Samdistribusjon av varer til kommunens enheter 22. desember 2010 Versjon: 1.0
Innhold 1 Bakgrunn og hensikt med prosjektet... 3 2 Prosjekteier... 3 3 Prosjektets hovedmål... 3 3.1 Prosjektets delmål... 3 4 Oppgavebeskrivelse og avgrensing... 3 5 Budsjettrammer herunder estimater... 4 6 Overordnede prosjektplaner med faser og milepæler... 4 7 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling... 4 8 Prinsipper for planlegging, oppfølging og statusrapportering... 6 9 Kvalitetssikring... 6 10 Informasjon... 6 11 Dokumentasjon... 6 12 Prosjektadministrative rutiner... 6 13 Kontrakter og avtaler... 6 14 Kriterier for prosjektavslutning... 7 15 Kritiske suksessfaktorer... 7 16 Lover og forskrifter... 7 17 Endringslogg... 7 Side 2 av 7
1 Bakgrunn og hensikt med prosjektet Kommunens anskaffelsesstrategi for perioden 2009-2012 ble vedtatt av bystyret juni 2009, sak nr. 08/36659. Et av tiltakene i den vedtatte handlingsplanen i strategien er å se på muligheten til å begrense utslippene ved smartere distribusjon crossdocking. Dvs. å se på muligheten til å distribuere varer gjennom en sentral vareterminal. Det forventes at dette har minimal netto kostnad men at det vil være en stor miljøgevinst. 2 Prosjekteier Innkjøpssjef - Jan Ivar Bjørnli. 3 Prosjektets hovedmål Prosjektet hovedmål er å bidra til at Trondheim kommune når sitt miljøkrav/-mål, ved å vurdere eventuelle miljøgevinster og økonomiske konsekvenser ved samdistribusjon av varer til kommunens enheter, og iverksette tiltak på bakgrunn av dette. 3.1 Prosjektets delmål Reduksjon av miljøutslipp o CO 2 o NO x o Svevestøv Effektivisering av bestiller-/mottakerfunksjonen Reduserte varekostnader Fjerning av krevende distribusjon vil føre til økt konkurranse ved anbudsrunder Økt sikkerhet i bl.a. skolegårder Økt trafikksikkerhet som en følge av redusert antall transportkilometer 4 Oppgavebeskrivelse og avgrensing Beskrive nåsituasjon: Avklare omfanget av transport mot kommunens enheter Beregne utslippene av CO 2 og NO x samt produksjon/oppvirvling av svevestøv Avklare hvordan bestilling/mottak av varer foregår i dag Avklare andre forhold som vil kunne påvirkes Beskrive ønsket situasjon: Redusering av transport til Trondheim kommunes enheter Beregne reduserte utslipp av CO 2 og NO x samt produksjon/oppvirvling av svevestøv Effektivisering av bestilling/varemottak Økt konkurransesituasjon Økt sikkerhet i bl.a. skolegårder Beslutte om anbudskonkurranse skal gjennomføres Gjennomføre anbudskonkurransen: Utarbeide konkurransegrunnlag Utlyse konkurransen på Doffin Side 3 av 7
Evaluere tilbudene Inngå avtale 5 Budsjettrammer herunder estimater Det er avsatt 2 personer i 50% stilling fra Innkjøpstjenesten i prosjektet dette ivaretas av Innkjøpstjenestens driftsbudsjett. I tillegg vil det være behov for at det opprettes fokusgrupper innenfor enkelte tjenesteområdene i kommunen. Det vil i perioder være behov for at disse har jevnlige møter. En representant fra hver av disse gruppene skal være en del av prosjektgruppen. For disse vil det være behov for en 20% stilling i perioden prosjektet pågår. I perioder kan det være aktuelt at andre ved Innkjøpstjenesten deltar i møter, disse må kunne innkalles og involveres etter behov. Det må påregnes at det er behov for bistand i forbindelse med måling av miljøbesparelser. Prosjektet vil søke om prosjektmidler fra Miljødepartementet gjennom Fremtidens byer, som et Forbildeprosjekt. 6 Overordnede prosjektplaner med faser og milepæler Prosjektstart januar 2011 Beskrivelse av nåsituasjon mars 2011 Beskrivelse av ønsket situasjon april 2011 Utarbeide prosjektrapport medio mai 2011 Beslutning anbudskonkurranse juni 2011 Utarbeide konkurransegrunnlag september 2011 Utlysning av konkurransegrunnlag medio september 2011 Innlevering av tilbud fra tilbydere oktober 2011 Evaluering november 2011 Avklaringer ferdig desember 2011 Avtaler undertegnet januar 2012 Nye rammeavtaler januar 2012 Implementering av avtale mars 2012 7 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektet organiseres med styringsgruppe, prosjektleder, prosjektgruppe og fokusgrupper. Styringsgruppen er oppdragsgiver og representerer eieren av prosjektet, og har det totale ansvar for prosjektets gjennomføring. Styringsgruppen skal: Fastsette mål for prosjektet. Beslutte vedr. planer (milepæler, tid, ressurser) Delta på styringsgruppemøter Foreta overordnede prioriteringer mht. innsatser og resultater, inkludert beslutning om anbudskonkurranse skal gjennomføres, og vurdere behov for involvering av politisk nivå. Beslutte vedrørende alle avvik/endringer (når prosjektet er utenfor toleransegrensene mht: mål/resultater, tider ressursinnsatser, kostnader). Side 4 av 7
Prosjektleders oppgaver: ledelse og oppfølging av arbeidet i samsvar med de oppsatte mål og planer: o Sikre effektiv ressursutnyttelse o Koordinering mellom arbeidsgrupper o Vurdere framdrift og resultater Rapporterer til styringsgruppen herunder å forberede og gi anbefalinger i saker som skal opp til beslutning i styringsgruppen Prosjektadministrative oppgaver (kalle inn til møter, skrive møtereferater, koordinere arbeidsoppgaver m.m.) Koordinere og motivere prosjektgruppa ihht. felles mål for arbeidet. Prosjektgruppen har faglig ansvar for alle aktiviteter. Prosjektgruppen oppretter og leder fokusgrupper. Prosjektgruppen vurderer, dokumenterer og rapporterer framdrift i samarbeid med prosjektleder. Fokusgruppen har ansvar for sitt tjenesteområde og for at de ulike behov ved de ulike tjenesteområdene blir ivaretatt. Det skal være en ansvarlig i hver fokusgruppe som skal være en del av prosjektgruppen. Styringsgruppa: Carl-Jakob Midttun Jan Ivar Bjørnli Rolf Aarland Marianne Langedal Prosjekteier: Jan Ivar Bjørnli Prosjektleder: Monika Strømmen Jensen Prosjektgruppa: Thomas Nerland Helse og omsorg Oppvekst og utdanning Byutvikling Side 5 av 7 Fokusgrupper: Helse og omsorg Oppvekst og utdanning Byutvikling
8 Prinsipper for planlegging, oppfølging og statusrapportering Prosjektgruppa planlegger og rapporterer i fellesskap fortløpende/ukentlig i prosjektmøtene. Statusrapportering til styringsgruppa skjer ved tett dialog og hvor prosjektleder innkaller styringsgruppa til styringsgruppemøter ved behov. Det opprettes sak på m:området som brukes som verktøy for all planlegging, oppfølging, statusrapportering og dokumentasjonslager i prosjektet. Hele prosjektgruppen skal ha tilgang til denne. Status diskuteres og eventuelle tiltak med ansvarstildeling skjer på de ukentlige prosjektmøtene. Prosjektgruppa har prosjektmøter hver mandag kl 9.00 11.00 Det vil jevnlig bli gjennomført møter med fokusgruppene. Det vil være ulik hyppighet til ulike faser i prosjektet. Arbeidstildeling skjer fortløpende på de ukentlige prosjektmøtene og dokumentasjon gjøres på m:området. 9 Kvalitetssikring Prosjektets resultater ihht. innhold og framdriftsplan kvalitetssikres ved hjelp av prosjektmøter og styringsgruppemøter. 10 Informasjon Prosjektet har etablert en egen prosjektside på kommunens intranettside. Her legges det ut nyheter og statusinformasjon fra måned til måned. I tillegg blir det informert om milepæler knyttet til prosjektets framdrift. Prosjektgruppen vurderer løpende informasjon om prosjektet. Prosjektet vil utarbeide en informasjonsplan. I tillegg vil all informasjon knyttet til den offentlige anskaffelsen bli lagt ut på www.doffin.no. 11 Dokumentasjon All dokumentasjon skal gjøres på m: området. Dokumenter som er arkivverdig skal overføres og lagres i ESA. 12 Prosjektadministrative rutiner Felles prosjektmøter gjennomføres ukentlig. Ressursene ved Innkjøpstjenesten har satt av 2 ½ dag hver i uken i prosjektperioden. Gjennom Innkjøpstjenestens u:området følges tidsrapporter, avviksrapportering, prosjektarkiv, dokumentasjonskrav m.m. opp. Styringsgruppemøter avholdes ved behov. Prosjektleder innkaller til møter. 13 Kontrakter og avtaler Foreløpig er det ikke inngått avtaler i prosjektet. Vurderer å bruke konsulenter for å beskrive miljøgevinster ved samdistribuering. Side 6 av 7
14 Kriterier for prosjektavslutning Fase 1: Prosjektrapport og beslutning om gjennomføring av anbudskonkurranse Fase 2: Signerte kontrakter. 15 Kritiske suksessfaktorer Forankring i rådmannens ledergruppe At prosjektdeltakerne har nok tid til gjennomføring av prosjektet Kompetansen til deltakerne i prosjekt-, styrings- og fokusgruppene Innvolvering med fokus og deltakelse av styringgruppa Innvolvering og teamarbeid av alle prosjektdeltakerne og fokusgruppen Felles bruk av m: området som prosjektstyrings- og dokumentasjonsbase Leverandørenes deltagelse Reforhandling av avtaler 16 Lover og forskrifter Lov om offentlige anskaffelser. 17 Endringslogg Dato Versjon Endret av: Beskrivelse av endring Side 7 av 7