FORESPØRSEL NR OVS-0008 RAMMEAVTALE JURIDISKE TJENESTER RETNINGSLINJER TIL TILBYDER
Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Forespørselens struktur... 3 2. FRISTER... 3 2.1 Spørsmål til forespørselsdokumentene... 3 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Vedståelsesfrist... 4 2.4 Fremdrifts- og tidsplan... 4 3. ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 4. KONTRAKTSTYPE OG KONTRAKTSLENGDE... 4 4.1 Tildeling av oppdrag innenfor rammeavtalen... 5 4.2 Avtaleperiode... 5 5. KVALIFIKASJONSKRAV... 5 5.1 Krav til økonomisk og finansiell stilling... 5 5.2 Krav til organisatorisk og juridisk stilling... 5 5.3 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 5 6. KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 6 6.1 Beskrivelse av anskaffelsen... 6 6.2 Krav til tilbyders kompetanse (kvalitet)... 6 6.3 Krav til tilbyders tilgjengelighet og responstid... 7 6.4 Tildelingskriterier... 7 7. KOMMUNIKASJON I TILBUDSPERIODEN... 7 7.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon... 7 7.2 Kontaktpersoner... 7 7.3 Oppdatering av forespørselen... 7 8. KRAV TIL TILBUDET... 8 8.1 Tilbudets innhold... 8 8.2 Forbehold til forespørselen... 8 8.3 Språk... 8 9. INNBINDING, MERKING OG ANTALL KOPIER... 8 9.1 Innbinding, emballering og merking... 8 9.2 Antall kopier og programvare format... 8 9.3 Adresse og leveringssted for tilbudet... 9 10. TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER... 9 11. BEHANDLING AV TILBUD... 9 11.1 Offentlighetsloven... 9 11.2 Åpning av tilbudene... 9 11.3 Avvisning av tilbudene... 9 11.4 Retur av tilbud... 9 11.5 Fortrolig behandling av informasjon... 10 11.6 Begrunnelse valg av leverandør... 10 Side 2 av 10
1. INNLEDNING 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Oslo Vognselskap AS. Selskapet er 100 % eiet av Oslo kommune og har ansvaret for å finansiere, anskaffe, eie og leie ut vognmateriellet til kollektivtrafikken i Oslo og Akershus. Selskapet skal også bidra til optimal forvaltning av vognparken, gjennom hele materiellets levetid. Oslo Vognselskap AS har i dag 7 fast ansatte medarbeidere. Oppdragsgivers kontaktperson er: Nina Gjøen, nina.gjoen@vognselskapet.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Målet med anskaffelsen er å dekke Oslo Vognselskap AS behov for juridiske tjenester. 1.3 Forespørselens struktur Forespørselen er delt inn i 2 deler med følgende innhold: Del 1 Denne delen inneholder beskrivelse og krav til leveransen samt regler og frister for hvordan prosessen vil bli håndtert frem til tildeling av kontrakt. Del 2 Kontrakt med vedlegg Denne delen inneholder Rammeavtalen samt mal for oppdragsbeskrivelse til bruk for det enkelte avrop innenfor rammeavtalen. Tilbyder skal utarbeide tilbudet basert på kravene og betingelsene i disse dokumenter. 2. FRISTER Frister i prosessen er angitt nedenfor. Det kan allikevel inntreffe endringer mht frister. Berørte tilbydere vil bli informert om eventuelle endringer. 2.1 Spørsmål til forespørselsdokumentene Tilbyderen kan rette skriftlige spørsmål til forespørselens innhold 25. januar 2013. Spørsmålene rettes til kontaktpersonen. Alle innkomne spørsmål anonymiseres og svar sendes ut til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Side 3 av 10
2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Oslo Vognselskap AS i hende senest 6. mars 2013 kl 1300. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbyderen må vedstå sitt tilbud i minimum 3 mnd etter tilbudsfrist. 2.4 Fremdrifts- og tidsplan Tabellen nedenfor gir en oversikt over de viktigste milepælene ved gjennomføring av Konkurransen. MP # Milepæl Dato/Tidspunkt 1 Kunngjøring og tilgjengeliggjøring av Konkurransegrunnlaget 18.01.2013 2 Siste frist for innsendelse av spørsmål til Konkurransegrunnlaget 3 Siste frist for Oppdragsgivers oppdatering av Spørsmål og Svar og eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget 28.01.2013 31.01.2013 4 Tilbudsfrist 06.03.2013 6 Valg av leverandør(er) 15.03.2013 7 Klagefrist 25.03.2013 8 Signering av Rammeavtale(r) 02.04.2013 3. ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). 4. KONTRAKTSTYPE OG KONTRAKTSLENGDE Oslo Vognselskap AS har utarbeidet en rammeavtale. Avropsmekanismene fremgår av rammeavtalen. Oslo Vognselskap AS tar sikte på å inngå rammeavtale med inntil 3 tre leverandører. Dersom en eller to leverandører utmerker seg i forhold til andre, kan Oslo Vognselskap AS inngå rammeavtaler med færre enn tre. Dersom en leverandør er egnet alene, kan Oslo Vognselskap AS inngå kontrakt utelukkende med denne dersom det anses for å være den beste løsningen. Tilsvarende gjelder dersom to leverandører i kombinasjon er best egnet. Side 4 av 10
4.1 Tildeling av oppdrag innenfor rammeavtalen Det skal inngås rammeavtale på alle rettsområdene. En leverandør kan dekke ett, flere eller alle rettsområdet samlet. Juridiske arbeider igangsatt under tidligere avtaler vil bli fullført av opprinnelig leverandør uavhengig av denne konkurransen og kommende kontrakt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benytte tilsvarende ordning ved utløp av kommende rammeavtale. 4.2 Avtaleperiode Kontrakten vil ha en varighet på 3 år med rett for oppdragsgiver til prolongering i 1 + 1 år. 5. KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. er listet opp nedenfor, Manglende oppfyllelse av økonomiske og tekniske minstekrav fører til at tilbudet blir avvist. 5.1 Krav til økonomisk og finansiell stilling Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne og kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Krav til dokumentasjon: Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanserregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Gyldig ansvarsforsikring for å drive advokatvirksomhet. 5.2 Krav til organisatorisk og juridisk stilling Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Krav til dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Skatteattest RF 1244 utstedet av skatteetaten for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Firmaattest. 5.3 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyderen må vise at den vil ha den kunnskap og/ eller erfaring som er nødvendig for å utføre de oppgaver som er angitt i konkurransegrunnlaget. Krav til dokumentasjon: Beskrivelse av selskapet, selskapets historikk, type virksomhet, antall ansatte mv. Redegjørelse av tilbyders kvalitetssikringssystem. HMS-erklæring (skjema vedlagt). Side 5 av 10
6. KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 6.1 Beskrivelse av anskaffelsen Rammeavtalens formål er å sikre at Oslo Vognselskap AS behov for advokattjenester blir dekket når kapasiteten og kompetansen til egne ansatte ikke dekker behovet i tilstrekkelig grad. Konkurransens gjelder rammeavtale for kjøp av advokattjenester innenfor følgende rettsområder: Kontrakts- og avtalerett Kjøpsrett Offentlige anskaffelser Arbeidsrett Forvaltningsrett/offentlig rett Oppdragene kan bestå av saksforberedelser og prosedyre i tvistesaker for retten eller andre tvisteorgan, utarbeidelse av juridiske betenkninger, bistand i juridiske problemstillinger og klagebehandling. Tilbyder står fritt til å levere inn tilbud på ett eller flere rettsområde(r). Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med leverandører med advokater som har spisskompetanse og erfaring innenfor de ulike rettsområdene. Oppdragsgiver skal ha opsjon på kjøp av kurs innenfor de tilbudt rettsområder. Ved kjøp av kurs vil tilbudt timepris være gjeldende. 6.2 Krav til tilbyders kompetanse (kvalitet) Valgt leverandør skal ha spisskompetanse innenfor et, flere eller alle rettsområder omfattet av rammeavtalen. Tilbyder skal gi en beskrivelse av omfanget av erfaring innenfor det aktuelle avtaleområdet, blant annet hvor mange saker leverandøren har hatt, hva slags typer saker dette har vært, tidsbruk på sakene og leverandørens formelle kompetanse. Det skal gis en beskrivelse av «vanlig prosedyre» for behandling av saker hos leverandøren, med beskrivelse av arbeidsmetoder, hvilke forventninger man har til oppdragsgiver i de ulike typene oppdrag og annen relevant informasjon. Oppdragsgiver er opptatt av å utnytte sine ressurser mest mulig effektivt, og vi ønsker derfor en redegjørelse for hvordan leverandøren kan bidra til dette. Tilbyder skal i sitt tilbud redegjøre for hvilke(n) advokat(er) som stilles til disposisjon for oppdragsgiver innenfor de enkelte rettsområdene som tilbys. Det skal redegjøres for den enkelte advokats kompetanse og erfaring med vedlagt CV. Det nå fremlegges advokatbevilling for de advokater som stilles til disposisjon i avtalen. Følgende vil bl.a. bli vurdert ved tildeling og skal inngå i dokumentasjonen: Erfaring fra saksfeltet knyttet til tilbudt rettsområde, herunder også eventuelle publikasjoner og foredrag/kurs. Erfaring fra relevante oppdrag for offentlige virksomheter. Erfaring med rettsoppmøter innenfor tilbudt rettsområde. Relevant tilleggsutdannelse. Minst tre referanser med kontaktperson for leveranser av tilsvarende arbeid/tjenester. Side 6 av 10
Hver tilbyder skal minst tilby en advokat innenfor det enkelte rettsområde. Tilbudets samlede relevante kompetanse vil bli vurdert. Det skal oppgis hvem som vil være leverandørens kontaktperson innenfor det enkelte rettsområde. Dersom en tilbudt advokat fratrer fra avtalen i perioden skal oppdragsgiver godkjenne evt. ny advokat. Endring av leverandørens tjenestekvalitet som følge av frafall av advokat eller nye advokater kan medføre at leverandørens rangering endres, evt. at avtalen sies opp av oppdragsgiver. 6.3 Krav til tilbyders tilgjengelighet og responstid Det vil kunne være viktig for oppdragsgiver å kunne komme i kontakt med leverandøren på kort varsel, og leverandørene bes beskrive hvordan de har tenkt å løse dette. Tilbyder må derfor gi en beskrivelse for rutiner for igangsetting av oppdrag, rutiner for oppfølging av henvendelser beskrivelse av vanlig responstid på henvendelsene, rutiner for oppfølging m.m. 6.4 Tildelingskriterier Oslo Vognselskap AS vil tildele kontrakten til den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Følgende tildelingskriterier vil bli lagt til grunn med innbyrdes fordeling av vekt: Kriterium Vekt Pris 40 % Kvalitet Kompetanse/ Responstid 60 % 7. KOMMUNIKASJON I TILBUDSPERIODEN 7.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon Alle spørsmål/henvendelser angående denne forespørselen skal utelukkende rettes til Oslo Vognselskap AS kontaktperson, ref art 7.2 Kontaktperson. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse til forespørselsnummer. All kommunikasjon skal være på norsk. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt samtlige tilbydere. 7.2 Kontaktpersoner Kontraktssjef E-post Nina Gjøen nina.gjoen@vognselskapet.no 7.3 Oppdatering av forespørselen Oslo Vognselskap AS forbeholder seg retten til å oppdatere og endre forespørselen underveis i prosessen. Side 7 av 10
Alle endringer som skulle oppstå i løpet av perioden frem til tilbudsfristen vil bli skriftlig fordelt samtidig til alle tilbydere før tilbudsfristen. 8. KRAV TIL TILBUDET 8.1 Tilbudets innhold Tilbudet skal bestå av: Signert tilbudsbrev inklusiv eventuelle forbehold til forespørselen samt oversikt over hvilke opplysninger tilbyderen anser er forretningshemmeligheter og som dermed må unntas offentlighet. Tilbudets merkantile del med faste og variable priser, inkl forutsetninger og estimat for variable priser. Dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Tilbudet skal inneholde dokumentasjon viser at leverandøren tilfredsstiller kravene til tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling som etterspørres under pkt. 5. Dokumentasjon av krav til ytelsen som er beskrevet i pkt. 6.2 og 6.3. 8.2 Forbehold til forespørselen Dersom tilbyder har forbehold til forespørselgrunnlaget, både hva angår merkantil og teknisk del, skal dette fremkomme av tilbudsbrevet. Forbehold som ikke fremkommer vil ikke bli hensyntatt. 8.3 Språk Tilbudet skal være på norsk. 9. INNBINDING, MERKING OG ANTALL KOPIER 9.1 Innbinding, emballering og merking Tilbudet skal være innbundet i permer med skilleark for hver del/seksjon/vedlegg. Brosjyrer og årsberetninger etc. kan leveres i egen perm. Tilbyders navn, permnummer og forespørselnummer skal være skrevet utenpå permene. Konvolutten skal merkes: FORESPØRSEL OVS-0008 RAMMEAVTALE JURIDISKE TJENESTER 9.2 Antall kopier og programvare format Tilbudet skal fremsendes med en original og to kopier. En av kopiene skal være sladdet for informasjon som tilbyder anser som forretningshemmeligheter, jfr. punkt 11.1 Tilbudet skal også leveres på 1 CD-rom/minnepinne. Filene skal være lagret som MS Office eller PDF format. Eventuelle andre formater må godkjennes av Oslo Vognselskap AS på forhånd. Side 8 av 10
9.3 Adresse og leveringssted for tilbudet 9.3.1 Postadresse: Oslo Vognselskap AS Postboks 1879 Vika 0124 Oslo Att: Nina Gjøen 10. TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av Oslo Vognselskap AS. Verken denne forespørselen eller tilbudet skal på noen måte forplikte Oslo Vognselskap AS til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere Oslo Vognselskap AS i økonomiske forpliktelser. 11. BEHANDLING AV TILBUD 11.1 Offentlighetsloven Etter lov av 19.5.2006 nr. 16 - Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), er dokumenter knyttet til anskaffelsesprosesser i stor grad underlagt offentlig innsyn. Tilbudene, kontrakt og registreringsprotokollen er offentlig etter tildeling av kontrakt, jfr. Offentlighetslovens 23. Totalprisen som tilbyder oppgir i sitt tilbud kan ikke unntas offentlighet og vil fremkomme i registreringsprotokollen. Unntatt fra offentligheten er informasjon som vurderes som forretningshemmeligheter etter offentlighetsloven 13, jfr. forvaltningslovens 13 følgende. Vi ber derfor tilbyder oppgi hvilke deler av tilbudet som ansees forretningshemmeligheter, og dermed kan unntas offentlig innsyn. Se for øvrig punkt 9.2 vedrørende antall kopier og sladdet kopi. Oslo Vognselskap AS vil foreta en selvstendig vurdering av disse opplysningene og unnta opplysninger som etter hjemmel i lov kan unntas offentligheten. 11.2 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli offentlig åpning av tilbudene. 11.3 Avvisning av tilbudene Oslo Vognselskap AS forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. 11.4 Retur av tilbud Oslo Vognselskap AS vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. Side 9 av 10
11.5 Fortrolig behandling av informasjon Tilbyder har ikke anledning til å offentliggjøre hele eller deler av forespørselen uten skriftlig tillatelse fra Oslo Vognselskap AS. 11.6 Begrunnelse valg av leverandør Oslo Vognselskap AS vil før kontraktstildeling meddele alle tilbydere skriftlig hvem som skal tildeles kontrakten, med en begrunnelse for valget. ------------ Side 10 av 10