Konkurransegrunnlagets vedlegg 3 Den lille kjøpsavtalens Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon / behovsbeskrivelse

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets vedlegg 3 Den lille kjøpsavtalens Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon / behovsbeskrivelse 1.1 Avtalens omfang Anskaffelsen gjelder innkjøp av GPS - systemløsning (GPS = NAVSTAR Global Positioning System) til drift av det kommunale vegnettet. v/samferdselsetaten (Oppdragsgiver) skal anskaffe et GPS - system som skal brukes i drift av det kommunale vegnettet. Samferdselsetaten har pr. i dag ingen datafangst fra GPS enheter eller andre digitale enheter på kjøretøyer. Dersom den tilbudte vare/tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av Oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at Oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør, jf. Konkurransegrunnlagets pkt Kundens formål med anskaffelsen Å anskaffe driftssystem som vil bidra til å spare miljø - samt gi bedre grunnlag for estimering av driftskostnader gjennom mer effektiv og målrettet drift. Anskaffelsen og implementering av system er delt inn følgend: o Fase 1 er innkjøp av systemplattform for Bydrift AS og innkjøp av kompatible GPSer og montering av disse for Bydrift AS. Slik systemplattform skal være til bruk og oppkobling for Bydrift AS og Oppdragsgiver. o Fase 2 er hvor Tilbyder skal ved én systemplattform knytte sammen de ulike system/systemplattformer eller GPSer til ett enkelt system til bruk og oppkobling for Oppdragsgiver. o Oppdragsgiver kan velge mellom å akseptere tilbud for bare Fase 1 eller både Fase 1 og Fase 2. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge systemløsning fra kun Fase 1 eller både Fase 1 og Fase 2. Se konkurransegrunnlagets pkt 1.3 og 1.5. Pris for systemløsning samt tidspunkt for start bruk av systemløsning vil kunne påvirke om det tegnes kontrakt for Fase 1 eller både Fase 1 og Fase 2. Å etablere ett elektronisk driftssystem til å fange og rapportere data til analyse-, dokumentasjons-, kvalitetssikrings og faktureringsformål. At elektronisk driftssystem sikrer elektronisk tilgang til data fra entreprenørers kjøretøyer som skal fanges og rapporteres til Oppdragsgiver - forbruk av timer, og mengde strømidler (typisk salt, sand, og / eller singel ). I sanntid, gjøre det enkelt for Oppdragsgiver via systemet å kvalitetssikre og dokumentere at enheter (kjøretøy hos gitte entreprenører) har startet og / eller utført avtalte tiltak. Slik overvåking av driftsaktivitet skal gi datagrunnlag for å kunne gi bedre informasjon til publikum om tid og sted (veg) for planlagt startet, faktisk startet, pågående eller gjennomført brøyting og/eller strøing. Systemløsningen skal sikre brukervennlig tilgang til datarapporter på både skjerm (PC - skjerm, GPS -skjerm) og som utskrift til skriverenheter. At systemløsningen og elektroniske GPS enheter skal gjøre det mulig for at entreprenører enkelt kan benytte systemet til å registrere skadedokumentasjonsdata på selve skadestedet. Slik registrering skal angi tid & sted for avvik, hvilket kjøretøy som registrerte skade/hendelse.

2 At den helhetlige systemløsningen skal også inneholde løsning for effektiv styring og samordning av alle entreprenørenes driftsbiler (flåtestyring). Er at Oppdragsgiver skal gjennom en påloggingsløsning via internett få tilgang til systemet. Ett slikt system med påloggingsløsning skal ikke komme i konflikt med s egen brannmur eller sikkerhetspolicy. En kan derfor ikke regne med at server kan ligge innenfor Bergen kommunes brannmur. Er at Leverandør skal gi løsning hvor GPS utstyr og / eller holdere monteres på egnet sted i entreprenørers driftsbiler. Slik montering gjelder for GPS enheter på kjøretøy hos driftsentreprenør Bydrift AS. 1.2 Kjøpsavtalen Oppdragsgiver vil benytte Statens standardavtaler om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved IT-anskaffelser i mindre omfang. Avtalen som benyttes er Den lille kjøpsavtalen, utarbeidet og utgitt av Direktoratet for forvaltning og IKT. Alle bilag som etterspørres i kjøpsavtalen skal fylles ut. Systemet skal være klart til full benyttelse av Oppdragsgiver fra startdato Fase 1. Kjøpsavtalen gjelder fra signering Kjøpsavtalens omfang Kjøpsavtalens omfang er delt inn i 2 faser: Det vises også her til beskrivelse i konkurransegrunnlagets pkt Fase 1 Fase 1 er hvor Leverandør tilbyr etterspurt systemløsning og tilknyttede GPS-enheter basert på konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen og vedlegg til konkurransegrunnlaget. Leverandør skal gi pris på en slik løsning. Leverandør skal oppgi Oppstartsdato for system i Fase 1, jf. vedlegg 20. Oppdragsgiver har vurdert at antallet GPS enheter som Tilbyder skal kjøpe inn for Bydrift AS til være 15 enheter, se vedlegg 19 for antall kjøretøy. Alle GPS enhetene skal knyttes til ett system/systemplattform. Oppdragsgiver og Bydrift AS skal kunne benytte det tilbudte system/systemplattform for å hente ut de beskrevne data fra GPS enheter - se pkt 1.3 anskaffelsen gjelder og kravspesifikasjonen. Det er ventet at slikt system vil ha med seg årlige vedlikehold og service avtaler. Dette skal beskrives av Tilbyder. Viser også til status av entreprenørenes driftskontrakter i vedlegg 19. Fase 2 Fase 2 er hvor Leverandør tilbyr en løsning basert på systemløsning i Fase 1, GPS - enheter, konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen og vedlegg til konkurransegrunnlaget. Systemet i Fase 2 skal kunne knytte til seg eksisterende valgte IT-systemer hos entreprenører som har driftskontrakt for vintervedlikehold med Samferdselsetaten,, se vedlegg 19.

3 Leverandør skal gi pris på en slik løsning i Fase 2 i tilegg til systemet i Fase 1, se vedlegg 9 og vedlegg 15 for priser og prisbestemmelser. Leverandør skal oppgi Oppstartsdato for systemløsningen i Fase 2 jf vedlegg 20. Tilbyder skal angi og presentere en systemløsning basert på de system/systemplattformer som de driftoperatørene/entreprenørene har valgt og den valgte GPS systemløsningen i Fase 1. Tilbyders løsning skal kunne koble opp alle GPS enheter i Fase 1 og de allerede eksisterende GPS enhetene fra entreprenørenes valgte systemer. Alle GPS enheter skal kunne være tilkoblet til systemet samtidig. Totalt vil antallet GPS enheter som knyttes opp i ett slikt system være ca 55 stk, se vedlegg 19 for informasjon om driftsoperatørers/entreprenørers valgte system og antall kjøretøyer knyttet til disse. Det er ventet at slikt system vil ha med seg årlige vedlikehold og service avtaler. Dette skal beskrives av Tilbyder. Dersom Tilbyder ikke kan levere deler av systemløsningen så skal dette oppgis som forebehold fra Tilbyder. Se pkt konkurransegrunnlagets pkt. 2.5 Leverandørens skal gi to (2) tilbud for systemløsning til Oppdragsgiver. Ett for Fase 1 og en systemløsning for både Fase 1 og Fase2. Dersom Leverandør bare kan ett (1) tilbud, for eksempel Fase 1, så skal det fremkomme som ett forebehold fra Leverandør i det totale tilbudet til Oppdragsgiver. Innleverte tilbud i hver av Fase 1 og for Fase 1 & Fase 2 oppgitt i konkurransegrunnlagets pkt. 1.3 vil ikke vurderes opp mot hverandre gjennom Tildelingskriterier. Se pkt. konkurransegrunnlagets pkt.1.5 om forbehold fra Oppdragsgiver, hvor det fremkommer at Oppdragsgiver står fritt til å velge foretrukket alternativ fra kun Fase 1 eller både Fase 1 og Fase 2. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge det mest økonomisk fordelaktig tilbud for Oppdragsgiver innenfor Fase 1 eller både Fase 1 og Fase Opsjon utvidelse av systemomfang - kjøpsavtale. Oppdragsgiver skal kunne utvide systemet ved bruk og eventuelt kjøp av inntil 20 stk ekstra GPS enheter (= enheter som er påkrevd pr. driftsbil). Oppdragsgiver skal varsle om innløsing av denne opsjon senest 90 dager før bruksdato for disse nevnte GPS enheter. Tilbyder må i sitt tilbud ta høyde for eventuelle utvidelser i forbindelse med innløsninger av opsjoner i tilknytning til ordinært tilbud. Se pkt 1.4. Oppdragsgivers krav / behovsbeskrivelse til leveransen: Kravtabell / behovsbeskrivelse Krav nr Beskrivelse Prioritet Leverandørens svar (J/N/forbehold) Krav til systemløsning 1 En helhetlig systemløsning som gir

4 Oppdragsgiver ett betjeningssystem og ett betjeningsbilde for uthenting av ønsket sanntidsinfo og historiske data fra alle GPS-enheter tilknyttet entreprenørens kjøretøy i Fase 1. 2 En integrert systemløsning som gir Oppdragsgiver ett betjeningssystem og ett betjeningsbilde for uthenting av sanntidsinfo og historiske data fra alle GPS-enheter og entreprenørenes forhåndsvalgte systemer i Fase 2. 3 Oppdragsgiver skal ha tilgang til systemet gjennom s nett. 4 Det skal være en mulighet for å slippe inn entreprenører på systemet for innhenting av info om egne kjøretøyer. 5 Systemløsning skal koble opp 15 GPSenheter i Fase 1. 6 Systemløsning skal koble opp 40 ekstra GPS enheter i Fase 2. Disse enhetene er tilknyttet driftsentreprenørers allerede valgte Driftssystemer/ITsystemer. 7 Systemløsning skal kunne koble opp 20 ekstra GPS-enheter ved opsjonsinnløsning. MED Tekniske krav til GPS 1 Valgte GPSer for Fase 1 skal være programmerbare, slik at bruker kan ved ett/få tastetrykk registrere eksempelvis slaghull på veg, behov for grøfting, overvannsproblem m.m. Slik registrering skal også angi type feilmelding og GPS-posisjon, tid (Dato og klokkeslett) og sted (vegnavn) for registrering av feilmelding/avvik på veg. 2 GPS - enhetene skal være mobile for lett overflyttning til andre kjøretøy med annen type arbeid/oppdrag. 3 GPS - enhetene skal kunne styre automatisk start/stopp funksjon av salt/sandspreder på kjøretøy. 4 GPS - enhetene skal kunne angi MED automatisk justering av innstillinger for sprederbredde og salt/saltmengde (gram pr m2). 5 GPS - enhetene skal kunne sende etterspurt registrert informasjon til valgt system i Fase 1 og Fase 2. 6 GPS - enhetene skal kunne lagre data

5 for senere tapping dersom eksterne forhold eller feil i programvare eller utstyr gjør til at data ikke kan sendes til det overordnede datasystem. 7 GPS -enhetene skal registrere start/stopp av kjøreoppdrag. 8 Sjåfører skal på GPS kvittere ut fullført oppdrag. Krav til system/utdata / datafangst 1 Rutenavigasjon - vegnavigasjon 2 Datainnsamling - Systemet skal gi den utdata som kan registreres via GPSenhetene. Se tekniske krav til GPS. 3 Sanntidsvisning. Oppdragsgiver skal til enhver tid kunne se hvor én valgt kjøretøy befinner seg. Slik visning skal gis på ett skjermbilde. Oppdragsgiver skal også til enhver tid kunne velge å hvor alle kjøretøyer som er i oppdrag befinner seg. 4 Systemet skal gi visning av gjennomkjøringstid for den enkelte kjøretøys oppdrag fra start til ferdig utført kjøring. 5 Systemet skal i sanntidsinformasjon MED angi resterende gjennomkjøringstid for oppdrag basert på tidsbruk i oppdraget. 6 Det skal logges saltmengde som blir benyttet for hvert enkelt kjøretøy på hvert oppdrag. 7 Det skal logges den aggregerte MED historiske benyttede saltmengde fordelt på tilknyttede entreprenører. Det skal hentes logget saltmengde fra en historisk periode. 8 Oppdragsgiver skal kunne få ut data som angir det enkelte kjøretøys historiske oppdrag, registrerte avvik på veg og jobber som er utført. Slike data for Oppdragsgiver skal også gis aggregert nivå, samt - fordelt på hver enkelt entreprenør med tilhørende kjøretøy. 9 Datainnsamling fra hver enkelt kjøretøy/gps-enhet, skal kunne registreres/lagres for hvert oppdrag og for aggregerte oppdrag i en angitt periode. 10 Datainnsamling fra hver enkelt kjøretøy/gps-enhet, skal kunne

6 registreres/lagres for hvert oppdrag og for aggregerte oppdrag i en angitt periode. 11 Systemløsningen skal sikre brukervennlig tilgang til datarapporter på både skjerm (PC-skjerm, GPS - skjerm) og som utskrift til skriverenheter. 12 Redigeringsmuligheter i systemet. Bruker skal ha mulighet til bl.a. legge inn roder, tilførsel av kommunale veger, m.m. Det skal tydeliggjøres grafisk forskjellen mellom ulike vegroder. 13 Systemløsningen skal kunne vise kommunale veger, private veger og statlige veger og tydeliggjøre grafisk forskjellen mellom disse 14 Brukermanualer på norsk 15 Opplæring av brukere på norsk

7