Vår ref. 12/516-2 033 /KASB Medlemmer og varamedlemmer Dato 25.09.2012 Tinn kommune - kontrollutvalget Det vert med dette kalla inn til møte: Dato: 02.10.2012 Tid: 10.00 14.00 Sted: Formannskapsalen, Rådhuset Program for møtet: 10.00 10.45 Sak 21-23/12 (Revisor orienterer, oppsummeringsbrev) 10.45 11.15 Sak 24-25/12 (Reglement for politiske organ Tinn kommune, kontrollutvalget) 11.15 11.45 Sak 26/12 (Budsjett for 2013) 11.45 12.15 Lunsj 12.15 12.45 Sak 27/12 (oppfølging rapport teknisk) 12.45 13.30 Sak 28/12 (foreløpig forvaltningsrevisjonsrapport) 13.30 14.00 Sak 29/12 (referat- og drøftingssaker) Dersom de ikkje kan møte må det snarast meldast ifrå til sekretær for kontrollutvalet, på e-post: beatemarie.dahleide@temark.no eller tlf 91 73 98 93. Vara møter berre etter eiga innkalling. Vedlagt følgjer sakene 21/12-29/12 for Leiar Kjetil Høstrup Djuve Beate Marie Dahl Eide Sekretær for kontrollutvalet Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 91 73 98 93 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Tinn kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 21/12 12/515 REVISOR ORIENTERER I MØTE 02.10.2012 22/12 12/504 OPPSUMMERINGSBREV FOR REGNSKAPSÅRET 2011 TINN KOMMUNE 23/12 12/506 OPPSUMMERINGSBREV FOR REGNSKAPSÅRET 2011 TINN KOMMUNE RJUKANBADET KF 24/12 12/378 HØRING REGLEMENT FOR POLITISKE ORGANER I TINN KOMMUNE 25/12 12/514 REGLEMENT FOR TINN KONTROLLUTVALG 26/12 12/461 BUDSJETT FOR 2013 FOR KONTROLL- OG TILSYNSVIRKSOMHETEN I TINN KOMMUNE 27/12 12/239 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR 726010 - GJENNOMFØRINGSEVNE I TEKNISK ENHET I TINN KOMMUNE 28/12 12/508 FORELØPIG FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: IT - DRIFT OG SIKKERHET 29/12 12/460 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE 02.10.2012
Sak nr. 21/12 REVISOR ORIENTERER I MØTE 02.10.2012 Arkivsaksnr.: 12/515 Arkivkode: 210 21/12 Tinn kommune - kontrollutvalget tar saka til orientering. Revisor Elizabeth Kasin orienterer om revisjonsarbeidet i møtet. Sak 21/12 Side 3 av 14
Sak nr. 22/12 OPPSUMMERINGSBREV FOR REGNSKAPSÅRET 2011 TINN KOMMUNE Arkivsaksnr.: 12/504 Arkivkode: 210 22/12 Tinn kommune - kontrollutvalget tar saka til orientering. har bedt om å få kopi av oppsummeringsbrevet som Telemark kommunerevisjon IKS sender Tinn kommune etter revidering av regnskapet. Oppsummeringsbrevet legges med dette frem for utvalget. Vedlegg: 1) Brev til Tinn kommune fra Telemark Kommunerevisjon IKS, datert 13.06.2012 Sak 22/12 Side 4 av 14
Sak nr. 23/12 OPPSUMMERINGSBREV FOR REGNSKAPSÅRET 2011 TINN KOMMUNE RJUKANBADET KF Arkivsaksnr.: 12/506 Arkivkode: 210 23/12 Tinn kommune - kontrollutvalget tar saka til orientering. har bedt om å få kopi av oppsummeringsbrevet som Telemark kommunerevisjon IKS sender Tinn kommune Rjukanbadet KF etter revidering av regnskapet. Oppsummeringsbrevet legges med dette frem for utvalget. Vedlegg: 1) Brev til Tinn kommune Rjukanbadet KF fra Telemark Kommunerevisjon IKS, datert 13.06.2012 Sak 23/12 Side 5 av 14
Sak nr. 24/12 HØRING REGLEMENT FOR POLITISKE ORGANER I TINN KOMMUNE Arkivsaksnr.: 12/378 Arkivkode: 033 24/12 Tinn kommune - kontrollutvalget har følgende endringsforslag til reglementet: Avsnitt 3.1.2 Kontrollutvalg kl 77 endres til: forestår på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen, og rapporterer til kommunestyret. Kommunestyret velger et kontrollutvalg med 5 medlemmer, med personlige varamedlemmer, og velger leder og nestleder blant kommunestyrets medlemmer. Ordfører og varaordfører, medlemmer og varamedlemmer av formannskapet og av kommunale utvalg med beslutningsmyndighet kan ikke velges. Det samme gjelder ansatte i kommunens tjeneste. s arbeid er regulert gjennom Kommunelovens 77 og en egen Forskrift om Kontrollutvalg. Det henvises for øvrig til Reglement for Tinn Kontrollutvalg. er bedt om å komme med en høringsuttalelse til reglement for politiske organer i Tinn kommune. Sekretariatet mener formuleringene rundt kontrollutvalget bør tydeliggjøres i reglementet. I godtgjøringsreglementet for Tinn kommune er både kontrollutvalget og administrasjonsutvalget definert som hovedutvalg. Dette bør også gjenspeiles i strukturen i reglementet for politiske organer i Tinn kommune. er sterkt lovregulert gjennom Kommunelovens 77 og Forskrift om Kontrollutvalg. Det spesifikke som gjelder kontrollutvalgets arbeid bør nedfelles i egne retningslinjer. Sekretariatet legger derfor frem en egen sak om dette til kontrollutvalget og kommunestyret, parallelt med høringsuttalelsen til det generelle reglementet for politiske organer i Tinn kommune. Vedlegg: 1)Høringsutkast Reglement for politiske organer i Tinn kommune, 07.05.2012 Sak 24/12 Side 6 av 14
Sak nr. 25/12 REGLEMENT FOR TINN KONTROLLUTVALG Arkivsaksnr.: 12/514 Arkivkode: 033 25/12 Tinn kommune - kontrollutvalget Innstilling til Kommunestyret: Kommunestyret vedtar Reglement for Tinn kontrollutvalg, som det foreligger. Reglementet skal rulleres minst en gang per valgperiode. forbereder saken til kommunestyret. I forbindelse med at reglement for politiske organer i Tinn kommune er under behandling, legger sekretariatet frem forslag til et eget reglement for Tinn kontrollutvalg. Reglementet er tenkt behandlet i kontrollutvalget og i kommunestyret. er sterkt lovregulert gjennom Kommunelovens 77 og Forskrift om Kontrollutvalg, og det spesifikke som gjelder kontrollutvalgets arbeid bør nedfelles i egne retningslinjer. Kontrollutvalgene i Telemark har i liten grad egne retningslinjer per i dag, men dette er noe som blir mer og mer vanlig. Sekretariatet legger med dette frem et forslag til reglement, sett i sammenheng med sak om høringsuttalelse til det generelle reglementet for politiske organer i Tinn kommune. Vurdering fra sekretariatet Egne retningslinjer for kontrollutvalget kan være en god måte å synliggjøre kontrollutvalgets rolle på internt i kommunen. Det er også viktig at medlemmene kan finne de viktigste bestemmelsene rundt sitt arbeid på ett sted, uten å måtte konsultere det spesifikke lovverket. Vedlegg: 1) Utkast til Reglement for Tinn kontrollutvalg Sak 25/12 Side 7 av 14
Sak nr. 26/12 BUDSJETT FOR 2013 FOR KONTROLL- OG TILSYNSVIRKSOMHETEN I TINN KOMMUNE Arkivsaksnr.: 12/461 Arkivkode: 151 26/12 Tinn kommune - kontrollutvalget innstiller følgende til Kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2013 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Tinn Kommune med en ramme på kr 1 068 715. s budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. s forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følgje formannskapets innstilling til kommunestyret. fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstenester for 2013 i Tinn kommune. Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Tinn Kommune for 2013. s budsjett inneholder utgiftene til selve drifta av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstal og delvis på anslag. Det er svært viktig å ha eksakte regnskapstall når man skal budsjettere. Det mangler man per dato for mange av kommunene i Telemark, også Tinn. Det er til dels store differanser mellom det som er satt opp i kontrollutvalgets budsjetter og det som er ført som utgifter på kontroll og tilsyn. Det er all grunn til å tro at utgifter som skulle vært ført på kontroll og tilsyn er ført på andre poster i regnskapet. Det er nærliggende å tenke seg at utgifter kan være ført på f.eks. andre politisk møter/utvalg og kjøp fra IKS. Her kan nevnes et eksempel, som underbygger denne antakelsen; For 2011 var det budsjettert med 891 125,- i kjøp av tjenester (fra revisjon og sekretariat, inkl selskapskontroll), mens det er bokført 320 374,- i utgifter totalt for kontroll og revisjon i 2011, ref. vedlagte utskrifter fra kommunen. Det vil si en differanse på 570 000,-, før utgiftene til driften av utvalget er regnet med. Sak 26/12 Side 8 av 14
Sak 26/12 Alle utgifter som gjelder kontrollutvalget må føres under Kontroll- og tilsyn. Det må være enkelt å synliggjøre hva som settes av til kontroll- og tilsynsvirksomhet i kommunen, ha jevn kontroll med kontrollutvalgets utgifter (budsjettkontroll) og være enkelt å budsjettere. Det er svært viktig at det settes av tilstrekkelig midler til kontrollutvalgets virksomhet. Det å sørge for god kontroll og tilsyn av den kommunale virksomheten er høyaktuelt, og kommunestyret har et ansvar i å sørge for at det blir bevilget nok ressurser til dette. Det er blant annet viktig med tilstrekkelig ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale, fylkesvise og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Tinn kommune har valgt å delta i to interkommunale selskap for å utføre kontroll- og tilsynsoppgavene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgaver og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver. Sekretariatstjenester Tinn kommune er medeier i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av representantskapet. Revisjonstjenester Tinn kommune er medeier i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av representantskapet. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tjenester omfatter også selskapskontroll og eventuelt andre tjenester. Det er viktig at det bevilges midler til å gjennomføre tilstrekkelig mengde selskapskontroller. Telemark Kommunerevisjon IKS anslår kostnaden til en vanlig selskapskontroll til 35-40 000,-. Tinn kommune eier både selskaper alene og sammen med andre. Med andre tjenester menes eventuelt bruk av ekstern bistand i form av f.eks. privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Dette er tjenester som fort kan bli dyre om ein skulle få bruk for dei. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Tjeneste: 1100 KONTROLL OG REVISJON Beskrivelse Budsj 2013 Budsj.2012 1 Godtgjørelse til folkevalgte, tapt arbeidsfortj. kr 63 000 kr 61 500 2 Arbeidsgiveravgift kr 10 000 kr 8 200 3 Møteutgifter, bevertning, reise kr 16 000 kr 15 375 4 Opplæring/kurs/andre møter kr 57 000 kr 56 375 5 Kjøp av tjenester kr 914 560 kr 891 125 a. Revisjon (TKR)* kr 718 290 kr 694 000 b. Sekretariat (Temark)* kr 126 270 kr 122 000 c. Selskapskontroll og andre tjenester kr 70 000 kr 70 000 6 Kontingenter/abonnement kr 8 055 kr 5 125 Totalutgifter Kr 1 068 715 kr 1 032 575 * Nøyaktig sum blir vedtatt i det enkelte representantskap Side 9 av 14
Sak 26/12 Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har så langt som råd vurdert tidligere budsjett for Tinn kontrollutvalg, tilgjengelig regnskapsdata fra tidligere år og forbruk hittil i år (sjå vedlegg), og mener budsjettframlegget som foreligger skal være tilstrekkelig for Kontroll- og tilsynsarbeidet i Tinn for 2013. Sekretariatet vil det kommende året legge vekt på å få framskaffet mest mulig korrekte regnskapstall for kontroll- og tilsynsarbeidet i Tinn kommune. Det er lagt inn en deflator på 3,5%. Fordelingen mellom de ulike postene er justert noe. Konklusjon: Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr 1 068 715,- for kontrollutvalget for 2013, inkl. kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i det kommende året. Skulle det oppstå situasjoner som nevnt over der det blir behov for ekstraordinære granskinger/rapporter, og der det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse/kjøpe ekstra tid fra Telemark kommunerevisjon IKS, kan behovet for tilleggsbevilgninger til Kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for kommunestyret. Vedlegg: - Rekneskap 2011 og pr august 2012, frå Tinn kommune. Side 10 av 14
Sak nr. 27/12 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR 726010 - GJENNOMFØRINGSEVNE I TEKNISK ENHET I TINN KOMMUNE Arkivsaksnr.: 12/239 Arkivkode: 217 27/12 Tinn kommune - kontrollutvalget Saka vert lagt fram utan tilråding. Kommunestyret i Tinn behandla i møte 24.03.2011 K-sak 16/11 forvaltningsrevisjonsrapporten Gjennomføringsevne i Teknisk enhet i Tinn kommune og gjorde følgende vedtak: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber rådmann redegjøre for kontrollutvalget i møtet 27.09.2011 for hva som er gjort med anbefalingene i rapporten. Kommunestyret slutta seg då til kontrollutvalget sine anbefalingar, som var som følger: MÅL: I budsjett for Tinn kommune bør det etableres klare mål for teknisk enhet og andre kommunale enheter som samsvarer vedtatte politiske tiltak for kommende budsjetter og økonomiperioden. STYRING: Enheten bør etablere relevant styringsverktøy og i større grad benytte skriftlige fremdriftsplaner/prosjektplaner. KONTROLL: Tertialrapportene bør vurdere bruk av midler i forhold til mål for enheten og årsmeldinger bør inneholde resultatevaluering av målene. Avvik bør dokumenteres spesielt. ARBEIDSGIVERROLLEN: Enheten bør etablere personalplaner/bemanningsplaner slik intensjonen er i arbeidsgiver politisk plattform og det må sørges for opplærings- og kompetanseutviklingsplaner. Rådmannen leverte en skriftlig tilbakemelding til det forrige kontrollutvalget, datert 26.09.2011. Brevet er lagt ved saka. Med bakgrunn i at situasjonen på teknisk enhet på det tidspunktet fremdeles var noe uavklart, er det naturlig at kontrollutvalget nå undersøker hva som er gjort for å følge opp anbefalingene i rapporten og kommunestyrets vedtak i den forbindelse. Sak 27/12 Side 11 av 14
Sak 27/12 Sekretariatet har bedt rådmannen om å orientere kontrollutvalget i dette møtet. Rådmannen ba om å få komme tilbake til utvalget med en orientering på et senere tidspunkt, grunnet den totale arbeidsmengden per dato og at man er midt i en gjennomgang av teknisk enhet. ble tilbudt å delta på et møte om teknisk 20. september. Leder deltok på dette møtet. må i møtet ta stilling til på hvilken måte man ønsker å følge opp denne forvaltningsrevisjonsrapporten fremover. Vedlegg: 1) Forvaltningsrapport nr: 726010, 2011, Telemark Kommunerevisjon IKS 2) Brev til Tinn Kontrollutval fra rådmannen, datert 26.09.2011 Side 12 av 14
Sak nr. 28/12 FORELØPIG FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: IT - DRIFT OG SIKKERHET Arkivsaksnr.: 12/508 Arkivkode: 217 28/12 Tinn kommune - kontrollutvalget Saka vert lagt fram utan tilråding. vedtok i møte 06.03.2012 følgende i sak 13/12 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt: IT drift og sikkerhet: legger forelagte skisse fra Telemark Kommunerevisjon til grunn, og ønsker følgende punkter vektlagt i tillegg; sårbarhet/risiko i organiseringen og noe fokus på kommunens samhandling med innbyggerne i spørreundersøkelsen. vil ha en foreløpig rapport fremlagt i sitt møte i september. Forvaltningsrevisor Geir Kastet Dale vil orientere om forvaltningsrevisjonsprosjektet i møtet. Sak 28/12 Side 13 av 14
Sak nr. 29/12 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE 02.10.2012 Arkivsaksnr.: 12/460 Arkivkode: 033 29/12 Tinn kommune - kontrollutvalget tar saken til orientering. 1. Sekretariatet orienterer: - Temarks høstkonferanse: Mandag 19.11.2012, Bø hotell - Hjartdal kommune ønsker å bli medeier i Temark. Kommunen kjøper tjenester fra selskapet fra 01.07.2012. 2. Uavhengighetserklæring Tinn kommune 3. Uavhengighetserklæring Tinn kommune Rjukanbadet KF 4. Møteplanlegging - aktuelle saker for utvalget i de kommende møtene 5. Eventuelt Vedlegg: 1) Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Tinn kommune, datert 02.07.2012 2) Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Tinn kommune Rjukanbadet KF, datert 07.09.2012 Sak 29/12 Side 14 av 14