Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 14. februar 2013 Saksbehandler: Vedlegg: HR Direktør. Ingen SAK 13/2013 BEMANNINGSUTVIKLING I OSLO UNIVERSITETS- SYKEHUS 2010-2012 Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Oslo, den 7. februar 2013 Bjørn Erikstein
Oslo universitetssykehus HF styresak 13/2013 Side 2 av 8 1. Bemanningsutvikling 2012 Bemanningsutviklingen i 2012 representerer et skift ned på et lavere bemanningsnivå målt mot 2011. Dette kan i stor grad forklares ved systematiske innplasseringsprosesser i henhold til nye bemanningsplaner for klinikkene og bevisst bemanningsstyring gjennom året. Antall månedsverk i desember 2012 er redusert med 134 (0,8 pst) fra desember 2011, mens reduksjonen er på 443 (2,7 pst) årsverk når man sammenligner gjennomsnittlig antall månedsverk i 2012 med gjennomsnitt for 2011. Tallene er justert for effekt av konvertert lønnsmodell for overleger (65) og økning i eksternt finansierte årsverk. Antall brutto månedsverk var høyere i 2. halvår 2012 enn i 1. halvår. Dette kan i stor grad forklares ved sesongvariasjoner og økning i antall årsverk med ekstern finansiering i løpet av 2012. Bemanningsresultatet for 2012 har likevel et vesentlig avvik i forhold til budsjettert bemanning, noe som understreker behovet for å videreføre stram bemanningsstyring i foretaket. Avviket fra bemanningsbudsjettet for 2012 må imidlertid også sees på bakgrunn av at: - Det var noe udisponerte midler i budsjettet mv som det ikke var knyttet årsverk til. Dette kompenserer noe for forsinkelser i tiltaksgjennomføring. - Høyere aktivitet enn budsjettert gir økte inntekter som isolert sett gir rom for noe høyere bemanning - Økning i antall årsverk med ekstern finansiering på ca 100 fra januar 2012 til desember 2012. 2. Bemanningsutvikling i perioden 2010 2012 Tabellen nedenfor viser utviklingen i bemanning i brutto månedsverk, bruk av variabel lønn og innleie tre siste år. Den viser også utviklingen fordelt på hovedområder, yrkesgrupper og klinikk. Årsverk 2010-2012, OUS Årsverk (snitt) Andel av total BRUTTO MÅNEDSVERK 2010 2011 2012 2010 2011 2012 Brutto månedsverk inkl innleie 18 615 17 563 17 249 Brutto månedsverk ekskl innleie 18 442 17 376 17 066 VARIABEL/FAST LØNN Årsverk innleie (beregnet) 173 187 183 0,9 % 1,1 % 1,1 % Månedsverk variabellønnede 1 378 1 368 1 280 7,4 % 7,8 % 7,4 % Månedsverk månedslønnede 17 064 16 008 15 786 91,7 % 91,1 % 91,5 % FINANSIERING Ekstern finansiering 1 002 1 098 1 167 5,4 % 6,3 % 6,8 % Intern finansiering 17 440 16 278 15 899 94,6 % 93,7 % 93,2 % HOVEDOMRÅDER Administrasjon og fellestjenester 2 205 2 057 1 957 12,0 % 11,8 % 11,5 % Prehospitale tjenester 608 630 638 3,3 % 3,6 % 3,7 % Psykisk helse 2 572 2 000 1 887 13,9 % 11,5 % 11,1 % Rusomsorg 428 422 384 2,3 % 2,4 % 2,2 % Somatikk 12 619 12 267 12 190 68,4 % 70,6 % 71,4 % Ufordelt 10 0 11 0,1 % 0,0 % 0,1 % YRKESGRUPPER (1) Administrasjon/Ledelse 3 270 2 998 2 929 17,7 % 17,3 % 17,2 % (2) Pasientrettede stillinger 1 680 1 555 1 476 9,1 % 8,9 % 8,7 % (3) Leger 2 324 2 210 2 266 12,6 % 12,7 % 13,3 % (4) Psykologer 369 269 251 2,0 % 1,5 % 1,5 % (5) Sykepleier 5 875 5 579 5 449 31,9 % 32,1 % 31,9 % (6) Helsefagarbeider/hjelpepleier 764 659 610 4,1 % 3,8 % 3,6 % (7) Diagnostisk personell 1 351 1 351 1 343 7,3 % 7,8 % 7,9 % (8) Apotekstillinger 1 2 2 0,0 % 0,0 % 0,0 % (9) Drifts/teknisk personell 1 620 1 506 1 445 8,8 % 8,7 % 8,5 % (10) Ambulansepersonell 419 438 452 2,3 % 2,5 % 2,6 % (11) Forskning 721 751 791 3,9 % 4,3 % 4,6 % Ufordelt 47 56 52 0,3 % 0,3 % 0,3 % ORGANISASJON (A100) PHA KLINIKK PSYKISK HELSE OG AVHENGIGHET 2 945 2 369 2 223 16,0 % 13,6 % 13,0 % (A110) MED MEDISINSK KLINIKK 1 647 1 333 1 277 8,9 % 7,7 % 7,5 % (A120) KKN KLINIKK FOR KIRURGI OG NEVROFAG 2 025 2 084 2 102 11,0 % 12,0 % 12,3 % (A140) KVB KVINNE- OG BARNEKLINIKKEN 1 795 1 760 1 732 9,7 % 10,1 % 10,1 % (A150) KKT KREFT-, KIRURGI- OG TRANSPLANTASJONSKLINIKKEN 2 478 2 463 2 459 13,4 % 14,2 % 14,4 % (A160) HLK HJERTE-, LUNGE- OG KARKLINIKKEN 734 801 814 4,0 % 4,6 % 4,8 % (A210) AKU AKUTTKLINIKKEN 2 289 2 251 2 244 12,4 % 13,0 % 13,1 % (A220) KDI KLINIKK FOR DIAGNOSTIKK OG INTERVENSJON 2 147 2 089 2 083 11,6 % 12,0 % 12,2 % (A230) KRG KREFTREGISTERET 115 122 130 0,6 % 0,7 % 0,8 % (A300) OSS OSLO SYKEHUSSERVICE 1 933 1 817 1 735 10,5 % 10,5 % 10,2 % (A400) STA STAB 318 283 266 1,7 % 1,6 % 1,6 % UFORDELTE 16 3 1 0,1 % 0,0 % 0,0 %
Oslo universitetssykehus HF styresak 13/2013 Side 3 av 8 3. Kommentarer til bemanningstallene: Det har vært en reduksjon på 1 376 brutto månedsverk i perioden 2010 til 2012. Dette skyldes for en stor del overføring av 823 årsverk til Akershus universitetssykehus og Vestre Viken fra årsskifte 2011, og ytterligere bemanningsreduksjon i 2011 og 2012. For det enkelte år reduseres bemanningen med 1067 i 2011 og 310 årsverk i 2012. Parallelt med dette foretok alle klinikkene bemanningstilpasninger i 2011. Klinikkene har utarbeidet detaljerte bemanningsplaner for alle organisatoriske enheter, hvilket har bidratt til økt bevissthet om bemanningsutviklingen. Det har gitt seg utslag i bemanningsstyring ved turnover slik at det ikke er gått til ansettelse når noen har sluttet. Klinikk for psykisk helse og avhengighet fortsatte sin innplasseringsprosess i 2012, som har medført en forholdsvis stor andel overtallighet i klinikken. For de øvrige klinikkene er de sammenlignbare tallene her relativt små. Den relative andelen ansatte med ekstern finansiering, ansatte som ikke finansieres av sykehusets ordinære driftsmidler, øker også fra 5,4 pst til 6,8 pst i perioden. Andelen av variable månedsverk ved Oslo universitetssykehus er i årene 2010 til 2012 om lag 7,5 prosent. Dette er gjennomgående lavere enn ved andre sykehus i Helse Sør-Øst RHF, som opplyser å ha en andel variable månedsverk på om lag 10 prosent. Andel innleie ligger også relativt stabilt rundt 1 prosent. Dette viser at bemanningsreduksjonen i perioden ikke har ført til økt innleie eller økt bruk av variabel lønn totalt for Oslo universitetssykehus. Detaljert oversikt med endring i årsverk fra år til år og samlet for perioden 2010-2012 fremgår av tabellen nedenfor med deltaverdier: Deltaverdier 2010-2012, OUS Årlig endring Samlet BRUTTO MÅNEDSVERK Verdi 2010 Δ 2011 Δ 2012 Δ Δ % Brutto månedsverk inkl innleie 18 615-1 053-314 -1 366-7,3 % Brutto månedsverk ekskl innleie 18 442-1 067-310 -1 376-7,5 % VARIABEL/FAST LØNN Årsverk innleie (beregnet) 173 14-4 10 5,8 % Månedsverk variabellønnede 1 378-10 -88-98 -7,1 % Månedsverk månedslønnede 17 064-1 056-222 -1 278-7,5 % FINANSIERING Ekstern finansiering 1 002 96 69 164 16,4 % Intern finansiering 17 440-1 162-378 -1 541-8,8 % HOVEDOMRÅDER Administrasjon og fellestjenester 2 205-148 -101-248 -11,3 % Prehospitale tjenester 608 22 8 30 4,9 % Psykisk helse 2 572-573 -113-685 -26,6 % Rusomsorg 428-6 -39-44 -10,4 % Somatikk 12 619-352 -77-429 -3,4 % Ufordelt 10-10 11 1 9,8 % YRKESGRUPPER (1) Administrasjon/Ledelse 3 270-272 -69-341 -10,4 % (2) Pasientrettede stillinger 1 680-125 -78-203 -12,1 % (3) Leger 2 324-114 56-57 -2,5 % (4) Psykologer 369-100 -18-118 -31,9 % (5) Sykepleier 5 875-296 -131-427 -7,3 % (6) Helsefagarbeider/hjelpepleier 764-105 -50-154 -20,2 % (7) Diagnostisk personell 1 351 0-9 -8-0,6 % (8) Apotekstillinger 1 1 0 1 42,8 % (9) Drifts/teknisk personell 1 620-114 -61-176 -10,8 % (10) Ambulansepersonell 419 20 14 34 8,0 % (11) Forskning 721 30 40 70 9,7 % Ufordelt 47 8-4 5 10,2 % ORGANISASJON (A100) PHA KLINIKK PSYKISK HELSE OG AVHENGIGHET 2 945-576 -146-721 -24,5 % (A110) MED MEDISINSK KLINIKK 1 647-314 -56-370 -22,4 % (A120) KKN KLINIKK FOR KIRURGI OG NEVROFAG 2 025 58 18 77 3,8 % (A140) KVB KVINNE- OG BARNEKLINIKKEN 1 795-35 -28-63 -3,5 % (A150) KKT KREFT-, KIRURGI- OG TRANSPLANTASJONSKLINIKKEN 2 478-15 -5-20 -0,8 % (A160) HLK HJERTE-, LUNGE- OG KARKLINIKKEN 734 66 14 80 10,9 % (A210) AKU AKUTTKLINIKKEN 2 289-37 -8-45 -2,0 % (A220) KDI KLINIKK FOR DIAGNOSTIKK OG INTERVENSJON 2 147-58 -6-64 -3,0 % (A230) KRG KREFTREGISTERET 115 7 7 14 12,4 % (A300) OSS OSLO SYKEHUSSERVICE 1 933-116 -82-198 -10,2 % (A400) STA STAB 318-34 -18-52 -16,4 % UFORDELTE 16-12 -2-15 -92,1 %
Oslo universitetssykehus HF styresak 13/2013 Side 4 av 8 Den innbyrdes andelen mellom yrkesgrupper og hovedområder ved Oslo universitetssykehus ligger relativt stabilt gjennom perioden. To særskilte forhold påvirker imidlertid fordelingen noe: 1. Ved overføring til Akershus universitetssykehus og Vestre Viken i 2011 ble relativt flere ansatte i gruppen Psykologer flyttet ut av Oslo universitetssykehus enn tilfellet var for andre grupper. På samme måte ble relativt flere som sorterer under hovedområde Psykisk helse overført. Dette fører til at tyngdepunktet i vektingen av ansattgrupper og hovedområder flytter seg bort fra henholdsvis Psykologer og Psykisk helse, og mot øvrige yrkesgrupper og hovedområder. 2. Omlegging av lønnsmodell for overleger i 2012, fører til en økning i rapporterte (men ikke reelle) årsverk for Leger (ca 65 årsverk). Dette fører til en (liten) forflytning av tyngdepunktet i vektingen av ansatte mot Leger, og bort fra øvrige grupper. For flertallet av yrkesgruppene synker bemanningen i perioden 2010-2012, med en gjennomsnittlig reduksjon på 7,5 prosent. Den største reduksjonen er hos psykologer (31,9 pst, jfr overføring Akershus Universitetssykehus HF), dernest Helsefagarbeidere (20,2 pst), Pasientrettede stillinger (12,1 pst) og Administrasjon/ledelse (10,4 pst). Sykepleiere reduserer noe mindre enn snittet (7,3 pst), og leger og diagnostisk personell betydelig mindre enn snitt (hhv -2,5 pst og -0,6 pst). Ambulansepersonell og forskere øker i perioden (hhv 8,0 pst og 9,7 pst). Administrative funksjoner reduseres i et noe høyere tempo enn øvrige grupper. Følgende relative vekter for aktivitet og ansatte knyttet til administrative områder reduseres stabilt gjennom perioden: Hovedområde Administrasjon og fellestjenester (12 pst til 11,5 pst) Oslo sykehusservice og Direktørens stab (samlet 12,2 pst til 11,8 pst) Yrkesgruppene Drifts/teknisk og Adm/Ledelse (samlet 26,5 pst til 25,6 pst) Klinikker gruppert 2010 2011 Δ 2011 pst 2011 2012 Δ 2012 pst 2012 Øvrig 13 247 12 907-341 -2,6 % 12 842-64 -0,5 % Psykisk helse 2 945 2 369-576 -19,5 % 2 223-146 -6,2 % Administrasjon 2 251 2 100-151 -6,7 % 2 001-99 -4,7 % Vedrørende arbeidet med å redusere deltid i helseforetaket så ble det behandlet i sak 73/2012 til styret den 25. oktober 2012. Se pkt 5.4. 4. Sykefravær 2010 2012 Sykefraværet i de tre årene viser en utvikling i tråd med naturlige svingninger og forventet forløp. I januar og februar er sykefraværet på det høyeste og er et uttrykk for sesongvariasjon. I 2012 gav det større utslag enn forventet i deler av foretaket, noe som trekker det totale sykefraværet opp sammenliknet med tidligere år 1. 1 Sykefraværet for 2012 i denne saken gjelder for perioden januar-november.
Oslo universitetssykehus HF styresak 13/2013 Side 5 av 8 9,5 9,0 8,5 8,0 7,5 7,0 6,5 6,0 8,3 8,1 7,7 9,1 8,7 8,3 Utvikling i sykefraværsprosent 2010-2012 Korrigerte 7,9 8,5 7,3 6,7 7,4 7,2 7,5 7,3 8,0 7,8 7,0 6,5 7,6 7,2 7,7 7,6 jan feb mar apr mai jun juli aug sep okt nov des 7,7 Sykefraværsprosent 2011 Sykefraværsprosent 2010 6,9 7,3 7,3 8,2 8,1 7,6 8,6 8,0 Sykefraværsprosent 2012 Figuren nedenfor viser at fordelingen mellom kort- og langtidsfravær er stabil over tid. Gjennomsnittlig sykefravær totalt er for årene 2010, 2011 og 2012 henholdsvis 7,7 prosent, 7,6 prosent og 7,7 prosent. Fordelingen mellom kort- og langtidsfravær er stabilt på omlag 2,5 prosent og 5,1 prosent. Fraværslengde (%) 2010-2012 9 8 7 % 6 5 4 3 Korttid Langtid Alle fraværslengder 2 1 0 2010 2011 2012
Oslo universitetssykehus HF styresak 13/2013 Side 6 av 8 Sykefravær (%) per klinikk 2010-2012 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 2010 2011 2012 PHA MED KKN KVB KKT HLK AKU KDI OSS STA OUS Utviklingen i sykefravær i klinikkene er også relativt stabilt over de tre siste år som denne figuren viser. Oslo sykehusservice har utfordringer knyttet til to avdelinger som trekker gjennomsnittet for denne enheten opp og har gjort det over tid. Klinikker med lavt sykefravær har også en stabil utvikling med forventede svingninger i hele perioden. Sykefraværsarbeid ved Oslo universitetssykehus: Oslo universitetssykehus HF har inngått en IA-avtale for perioden 2010-2013. Sykehuset har gjennom den nye IA-avtalen forpliktet seg til å arbeide for å forebygge sykefravær, øke jobbnærværet og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet for sine ansatte. Det ble for 2012 vedtatt en handlingsplan med tiltak for å redusere sykefraværet til 7,5 % i 2012. Totalt sykefravær per november 2012 er 7,7 prosent. Høsten 2011 og våren 2012 ble det i samarbeid med NAV Arbeidslivssenter Oslo gjennomført kurs om nytt regelverk for oppfølging av sykefravær for ledere i alle klinikker. I tillegg har Oslo universitetssykehus HF en overordnet handlingsplan for inkluderende arbeidsliv. Klinikkene har utarbeidet egne delmål og handlingsplaner med tiltak for å nå målet om redusert sykefravær. Ved enheter som har hatt særskilt høyt sykefravær er det iverksatt målrettede tiltak for å bedre sykefraværet, noe som har gitt positivt utslag. Tiltak som fremheves er: Rekrutteringstiltak for å sikre bemanning i utsatte grupper, Et fortsatt sterkt fokus på oppfølging av arbeidstakere med hyppig fravær, samt Oppfølgingen av de langtidssykmeldte og gravide arbeidstakere. Samarbeidet mellom avdeling, HR i klinikk og Arbeidsmiljøavdelingen står sentralt i håndtering av arbeidsrelatert fravær. Inkluderende arbeidsliv blir fulgt opp i klinikk AMU og sentralt AMU og i HMS-rapporteringen. Inkluderende arbeidsliv og oppfølging av klinikkenes handlingsplaner er også en del av klinikkenes tertialsrapportering fra 2012. Handlingsplanen for Inkluderende Arbeidsliv følger også opp prosjekter for å styrke nærværsarbeidet: Forflytningsprosjektet avsluttes i 2013, med mål om riktig forflytning av pasienter og redusert omfang av muskel- og skjelettplager
Oslo universitetssykehus HF styresak 13/2013 Side 7 av 8 Opplæring av ledere innen sykefraværsoppfølging og forebygging Ut fra de overordnede nasjonale målene samt tre nasjonale delmål som Oslo universitetssykehus er underlagt, er det blitt utarbeidet egne delmål og handlingsplaner med tiltak for å sikre at målene nås for hele helseforetaket Tilbakemeldinger fra enhetene er at økonomiske innsparinger og effektivisering de senere år har gitt seg utslag i stadig færre muligheter til å tilrettelegge for ansatte som har behov for det. Det blir også stadig vanskeligere å få omplassert ansatte utenfor egen enhet. I noen enheter synes man å ha nådd grensen for hvor mange man kan tilrettelegge for innenfor de eksisterende driftsrammer. 5. Administrerende direktørs vurdering Klinikkene har bedret sin bemanningskontroll gjennom omfattende omstillings- og innplasseringsprosesser i 2011 og 2012. Dette resulterte i at fem klinikker fikk unntak fra sentralt stillingsutvalg i løpet av 2012 og disse etablerte lokale stillingsutvalgsordninger. Det sentrale stillingsutvalgets funksjoner knyttet helsepersonell og stab-/støttepersonell ble også avviklet for de øvrige klinikkene per 1. februar 2013. Også her erstattes ordningen med lokale stillingsutvalg i klinikkene. Avviklingen er ment å gi bedre balanse mellom ansvar og myndighet, bidra til en tydeliggjøring av lederrollen og ledernes resultatansvar i klinikkene. Det sentrale underutvalget for overleger opprettholdes for alle klinikker inn til det er etablert en samlet oversikt for NR.IDdatabasen som er komplett og ryddet. Avviklingen av det sentrale stillingsutvalget vil innebære en tettere bemanningsoppfølging fra sykehusledelsens side i de månedlige og tertialsvise rapporteringsmøtene med klinikkene. Den sentrale innsatsgruppen som blant annet følger opp klinikkenes gjennomføring av bemanningsreduksjoner fortsetter i 2013. Innsatsgruppen skal følge opp de effektiviseringstiltak som er felles for alle klinikker og sikre at klinikkenes planer for bemanningsreduksjoner er realistiske. Klinikkene som har de største bemanningsutfordringene vil bli fulgt særskilt opp av innsatsgruppen i egne møter. Det systematiske arbeidet for å kontrollere og redusere overtid/mertid fortsetter i 2013, blant annet innenfor følgende områder: Bruk av ekstravaktpool Tilpasse aktiviteten, redusere overbelegg Ressursbruk på tvers av enheter Styrt ferieavvikling Minimere vakanser Rekruttering til riktig tid for å unngå ekstraarbeid ved ledige stillinger Endre vaktlengde og bruk av forskjøvet vakt 6. Oppfølging av kompetanse- og bemanningsbehov på sikt Bemanningsoppfølging handler også om å planlegge ut fra forventet behov for kompetanse og bemanning på sikt (strategisk kompetansestyring). Foretaket har jevnt over god kontroll på personellbehov og tilgang på kompetanse, men registrerer vesentlige utfordringer innen spesialsykepleiergruppen. Dette gjelder i særlig grad operasjonssykepleiere og i noen grad anestesi- og intensivsykepleiere. Vi har også utfordringer knyttet til rekruttering av patologer og
Oslo universitetssykehus HF styresak 13/2013 Side 8 av 8 perfusjonister. Behovet for legespesialister med en bred faglig bakgrunn vil trolig bli større som følge av et stadig økende antall eldre pasienter med flere diagnoser. Strategisk kompetansestyring er derfor et satsningsområde med forankring i sykehusets fagstrategi, utdanningsstrategi og HR-strategi. Det er utarbeidet overordnede føringer på sykehusnivå for hvordan kompetansestyring i sykehuset skal gjennomføres (nivå 1 prosedyre). Denne beskriver blant annet prinsipper for identifisering av kompetansebehov og måling av kompetansenivå. I 2012 ble det igangsatt et arbeid som vurderer ulike alternativer for systemstøtte for dokumentasjon av kompetanse. Dette skjer blant annet i samarbeid med Sykehuspartner. Oslo universitetssykehus bidrar også i arbeidet som foregår regionalt og nasjonalt på området strategisk kompetansestyring.