KONKURRANSEGRUNNLAG:

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG: Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II (for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi) for kjøp av RFID/Selvbetjeningsløsning for bibliotek for levering til Kongsvinger bibliotek Saksnr. KFR-1/2015 Avtaleperiode: 1

2 Innhold 1. GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode... Feil! Bokmerke er ikke definert Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Tilbudets utforming Utforming av tilbudsbrev og organisering av tilbudet Forbehold og avvik Opplysningsplikt Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Vedståelsesfrist Tilbakekallelse eller endring av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE AVLUTNING AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Kriterier for valg av tilbud Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling AVTALE... 9 Vedlegg 1 Kundens kravspesifikasjon Generelle krav til løsning Generelle krav Funksjonelle krav til løsning Tekniske krav til løsning Sikkerhet og stabilitet Rapporter / rapportgenerator Prosjekt-/fremdriftsplan levering og ferdigstillelse Test og godkjenning av leveranse Opplæring og dokumentasjon Krav til dokumentasjon Vedlegg 2 - Prisskjema for leveranse i henhold til kravspesifikasjonen Vedlegg 3 - HMS-egenerklæring Vedlegg 4 - Dokumentasjon/organisering av tilbudet

3 1. GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Kongsvinger bibliotek ligger i Kongsvinger kommune i Hedmark fylke i Norge. Kommunen har ca innbyggere. Biblioteket er betjent med 7 årsverk og har åpent 32 timer i uka. Biblioteket har ca aktive lånere. Vi ønsker å tilby nærmest fullverdige bibliotektjenester i et selvbetjent bibliotek og skape et bibliotekrom som fungerer like godt bemannet som ubemannet. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Stig Fonås Postadresse: Postboks 900, 2226 Kongsvinger Besøkadresse: Fjellgt. 2 e-post: Stig.fonas@kongsvinger.kommune.no Eventuelle spørsmål skal kun rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Kongsvinger bibliotek er et kombinert folke- og skolebibliotek. Kongsvinger kommune har i dag ca innbyggere. Iht. bibliotek -statistikken for 2014 var utlånstallet på ca enheter og besøkstallet på ca Bibliotekets bestand omfatter ca fysiske enheter. 99 % av vårt materiale er merket med strekkoder. Vi har intet alarmsystem. Vi har totalt 7 årsverk Vi ønsker å tilby nærmest fullverdige bibliotektjenester i et selvbetjent bibliotek. Ambisjonen er en selvbetjeningsgrad på minst 90 %. På sikt må de løsningene som leveres kunne integreres og benyttes fullt ut i en evt. fremtidig løsning med ubemannet bibliotek med adgangs- og videoovervåkings-systemer. Anskaffelsen gjelder utstyr til innføring av RFID-løsning for utlån/innlevering, tyverisikring og mulighet for gjenfinning. Følgende utstyr og programvare skal anskaffes: radiobrikker (RFID) 2. 8 stk. RFID arbeidsautomater (hvorav 3 stasjonære og 5 flyttbare) 3. 3 stk. RFID selvbetjeningsautomater 4. 2 stk. RFID alarmportaler 5. 3 stk. RFID hyllelesere 6. Leie av «automatisk konverteringsmaskin» Punktene 1-5 må tilbys av tilbyder. Punkt 6 er en opsjon. Se for øvrig vedlegg 1 Kravspesifikasjon. 3

4 1.3. Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 HMS-erklæring Vedlegg 4 Dokumentasjon/organisering av tilbudet 1.4. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil bli invitert til presentasjon av tilbudt løsning 1.7. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Fristen for å fremsette spørsmål er 7 dager før tilbudsfristen. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Tilbud RFID-løsning til Kongsvinger bibliotek, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er kl

5 1.10. Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å levere tilbud kl Tilbudsåpning kl Evaluering Uke 10/2015 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Karensperiode 5 dager Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi). Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver har plikt til å sende ut konkurransegrunnlaget til alle som ber om det Tilbudets utforming Tilbudet skal: 1. være merket: «Tilbud RFID-løsning til Kongsvinger bibliotek, 2. oversendes i lukket forsendelse 3. være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev og prisskjema som begge skal være datert og signert 4. vedlegges tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformet på NORSK 5. tilbudet skal være i papirversjon innbundet i perm og opplysningene skal legges i den rekkefølge som det er bedt om i konkurransegrunnlaget (Bilag 1) 6. leveres med: Én original av tilbudet 1 papirkopi Kopi av tilbudet leveres også på en CD, DVD eller minnepinne En sladdet versjon av tilbudet leveres også på en CD, DVD eller minnepinne 5

6 Ved eventuelt avvik mellom prisskjemaet i papirversjon og i elektronisk utgave, vil alltid papirversjonen legges til grunn som det korrekte tilbudet Utforming av tilbudsbrev og organisering av tilbudet Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Brevet skal forøvrig inneholde: referanse til saksnummer/konkurransegrunnlagsnummer leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist Bekreftelse på at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumentene og i konkurransegrunnlaget er akseptert og eventuelt gi opplysninger om ikke vesentlige avvik eller presiseringer til konkurransegrunnlaget (angis eventuelt i bilag 5) Organisering av tilbudet: Organisering av tilbudet skal gjennomføres som angitt i bilag 6. Leverandøren er ansvarlig for at eventuelle uklarheter, alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget avklares med oppdragsgiver. Dersom tilbudsdokumentene fra leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: tilbudsbrevet og øvrig tilbudsdokumentasjon 2.4. Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. (Vedlegg 5) Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og vedlegges på eget ark (vedlegg 5) Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses 6

7 Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke 2.7. Tilbud på deler av oppdraget Det er kun adgang til å gi tilbud på hele oppdraget Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i 3 måneder etter tilbudsfristen Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Vedlegges i bilag 6, skilleark 2 Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Disse attester vedlegg i bilag 6, skilleark 2 HMS-egenerklæring (Se vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget). Vedlegges i bilag 6, skilleark 3 7

8 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav - eksempler Norske selskaper: Firmaattest vedlegges i bilag 6, skilleark Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 mndr., og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 2 tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav Referansene må være forespurt og sagt seg villig til å være referanser. Firmanavn, kontaktperson med epost og telefonnr.må OPPGIS Bemanningen for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetanse for å gjennomføre oppdraget. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjon vedlegges i bilag 6, skilleark 10 og 11 Dokumentere fagkunnskap innenfor denne type fagsystem. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5. AVLUTNING AV KONKURRANSEN 5.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn Kriterier for valg av tilbud Kontraktstildelingen skjer på grunnlag av følgende tildelingskriterier: Det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier vil bli valgt: 8

9 1. Funksjonalitet/brukervennlighet 40 % 2. Pris/anskaffelseskostnad 30 % 3. Driftssikkerhet, support og service 30 % Følgende forhold vil bli vurdert under tildelingskriteriet: Funksjonalitet/Brukervennlighet, stabilitet og responstid; jf Kravspesifikasjonen Oppdragsgiver vil også vurdere tilbyders presentasjon av tilbudets funksjonalitet og brukervennlighet (jfr. Pkt.1.6) Følgende forhold vil bli vurdert under tildelingskriteriet: Pris Her vil totalprisen i prisskjemaet legges til grunn. Totalprisen inkluderer prisen for 4 års brukerstøtte/service. Laveste totalpris i henhold til prisskjema vedlegg 2 får høyeste poeng, 10 poeng. De øvrige tilbudene poengsettes i forhold til tilbudet med lavest pris etter lineær metode. Under tildelingskriteriet Driftssikkerhet, support og service: Her vil oppdragsgiver vurdere tilbyders totale beskrivelse av den praktiske service og oppfølging og om hvordan oppdraget er tenkt løst I forhold til oppgavene beskrevet i oppdragsskjemaet, herunder besvarelsene i kravspesifikasjonen. Dokumentasjon vedlegges i vedlegg 5. I tillegg vil tilbakemeldinger fra oppgitte referanser vil bli vurdert under dette punktet Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det vil være en karensperiode på 5 kalenderdager. Når denne fristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 6. AVTALE Kontrakt vil bli inngått på grunnlag av Statens standardavtaler for IKT-leveranser Leveranse, programvare, utstyr, installasjon og testing: Den lille kjøpsavtalen: Brukerstøtte service: Den lille vedlikeholdsavtalen: 9

10 Vedlegg 1 Kundens kravspesifikasjon Tilbudt løsning skal oppfylle alle MÅ kravene i spesifikasjonen nedenfor. Leverandøren må i sin tilbudsbesvarelse beskrive om kravene oppfylles. Eventuelle avvik fra kravene skal beskrives og begrunnes ut fra funksjonalitet. Dersom det beskrives løsninger som medfører kostnader utover det som er prissatt skal det gis en pris på hva det koster å få den løsning som beskrives. Dersom det ikke prissettes, forutsettes det at løsningsbeskrivelsen ligger innbakt i enten lisenskostnaden, implementeringskostnaden eller i den tilbudte service- og vedlikeholdsavtalen. Tilbyders besvarelse skal leveres som bilag 2 i tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innkalle tilbyderne til avklaringer av forhold i tilbud og for å få en utdypning av funksjonalitet i tilbudte løsning, gjerne i form av visning av verktøyet som tilbys. 1.1 Generelle krav til løsning Alle krav er merket med kravtype. Kravtype er definert som følgende: - Må: Absolutte krav. - Viktig: Hvordan leverandøren har løst dette, eller har tenkt å løse det, er vesentlig. Tilbyder bes å beskrive hvordan deres produkt oppfyller kravet. - Bør: Krav vedrørende funksjonalitet som er ønsket på sikt. Tilbyder bes å beskrive i hvilken grad deres produkt oppfyller kravet, eller om funksjonalitet er tenkt utviklet. Dersom krav ikke oppfylles nå, men planlagt i fremtiden skal tidspunkt for lansering angis. Krav som garanteres innfridd innen tilbudsfrist anses som allerede oppfylt. Krav som er garantert/planlagt oppfylt mer enn 12 måneder etter tilbudsfrist vil bli vurdert ikke vil bli oppfylt. Der hvor det i det enkelte krav er bedt om en beskrivelse, ønskes en noe mer detaljert besvarelse enn for de øvrige krav. Alle krav skal besvares med beskrivelse. Alternativ inndeling; Leverandøren fyller ut kolonnene med følgende koder: A, B, C, D A: Krav er oppfylt i den versjonen som tilbys B: Krav er ikke oppfylt i dagens versjon C: Krav som kan oppfylles, og er inkludert i tilbudet D: Krav som kan oppfylles, men som ikke er inkludert i tilbudet Krav som av leverandøren er besvart med C eller D, skal kommenteres i separat dokument som skal følge tilbudet. Krav som skal besvares med koder og hvor vi i tillegg ber om at svarene forklares eller beskrives dersom de kan oppfylles, skal dette også gjøre i eget dokument som skal følge tilbudet. 10

11 1.2 Generelle krav Radiobrikker (RFID) Pris på inntil RFID brikker til bruk for bøker, tidsskrifter, filmer (DVD), lydbøker (CD/MP3) og musikk (CD). Tilbyder skal spesielt beskrive utfordringer rundt brikker til ulike typer cd/dvd og hvordan disse best kan løses. Vi ber om tilbud på brikker til ikke-optisk materiale og brikker til optisk materiale. 2 MÅ Leverandør må oppgi korrekt plassering av radiobrikkene i ulike materialtyper. Dette i forhold til lesbarhet for ulike typer utstyr (hylleleser, alarmportenes plassering, fysisk utforming av hyller og skrankeutstyr). 3 MÅ Lang levetid. Leverandøren skal oppgi brikkenes forventede levetid, samt garanterte levertid, ved bruk og lagring. 4 MÅ Brikkene skal fungere. Feilvare skal kostnadsfritt erstattes av leverandøren ved omlevering av nye brikker som fungerer. 5 MÅ Brikkene skal ha god festeevne på alle typer materiale, f.eks. papir, plast, granitol mv. 6 MÅ Vi ber om tilbud på radiobrikker uten trykk. Men tilbyder skal pris-sette ett alternativ med trykk: liotekets navn («Kongsvinger bibliotek») i sort/hvitt 7 MÅ Brikkene må ha rekkevidde som gjør de kan leses av arbeidsstasjoner, selvbetjeningsautomater, hyllelesere og kunne detekteres av alarmportaler. 8 MÅ Brikkene, til boklig materiale, må være kompatible med og kunne brukes i en «automatisk konverteringsmaskin». Jfr. pkt MÅ Tilbyder må foreslå løsning for å håndtere materiale som er innlånt fra («fjernlån») eller deponert fra andre bibliotek, og som ikke har radiobrikker, for eksempel ved å utstyre dette materialet med midlertidige radiobrikker (som kan enkelt fjernes uten å skade materialet) RFID arbeidsstasjoner 3 stk. stasjonære leseenheter Det skal utplasseres 3 stasjonær leseenhet i skrankeområdet 5 stk. mobile leseenheter Disse skal brukes ved flere kontorplasser i bibliotekene, og må derfor kunne flyttes på enkelt måte rundt i bibliotekene. Kravene for de mobile leseenhetene er de samme som for de stasjonære leseenhetene (se nedenfor, krav nr. 9 til 21) med unntak av krav nr. 12 (utlån/innlevering) og nr. 18 (integrering i skranker). For 3 av de 5 mobile leseenhetene opprettholdes krav nr. 12. Det er følgende krav: 1 MÅ Tilbyder skal gi detaljert informasjon om hvilke løsninger de har for brikker til ikke-optisk materiale (f.eks. bøker / tidsskrifter etc.) og brikker til optisk materiale (cd, dvd osv.). Det er følgende krav: 10 MÅ Leveransen skal inneholde utstyr og programvare for all nødvendig håndtering 11

12 av RFID-brikker i arbeidsstasjoner / betjeningspunkter og arbeidsplasser for ansatte. Alle komponenter og deres funksjon skal beskrives i tilbudet. 11 MÅ Programmering og aktivisering av radiobrikker. Løsningen må kunne programmere radiobrikker ved konvertering av strekkodemerket materiell og eksemplar-registrering av nytt materiell 12 MÅ Utlån og innlevering av materiell med radiobrikker 13 MÅ Lesefelt og lesestyrke skal ha god kapasitet, minimum 5 bøker / enheter samtidig. Tilbyder skal oppgi hvor mange enheter (radiobrikker) som kan leses samtidig. Det skal beskrives eventuelle problemstillinger rundt dette og hvordan disse best kan løses. 14 MÅ Det skal være enkelt å sjekke om radiobrikken er programmert riktig. 15 MÅ Radiobrikkene må kunne programmeres ved at eksemplarenes strekkoder avleses med en strekkodeskanner. 16 MÅ Alarmen skal automatisk deaktiveres ved utlån, og automatisk aktiveres ved innlevering. 17 MÅ Antennen og leser skal være tilpasset hverandre for best mulig leseegenskaper for alle materialtyper. Tilbyder skal oppgi om antennen har justeringsmuligheter i forhold til følsomhet og om evt. skjerming er nødvendig. 18 MÅ De fysiske enhetene må være enkle og funksjonelle å integrere i eksisterende skranker. 19 MÅ Tilbyder skal beskrive hvordan utstyret takler å lese CD-/DVD-sett som inneholder mange enheter (plater) på en gang, utfordringer rundt dette, og hvordan disse best kan løses. 20 MÅ Tilbyder skal beskrive og dokumentere hvilken funksjonalitet løsningen gir, beskrive og dokumentere brukerdialogen. 21 MÅ Brukergrensesnittet skal være på norsk (bokmål) RFID Selvbetjeningsautomater 3 stk. frittstående selvbetjeningsenheter (kombinerte utlån og innleverings-automater). Det er følgende krav: 22 MÅ Leveransen skal inneholde alt nødvendig utstyr og program-vare for automatene der brukerne kan betjene seg selv med utlån, innlevering og fornyelse av materiale. Alle komponenter og deres funksjon skal beskrives i tilbudet. 23 MÅ Enheten skal håndtere utlån, innlevering, fornyelser og «lånerstatus» 24 MÅ Biblioteket skal kunne velge å låse automatene til ett eller flere valg. F.eks. hhv. kun utlån eller kun innlevering. 25 MÅ Enheten skal ha tastatur (for pinkode) 26 MÅ Enheten skal ha kortleser (for lokalt og nasjonalt lånekort) Det skal være mulig å justere kortleseren slik at den passer til forskjellige strekkoder, herunder mobiltelefon skjermer. 27 MÅ Enheten skal ha pekeskjerm («touch screen») 28 MÅ Enheten skal være installert med leser og antenne for RFID brikker 29 MÅ Lesefelt og lesestyrke skal ha god kapasitet, minimum 5 bøker / enheter samtidig. Tilbyder skal oppgi hvor mange enheter (radiobrikker) som kan leses samtidig. Det skal beskrives eventuelle problemstillinger rundt dette og hvordan disse best kan løses. 30 BØR Enheten bør kunne tilkoples sorteringsautomater 31 MÅ Programvaren og enheten skal ta hensyn til universell utforming (fysisk og grafisk utforming) mht. ulike typer funksjonshemminger (rullestolbrukere, kortvokste, synshemmede etc.). Tilbyder skal beskrive disse løsningene. 32 BØR Lavt lydnivå 33 MÅ Minimum norsk (bokmål) og engelsk språk. Leverandøren skal opplyse hvilke 12

13 andre språk som også kan tilbys. 34 MÅ Biblioteket skal selv enkelt kunne sette opp standard språk og kunne enkelt endre på dette. 35 BØR Det er ønskelig at bruker selv, på en enkel måte, kan velge hvilket språk han/hun vil benytte 36 BØR Det er ønskelig med flere skriftstørrelser. Biblioteket bør kunne velge standard skriftstørrelse. 37 BØR Det er ønskelig at låneren selv kan endre skriftstørrelse 38 MÅ Kvitteringsskriver skal være installert både utlånskvittering og innleveringskvittering. Det skal være enkelt å skifte papir. Ved evt. feil mht. utskrift av kvitteringer skal ikke transaksjonene stoppe opp; de skal fullføres (utlån, innlevering, fornyelser etc.). Dette gjelder også når det er slutt på papir. 39 MÅ Kvitteringen skal ha en tydelig oversikt over hva som er innlevert, utlånt og fornyet. Den skal minst inneholde lånenummer, navn på biblioteket, dato for utlån og innlevering, forfatter/tittel og materialtype på eksemplaret. 40 BØR Kvittering for «lånerstatus» bør støttes. Jfr. pkt. 58 og MÅ Biblioteket skal selv kunne sette opp som standard om en eller begge av kvitteringene skal komme automatisk eller ikke. Krav iht. vår status som «Miljøfyrtårn». 42 MÅ Brukeren skal selv på en enkel måte kunne velge å skrive ute eller la være å skrive ut (avhengig av hva som er satt opp som standard) kvitteringer. Krav iht. vår status som «Miljøfyrtårn». 43 BØR Kvitteringene bør kunne endres av biblioteket mht. tekst og designelementer. Leverandør skal beskrive hvordan dette kan gjøres. 44 BØR Ved feil ved kvitteringsskriver (f.eks. slutt på papir) bør dette vises på skjermen og en form for beskjed sendes til personalet (f.eks. via lydsignal, lyssignal eller elektronisk beskjed til Bibliofil). 45 MÅ Biblioteket må kunne sperre enheten for innlevering av musikk, lydbøker og video hvis vi skulle finne det nødvendig. Brukeren skal få en tydelig beskjed på skjermen om at materialet er sperret for utlån og bes henvende seg til personalet. 46 MÅ Det skal ikke kreves lånekort / pinkode ved innlevering. Enheten skal automatisk identifisere låneren og registrere innlevering. 47 MÅ Ved innlevering må det gis en tydelig oversikt over hvilke innleveringer som ble registrert feilfritt, slik at låneren enkelt kan sjekke og ta ut de eksemplarene som ikke ble registrert. 48 MÅ Ved innlevering skal låner få en tydelig beskjed når det innleverte materialet er reservert til annen låner. 49 MÅ Ved innlevering skal låner få en tydelig beskjed når det innleverte materialet tilhører ett annet bibliotek («fjernlån og fjerninnlevering») 50 MÅ Ved innlevering og utlån skal brukeren guides enkelt videre til neste skritt i prosessen. F.eks. kan det stå tekster som «Lever inn fortløpende» eller «Legg på neste». 51 MÅ Låner skal identifisere seg ved personlig lånekort ved utlån 52 MÅ Biblioteket kan selv kreve at ved identifisering vha. lånekort skal det benyttes firesifret pinkode 53 MÅ Ved avlesing av lånekort skal lånere med feilstatus (f.eks. sperring etc.) henvises til personalet. Utlån sperres. 54 MÅ Ved avlesing av lånekort som er ukjent skal utlån sperres og låner henvises til personalet, 55 MÅ Biblioteket må selv kunne sette opp hvilke statuskoder som skal sperre for utlån. En slik beskjed skal komme tydelig på skjermen og låneren skal henvises til personalet. 56 MÅ Programvaren i enheten må kommunisere med Bibliofil og følge vårt oppsett for utlånsbetingelser (antall fornyelser, utlånstid etc.) 57 MÅ Ved utlån må det gis en tydelig oversikt over hvilke lån som ble registrert feilfritt, slik at låneren enkelt kan sjekke og ta ut de eksemplarer som ikke ble 13

14 registrert. 58 MÅ Enheten skal vise status for låner («lånerstatus») 59 MÅ Ved «lånerstatus» skal låner kan få en oversikt over sine lån (forfatter, tittel, materialtype), forfallsdato, om de er fornyet eller ikke, størrelse på gebyr, hva de har på venteliste (og deres plass i reservasjonskøen), antall reserveringer og antall ankomne reserveringer. 60 MÅ Enheten skal gi låneren muligheten til fornyelse av egne lån 61 MÅ Ved fornyelser skal det gis en tydelig oversikt over hvilke eksemplarer som ble fornyet og hvilke som ikke ble det (og hvorfor). 62 MÅ Hvis forbindelsen til Bibliofil mistes skal et reserve-system benyttes («offlinemodus»). Automaten skal selv automatisk skifte til reserve-system hvis biblioteksystem eller nettverk er ute av drift. Det skal være mulig å foreta både utlån og innlevering. Automaten skal selv registrere når forbindelsen til bibliotek-systemet er gjenopprettet og automatisk overføre utlåns- og innleveringsdata. 63 MÅ Alarmen skal automatisk deaktiveres ved utlån, og automatisk aktiveres ved innlevering 64 MÅ Enheten skal automatisk «avslutte» en låner hvis det ikke har vært aktivitet på ett bestemt tidsrom (skal kunne settes opp av biblioteket). 65 MÅ Brukerdialogen skal være enkel og tydelig. Tilbyder skal beskrive og dokumentere skjermbildene (ved skjermskudd etc.). Herunder hvordan bruker gjør de ulike valgene, dialogen ved materiale som er reservert, materiale som er sperret for utlån i automat, låner som er sperret, materiale ble ikke alarmert, dealarmert, innhold mangler i cd/dvd etc. Det er ønskelig at systemansvarlig ved biblioteket selv kan endre/tilpasse tekster i brukerdialog på en enkel måte. Tilbyder skal beskrive hvordan dette gjøres. 66 MÅ Tilbyder skal gi en detaljert beskrivelse av hvordan løsningen kommuniserer med Bibliofil. 67 MÅ Tilbyder bes også komme med forslag til logistikk/praktiske rutiner rundt utlån og innlevering i automat. 68 MÅ Utlånsautomatene må kunne skrus enkelt av og på av bibliotekets personale. Automatene skal ikke kunne skrus av eller på av publikum RFID Alarmportaler 2 stk. alarmportaler. Disse skal utplasseres ved hver av inngangsdørene på biblioteket. Dørene har en bredde på henholdsvis 195 cm og 235 cm. Det er følgende krav: 69 MÅ Leveransen skal inneholde alt nødvendig utstyr og programvare for alarmporter som varsler når materiale med aktiv alarm i RFID-brikkene passerer gjennom porten. Alle komponenter og deres funksjon skal beskrives i tilbudet. 70 MÅ Portalene skal ha materiellkontroll og varsle når materiale med aktiv alarm i RFID-brikkene passerer gjennom porten. 71 MÅ Portalene skal ha besøksteller 72 MÅ Integrasjon med biblioteksystemet Bibliofil for statistikk. 73 MÅ Portalene skal lese radiobrikker for alle typer materiell og ha en tilstrekkelig tredimensjonal deteksjonsradius. Deknings-radius skal oppgis. Portalen skal også varsle når materiale som ikke er utlånt passerer på utsiden av portalen. 74 MÅ Portalene skal ta hensyn til universell utforming. 75 MÅ Markere med lys og /eller lydindikator. Biblioteket skal selv kunne skru av og på lys/lyd uavhengig av hverandre. Og lydnivå skal være justerbart. 14

15 76 BØR Det skal være mulig å se hvilken tittel som utløser alarmen (krever integrasjon mot Bibliofil) 77 MÅ Portalene skal ta hensyn til gjeldende brannvernkrav. 78 MÅ Det skal ikke være ledninger eller andre hindringer på gulvet mellom søylene, og det er ønskelig å unngå forhøyninger RFID hylleleser 3 stk. mobile hylleskannere/hylleryddere for gjenfinning av materiell med variabel status RFID Adgangskontroll Krav som gjelder for alt av utstyr og programvare Biblioteket tar sikte på tilnærmet full konvertering av samlingen til RFID. Tilbudt utstyr/programvare må derfor tilfredsstille følgende krav: Det er følgende krav: 79 MÅ Lese RFID-brikker i materiale i bibliotekets hyller/reoler 80 MÅ Tilbyder skal gi en grundig beskrivelse av hvilke muligheter hylleleseren gir til å lete etter materiale på hylla. Vi ønsker bl.a. muligheter for å lete etter materiale som er utlånt eller reservert, som har status «Savnet», «Tapt», «Hevdet innlevert eller aldri lånt», «Til reperasjon» eller andre statuser. Vi ønsker også å finne materiale som ikke lånt ut siden en valgt dato innenfor en nærmere avgrenset delsamling. Tilbyder bes komme med forslag til arbeidsflyt og praktiske rutiner i forbindelse bruk av hylleleseren. 81 MÅ Hylleleseren skal ha integrasjon mot Bibliofil. Tilbyder bes opplyse om de har erfaring med å bruke hylleleseren sammen med Bibliofil. 82 MÅ Tilbyder skal oppgi hvilke krav løsningen stiller til koblinger (strøm, nettverk) og beskrive en eventuell kommunikasjon / tilkoblinger med andre enheter. Det er følgende krav: 83 MÅ Leveransen skal inneholde alt utstyr og programvare for adgang til biblioteket, og må være kompatibelt med låsesystemet ARX 84 MÅ Utstyret må følge internasjonale åpne standarder med tillegg for norsk profil ( for merking. Løsningen skal være kompatibel med andre RFID-produkter som følger nevnte standard. Eventuelle begrensninger i kompatibilitet skal oppgis. 85 MÅ Utstyr og programvare må være kompatibelt med bibliotek-systemet Bibliofil. Tilbyder skal gi en detaljert beskrivelse av hvordan løsningen fungerer sammen med Bibliofil. Evt. uavklarte spørsmål og tilpasning av RFID-systemet til biblioteksystemet skal tas direkte mellom tilbyder og Biblioteksystemer a/s (leverandøren av Bibliofil) for å få det til å fungere «sømløst.» Tilbyder bes også komme med forslag til arbeidsflyt/praktiske rutiner rundt eksemplarregistrering, utlån og innlevering. Tilbyder skal opplyse om de har 15

16 erfaring med å integrere RFID mot Bibliofil. Slik erfaring med positive referanser vil telle positivt i vurderingen av tilbudet. 86 MÅ Er det annet utstyr og programvare som er nødvendig, skal tilbyder opplyse om dette og oppgi priser på slikt. 87 MÅ Den tekniske løsningen skal enkelt kunne videreutvikles og oppgraderes i forhold til fremtidige krav til løsninger og nye generasjoner av radiobrikker. 88 MÅ Alle komponenter og deres funksjoner skal i detalj beskrives i tilbudet 89 MÅ Tilbyder skal oppgi hvilke krav løsningen stiller til koblinger (strøm, nettverk) og beskrive en eventuell kommunikasjon / tilkoblinger med andre enheter, herunder hva som trengs av servere og nettverkspunkter. 90 MÅ I skrankene på biblioteket står det pr. i dag både PCer og tynnklienter. De fleste ansatte har tynnklienter på sine arbeidsplasser. Terminaler og PCer har tilkopling til kommunens felles driftsmiljø via Citrix / MS Windows Server. Tilbyder må oppgi hvordan RFID-arbeidsstasjonene skal integreres / kobles sammen med både PCer og tynnklienter Installering, testing, opplæring, garanti og vedlikehold. I tilknytning til leveransen vil det være behov for noe opplæring og support- og brukerstøtte m.m. Leveransen skal også omfatte installasjon og testing av programvare. 91 MÅ Installering: Alt utstyr og programvare skal leveres ferdig montert og installert i bibliotekets lokaler. Hvis utstyret krever fastmontering, skal dette inngå i leveransen. Tilbyder og biblioteket skal sammen gjennomgå installasjon og montering i forkant av utførelsen slik at det er enighet om prosess og resultat 92 MÅ Testing: Tilbyder skal vederlagsfritt bistå i testing av valgte produkter og i testing av hvordan valgte produkter fungerer sammen med andre produkter som inngår i bibliotekets RFID-løsning. Testing skal skje i bibliotekets lokaler. Eventuelle feil og mangler som påvises under testing, skal umiddelbart utbedres av leverandør. 93 MÅ Opplæring: Tilbyder skal vederlagsfritt gi opplæring i bruk og vedlikehold av maskinvare og programvare, og i klistring av radiobrikker. Hvis ikke annet avtales, skal opplæring skje i bibliotekets lokaler. Tilbyder skal oppgi hvor mye opplæring som er inkludert i leveransen 94 MÅ Garanti/vedlikehold: Tilbyder skal oppgi hvilken garanti som gjelder for produktene. Tilbyder skal oppgi om det tilbys en vedlikeholds-/serviceavtale for produktene og beskrive kostnader og innhold i denne (f.eks. tilgang til nye versjoner av programvare) 16

17 1.2.9 Leie av «automatisk konverteringsmaskin» Vi ønsker å konvertere hele samlingen så hurtig og effektivt som mulig. Vi ønsker å kunne automatisk konvertere strekkodede bøker til RFID. Dersom tilbyder har mulighet til å leie ut utstyr som er til hjelp for en slik automatisk konvertering ønsker vi å vite hvilket utstyr som tilbys og pris på dette. 1.3 Funksjonelle krav til løsning 1.4 Tekniske krav til løsning Infrastruktur og integrasjoner 95 BØR Leie av «automatisk konverteringsmaskin» - fra strekkoder til RFID-brikker. Administrative funksjoner 1. MÅ Systemet skal ha integrasjons mulighet med Bibliofil 2. MÅ Systemet skal ha integrasjons mulighet med Visma 3. MÅ Systemet skal ha integrasjons mulighet med ARX 1. Må Plattformen skal driftes lokalt av Hedmark IKT og må kunne tilpasses følgende infrastruktur: MS Windows Server 2008 og bit og Windows 7 32 bit og 64 bit Active Directory Microsoft System Center Configuration Manager Citrix Xen 6.5 MS SQL 2008/2012 og MySol MS Exchange 2010 MS Outlook 2007/2010 MS Internet Information server 7og Apache MS Office 2007/2010 Siste versjoner av Firefox, Chrome og Internet Explorer 9 Adobe Acrobat ARX Bibliofil Tilbyder bes dokumentere hvilke integrasjonsmuligheter som finnes mot de ovenfor nevnte systemer. Tilbyder bes oppgi hvilke krav tilbudt løsning har til hardware og infrastruktur. 17

18 1.5 Sikkerhet og stabilitet 1.6 Rapporter / rapportgenerator 1. Må Løsningen skal ivareta Datatilsynets krav til sikring og beskyttelse av persondataopplysninger. 2. Må Service og vedlikehold. Tilbyder skal i besvarelsen beskrive sine service- og vedlikeholdsrutiner med hensyn på: Kontaktinformasjon, supportrutiner og rutiner for mottak og besvarelse av henvendelser Responstider på feilrapporter Oppgradering til nye programvareversjoner 1 Må Systemet skal gi følgende statistikk: -antall besøkende foredelt på dager -antall besøkende forelt på timer pr. dag -antall besøkende fordelt pr. år -antall besøkende fordelt på kjønn og alder -antall besøkende fordelt på måneder 1.7 Prosjekt-/fremdriftsplan levering og ferdigstillelse Tilbyder skal som en del av Bilag 4 utarbeide en prosjekt-/fremdriftsplan som beskriver aktivitetene i leveransen og skisserer en tidsplan for denne. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å drøfte innholdet av denne med den valgte tilbyder og komme med forslag til endringer. 1.8 Test og godkjenning av leveranse Tilbyder skal i Bilag 5 legge frem en test- og godkjenningsspesifikasjon. Kunden forbeholder seg retten til å drøfte innholdet av denne og komme med forslag til endringer. Test av løsning skal følge denne spesifikasjonen og godkjenning av leveranse vil først skje når alle testpunkt i denne planen er verifisert og funnet i orden. Gjennomføring av test skal skje i samarbeid mellom leverandør og kunde, og kunden forplikter seg til å stille med nødvendige ressurser i testperioden. Under testfasen skal leverandør utbedre påviste feil og mangler uten ugrunnet opphold. 1.9 Opplæring og dokumentasjon I leveransen skal det inngå nødvendig opplæring i bruk av aktuell løsning. Denne opplæringen skal sørge for at systemansvarlige og administratorers opplæringsbehov dekkes. Tilbyder skal i Bilag 4 kort beskrive sitt forslag til en opplæringsplan. I leveransen skal det inngå en brukerguide på elektronisk format. Kongsvinger kommune forbeholder seg retten til å begrense opplæringens omfang til å stå i forhold til det faktiske behovet. 18

19 1.10 Krav til dokumentasjon Brukerdokumentasjonen skal omfatte alle deler av systemet og skal være på norsk. Systemdokumentasjon skal være på norsk eller evt. på engelsk. Dokumentasjonen/brukerhåndbøkene skal sikre at systemet brukes på en forsvarlig og korrekt måte. Dokumentasjonen skal foreligge både i papirformat og i form av hjelp-funksjon i systemet. Det er viktig at brukeren i et hvert skjermbilde skal kunne søke på aktuelle hjelpeord eller funksjoner. 19

20 Vedlegg 2 - Prisskjema for leveranse i henhold til kravspesifikasjonen Se eget Excel-ark 20

21 Vedlegg 3 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (intern-kontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.. Dato Representant for de ansatte Ingen ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 21

22 Vedlegg 4 - Dokumentasjon/organisering av tilbudet DENNE SIDEN SKAL BESVARES OG VEDLEGGES TILBUDET Dette for å lette arbeidet for leverandøren og sikre at all informasjon er forstått/levert. I tillegg forenkles evalueringen av de innkomne tilbudene. Skillearknr: Vedlagt (ja/nei) 1. Tilbudsbrev og Prisskjema - begge skal inneholde totalpris. Begge skal være stemplet, datert og signert av person med nødvendig fullmakt og utarbeidet i henhold til konkurransegrunnlaget, ellers forbeholder kommunene seg retten til å avvise tilbudet 2. Bekreftelser (ikke eldre enn 6 måneder) fra den kompetente myndighet på at skatter og avgifter er betalt (kemnerattest for skatt og arbeidsgiveravgift og skattefogdattest for mva). Manglende attester gir grunnlag for avvisning 3. HMS attest.(vedlagt) Manglende HMS egenerklæring gir grunnlag for avvisning 4. Firmaattest m/foretaksnummer 5. Bekreftelse på bankforbindelse Beskrivelse av reklamasjons- og returrutiner og opplyse om noen av produktene skal behandles som spesialavfall 8. Kopi av ansvarsforsikring relatert til forespurte produkter og utførelse av arbeidet 9. Bilag 1 kravspesifikasjon i utfylt stand 10. Dokumentasjon av Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, ref Referanser 12. Dokumentasjon vedr krav til RFID-brikker og bruken av dem 13. Dokumentasjon vedr krav til skrankeløsning 14. Dokumentasjon vedr krav til erfaring med MM3 15. Dokumentasjon vedr krav til utlånsautomater 16. Dokumentasjon vedr krav til sikringsport 17. Dokumentasjon vedr krav til hylleleser 18. Dokumentasjon vedr krav til konverteringsmaskin 19. Dokumentasjon vedr krav til garantier 20. Eventuelle forbehold (prissatt) 21. Eventuelle tilleggsopplysninger 22. Dette skjemaet i utfylt stand 23. Annet 22