreføring av tiltak det er arbeidet med i, herunder samarbeid om klyngeutvikling og utvikling av samarbeidsrelasjonene med Stockholm Mälardalsrådet. Den samlede foreslåtte ramme for prosjekter og tiltak i 2011 er på 2.55 millioner kroner. De fleste tiltak forutsettes fullfinansiert av Osloregionen. For enkelte tiltak vil det imidlertid dreie seg om delfinansiering i partnerskap med andre aktører i det regionale utviklingsarbeidet. Prioriteringer av prosjekter og tiltak 2011 Tabellen under angir forslag til fordeling av posten prosjekter og tiltak i hovedtabellen TILTAK/PROSJEKT: Budsjett Prognose Budsjett 2011* Felles strategi for FoU- og næringsutvikling i Osloregionen 700 500 400 Samarbeid klyngeutvikling (tidl. Hovedstadsprosjektet) 250 250 250 Internasjonal profilering: Omdømmeprosjekt 300 200 100 Osloregionens arbeid inn mot NTP 2014-2023 - - 100 Felles strategi for gods og logistikk i Osloregionen 1 700 400 750 Konferansen KOM (Kunnskap og Møteplass) 100 110 150 Avisbilag 200 130 200 Mälardalsrådet, samarbeid med Stockholmsregionen 100 130 200 Rullering samarbeidsalliansens strategier 2012-2014 - - 300 Studietur styret mars 2011 - - 100 Tiltak som inngikk i handlingsprogram : Samarbeidsstrukturen i Osloregionen og 100 0 - samarbeidsalliansens rolle Organisering av næringssamarbeid i Osloregionen 100 0 - Internasjonal profilering: Organisering av samarbeid i 300 0 - Osloregionen Fritt kommunalt tjenestevalg/ Den grenseløse regionen 520 2 350 - SUM 3 370 2 070 2 550 * Det er lagt til grunn at prosjektene/tiltakene gjennomføres i løpet 2011, og at det ikke vil være behov for ytterligere finansiering i 2012. Eneste unntak er rulleringen av alliansens strategier for 2012-2014, som skal være ferdig i våren 2012. Det er derfor ikke synliggjort forslag til rammer for 2012. 1 Prosjektet har fått 750 000 i ekstern støtte (øremerkede midler) 2 Omfattet ca 350 000,- i øremerkede midler (prosjektmidler fra fylkesmannen i Oslo/Akershus) 3
Kort beskrivelse av prosjekter og tiltak som prioriteres i Felles strategi for FoU- og næringsutvikling i Osloregionen: Vedtatt som del av Osloregionens strategier for 2009-2011. Overordnet hensikt med arbeidet er å legge grunnlag for felles strategiske satsinger innen Osloregionen på tilsvarende måte som det er gjort gjennom etableringen av en felles ATP-strategi. Etter en omfattende forankringsprosess er prosjektet nå inne i selve strategiarbeidet, der felles FoU- og næringspolitiske utfordringer for Osloregionens medlemmer bearbeides og strategiske føringer formuleres Foreslått budsjett tar utgangspunkt i rammene for prosjektet slik de ble vedtatt i styresak 24/09, og som er knyttet til utrednings/analysebehov og nødvendig forankringsprosess. I tillegg til overføring av ubrukte midler inngår også en foreslått økning på kr. 200.000,- fordi prosjektet i større grad en forventet må basere seg på kjøp av bistand til prosjektkoordinering og arbeidet med formulering av strategiforslag. Forslag budsjett 2011: kr. 400.000,- Samarbeid om klyngeutvikling Hovedstadsprosjektet er formelt avsluttet. I regionalt innovasjonsprogram for Oslo og Akershus er det imidlertid lagt opp til at man skal videreføre samarbeidet for å stimulere næringsklyngeutvikling. Det legges til grunn at samarbeidsalliansen fortsatt ønsker å delta i et slikt samarbeid. Endelig beslutning om dette vil imidlertid først kunne tas når utfyllende beskrivelse av tilnærming og konkrete tiltak i arbeidet foreligger. Det foreslås å sette av et beløp, kr. 250.000,-, som representerer en videreføring av bidraget til arbeidet i. Forslag budsjett 2011: kr. 250.000,- Internasjonal profilering prosjekt omdømmebygging Gjennom vedtak av Osloregionens strategier for 2009-2011 er ambisjonen om at samarbeidsalliansen skal ha en aktiv rolle som part i arbeidet med internasjonalprofilering av regionen slått fast. I vedtok styret å igangsette et forprosjekt for omdømmebygging av Osloregionen. Forprosjektet gjennomføres av Apeland Informasjon AS etter tilbudskonkurranse, og forventes ferdigstilt årsskiftet /2011. Formålet med forprosjektets er å avklare rammer, innhold og metodikk for et hovedprosjekt for omdømmebygging, og skal gi Osloregionens profileringsgruppe og styre et faglig grunnlag for å beslutte hva et hovedprosjekt for en omdømmeprosess bør omfatte. Det budsjetterte beløp representerer i sin helhet overføring av ikke forbrukte budsjettmidler for, og skal sikre ferdigstilling av forprosjektet. Vedtak om igangsetting av hovedprosjekt vil forutsette separat finansiering. Forslag budsjett 2011: kr. 100.000,- Osloregionens arbeid inn mot Nasjonal Transportplan 2014-2023 Arbeidet med rullering av Nasjonal transportplan (NTP 2014-2023) er igangsatt. Med utgangspunkt i samordnet strategi for areal og transport i Osloregionen er det et viktig mål for samarbeidsalliansen å bidra til større gjennomslag for regionens samferdselsprioriteringer. Det foreslås satt av kr. 100.000,- til kjøp av bistand for å kunne sikre best mulig kvalitet i samarbeidsalliansens arbeid med innspill til NTP-prosessen. Forslag budsjett 2011: kr. 100.000,- 4
Felles strategi for godslogistikk Vedtatt som del av Osloregionens strategier for 2009-2011. Godstransportarbeidet har de siste ti årene vokst vesentlig mer enn den økonomiske veksten, og prognosene tilsier at dette vil fortsette i årene fremover. Felles strategiske føringer skal legge til rette for effektive logistikkløsninger i Osloregionen, og samtidig fremme ønsket arealutvikling og begrense uønskede miljø- og klimakonsekvenser av transport og logistikkarbeidet. Arbeidet med felles strategi for godslogistikk er delt i to faser, hhv. etablering av faktagrunnlag og gjennomføring av strategiprosess. Prosjektet er nå inne i fase to, og det arbeides med å utarbeide forslag til en regional godsstrategi som omfatter utfordringer knyttet til terminaler og infrastruktur, samt virkemidler for å stimulere til ønsket utvikling. Prosjektrammene behandlet i sak 43/09 var på totalt kr 1.150.000,-. Av dette utgjør kr 750 000,- ekstern støtte (øremerkede midler). Budsjett for 2011 omfatter overføring av kr 300.000 fra. Forslag budsjett 2011: kr. 750.000,- Konferansen KOM 2011 (Kunnskap og Møteplass) KOM er en konferanse som fokuserer på Osloregionens muligheter og utfordringer innen næringsutvikling og FoU - internasjonalt, nasjonalt og regionalt. Arrangementet gjennomføres som et samarbeid mellom samarbeidsalliansen og NHO O/A (hovedansvarlig), evt. også andre parter. Konferansen ble i gjennomført som del av arrangementet Oslo Innovation Week. Dette vil bli vurdert også for 2011. Forslag budsjett 2011: kr. 150.000,- Avisbilag Høsten ga samarbeidsalliansen for andre gang ut et avisbilag med profilering av Osloregionen. Hensikten med bilaget, som ble distribuert med Aftenposten, var synliggjøring nasjonalt av Osloregionen som innovasjons- og FoU-region, og tilbakemeldingene har vært positive. Det legges opp til at det produseres et nytt avisbilag i etterkant av kommunevalget høsten 2011, med utgivelse i løpet av vinteren 2012. Produksjonen settes ut til ekstern oppdragstager. Forslag budsjett 2011: kr. 200.000,- Samarbeid Stockholmsregionen/Mälardalsrådet Det er etablert et initiativ for å styrke samarbeidet mellom hovedstedene Stockholm og Oslo med basis i hhv Mälardalsrådet og samarbeidsalliansen Osloregionen. Det drøftes nå gjennomføring av samarbeidsprosjekter knyttet til infrastrukturutvikling, herunder oppfølging av arbeidet med EUs hvitbok om infrastrukturutbygging (TEN-T), og oppfølging av en rapport om kontaktintensiteten mellom hovedstadsregionene utarbeidet i inneværende år. Det legges opp til å videreføre arbeidet med å forankre og formalisere samarbeidet gjennom et felles møte på politisk nivå mellom partene i løpet av 2011. Forslag budsjett 2011: kr. 200.000,- 5
Rullering av samarbeidsalliansens strategier 2012-2014 Dagens langsiktige strategier for Osloregionen ble vedtatt på rådsmøte i 2008, og gjelder for perioden 2009-2011. Det legges opp til at det i løpet av 2011 igangsettes arbeid med rullering av de strategiske føringene for perioden 2012-2014. Det legges opp til at det gjennomføres en prosess som kan sikre innspill til og forankring av strategiske føringer for samarbeidsalliansens virksomhet i årene fremover. I forbindelse med prosessen vil det være aktuelt å få gjennomført en evaluering av arbeidet i samarbeidsalliansen. Forslag budsjett 2011: kr. 300.000,- Studietur 2011, Eindhoven Det planlegges studietur for styret våren 2011, og det legges opp til et besøk i Eindhoven, evt. i kombinasjon med Brussel. Hovedfokus vil være på utviklingen av Eindhoven som en av Europas mest vellykkede regioner hva angår innovasjon og næringsutvikling. Det foreslås satt av kr. 100.000 til kjøp av bistand til arbeidet med å utarbeide program og opplegg for turen. Forslag budsjett 2011: kr. 100.000,- FULLMAKTER - PRAKTISK GJENNOMFØRING Sekretariatet har i tidligere sak om delegasjon til sekretariatet 1 fått fullmakt fra styret til å ivareta den løpende økonomiforvaltningen i henhold til vedtatt budsjett. Fullmakten har sitt utgangspunkt i Oslo kommunes instruks for virksomhetsledere som er lagt til grunn for sekretariatslederens ansvar og myndighet. Det fremgår også av vedtaket i styresaken at Oslo kommunes regelverk og rutiner for innkjøp skal anvendes av sekretariatet, og at større saker klareres med styret. Styret har ikke satt en definert grense for hva som etter denne fullmakten anses å være en større sak. Praksis har vært at sekretariatet har anvendt skjønn, og relativt få saker fra sekretariatets eget driftsbudsjett har vært fremmet for styret. Saker som angår styrets virksomhet og tiltak/prosjekter som ikke har vært definert i prosjektbudsjettet har vært gjenstand for orientering til styret eller fremmet som egne saker. For større tiltak og prosjekter er det etablert en praksis med prosjektbeskrivelser som angir organisering, fremdrifts- og finansieringsplaner. Ved behandlingen av prosjektbudsjettet for 2006 2, ga styret sekretariatet særskilte fullmakter for iverksettingen. Den godkjente fordelingen av budsjettet ble vedtatt som en forhåndsfullmakt for sekretariatet til å effektuere endelig tildeling uten ytterligere godkjenning. Videre fikk sekretariatet fullmakt til å utvise skjønn mht rammene for det enkelte tiltak, så lenge tildelingen ikke overskred samlet ramme. Sekretariatet foreslår at den praksis man nå har lagt seg på vedrørende driftsbudsjettet videreføres, og at tilsvarende fullmakter som gitt for 2006, fortsatt gjøres gjeldende for prosjektbudsjettet for 2011. Rapportering Etter budsjettfullmakten skal sekretariatet rapportere til styret hvert tertial. Det anses ikke å være behov for et eget rapporteringsopplegg for prosjektmidlene til styret utover en slik rutine, og den løpende prosjektrapporteringen som gjøres i tilknytning til de årlige handlingsprogrammene. 1 Sak 03/05 Delegasjon til sekretariatet daglig økonomiforvaltning mv 2 Styresak 06-06: Prioritering av midler til prosjekter og tiltak 2006 6
FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret godkjenner sekretariatets forslag til budsjett for 2011. 2. Styret godkjenner den foreslåtte fordelingen av budsjettposten for prosjekter og tiltak som ramme for gjennomføring av handlingsprogram for 2011. 3. Sekretariatet gis fullmakt til å gjennomføre tildelingen av midler til prosjekt- og tiltaksansvarlige i tråd med de premisser som fremgår av saken, herunder anledning til å utvise skjønn for det enkelte tiltak innenfor den samlede rammen. Sekretariatet har overordnet ansvar for inngåelse av avtaler og innkjøp på vegne av Osloregionen i hht Oslo kommunes innkjøpsreglement. 4. Rapportering for bruk av prosjektmidler skjer i forbindelse med budsjettrapporteringen til styret hver tertial. 7