1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Rådmannsmøtet den 3.2.2010 gav sin tilslutning til å sette i gang prosjektet Samhandlingsreformen på Hadeland og vedtok prosjektplanen. Prosjektet tar utgangspunkt i føringene som beskrives i Stortingsmelding 47, Samhandlingsreformen og et opplevd behov for bedre samhandling og samarbeid om helse- og omsorgstjenester i Hadelandsregionen. Forstudien har løpt i perioden 1.3.2010-30.9.2010 og hatt følgende mandat: kartlegge samhandlingsområdet, status og muligheter i hadelandsregionen og utarbeide en kort rapport. Forstudiets mandat for forprosjektet er følgende å etablere forpliktende samarbeid med helseforetaket innenfor de områdene hvor de er direkte eller indirekte berørt. Å etablere et godt grunnlag for interkommunalt samarbeid og samhandling. Prosjektmål Samfunnsmål: Innbyggere i Hadelandsregion opplever at de får rett behandling på rett sted- til rett tid. Dette er sikret gjennom et systematisk samarbeid som er av høy kvalitet og fremstår helhetlig. Helsetjenestene setter pasienten / brukeren i fokus og ivaretar samfunnets ressurser på best mulig måte: Resultatmål: Interkommunale samhandlingsplaner, inkl. økonomiske og organisatoriske konsekvenser, er vedtatt og iverksatt. Det er etablert forpliktende avtaler kommunene i mellom og mellom kommunene og Sykehuset Innlandet om hva som skal samordnes og på hvilken måte. Forprosjekt: Utvikle en helhetlig driftsmodell som skal sikre at brukeren opplever et sammenhengende, helhetlig tjenestetilbud som leverer god kvalitet på rett sted til rett tid. Sluttrapport den 30.9.2011 1.2 Rammer Forstudiens prosjektperiode er 1.3-30.9.2010. Forprosjektperiode er 1.1.2011-30.09.2011. Hovedprosjekt er tenkt gjennomført 1.1.2012-30.6.2012. 2.OMFANG OG AVGRENSNING 3.ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlige (PA): Gaute Øvrebotten, kommunalsjef Gran kommune og Frode Holst, kommunalsjef, Lunner kommune. Prosjektleder (PL):
3.2 Øvrige roller Prosjekteiere: Rådmennene i Gran og Lunner Prosjektgruppe: Representanter Sykehus Innlandet, tillitsvalgt, brukerrepresentant, sammensatt gruppe av fagpersonell fra Gran og Lunner. Delprosjektgrupper: Ekspertise fra Gran og Lunner, fra Sykehuset Innlandet, i nøkkelstillinger fra fagområdene. Tillitsvalgte er representert i alle grupper. Brukermedvirkning: Brukerrepresentanter deltar i alle arbeidsgrupper Støttegrupper: 1. IKT, (stabile fagsystemer med god funksjonalitet for alle faggrupper egnet til tverrfaglig samarbeid, stabile og trygge kommunikasjonsløsninger over Norsk Helsenett med standardiserte meldingstyper. Velegnede webbaserte løsninger for brukerne. 2. Tekniske avdelinger (skal se på bygningsmassen i forhold til fremtidens tjenestesammenslåing og kommunesamarbeid: Generalitet - bygg bør utformes slik at de kan brukes til ulike formål. Fleksibilitet - bygg bør utformes slik at det ligger til rette for både å redusere og øke det arealet en nytter. Arealeffektivitet bygg bør ha minst mulig areal, både av miljøhensyn, for å redusere energibruken til bygging og drift av bygningen, og for å redusere driftskostnader). 3. Gruppe for internkontroll - og kvalitetssystemer 4. Økonomi- og personal Prosjektleder knytter til seg en bredt sammensatt prosjektgruppe. Prosjektgruppen tar stilling til sammensetting av delprosjektgrupper innenfor følgende temaer: folkehelseforebyggende helsearbeid, personer med demens med adferdssymptomer, personer med omfattende psykiske lidelser og/eller rusproblemer, rehabilitering og habilitering samt intermediær avdeling/lokalmedisinsk senter. 3.3 Mandat for prosjektgruppa: Prosjektgruppen lager i samarbeid med prosjektleder og delprosjektgruppene en helhetlig driftsmodell for Gran og Lunner kommune. Modellen skal ha innholde følgende planer: implementeringsplan og kompetanseplan 3.3.1 Følgende oppgaver er sentrale for prosjektgruppa: 1. Være kontaktpersoner for delprosjektgrupper (DPG). Koordinering av planer og arbeid i DPG. Følge opp DPG-enes framdrift gjennom jevnlig kontakt med DPGlederne. Sørge for en helhetlig plan og modell 2. Sikre kompetansen: Å rekruttere og beholde personell i hele prosjektperioden er en viktig forutsetning for god kvalitet og kan bli en kritisk faktor mht.en måloppnåelse. 3. Sikre og lage prosjektrutiner slik at alle som deltar kan det. Det er viktig at delprosjektgrupper har gode arbeidsrutiner og alle delprosjektmedlemmer har fått opplæring i dette, særlig i bruk av felles websted: http://lunner.custompublish.com/samhandlingsreformen.170333.no.html
. 4. Er superbrukere ang. web-side samhandling på Hadeland. Alle prosjektmedlemmer har min side som de skal bruke som kommunikasjonsverktøy. Websiden skal være oppdatert til enhver tid og skal sikre informasjonsflyten i alle ledd. 5. Sikre infrastrukturer som støtter endringer for eksempel. IKT, internkontroll- og kvalitetssystem, og involvering av teknisk avdeling. Prosjektgruppe vurderer når det er et behov for å innkalle vedr. grupper til samarbeidsmøter og har fortløpende kommunikasjon med støttegruppene. 6. Sørge for at alle aldersgrupper er ivaretatt i delprosjektgruppens prosesser. Delprosjektgruppens mandat omfavner alle aldre. 7. Sørge for at forebyggende arbeid vektlegges. Stortingsmelding 47 presiserer at helsetjenestene per i dag har for stor vekt på behandling. Å tenke forebyggende skal prege all arbeid som skal gjennomføres i prosjektet. 8. Lager milepælplan og oppfølging av milepæler 9. Involvering av forskningsmiljøer. Delprosjektgruppene kan involvere studenter fra forskjellige høgskoler i delprosjektene. Det vil avlaste gruppene og samtidig gi en unik mulighet å få forskningsbasert informasjon til delprosjektarbeid. 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Beslutningspunkter Dato Beslutningsgrunnlag BP1 Godkjenning av Forstudierapport 30.09.2010 Utkast til rapport BP2 Godkjenning av Nov-des.2011 Utkast til rapport Forprosjektrapport BP3 Oppstart Hovedprosjekt rigging av prosjektgruppe Jan.2012 Kommunestyrevedtak 4.2 Oppfølging PA og PL skal ha kontinuerlig dialog. Statusmøter før og etter planlagte prosjektgruppemøter. 4.3 Milepæler 4.3.1 Milepælplan for perioden 1.10-2010- 31.12.2010 Nr Milepæl Frist Målbart resultat Mp1 Godkjenning av sluttrapport (forstudiet) 30.11.2010 Utkast til sluttrapport Mp2 Politisk behandling 16.12.2010 Vedtekter Mp3 Møter med prosjektledere som leder/ har ledet samhandlingsprosesser 31.11.2010 Referater fra møtene Mp4 Rekruttere hovedprosjektgruppe 30.10.2010 Utført Mp5 Sette sammen arbeidsgrupper og utarbeide 30.10.2010 Utført mandater til arbeidsgrupper Mp6 Informasjon, web-side for samhandlingsreformen 31.10.2010 Utført
Mp7 Planlegging av forprosjekt: Resultatmål, 15.11.2010 Utført selge målene til prosjektorg., prosjektmodell, interne rutiner i prosjektet Mp8 Arbeide med tidsplan for forprosjektet, 15.10.2010 Utført etablere viktige milepæler Mp9 Møter med prosjektansvarlige underveis Møtereferater Mp10 Utkast til forprosjektplan 15.11.2010 Utført 4.3.2 Milepælplan for FORPROSJEKTET 01.01.2011 31.10.2011 Nr Milepæl Ferdigdato Målbart resultat MP1 Forprosjektstart 2.1.2011 utført MP2 Forslag til forprosjektplan til 15.1.2011 utført disposisjon og innhold for plan MP3 Delprosjektgruppemandatene 17.1.2011 utført utarbeidet MP4 Deltakerlistene til 24.1.2011 utført delprosjektgruppene er avklart MP5 Lederne til 28.1.2011 utført delprosjektgrupper avklart MP6 Regional fagdag 21.2.2011 utført MP7 Kick off for 23.3.2011 utført delprosjektgrupper MP8 Alle DPG startet sitt arbeid 4.4.2011 og leverer sine møteplaner til PG kontaktperson MP9 DPG legger ut møtereferat fortløpende på websiden snarest etter DPG-møter MP10 Ledere av DPG møter PA og 23.5.2011 PG vedr. prosessen i prosjektet så langt MP11 PA orienterer kommunestyrene 26.5.2011 vedr. prosjektet så langt MP12 Helsenett installert i alle 30.6.2011 kommunene og fagsystemene kommuniserer med hverandre MP13 DPG leverer endelige 30.9.2011 rapporter MP14 PG leverer sluttrapport til 31.10.2011 PA MP15 PA orienterer Nov.-des.
kommunestyrene, evt. budsjett forslag MP16 Sluttrapport godkjent Nov.-des. 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske risikofaktorer Nr Risikofaktor Tiltak 1 Uklare mål og uklare, dårlige rutiner i prosjektarbeid Dokumentasjon og jevnlig rapportering 2 Manglende motivasjon i PG og DPG Oppfølging av PA og PG 3 Tilgang på ressurspersoner som kan bidra inn i arbeidet kontaktpersoner Unngå nøkkelmannsproblemer, sørge for backup/suppl.kompetanse 4 Prioriteringsproblemer pga stor oppgave Lederinformasjon, tilbakemelding 5 Manglende politisk interesse Fagdag, orienteringer, pressekontakt 6 Dårlig oppfølging Jevn, motiverende kontakt 7 Riktige kommunikasjonsveier Formelle beslutninger og avklaringer 5.2 Kvalitetssikring Det er vesentlig at man gjennom hele prosjektperioden sikrer bred involvering fra alle berørte faggrupper og pasient/ brukergrupper. Prosjektet skal sikre dette gjennom Kick off- konferanse, fagdag (-er) og pressekonferanse. Det er avgjørende viktig at politikerne i Hadelandsregionen er involvert i prosjektet og får eierforhold til prosjektet helt fra startfasen. Helse- og omsorgslederne og personer med sentrale stillinger med kompetanse innenfor samhandlingsområdene i kommunene er deltagere i prosjektets arbeidsgrupper. Disse vil også sikre et ytterligere fokus på aktuelle områder gjennom sin linjeorganisasjon. Sykehusrepresentanter er i prosjektgruppa og sikrer forankring i helseforetakene. PA og PG sørger for dialog og orientering av gruppen av rådmenn og ordførere. PG sørger for at informasjon om prosjektet gjøres tilgjengelig på nettsiden. Utfordringer: Delprosjektgrupper må skaffe oversikt over Hadelandsbefolkningens behov, og hvilke tiltak som er dokumenterte effektive og som kan møte dette behovet. =samfunnsmedisinsk kompetanse= beslutningsgrunnlag for utvikling av helsetjenester. Viktig for at man kan møte spesialisthelsetjenesten som likeverdig parter både i utforming og oppfølging av forpliktende samarbeidsavtaler. 5.3 Kommunikasjonsstrategi Det skal legges stor vekt på kommunikasjon underveis i prosessen for å sikre god forankring hos deltakerne i prosjektet. Det er til alle DPG tildelt en kontaktperson i PG. DPG sin tolkning og forståelse av mandatet skal drøftes med PG. Det må tas kontakt gjennom oppnevnt kontaktperson ved oppstarten av arbeidet.
For å skape oppslutning om tiltak, bør arbeidsprosessene i en tidlig fase der mål formuleres og virkemidler vurderes inkludere ansatte, brukere og andre som berøres direkte. Dette kan løses gjennom å invitere til drøfting med referansegrupper, brukerutvalg, tillitsvalgte, fagmiljøer m.v. Slike planer skal forankres i PG, DPG-lederne skal bruke oppnevnt kontaktperson. Prosjektet Samhandlingsreformen på Hadeland har egen hjemmeside og PG og alle DPG skal bruke dette som sitt kommunikasjonsverktøy. Det skal legges stor vekt på kommunikasjon underveis i prosessen for å sikre god forankring hos brukere, helseforetak (styrene, ledelsen og ansatte), kommunehelsetjenesten/ks, lokale politikere og andre aktører. Nøkkelord blir medvirkning, åpenhet og innsyn. Nr Tiltak Frist Evaluering 1 Regional fagdag 21.2. 2 Kick off 23.3 3 Pressekonferanse 11.4 4 Web-side kont. 5 Referater kont. 6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter jan.11 sep.11 okt.11 nov.11 des.11 jan.12 feb.12 jun.12 Forprosjekt PG som ref. gruppe PG hovedrapport Økonomi, personal, IKT, teknisk Politiske behandlinger Hovedprosjekt 6.1.1. Mandater for delprosjektene foreligger som egne dokumenter.