ANSKAFFELSE NR 4/2014. SSA-K lille Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon

ANSKAFFELSE NR 4/2014 SSA-K lille Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon

Innhold 1 Innledning... 3 2 Kundens formål og omfang... 3 3 Forklaring til kravtabeller... 3 4 Krav til utstyr og programvare... 5 4.1 Tekniske krav... 5 4.2 Krav til bruksmessige egenskaper... 6 4.3 Integrasjon, kommunikasjon og administrasjon... 9 4.4 iljøkrav... 12 5 Krav til tjenesten... 14 5.1 Krav til utplassering/installasjon... 14 5.2 Krav til dokumentasjon... 15 5.3 Krav til opplæring... 16 5.4 Krav til tilgjengelighet og tjenestenivå... 17 5.5 Logistikk for toner, forbruksmateriell og slitedeler... 19 5.6 Krav til organisering av- og tilgang til supporttjenesten... 19 5.7 Konsulent- og rådgivningstjenester... 20 6 Andre krav... 21

Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon 1 INNLEDNING Dette bilaget inneholder Leverandørens besvarelse av kravtabellene samt en utdypende beskrivelse i egne punkter av hvordan kravoppfyllelse realiseres, inkludert de forutsetninger og begrensninger som gjelder for hvert av kravene. 2 KUNDENS FORÅL OG OFANG GIEK skal inngå avtale om leie av multifunksjonsmaskiner. Som multifunksjonsmaskiner forstås her maskiner med funksjonalitet for utskrift, kopiering, skanning til e-post og fellesområder og telefaks. Formålet med avtalen er å tilrettelegge nødvendig kapasitet og tilgjengelighet for å dekke GIEKs behov knyttet til dokumentproduksjon. Vi ønsker i størst mulig grad å standardisere, foreta en hensiktsmessig tilpasning av maskinparken, legge til rette for enkel tonerbehandling, og å ivareta miljøhensyn. Avtalen skal også gi stor fleksibilitet og høyt servicenivå ifm support og service. GIEKs ansatte skal sikres tilstrekkelige og lett tilgjengelige kopi- og utskriftsmuligheter til enhver tid. Det skal stimuleres til økonomisk og grønn skriverbruk. Pullprint-løsning (også kalt Follow me) og standard tosidig utskrift sparer papir. Leverandør av toner må tilby gode returrutiner. Skriverne skal ha energisparingsrutiner, med rask oppvåkning. I første omgang er det behov for å leie 5 multifunksjoner, med opsjon på inntil ytterligere fem maskiner i inntil fem år fra kontraktsinngåelsen. Videre skal avtalen kunne omfatte tilleggskjøp for å dekke fremtidige behov som kunne oppstå for kopi-, print-, og skanningmaskiner, og som ikke er kjent på nåværende tidspunkt. <Leverandørens besvarelse> 3 FORKLARING TIL KRAVTABELLER Det er i det følgende benyttet kravtabeller med nummererte krav. Krav Kundens krav Beskrivelse Krav type Tilbys Løsningsbeskrivelse Krav eranse: Beskrivelse: Kravtype: Viktige krav () Ønskede krav (B) Info (I) Svar: Løsningsbeskrivelse: Kravpunktets unike løpenummer Tekst som beskriver kravet Se tabell nedenfor Kravet er viktig og Å oppfylles. Kravet BØR oppfylles, men det er ikke et absolutt krav. Svar vil likevel ha betydning for evaluering av tilbudet. Ikke et direkte krav til leveransen, men leverandøren skal i sin løsningsbeskrivelse gi utfyllende informasjon. Svar vil ha betydning for evaluering av tilbudet. I hvilken grad leverandøren kan tilfredsstille kravet (Ja, Nei, ). For krav som besvares med, må det i løsningsbeskrivelsen særskilt utdypes hva som ikke kan tilfredsstilles. Utfyllende informasjon om hvordan kravet tilfredsstilles. Side 3 av 22

Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon Der Leverandøren f.eks. av plasshensyn ikke finner det hensiktsmessig å legge løsningsbeskrivelsen inn i selve kravtabellen, kan beskrivelsen legges rett under kravtabellen. I så fall skal det i kravtabellen gis entydig eranse til hvor løsningsbeskrivelsen ligger, og det skal i løsningsbeskrivelsen klart fremkomme hvilket krav som utdypes. Leverandøren er selv ansvarlig for å beskrive alle nødvendige løsningselementer for å få en komplett løsning, selv om ikke alle disse er kravsatt. Side 4 av 22

4 KRAV TIL UTSTYR OG PROGRAVARE 4.1 Tekniske krav Kundens krav Krav Beskrivelse 4.1.1 GIEK er en fremtidsrettet virksomhet, og i forhold til dette skal leveransen bestå av nye modeller og løsninger; ingen minsteversjoner eller modeller som er i ferd med å fases ut. Det forutsettes like fullt at modellene har gjennomgått og bestått testing og sertifisering i nødvendig oppfang hos leverandøren eller av tredjeparts sertifiseringsorgan. Krav type Opsjon Tilbys Løsningsbeskrivelse 4.1.2 4.1.3 4.1.4 askinene må støtte operativsystemene, Windows 7, Windows 8 og minimum Windows Server 2008 (både 32- og 64- bits operativsystem), samt ac OS 10.6.x 10.9.x. Vi ønsker også en bektelse på støtte for fremtidige versjoner av Windows og ac operativsystemer. Det bør være mulig å støtte utskrift fra lesebrett, både ipad og Android-baserte. askinene skal være robuste og driftssikre, og skal kunne operere med svært få driftsavbrudd. askinenes ean Time Between Failure (TBF) samt forventede levetid i antall år og antall klikk skal dokumenteres. B Side 5 av 22

Kundens krav Krav Beskrivelse 4.1.5 Løsningene som leveres må settes opp med tanke på å unngå problemer med datasikkerheten. Beskriv hvordan dette ivaretas. Krav type Opsjon Tilbys Løsningsbeskrivelse 4.1.6 askinene må ha støtte for PostScript og PCL 4.2 Krav til bruksmessige egenskaper inimum 600 X 600 ppt for alle maskiner 4.2.1 4.2.2 1. Likt brukergrensesnitt for alle maskintypene. 2. ulighet for høyvolums papirmagasin på alle typer maskiner. 3. Enkle rutiner for papirpåfylling og tonerskift. 4. askindisplay og drivere på norsk for alle maskiner. 5. askinene må tåle ulike typer papir. Oppgi hvilken vekt som håndteres. Side 6 av 22

4.2.3 Tilbyder skal levere tilbud om kortleserløsning/ pullprint / follow me. Kortleserløsningen skal bygge på eksisterende RFID-løsning på GIEKs adgangskort; Bilag 3. Det ønskes færrest mulig ekstra komponenter utover selve maskinen; en integrert løsning på maskinens display er ønskelig. Det skal være mulig å autentisere seg på utskriftsløsningen dersom en bruker har glemt sitt adgangskort, eksempelvis via displayet. Leverandøren skal beskrive hvordan dette håndteres. Tilbudt løsning skal beskrives. 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.2.8 inimum 70 svart/hvitt kopier pr minutt for alle maskiner. inimum 65 fargekopier pr minutt for alle maskiner. Dokumentmater må kunne håndtere minimum 250 ark. Skuffkapasiteten må være minimum 3000 ark (A3 og A4). inimum en skuff må kunne håndtere A3. Leverandøren bes beskrive skuffkapasitet. ultifunksjonsmaskinen skal som standard settes opp til å skrive ut i svart/hvitt og enkelt kunne velge fargeutskrift. Side 7 av 22

4.2.9 Det er viktig med rask oppstart fra dvale. Leverandør må oppgi tiden maskinen bruker på å skrive ut første side med tekst etter oppvåkning fra strømsparingshvile (first page out) på de tilbudte maskinene. 4.2.10 4.2.11 4.2.12 4.2.13 ulighet for stifting (hjørne/dobbelstift/heftestifting) og sett-sortering. ulighet for å brette dokumenter/produksjon av foldere ulighet for utskrift av konvolutter og etiketter Skriverdrivere skal være rene, uten ekstra irrelevant funksjonalitet. Det skal også leveres drivere for ac med samme funksjonalitet. Side 8 av 22

4.3 Integrasjon, kommunikasjon og administrasjon Krav Beskrivelse 4.3.1 Alle maskinene må kunne kobles opp i GIEKs nettverk, som er et switchet ethernet med 10/100/1000 BaseT. Eventuelle krav og forutsetninger fra leverandøren skal beskrives. Krav type Anslått volum Tilbys Løsningsbeskrivelse 4.3.2 4.3.3 4.3.4 Alle maskiner skal ha integrert Ethernet med TCP/IP og støtte for port 9100 (S standard TCP port for skrivere). Det bør være mulig å deaktivere eventuelle trådløse nettverkskort. ultifunksjonsmaskinene skal støtte LDAP/AD ved skanning til e-post og telefaks. Skanningen skal standard leveres i pdf/a-format, og ha mulighet for flere formater, minimum jpg. Det skal leveres løsning som gjør det mulig å skanne til fellesområder (UNC), og som kan lagre til webområder, dvs url. Leverandøren bes beskrive nærmere funksjonaliteten. Det skal være støtte for OCR-behandling. Leverandøren bes beskrive funksjonalitet for dette. Side 9 av 22

Krav Beskrivelse 4.3.5 GIEKs berøringsfrie autentiseringsbrikker basert på RFID skal benyttes for autentisering. Brikkene som benyttes er fra produsenten LEGIC og benytter HID teknologi. Se for øvrig nærmere beskrivelse i SSA-K lille Bilag 3. GIEK bruker icrosoft Active Directory for brukerautentisering. Beskriv hvordan tilbudt løsning støtter dette og eventuelle andre autentiseringsmekanismer. Krav type Anslått volum Tilbys Løsningsbeskrivelse Side 10 av 22

Krav Beskrivelse 4.3.6 Administrasjonsverktøyet bør kunne oppgradere alle skrivere av samme type i en jobb oppgradere utvalgte skrivere gradere alarmer etter viktighet resette innstillinger til standard for alle skrivere i en jobb resette innstillinger til standard for utvalgte skrivere rapportere status på skrivere og feilsituasjoner levere hendelseslogg, forbruksoversikt og annen relevant statistikk. Krav type B Anslått volum Tilbys Løsningsbeskrivelse Verktøyet må oppgraderes i takt med skriverne vi får. Leverandør må ha tilbud om regelmessige kurs, og kurs må inkluderes i avtalen. Administrasjonsverktøyet må være brukervennlig og intuitivt ved at administrative oppgaver kan gjennomføres via få steg. Løsningen skal kunne utvides og endres på en enkel måte ved omprioriteringer og flytting av maskinparken. Det skal tilrettelegges for enkel administrasjon ift dette 4.3.7 Beskriv de vanligste funksjoner som vil bli overvåket, enten via eget konsoll eller via SNP. Tilbyr leverandøren overvåking mht ombytting av maskiner for optimalisering av utnyttelse? I Side 11 av 22

Krav Beskrivelse 4.3.8 Sentral overvåking for automatisk toner-bestilling og vedlikehold skal dekkes. Krav type Anslått volum Tilbys Løsningsbeskrivelse 4.3.9 ultifunksjonsskriverne skal kunne programmeres, eksempelvis til å styre utskriftsjobber ved bruk av makroer etc. 4.4 iljøkrav 4.4.1 For produkter med en skriverfunksjon skal den deklarert lydeffekt LWAd iht ISO 9296, målt iht ISO7779, ikke overskride nivåene gitt av følgende formel: LWAd: 0.035 x SP + 5.9 (B) der SP er antall skrevne sider per minutt Videre skal produktet ikke overskride 7.5 (B) LWAd, med unntak av produkter der PP overstiger 71 sider per minutt. 4.4.2 Leverandøren må dokumentere at produsenten har ordninger for gjenbruk/resirkulering av brukte maskiner og tonerkassetter. B Side 12 av 22

4.4.3 askinene skal kunne settes standard til 2-sidig utskrift, med enkel endringsmulighet og tilbakefall til 2-sidig. askinene må også kunne settes standard til ensidig. 4.4.4 Ved utpakking og montering av maskiner, ved service og vedlikeholdsutstyr, skal avfall og emballasje tas i retur av leverandøren. 4.4.5 4.4.6 4.4.7 Produktene skal oppfylle gjeldende energisparekrav for dokumenthåndteringsprodukter (Imaging Equipment) iht ENERGY STAR eller tilsvarende ordning. Deler for drift, reparasjon, erstatning eller oppgradering garanteres å være tilgjengelig i minst 5 år etter at produktet er produsert. GIEK forbeholder seg retten til å kreve dokumentasjon fra leverandør for å verifisere innholdet i egendeklarasjon ved ovennevnte krav. Side 13 av 22

5 KRAV TIL TJENESTEN 5.1 Krav til utplassering/installasjon 5.1.1 askinene skal leveres ferdig montert, tilkoblet/oppkoblet og konfigurert på brukerstedet (klar til bruk). 5.1.2 5.1.3 1. Leverandør skal planlegge utplassering i samarbeid med GIEK. Leverandør skal designe og sette opp løsningen, inkl. SW, firmware, skriverdrivere, pullprintløsning, adminstrasjonsverktøy mm. 2. Leverandøren skal ha ansvaret for installasjon av maskiner, herunder oppsett i nettverk. Installasjonsrutiner bes beskrevet. Krav til medvirkning fra GIEK må angis. Leverandøren skal i Bilag 4 beskrive sin plan for realisering av dette, herunder eventuelle krav til GIEK. Alle leveranser er DDP GIEK; dvs at leverandøren har ansvaret for materiellet til det er installert og klart til overlevering. Side 14 av 22

5.2 Krav til dokumentasjon 5.2.1 Oppdatert servicedokumentasjon (inkl. instruksjon av feilretting og konfigureringsmuligheter) må være tilgjengelig for GIEKs IT-avdeling. 5.2.2 5.2.3 5.2.4 GIEKs IT-avdeling må holdes løpende oppdatert om nyheter og nye erfaringer, spesielt med tanke på datasikkerhet. Leverandør plikter å følge opp med informasjon om eventuelle sikkerhetstrusler mot leverte produkter, og anbefale oppgraderinger av firmware og skriverdrivere. Rettledning for skifte av toner og enkel feilretting må være tilgjengelig på norsk på hver maskin, på display eller annen måte. Beskriv hvordan for de tilbudte maskiner. Det må leveres enkle bruksanvisninger på norsk, fortrinnsvis elektronisk ed hver maskin skal det følge med produktdatablad på norsk, som også redegjør for utslipp av støy og ozon. Side 15 av 22

5.3 Krav til opplæring 5.3.1 Leverandøren bør tilby opplæring av brukere via e-læring eller lignende. Beskriv hva slags- og hvilket omfang av opplæring som tilbys. B 5.3.2 5.3.3 Leverandøren skal tilby on-site opplæring. Leverandøren skal stå for opplæring av GIEKs IT-avdeling i forbindelse med installeringen. Opplæringen skal omfatte førstegangsoppsett konfigurering enkel feilsøking feilretting, med mer Leverandøren må kunne tilby tekniske kurs regelmessig. Side 16 av 22

5.4 Krav til tilgjengelighet og tjenestenivå 5.4.1 Leverandøren skal beskrive hvilke tjenester som inngår i avtalen for både utstyr og programvare. Følgende er et minimum: - brukerstøtte - forebyggende vedlikehold - feilretting - programvareoppdatering - automatiserte bestillingsrutiner for toner og eventuelt stifter 5.4.2 5.4.3 5.4.4 Leverandøren skal tilby regelmessig, forebyggende vedlikehold, som inkluderer sjekk av hendelseslogg, slitedeler, riktig versjoner av drivere og firmware, rengjøring og støvfjerning. Servicenivå og frekvens skal beskrives. Leverandøren bes beskrive eventuelle elektroniske feilmeldingstjenester på maskinene. Ved tilkalling vedrørende feil på «Follow me»løsningen skal Leverandøren på oppfordring fra Kunden starte feilsøking/diagnose ved hjelp av VPN forbindelse senest innen 2 timer. Kan ikke feilen rettes via VPN forbindelse starter reise senest innen en time fra feilsøking/diagnose er avsluttet. Dette gjelder i arbeidstiden 8-16 hver ukedag. Ved tilkalling vedrørende andre feil skal Leverandøren på oppfordring fra Kunden møte i Kundens lokaler senest innen 4 timer i arbeidstiden (8-16 hver ukedag). Side 17 av 22

Leverandøren bes foreslå nivåer for prisavslag som står i 5.4.5 et rimelig forhold til at avtalt tjenestenivå iht ovenstående eventuelt ikke overholdes. 5.4.6 Feil på utstyr og/eller programvare skal rettes innen 16 arbeidstimer (hverdager 8-16) etter at feilen er meldt til leverandøren via elektronisk feilmeldingstjeneste eller fra GIEKs 1. linje. Leverandøren skal på forespørsel levere rapporter som viser antall feil og gjennomsnittlig feilrettingstid pr måned og eventuelt om vi kan ta dem ut selv. 5.4.7 5.4.8 5.4.9 Ved brudd på avtalt feilrettingstid tilbyr leverandøren et prisavslag på kr <SETTES INN AV LEVERANDØREN> pr time over gjennomsnittlig feilrettingstid målt pr kalendermåned. Dersom leverandøren ikke klarer å reparere maskinen innen avtalt feilrettingstid, skal leverandøren utplassere en lånemaskin på plassen. Dersom en maskin har 3 like feil eller totalt 5 feilsituasjoner i løpet av 3 måneder, skal maskinen erstattes med ny maskin av leverandøren uten ekstra kostnad. Side 18 av 22

5.5 Logistikk for toner, forbruksmateriell og slitedeler 5.5.1 Toner, og ev. stifter skal leveres til GIEKs lokaler i Dronning auds gate 15, tydelig merket med navn på skriver. 5.5.2 GIEK skal i tillegg til rutinemessige leveranser ha et lite reservelager av forbruksmateriell som toner og stifter på eget teknisk lager. 5.6 Krav til organisering av- og tilgang til supporttjenesten 5.6.1 Leverandøren skal tilby supporttjenester med god tilgjengelighet og responstid. B Leverandørens bes beskrive hvordan han tilpasser seg GIEKs tekniske supportbehov. Leverandøren bør kunne tilby faste service- og kontaktpersoner. Side 19 av 22

5.6.2 Leverandøren skal dokumentere sine interne rutiner og verktøy som også inkluderer evt 3.part og evt øvrig eskalering. Vi forutsetter at leverandøren har veletablerte interne oppfølgingsrutiner v/feilrapportering, slik at saker ikke forsvinner, men kan spores og dokumenteres. Det forutsettes at leverandøren har gode rutiner som sikrer at servicetekniker får tilstrekkelig informasjon om saken og kan rette feil v/første besøk. 5.7 Konsulent- og rådgivningstjenester 5.7.1 Leverandøren skal kunne tilby konsulent- og rådgivningstjenester knyttet til anskaffelsens gjenstand og formål. Leverandøren skal i Bilag 6 gi en nærmere beskrivelse av tilbudt kompetanse. Side 20 av 22

6 ANDRE KRAV De oppstilte krav i Bilag 1 skal besvares i Bilag 2, hvor 6.1.1 Leverandøren skal også innta en overordnet løsningsbeskrivelse av de tilbudte ytelser samt alle forutsetninger av generell, merkantil, funksjonell eller teknisk karakter som er relevante for at Kunden skal kunne benytte de tilbudte tjenester og løsninger. De tjenester og løsninger som tilbys skal samvirke med 6.1.2 Kundens tekniske plattform som beskrevet i Bilag 3 og innenfor de økonomiske rammer som følger av Leverandørens priser i Bilag 7. Eventuelle krav om endringer i Kundens tekniske plattform 6.1.3 eller andre forutsetninger for leveransen som kan ha betydning skal uttømmende beskrives som svar på dette krav for å kunne gjøres gjeldende. Krav relatert til prosjektgjennomføring er oppstilt i pkt 5.1 i 6.1.4 dette bilaget samt i Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan. Leverandøren skal beskrive sitt forslag til prosjektgjennomføring basert på sin beste praksis i samsvar med kravene i dette bilaget. 6.1.5 Krav relatert til test og godkjenning er oppstilt i pkt 5.2 i dette bilaget samt i Bilag 5 Test og godkjenning. Leverandøren skal besvare kravene og beskrive sitt forslag til gjennomføring av test og godkjenningsrelaterte aktiviteter basert på sin beste praksis i samsvar med kravene i dette bilaget. Side 21 av 22

6.1.6 Krav vedrørende organisering, bemanning og samhandling er oppstilt i Bilag 6 Administrative bestemmelser. Leverandøren skal beskrive sitt forslag til bemanning, tilbudt kompetanse og samhandling mv basert på sin beste praksis i samsvar med kravene i dette bilaget. Side 22 av 22