Forespørsel 14/2016 RFID-automater og reserveringsbokser Vedlegg1/Bilag 1 KRAVSPESIFIKASJON

Transkript

1 Forespørsel 14/2016 RFID-automater og reserveringsbokser Vedlegg1/Bilag 1 KRAVSPESIFIKASJON 1. Behovsspesifikasjon 1.1 Behov Automatene skal brukes av bibliotekets brukere til selvbetjent utlån og innlevering av bibliotekets fysiske materiale. Reserveringsboksene skal benyttes til å skille ut materiale som må behandles videre av personalet. 1.2 Leveransens deler Leveransen skal innehold alle de elementer som er nødvendig for en automat hvor brukerne kan låne og levere tilbake materiale selv. Alle komponenter og deres funksjon skal beskrives i tilbudet. Automaten skal lese nasjonale lånekort med strekkode, lånekort fra mobil og materialets informasjonsbærere som vil være RFID-brikker. Det er ønskelig at leverandøren kan tilby ulike modeller som kunden kan velge blant, så lenge minimumskravene oppfylles, slik at kunden kan vurdere pris og kvalitet opp mot behovet på ulike arbeidsplasser. Hvis det gis tilbud på ulike komponenter skal det gis klare spesifikasjoner som gjør det enkelt å sammenligne produktene. Leverandøren skal opplyse om kompatibilitet mellom de ulike produktene. Leverandøren skal også gi en vurdering av de ulike modellene som tilbys og eventuelt gi en anbefaling. De ulike modellene oppgis i prisskjemaet. Krav som stilles til spesielle komponenter er beskrevet senere i dokumentet. 2. Krav til produktenes funksjon og kvalitet Leverandøren er ansvarlig for at leveransen svarer til de krav som er stilt av oppdragsgiver og for de spesifikasjoner som er gitt i tilbudet. Oppdragsgiver ønsker produkter av høy kvalitet som har lang levetid og utviklingsmuligheter. Dokumentasjon av kvalitet og utviklingsmuligheter vil derfor bli vektlagt i vurderingen av tilbudene. Krav til funksjon og kvalitet som er angitt i tabellen nedenfor, kommer i tillegg til krav beskrevet i pkt. 2, over. Kravene er delt i to kategorier: absolutte krav som må oppfylles dersom tilbudet skal vurderes videre i konkurransen, og ønsket funksjonalitet. Manglende oppfyllelse av absolutte krav er avvisningsgrunn. Besvarelsen på oppdragsgivers ønsker om funksjonalitet og kvalitet vil inngå i vurderingen av vektingskriteriet kvalitet.

2 2.1 Datamodell Løsningen skal følge internasjonal standard med norsk profil. ISO familien, ISO eller tilsvarende For mer informasjon, se Protokoll - Skal kommunisere via SIP2 protokoll som biblioteket har anskaffet og installert. - Protokollen skal støtte UTF-8 encoding. - Automaten må støtte SIP timestamp (YYYYMMDDZZZZHHMMSS) som definert i SIP2 standard og konvertering til locale eller valgt format i automaten (dette gjelder alle transaksjoner, lever/forny/reserveringer, etc. og må bruke felter som definert i SIP2/3 standard) Leverandøren bes å opplyse om erfaring med implementasjon mot andre protokoller som NCIP og SIP Kompatibilitet Produktene skal være kompatible med andre RFIDprodukter som følger nevnte standarder. Leverandøren bes dokumentere dette. Eventuelle begrensninger i kompatibilitet skal oppgis i tilbudet.

3 2.4 Kommunikasjon Deichmanske bibliotek utvikler for tiden et eget med biblioteksystem biblioteksystem basert på Koha. Det kreves at løsningen kommuniserer via SIP2-protokoll med dette biblioteksystemet. Det skal dokumenteres hvordan dette løses. Leverandørene bes opplyse om hvilke biblioteksystemer de har erfaring med å integrere løsningen mot og hvilke protokoll som er benyttet i integrasjonen. 2.5 Universell utforming 2.6 Fysiske komponenter Automater er omfattet av «Forskrift om universell utforming av informasjons- og kommunikasjonsteknologiske (IKT)-løsninger». Tilbudte automater må derfor være i henhold til lovverket: juli/id756388/ Automatene skal ta hensyn til universell utforming i fysisk design og brukergrensesnitt. Spesielle krav i forhold til universell utforming er også beskrevet under de enkelte punktene. Leverandøren skal beskrive hvordan produktet er tilpasset universell utforming. Automaten skal bestå av alle nødvendige komponenter. Leverandør skal beskrive komponentene som inngår. Komponenter det stilles spesielle krav til er beskrevet nedenfor. Det er ønskelig at krav Norges Blindeforbund har satt til minibanker og billettautomater følges. Se:

4 2.6.1 Leser (reader) og antenne Antennen og leser skal være tilpasset hverandre slik at disse sammen gir så gode leseegenskaper som mulig på alle materialtyper. Leverandørens beskrivelse av produktene med de spesifikasjoner det er bedt om vil bli vektet som kvalitet. Beskrivelse skal om mulig underbygges av tester. Leser skal ha USB-tilkobling eller tilsvarende. Det skal oppgis hvilke øvrige tilkoblinger leseren har. Leverandørens skal oppgi om antennen har justeringsmuligheter i forhold til følsomhet. Hvis det er nødvendig med spesiell skjerming i møbler, skal dette oppgis. Det skal oppgis hvis det stilles spesielle krav til materialene i møblene utstyret skal plasseres i. For antenne skal leverandøren oppgi spesifikasjoner med blant annet frekvens, rekkevidde og grad av skjerming. Antennens eventuelle mulighet for justering vektes. For leser skal leverandøren oppgi spesifikasjoner med blant annet ytelse, antall kanaler, effekt (i watt), stabilitet og størrelser. Leverandør skal oppgi hvor mange enheter (radiobrikker) som kan leses samtidig. Leverandøren skal beskrive eventuelle problemstillinger rundt dette og beskrive hvordan dette best kan løses. Leverandørene skal spesielt beskrive hvordan automaten takler å lese med CD-/DVD-sett som inneholder mange enheter (plater) på en gang og utfordringer rundt dette.

5 2.6.2 Talltastatur Talltastatur for tasting av PIN-kode skal inngå i automaten. Leverandøren skal beskrive om talltastaturet er en egen fysisk komponent eller om talltastatur kommer opp på skjerm. For fysisk talltastatur skal tast 5 ha taktil merking slik at slik at synshemmede kan kjenne denne tasten. Det er ønskelig at talltastatur følger anbefalingene fra Norges blindeforbund. Talltastatur på skjerm er ikke en god løsning for synshemmede og det er derfor ønskelig at det er mulig å benytte et fysisk talltastatur. På grunn av synshemmede er det ønskelig at talltastatur har samme rekkefølge på tallene som betalingsautomater, se EN on keypads ny standard for tastatur i forbindelse med betalingsformidling Skjerm Skjermen skal ha god kontrast. Leverandøren skal oppgi om skjermen er trykkfølsom. Det er ønskelig at skjermens plassering tar hensyn til at synshemmede kan ha behov for å komme nær inntil skjermen. Leverandør bes redegjøre for hvordan skjerm best kan justeres. Leverandøren skal oppgi spesifikasjoner og modelltype(er) for tilbudt(e) skjerm(er) PC PC skal leveres med et nyere OS med lang supporttid PC skal ikke ha eldre operativsystem enn Windows 7. Helst et *nix basert system (debian /ubuntu/centos LongTermSupport) Kvitteringsskriver Kvitteringsskriver skal inngå i leveransen. Kvitteringsskriver skal ha en brukervennlig plassering og det skal være lett å skifte papir. Kvitteringsskriveren skal støtte UTF-8. Leverandøren skal oppgi hvilke type papir kvitteringsskriveren bruker.

6 2.6.6 Strekkodeleser for lånekort og mobiltelefon Automaten skal ha leser for strekkode på lånekort. Leser skal kunne lese nasjonale lånekort og lånekort på mobil. Leseren skal ha god bredde slik at den leser strekkode i hele kortets bredde. Det skal være mulig å justere strekkodeleseren. Leverandør skal oppgi hvor strekkodeleseren er plassert. Strekkodeleseren skal kun benyttes til å lese fysiske lånekort og lånekort på mobil, ikke fysisk materiale. 2.7 Programvare Leveransen skal inneholde nødvendig programvare for automaten Programvare Hver låner må identifisere seg med lånekort og pinkode Automatene skal deaktivere alarm ved utlån Automatene skal aktivere alarm ved innlevering Automatene skal automatisk «logge ut» låneren etter et visst tidsrom uten aktivitet. Automaten må kunne avvise lånere som av forskjellige grunner er sperret fra å låne (skylder for mye penger, ugyldig lånekort, feil pinkode, sperret låner). I tillegg til spesielle krav fremsatt i etterfølgende punkter vil programvarens bli vektet ut i fra en helhetlig vurdering av funksjonalitet og utviklingsmuligheter. Det er ønskelig for oppdragsgiver å selv kunne bestemme hvor lang tid det tar før låner blir automatisk logget ut uten aktivitet. Automatene bør kunne settet til automatisk å slå seg på ved åpning av biblioteket og automatisk slå seg av ved stenging. Det bør være mulig på en enkel måte å ta ut statistikk over bruken av automatene. Aktuell statistikk er bruk over tid (pr. time, pr ukedag), antall avviste dokumenter osv. Automaten må kunne avvise dokumenter som av forskjellige grunner er blokkert fra å kunne bli lånt (ikke til utlån, reservert til annen låner)

7 2.7.2 Programvare valg Automaten skal minimum tilby brukeren følgende valg: Det er ønskelig at bruker skal kunne velge å fornye utlånt av funksjon Låne ut materiale og slette reserveringer fra funksjon sjekk status Levere inn eller tilsvarende. Oversikt over lånte bøker Oversikt over bøker til avhenting med hentenummer (reservasjonsnr.) Automaten skal kunne settes opp slik at brukerne selv kan velge mellom alle eller noen, av valgene. Eventuelt skal biblioteket kunne velge å låse automaten til ett eller flere valg.

8 2.7.3 Programvare - Automaten skal støtte utvidet tegnsett (UTF-8). utskrift Automaten skal skrive ut kvittering eller sende kvittering på epost for: utlån, innlevering og bøker til avhenting (reserverte bøker som står klart til henting). Kvittering for utlån og innlevering skal som minimum inneholde: Lånekortnummer Dato Nok informasjon til å identifisere og skille hvert enkelt materiale (f.eks. tittel, tittelnummer, eksemplarnummer, eventuell forfatter/ansvarlig, medietype) Dato for innlevering spesifisert for hvert lån Kontaktinformasjon for biblioteket. Leverandøren skal oppgi hvilke valg biblioteket har for å styre kvitteringsutskriftene. For eksempel automatisk utskrift, brukervalgt utskrift. Leverandørens beskrivelse av utskriftsfunksjon og bibliotekets mulighet til selv å styre utskrifts funksjon og utforming vil bli vektet som kvalitet Programvare - PIN-kode Brukergrensesnitt / Programvarens brukervennlighet Leverandøren skal oppgi i hvilken grad biblioteket kan styre utformingen av utskriften. Automaten skal være tilpasset slik at biblioteket kan benytte PIN-kode ved utlån og sjekking av status. Programvaren skal være enkel å bruke. Dokumentasjon av grensesnitt skal oppgis i henhold til konkurransegrunnlag pkt. 4.2, bilag 2. Leverandøren skal beskrive løsning for bruk av PIN-kode Det bør være mulig for systemansvarlig hos kunde selv å gjøre endringer av brukerdialog (tekster og eventuelt skjermbilder) hvis det er behov for det.

9 2.7.6 Programvare Fjernadministrasjon Det er ønskelig for oppdragsgiver å kunne fjernstyre automatene med tightvnc eller tilsvarende. / Drift Det er ønskelig at hver enkelt automat har et tilgjengelig API som kan polles mht. status, oppetid og evt. noe statistikk Språk Brukergrensesnitt skal minimum være på norsk bokmål og engelsk Det er ønskelig at brukeren kan velge brukergrensesnitt på andre språk. Leverandøren skal oppgi hvilke språk det er leveres brukergrensesnitt på og om det er mulig for kunden selv å oversette brukergrensesnittet og legge til nye språk. Leverandøren skal oppgi eventuelle begrensninger; hvilke språk (tegnsett) det ikke kan oversettes til. Dokumentasjon skal fortrinnsvis være på norsk (ev. dansk eller svensk). I visse tilfeller kan dokumentasjon på dansk eller svensk godtas, men oppdragsgiver forbeholder seg da rett til å be om oversettelse av enkelte deler av dokumentasjonen ved behov. Det skal oppgis hvilket språk dokumentasjonen tilbys på Brukerdialog på skjerm Brukerdialog skal være enkel og tydelig. Leverandøren skal beskrive og dokumentere brukerdialog med tekst og skjermdumper. Herunder den dialog som skjer ved: reservert materiale materiale som er sperret for utlån i automat feil pinkode lånekort som er sperret for utlån Det er ønskelig at kunden selv kan gjøre endringer i brukerdialog slik at dialog og instruksjoner i forhold til utlån og innlevering kan tilpasses lokale rutiner. Det er ønskelig at brukerdialog er illustrert både med tekst og illustrasjoner. Leverandør skal beskrive hvordan kunden eventuelt kan gjøre endringer (grensesnitt og om det gjøres lokalt på hver maskin eller sentralt) Det er ønskelig at sluttbruker selv kan justere størrelsen på teksten.

10 2.7.9 Brukerdialog for synshemmede Brukerdialog skal være tilpasset av automatene slik at de også skal kunne brukes av synshemmede. Leverandøren skal beskrive automatens brukervennlighet overfor synshemmede. Det er ønskelig at brukerdialog i tillegg til skjerm har lyd. På grunn av personvern bør ikke dialogen formidles via høyttalere, men ved at bruker kan benytte egne eller bibliotekets hodetelefoner som bruker selv kobler til for å få høre brukerdialog og eventuelt opplesning av lånt/innlevert materiale. 2.8 Automatmøbel Automatene skal være tilpasset ulike brukere (barn, voksne, rullestolbrukere), enten ved at det finnes en heve- /senkefunksjon eller at det er mulig å plassere/stille inn automatene i faste, ulike høyder. Automatene skal ha en utforming som ivaretar tilgjengelighet for rullestolbrukere. Møblene skal beskrives med nøyaktige mål og det skal leveres fotografier eller tegninger av møblene. Det er ønskelig at leverandøren kan tilby et utvalg møbelmodeller kunden kan velge mellom slik at møbelet kan tilpasses den enkelte avdelings interiør. Det er ønskelig at automatmøblene som tilbys både er frittstående møbler, møbler som kan monteres på vegg og bordmodell.

11 2.9 Reserveringsboks for materiale som krever spesiell behandling (reservert, fjernlån, til andre avdelinger osv.) Det skal leveres en løsning for håndtering av innlevert materiale som krever spesiell behandling. Leverandør skal gi en grundig beskrivelse av utforming og funksjon. Ved innlevering på automat uten sorteringsanlegg er det en utfordring at materialet som er reservert til andre brukere havner på åpne traller eller hyller. Det er derfor behov for en skjermet anordning for innlevert materiale. Det ønskes tilbud på en lukket anordning som i samspill med automat og biblioteksystem sørger for at materiale som ikke skal settes opp på hyllene, plasseres slik at det kun er tilgjengelig for ansatte. Dette kan for eksempel løses ved at bruker bes om å legge materialet i en lukket anordning som leser av brikken og at innlevering først blir registrert når riktig materiale er registrert mottatt i anordningen. Først når innlevering er registrert vil brukerdialog på skjerm fortsette. Det er ønskelig å kunne koble to automater til samme reserveringsboks. Andre krav til leveransen Nr. Beskrivelse Absolutte krav (må oppfylles) 3 Dokumentasjon Dokumentasjon og brukerveiledning skal leveres på norsk bokmål og inngå i leveransen, i henhold til Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, SSA-k kjøpsavtalen, revidert utgave juni 2015, pkt Testing og opplæring Leverandøren skal vederlagsfritt gi opplæring i bruk og vedlikehold av maskinvare og programvare. Hvis ikke annet avtales, skal testing og opplæring skje i kundens lokaler i Oslo. Opplæring skal gis til de ansatte på hver avdeling hvor utstyret installeres. Det beregnes én sesjon for opplæring på hver avdeling. Opplæringen skal bestå av enkel

12 drift (bytte papir), feilsøking (restart osv.) og brukergrensesnitt. Opplæring skal gis til IKT-ansatte i Kulturetaten (4-5 personer). Opplæringen skal bestå av feilsøking, enkel feilretting, oppsett, konfigurering osv. Leverandøren skal oppgi hvor mye opplæring som er inkludert i leveransen, jf. Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, SSA-K kjøpsavtalen, revidert utgave juni 2015, pkt Installasjon Automatene skal leveres ferdig installert i bibliotekets lokaler. Hvis utstyret krever fastmontering, skal dette inngår i leveransen. Leverandøren og kunden skal sammen gjennomgå installasjon og montering på den enkelte avdeling i forkant av utførelsen slik at det er enighet om prosess og resultat. Dersom de tilbudte produkter stiller spesielle krav til installasjonsområdet (for eksempel materialer, plass, avstand til andre installasjoner) for å fungere optimalt, skal det opplyses om dette i tilbudet. Kunden er klar over at utstyret krever strøm og nettverk og det er kundens ansvar at dette er trukket frem til installasjonsstedet. Det skal opplyses om hvor mange stikkontakter og nettkontakter automater og reserveringsbokser trenger. 6 Garantiperiode og vedlikeholdsavtale Leverandøren skal som minimum tilby garanti som gjelder for produktene i henhold til SSA-K punkt Det skal opplyses om tilbudt garanti på programvare og utstyr (hardware). Leverandøren skal også oppgi om det kan tilbys en vedlikeholdsavtale for produktene. (Statens standardavtaler for vedlikehold av IT-utstyr og programmer skal fortrinnsvis benyttes). 7.1 Leveringsbetingelser Alle leveranser skal være fritt levert (DDP, Incoterms 2000) Se:

13 Installasjon er inkludert i levering i henhold til pkt 5. Leverandør skal oppgi leveringstid på produktene. 7.2 Leveringssteder Leveringssted er den enkelte avdeling der produktene skal benyttes. Dette innebærer at leveringssted i første rekke vil være direkte på de ulike avdelingene av Deichmanske bibliotek i Oslo, og mulige andre avdelinger av Kulturetaten sentralt i Oslo.