All tilbudt programvare skal kunne gjengi norsk / nordisk tegn (æ, ø, å) og all nødvendig programvare skal være inkludert i priser.

Transkript

1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon 1 Formål med anskaffelsen Universitetet i Agder har som intensjon å gå til anskaffelse av RFID-brikker og utstyr for selvbetjent utlån og innlevering av dokumenter til sitt bibliotek på Campus Kristiansand. Produktene skal være pålitelige og inneha god funksjonalitet slik at vi kan tilby våre brukere et moderne og effektivt system for selvbetjening, samt at bibliotekets personale blir frigjort fra en del rutineoppgaver. 2 Anskaffelsens innhold og omfang Universitetsbiblioteket i Agder (UBA) benytter BIBSYS som digitalt biblioteksystem. Det nye utstyret skal fungere sammen komponent for komponent og mot BIBSYS slik det er i dag og BIBSYS/Alma slik den blir fra All tilbudt programvare skal kunne gjengi norsk / nordisk tegn (æ, ø, å) og all nødvendig programvare skal være inkludert i priser. For produkter der det er relevant, skal det oppgis hvilke tilkoblinger / infrastruktur for strøm og IT som kreves. UiA har ansvar for å tilrettelegge dette på egen regning. Biblioteket ser følgende utstyr i sammenheng: BIBSYS (implementert fra før) RFID-brikker RFID arbeidsstasjoner RFID hylleleser (portabel leteenhet/letepinne) Alarmportaler Selvbetjeningsautomater for utlån og retur Enkel returstasjon For mengdeangivelser, se Bilag 7a Prismatrise. Alle spørsmål og beskrivelser som tilbydere er bedt om å svare på, skal gjøres i Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse. Tilbydere skal også vedlegge produktblad for tilbudte produkter. 2.1 RFID-brikker RFID-brikker skal benyttes for bøker, noter, tidsskrift og CD/DVD. Brikkene skal tilfredsstille standard ISO 28560, med norsk profil. Universitetet ønsker brikker med god rekkevidde og kvalitet. UBA ønsker tilbud på RFID-brikker for trykt materiale med følgende utforming: 1. RFID-brikke med påtrykt institusjonsnavn (Universitetsbiblioteket i Agder, Kristiansand) og påtrykt Bibliotek-nummer (LIB ) 2. RFID-brikke med påtrykt institusjonsnavn (Universitetsbiblioteket i Agder, Kristiansand), påtrykt Bibliotek-nummer (LIB ), påtrykt unik ID-nummer Parafer / Side 1 av 5

2 med tilhørende strekkode. Samme ID-nummer skal også være lagret på RFID-brikke (9 tegn). Valgt leverandør vil få oppgitt aktuell nummerserie. For RFID-brikker for CD/DVD så skal RFID-brikke være mest mulig transparent og dekke hele platen. Tilbyder skal besvare / beskrive følgende kulepunkter: Generell beskrivelse av tilbudte RFID-brikker samt bekrefte / redegjøre om krav (i RFID-brikkenes levetid både ved bruk og lagring. Det forutsettes selvklebende brikker, men kvalitet på limens styrke bes opplyst. Brikkenes rekkevidde (for CD/DVD-brikker og bokbrikker). Feilprosent for brikkene. Opplysninger vedrørende praktisk montering og bruk av brikkene: Det ønskes beskrevet plassering av brikker i bøker og CD/DVD for at brikkene skal fungere tilfredsstillende, tilgjengelige størrelser på brikker, hvilke verktøy som er behov for og nyttig ved merking av eksisterende samling, om brikkene leveres på rull/dispenser/andre praktiske løsninger. 2.2 RFID arbeidsstasjoner Det skal leveres komplett utstyr til 8 arbeidsstasjoner / konvertering. I tillegg ønskes det opsjon på leveranse av ytterligere 5 stk RFID arbeidsstasjoner. Brikkeleser: Denne skal kunne plasseres både oppå skrankens bordplate eller henges under bordplate. Vi ønsker lesere som har god lesekapasitet i forhold til antall dokumenter og samtidig har klart avgrenset leseområde. Programvare: UBA er tilknyttet BIBSYS biblioteksystem. Det skal leveres programvare som er kompatibelt med BIBSYS. I konverteringsfasen må programvaren kunne ta i mot data fra strekkodeleser for innlesing i RFID-brikke. Universitetet holder selv PC med operativsystem Windows 7 og strekkodeleser. Generell beskrivelse av tilbudt brikkeleser samt bekrefte / redegjøre om krav (i Leseavstand for brikkeleser: Er det begrensning på platetykkelse på bordplate for montering av brikkeleser under denne, eventuelt andre begrensinger? Størrelse på brikkeleser: De fysiske mål skal oppgis. Leverandøren skal oppgi hvilke språk grensesnittet tilbys i. Lisensiering av programvare: Det ønskes en beskrivelse av lisensieringsmodell der det blant annet opplyses om det er begrensinger på antall PC-er som programvaren kan installeres på. 2.3 RFID-hylleleser Det skal leveres 1 stk hylleleser. UBA ønsker en hylleleser som er portabel og enkel å bruke. Parafer / Side 2 av 5

3 Følgende funksjoner er ønskelige: identifisere dokumenter som ikke er RFID-merket identifisere dokumenter som er reserverte identifisere dokumenter som tilhører andre bibliotek identifisere dokumenter som er feilplassert på hylle identifisere dokumenter der RFID-brikken ikke virker eller er tom for informasjon Generell beskrivelse av tilbudt hylleleser Tilbyder skal beskrive om funksjonene nevnt over er tilgjengelige Tilbyder skal beskrive hvilken nettilknytning som kreves 2.4 Alarmportaler Det skal leveres alarmportaler til 2 dører 1 enkeltdør og 1 dobbeltdør. Alarmportalene må kunne gi alarm visuelt og med lydsignal. De tilbudte alarmportalene skal inkludere løsning for besøkstelling. Det er ønskelig at alarmportalene skal kunne integreres med biblioteksystemet BIBSYS, og at opplysninger om dokumenter som det ikke er registrert utlånt overføres til en eller flere arbeidsstasjoner. Portaler skal plasseres foran: 1 stk enkeldør med netto bredde 1,3 meter. 1 stk dobbeldør med netto bredde 2,2 meter til sammen. Portaler skal stå med minimum innbyrdes avstand på 1,2 m. Dette kravet er av hensyn til universell utforming. Tilbyder skal beskrive tilbudte alarmportaler samt bekrefte / redegjøre om krav (i Tilbyder skal beskrive hvordan tilbudte alarmportaler kan integreres med BIBSYS. UBA ønsker å ha muligheten til å kunne deaktivere visuell alarm eller lydsignal. Tilbyder bes om å beskrive om dette er mulig i tilbudt løsning. Estetikk: UBA har nye og moderne lokaler (se Bilag 1b Bilde av bibliotek) og ønsker derfor at alarmportalene skal gjenspeile dette med hensyn på utseende/design. Det skal vedlegges bilder og/eller brosjyrer av alarmportaler. Følsomhet/rekkevidde: Det ønskes opplysninger om rekkevidde for god brikkeavlesing forutsatt dokumenter oppi vesker. Tilbyder skal beskrive funksjonalitet når det gjelder tilhørende programvare. Tilbyder skal oppgi hvilke språk grensesnittet tilbys i. 2.5 Selvbetjeningsautomater for utlån og retur Det skal leveres 3 stk selvbetjeningsautomater som skal fungere sammen med biblioteksystemet for øvrig (SIP2 protokoll). Selvbetjeningsautomatene skal plasseres nært inn/utgangsdørene i biblioteket. Følgende krav for selvbetjeningsautomatene må oppfylles: Parafer / Side 3 av 5

4 Skal tilby fleksibel lesing av strekkoder på studentkort, ansattkort samt nasjonalt lånekort for Norge. Skal markere at dokumenter er utlånt. Mulighet for innlevering. Skille vanlig retur fra reserverte og innlånte dokumenter. Skal ha motorisert hev / senk løsning for å ta hensyn til krav om universell utforming. Skal kommunisere med biblioteksystemet og oppdatere lånestatus i sanntid. Automaten skal som minimum ha norsk og engelsk brukergrensesnitt som er enkelt forståelig for brukerne. Kvitteringsskriver. Alle produktene må være robuste og lette å rengjøre. Det er ønskelig at følgende funksjoner finnes: Skal kunne lese strekkoder for dokumenter (norsk standard) i tillegg til radiobrikke. Tekster/visuell presentasjon på skjermen bør kunne endres av systemansvarlig hos UBA. Tilbyder skal beskrive tilbudt selvbetjeningsautomat samt bekrefte / redegjøre om krav (i Estetikk: UBA har nye og moderne lokaler og ønsker derfor at automatene skal gjenspeile dette med hensyn på utseende/design. Det skal vedlegges bilder og/eller brosjyrer. Det bes oppgitt hvor mange dokument som kan leses samtidig. Det bes oppgitt om automaten har innebygget flere språk enn kravet norsk og engelsk, og i tilfelle hvilke. Det bes oppgitt om mulighet for tilgang til lånestatus samt fornying av lån. 2.6 Enkel returstasjon Det skal leveres en returløsning for reserverte og fjernlånte dokumenter. Returløsningen skal betjene innleverte dokumenter fra en eller to selvbetjeningsautomater. Det er nødvendig med RFID-leser og kommunikasjon til biblioteksystemet. Returstasjon må være koblet til selvbetjeningsmaskinen slik at den stopper opp / gir beskjed til låneren at det aktuelle materialet er reservert eller tilhører andre eierbibliotek. Returstasjon skal være låst / lukket slik at det kun er ansatte som har tilgang til dokumentene i returstasjon. Tilbyder skal beskrive tilbudt returstasjon samt bekrefte / redegjøre om krav (i Parafer / Side 4 av 5

5 3 Opplæring Tilbyder skal beskrive / redegjøre for hvordan opplæringen av tilbudt utstyr og programvare vil gjennomføres slik at UBA raskt kan ta i bruk RFID etter idriftsetting. UBA ser for seg at det er minimum 5 av våre ansatte som skal ha opplæring i det nye utstyret. Opplæringen skal foregå i UBA s lokaler på Campus Kristiansand. 4 Serviceavtale UBA ønsker en leverandør med en god og tilgjengelig serviceavdeling / support. Det skal tilbys 1 hovedkontaktperson som UBA skal forholde seg til. Vedkommende skal beherske norsk eller et annet skandinavisk språk. Det skal være 2 års garanti på utstyret (jf. pkt. 14 i Standardkontrakt varekjøp). Det forutsettes at service, vedlikehold, bytte av slitedeler samt oppgradering av all relevant programvare er inkludert i tilbudsprisen i garantiperioden. UBA ønsker som opsjon en 3-årig serviceavtale som begynner å løpe etter garantitidens utløp. I prismatrisen skal pris pr år oppgis og alle kostnader for gjennomføringen av serviceavtalen skal være inkludert. Tilbyder bes om å beskrive innhold i tilbudt serviceavtale, herunder minimum: - tilgjengelighet / åpningstider - responstider - programvareoppdateringer 5 Levering UBA skal introdusere RFID-teknologien for brukerne ved studiestart medio august 2014 og har derfor i perioden mai august innhentet ekstra ressurser som skal bistå med konvertering av vårt materiale. Tilbyder skal oppgi leveringstid for de ulike produktene som tilbys (i dager eller uker) fra mottak av bestilling. Tilbyder skal også beskrive en plan for levering, montering, testing, opplæring og idriftssetting som skal inneholde tidsangivelse for hver av disse prosessene. Omforent framdriftsplan vil bli utarbeidet i samarbeid med valgt leverandør. Valgt leverandør skal for egen regning ta hånd om all emballasje og lignende i forbindelse med levering og installasjon. Alle arbeider skal utføres etter RENT BYGG-metoden slik denne er beskrevet i RENT BYGG håndboken, siste utgave. Parafer / Side 5 av 5