Innkalling til møte i Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtedato: 09.02.2017 Tidspunkt: Kl 14.00 Møtested: Kirkegt 14 Moss Innkalles: Andre: Faste medlemmer av utvalget Melding om forfall gis til: politisk.sekretariat@moss.kommune.no Politiske saker Saksliste Sak nr. Sakstittel 001/17 Godkjenning av møteprotokoll 002/17 Interkommunalt samarbeid og selskapsorganisering 003/17 Prinsipper for administrativ organisering av nye Moss kommune 004/17 Samarbeid om tjenester mellom Moss og Rygge kommuner i byggeperioden fram mot 2020
PARTSSAMMENSATT UTVALG NYE MOSS KOMMUNE 2016-2017 MEDLEMMER: RYGGE: Hans Jørn Rønningen (AP) Inger-Lise Skartlien (AP) Gerd Louise Myhre Molvig (SP) Harald Fløgstad (H) Grete Olsen Tommy A. Christensen Venche Sandstad MOSS: Sissel Rundblad (H) Tage Pettersen (H) Tomas Colin Archer (AP) Ulf Leirstein (FRP) Hilde Torgersen Toril Flakstad Brita Normann Edfeldt utvalgsleder medlem medlem medlem medlem Fagforbundet medlem Utdanningsforbundet medlem Delta nestleder medlem medlem medlem medlem Fagforbundet medlem Delta medlem Utdanningsforbundet VARAMEDLEMMER: RYGGE Lars Stølen (MDG) Finn Erik Blakstad (V) Leif Christensen (SV) Michael Torp (FRP) Trine Waldussen () Nina Therese Jacobsen () Ellen Sofie Brunslid () MOSS; Anne Bramo (FRP) Sindre Westerlund Mork (V) Sverre Alhaug Høstmark (H) Benedicte Lund (MDG) Maria Aarum Molteberg (AP) Eirik Tveiten (R) Helene Eriksen (AP) Fagforbundet Utdanningsforbundet Fagforbundet
Frank Bergflødt Silje Grønfoss Fagforbundet Utdanningsforbundet
Nye Moss kommune Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll Saksbehandler: Line Rustad Wallenborg Dato: 09.01.2017 Arkivref.: 17/1435/FE - 033 Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg nye Moss kommune 09.02.2017 001/17 Dokumenter vedlagt saken Dato Dok.nummer Tittel 09.12.2016 96253 Protokoll - Partssammensatt utvalg nye Moss kommune - 09.12.2016 Rådmannens forslag til vedtak: Møteprotokollen godkjennes slik den foreligger 1
Møteprotokoll for Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtedato: 09.12.2016 Møtetid: Kl 12.00 Sted: Kirkegata 14 Parti: Medlemmer: AP Hans Jørn Rønningen utvalgsleder AP Inger-Lise Skartlien medlem SP Gerd Louise Myhre Molvig medlem H Harald Fløgstad medlem medlem Fagforbundet Grete Olsen Tommy A. Christensen medlem Utdanningsforbundet Venche Sandstad medlem Delta medlem H Tage Pettersen AP Tomas Colin Archer medlem FRP Ulf Leirstein medlem medlem Fagforbundet Hilde Torgersen Toril Flakstad medlem Delta Brita Normann Edfeldt medlem Utdanningsforbundet Parti: Forfall: H Sissel Rundblad nestleder Parti: Varamedlemmer: H Sverre Alhaug Høstmark Innkalling og saksliste: Det var ingen anmerkninger til innkalling eller saksliste. Inhabilitet: Ivar Nevra forlot møtet i sak 010/16, Roar Klokkerud stilte i Nævras fravær.
Politiske saker Saksliste Saksnr. Sakstittel 005/16 Godkjenning av møteprotokoll 006/16 Etablering av digitalt koordingerings- og utviklingsprosjekt for nye Moss kommune 007/16 Overordnet tidsplan for prosjektarbeidet våren 2017 008/16 Avklaring knyttet til drøftingsmyndighet angående frikjøp av tillitsvalgte 009/16 Prosjektorganisering nye Moss kommune 010/16 Prosess knyttet til utlysning og tilsetting av fast prosjektleder/ evt. rådmann
005/16: Godkjenning av møteprotokoll Rådmannens forslag til vedtak: Møteprotokollen godkjennes slik den foreligger. 09.12.2016 Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtebehandling: Votering: Prosjektleders forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. PSU- 005/16 Vedtak: Møteprotokollen godkjennes slik den foreligger. 006/16: Etablering av digitalt koordingerings- og utviklingsprosjekt for nye Moss kommune Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: 1. Det etableres et digitalt koordinerings- og utviklingsprosjekt for «Nye Moss kommune» slik det fremkommer i denne saken. 2. Det ansettes en egen delprosjekt leder frem til sammenslåingstidspunktet. Stillingen gjøres fast og vedkommende tilbys passende stilling i den nye kommunen etter endt prosjektperiode. 3. Det søkes om ekstern finansiering av prosjektet i tillegg til de midlene fellesnemda avsetter til formålet. 09.12.2016 Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtebehandling: Venche Sandstad (Delta) foreslo følgende omforente forslag til punkt 1.: Det etableres et IKT prosjekt som en del av digitalt koordinerings- og utviklingsprosjekt for «Nye Moss kommune» slik det fremkommer i denne saken. Ivar Nævra foreslo følgende til nytt punkt 4.: Prosjektet rapporterer rutinemessig til Fellesnemda. Votering: Prosjektleders forslag med endring ble enstemmig vedtatt. Nævras forslag til punkt 4 ble enstemmig vedtatt.
PSU- 006/16 Vedtak: 1. Det etableres et IKT prosjekt som en del av et digitalt koordinerings- og utviklingsprosjekt for «Nye Moss kommune» slik det fremkommer i denne saken. 2. Det ansettes en egen delprosjekt leder frem til sammenslåingstidspunktet. Stillingen gjøres fast og vedkommende tilbys passende stilling i den nye kommunen etter endt prosjektperiode. 3. Det søkes om ekstern finansiering av prosjektet i tillegg til de midlene fellesnemda avsetter til formålet. 4. Prosjektet rapporterer rutinemessig til Fellesnemda. 007/16: Overordnet tidsplan for prosjektarbeidet våren 2017 Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: Tidsplanen for prosjektarbeidet våren 2017 tas til orientering. 09.12.2016 Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Votering: Prosjektleders forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. PSU- 007/16 Vedtak: Tidsplanen for prosjektarbeidet våren 2017 tas til orientering. 008/16: Avklaring knyttet til drøftingsmyndighet angående frikjøp av tillitsvalgte Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: Forslaget til gjennomføring av drøftinger med arbeidstagerorganisasjonene om frikjøp av tillitsvalgte gjennomføres slik det er beskrevet. 09.12.2016 Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtebehandling: Tage Pettersen (H) foreslår følgende forslag til punkt 2: Fellesnemda gir arbeidsutvalget fullmakt til å inngå endelig avtale.
Votering: Prosjektleders forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. PSU- 008/16 Vedtak: 1. Forslaget til gjennomføring av drøftinger med arbeidstagerorganisasjonene om frikjøp av tillitsvalgte gjennomføres slik det er beskrevet. 2. Fellesnemda gir arbeidsutvalget fullmakt til å inngå endelig avtale. 009/16: Prosjektorganisering nye Moss kommune Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: Forslaget til prosjektorganisering vedtas slik det er beskrevet 09.12.2016 Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtebehandling: Tommy A. Christensen foreslo at det bør utarbeides et eget tilsettingsreglement for prosjektet. Rolf Klokkerud og Are Hammervold Solvang har laget forslag til nytt tillsettingsreglement, dette vil bli sent ut på høring i organisasjonene. Votering: Prosjektleders forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. PSU- 009/16 Vedtak: Forslaget til prosjektorganisering vedtas slik det er beskrevet 010/16: Prosess knyttet til utlysning og tilsetting av fast prosjektleder/ rådmann Leder av midlertidig fellesnemnds forslag til vedtak: Det opprettes et tilsettingsutvalg bestående av leder og nestleder i midlertidig fellesnemnd, en politiker fra opposisjonen i hver kommune, samt en hovedtillitsvalgt fra hver kommune. Utvalget gis myndighet til å inngå avtale med eksternt rekrutteringsbyrå og starte prosessen med tilsetting av ny prosjektleder/evt. rådmann. Rådmannen i Moss bistår utvalget med sekretærfunksjon v/ HR-leder. Tilsettingsutvalget får også myndighet til å kjøre prosessen som beskrevet i saksfremlegget og løpende vurdere behovet for å involvere den midlertidige fellesnemnda. Merknad i saken: Ivar Nævra forlot møtet, Rolf Klokkerud stilte i Nævras fravær.
09.12.2016 Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtebehandling: Tomas C. Archer (AP) foreslo følgende forslag: Fjerne evt før rådmann i vedtaket. Omforent forslag til tilsettingsutvalg: Harald Fløgstad (H) og Inger Lise Skartlien (AP) Hanne Tollerud (AP) og Tage Pettersen (H) Tommy A. Christensen (Utdanningsforbundet) og Hilde Torgersen (Fagforbundet) Votering: Prosjektleders forslag med endring ble enstemmig vedtatt. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. PSU- 010/16 Vedtak: Det opprettes et tilsettingsutvalg bestående av leder og nestleder i midlertidig fellesnemnd, en politiker fra opposisjonen i hver kommune, samt en hovedtillitsvalgt fra hver kommune. Utvalget gis myndighet til å inngå avtale med eksternt rekrutteringsbyrå og starte prosessen med tilsetting av ny prosjektleder/ rådmann. Rådmannen i Moss bistår utvalget med sekretærfunksjon v/ HR-leder. Tilsettingsutvalget får også myndighet til å kjøre prosessen som beskrevet i saksfremlegget og løpende vurdere behovet for å involvere den midlertidige fellesnemnda. Tilsettingsutvalget består av følgende representanter: Harald Fløgstad (H)og Inger Lise Skartlien (AP)Hanne Tollerud (AP) og Tage Pettersen (H)Tommy A. Christensen (Utdanningsforbundet) og Hilde Torgersen (Fagforbundet) Moss 09.12.16 Hans Jørn Rønningen Tage Pettersen
Nye Moss kommune Saksutredning Interkommunalt samarbeid og selskapsorganisering Saksbehandler: Therese Evensen Dato: 01.02.2017 Arkivref.: 17/7177/ Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg nye Moss kommune 09.02.2017 002/17 Midlertidig fellesnemnd for Moss og Rygge Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: 1. Nye Moss kommunes deltakelse i interkommunale selskap og samarbeid bør til enhver tid vurderes utfra hva som er hensiktsmessig både i forhold til brukerne av de aktuelle tjenestene og kommunestyrets styringsutfordringer. 2. Nye Moss kommune vil inntil videre videreføre dagens IKS selskaper som de to kommunene er medeiere i. Det forutsettes at det blir utarbeidet nye eieravtaler og at kommunens innflytelse i selskapene står i forhold kommunens eierbrøk. 3. Hvorvidt tjenester som i dag utføres av Moss Havn, Moss drift og anlegg og Moss kommunale eiendomsselskap skal videreføres i kommunale foretak, avklares på fellesnemdas møte i april. Saksopplysninger: Kommunene står relativt fritt til å organisere virksomheten slik den selv synes er best. Det er opprettet selskaper i Moss og Rygge for å løse kommunenes samfunnsoppdrag, i tillegg til at det er flere samarbeidsløsninger mellom kommunene i distriktet. Hvilke organisasjonsform som er mest hensiktsmessig bør vurderes ut ifra flere forhold hvor stikkord her er brukerorientering, service, konkurransedyktighet, arbeidsgiverstrategi, politisk kontroll og økonomi. I dette bildet gjelder det å finne en struktur som ivaretar ulike hensyn. Føringer i intensjonsavtalen Intensjonsavtalens mellom Rygge og Moss kommuner punkt 4.2.5 «Interkommunale tjenester» sier følgende: «Interkommunale selskaper og samarbeid utgjør en stor grad av kommunal tjenesteproduksjon. Så langt som råd er skal disse organiseres som virksomheter innenfor K2, underlagt direkte folkevalgt styring. Øvrige kommuner som er med som eiere i disse selskapene/samarbeidene, og som ikke vil inngå i K2, tilbys å kunne kjøpe disse tjenestene. Øvrige interkommunale samarbeid og samarbeidsavtaler gjennomgås og revideres eller avvikles.» 1
Forholdet til lovverket Lov av 15.juni 2001 nr.70 om fastsetting og endring av kommune og fylkesgrenser (Inndelingsloven) har regler for hvordan kommunestrukturendringer skal gjennomføres. Inndelingsloven sier imidlertid lite om hvilke følger endringer får for samarbeider og selskaper kommunene eier. Ved etablering av ny kommune bør det vurderes hvilke selskaper og samarbeid som bør opprettholdes og hvilke som bør forsøkes avvikles. Hva fellesnemnda bestemmer seg for vil kunne få betydning for hvilke måter vi organiserer den nye kommunen. Rygge og Moss kommuner har en rekke samarbeid pr dato. Flere av disse samarbeidene er også med de øvrige omegnskommunene da i første rekke Våler og Råde kommuner. Eierposisjon i forhold til pensjonskassene KLP og Moss kommunale pensjonskasse vil være gjenstand for en egen utredning og følgelig ikke tatt med i denne saken. Ulike selskapsformer De mest vanlige samarbeidsformene og selskapsorganiseringene som brukes i kommune Norge er som følger: a. Kommunalt foretak (KF) Foretaksmodellen kan illustreres med følgende prinsippskisse: Kommunalt foretak er regulert i kommunelovens kap. 12. Et kommunalt foretak er ikke et eget rettssubjekt, men en del av kommunens juridiske person. Et kommunalt foretak er derfor ikke rettslig og økonomisk et selvstendig selskap, men en integrert del av kommunens virksomhet. Selskapets forpliktelser er kommunens forpliktelser, selskapets overskudd er kommunens overskudd osv. Kommunestyre/bystyret er selskapets øverste organ, men selskapet ledes av et styre som treffer bestemmelser om selskapets drift innenfor rammer gitt av kommunestyret (vedtekter, økonomiplan/årsbudsjett mv). Rådmannen har rett til å få seg forelagt saker som skal til styret og som senere skal opp i kommunestyret til uttalelse før styrebehandlingen. Likeledes har rådmannen fullmakt til å pålegge daglig leder å utsette iverksettingen av et styrevedtak som rådmannen mener må fremlegges for kommunestyret (utsettende veto). For øvrig opptrer styret formelt fritt innenfor selskapets rammer og skiller seg således vesentlig ut fra kommunens enheter for øvrig. Moss kommune har lang erfaring med KF modellen og har etablert tre selskaper etter denne modellen: Moss Kommunale Eiendomsselskap, Moss Drift og Anlegg samt Moss Havn. 2
Rygge kommune har ingen slike selskapsorganiseringer pr dato. b. Interkommunalt selskap (IKS) Interkommunale selskapers styringsmodell kan illustreres med følgende prinsippskisse: Samarbeid mellom flere kommuner i interkommunalt selskap er regulert i lov av 29.januar 1999 om interkommunale selskaper. Dette er egne rettssubjekter og er derfor rettslig atskilt fra eierkommunene. Ved etablering av IKS inngår deltakerkommunene en selskapsavtale som gir begrunnelse for og rammer til selskapets virksomhet. Et IKS sitt øverste styringsorgan er representantskapet. Eierstyringen av et IKS kan derfor bare skje gjennom representantskapet. Selskapets styre og daglig leder kan derfor kun styres gjennom dette organet. Det blir derfor svært viktig at eierstyringen av IKSer gjøres ved tydelige signaler og/eller instrukser til kommunens representant(er) i selskapets representantskap. Kommunens representant(er) i selskapets representantskap er forpliktet i å følge kommunestyrets instrukser. Et medlem i representantskapet i et IKS representerer derfor verken seg selv eller sitt parti, men flertallet i kommunestyret. Styrets representanter skal i prinsippet kun rapportere til representantskapet. Det er også representantskapet som velger selskapets styre. Å være styremedlem i et interkommunalt selskap eller aksjeselskap er vesentlig forskjellig fra å være for eksempel kommunestyremedlem. Styremedlemskapet er et personlig ansvar og du representerer verken eget parti eller bare din egen kommune. Du skal ivareta selskapets interesser på vegne av alle eierne. Rygge og Moss kommuner er representert i følgende IKS: Driftsassistansen i Østfold IKS Krisesenteret i Moss IKS MOVAR IKS Østfold interkommunale arkivselskap IKS Østfold kommunerevisjon IKS 3
c. Aksjeselskap (AS) AS modellen kan illustreres med følgende prinsippskisse: Et aksjeselskap er et eget rettssubjekt som reguleres etter lov av 13.juni 1997 om aksjeselskaper. Eierne er ikke ansvarlig for selskapets forpliktelser utover innskutt aksjekapital med mindre annet er avtalt. Aksjeselskap er den vanligste formen for bedrifter med forretningsmessige formål. Men non-profitt aksjeselskaper finnes også. Øverste styringen i et Aksjeselskap er generalforsamlingen. Formål og rammer for aksjeselskaper er ofte avtalt mellom eierne i form av en aksjonæravtale. Selskapet styres i henhold til aksjelovens mange bestemmelser samt selskapets vedtekter. Som for et interkommunalt selskap må kommunens eierrolle utøves gjennom deltakelse i generalforsamlingen. Kommunestyre kan gi instrukser for hvordan kommunen som aksjonær skal opptre i generalforsamlingen. Aksjeselskapets styre har sin lojalitet knyttet til selskapets formål og virksomhet. Generalforsamlingen velger selskapets styre. Moss og Rygge kommuner er begge aksjeeiere i : Mosseregionens næringsutviklingsselskap (MNU AS) Krapfoss industrier AS Personalpartner AS Punkt Ø Inspiria eiendom AS Rygge kommune er aksjeeier i : Rygge Tomteselskap AS. Moss kommune er aksjeeier i: Studiesenteret.no AS Østfold energi AS Mossespelet AS d. Stiftelse En stiftelse har ingen eiere, bare stiftere. Stiftelser er egne rettssubjekter og er i prinsippet både selveiende og selvstyrende. 4
I stiftelsens vedtekter kan det bestemmes hvem som skal oppnevne styre i stiftelsen. På denne måten kan kommunen oppnå en indirekte styring med selskapet ved å oppnevne hele eller deler av styret. Kommunestyret kan ikke instruere de styremedlemmene som oppnevnes. Styremedlemmene representerer bare seg selv i styret og har et personlig ansvar for å ivareta stiftelsens formål. Velger kommunen å opprette en stiftelse, så fraskriver kommunen seg egentlig styringsretten over selskapet utover hva som er avtalt i stiftelsesdokumentet og vedtektene. e. Vertskommunemodellen Samarbeid mellom kommunene etter vertskommunemodellen er noe løsere en for eksempel samarbeid og opprettelse av et Interkommunalt selskap (IKS). I hovedsak er forskjellen at et samarbeid via vertskommunemodellen vil ikke dette samarbeidet (for eksempel felles landbrukskontor for Moss, Råde og Rygge) være et eget rettssubjekt, noe som er tilfelle ved opprettelse av et IKS. Med andre ord er det til enhver tid den kommunen som kontoret/virksomheten er organisert som vil ha det rettslige ansvaret og for eksempel arbeidsgiveransvaret for de som jobber i ordningene. I hovedsak er det tre modeller i forhold til vertskommunemodellen: Interkommunalt samarbeid hjemlet i kommuneloven 27 Administrativt vertskommunesamarbeid hjemlet i kommunelovens kapittel 5A Kontraktstyrt/avtalebasert samarbeid Rygge og Moss kommuner deltar i en rekke felles ordninger med nabokommuner. Eksempelvis har Råde og Rygge kommuner felles sentralbordfunksjon. Kommunene Rygge, Våler og Råde har felles kemnerkontor. Det er felles Kulturskole for Moss, Rygge og Våler. Moss, Rygge, Våler, Råde og Vestby har felles legevakt og KAD senger. Fra 01.01.2017 har Moss og Rygge felles regnskapskontor. Moss, Rygge, Råde har felles landbrukskontor hjemlet i kommuneloven 27. Fellesnemndas virksomhet er også hjemlet i forhold til denne paragrafen. Vurderinger: Som det fremgår av denne saken, deltar i dag Moss og Rygge i en rekke selskaper og foretak. Det er viktig å ha klare strategier og oppfølging av dette eierskapet. Både Moss og Rygge kommuner har utarbeidet eierskapsmeldinger hvor det er gitt føringer for eierskapet. Det tilligger kommunestyrene å følge opp dette arbeidet. Kommunelovutvalget foreslår lovfesting av eierskapsmelding. Organisering av det videre interkommunale samarbeidet enten gjennom selskaper opprettet etter IKS lovgivningen eller kjøp/salg av tjenester, vil kunne påvirke organisasjonsmodellen for den nye kommunen. Interkommunalt selskap (IKS) Intensjonsavtalen gir føringer i forhold til interkommunale selskaper, jfr pkt 1, hvor 5
forhandlingsutvalget ønsker disse avviklet og lagt inn under den nye kommunen. Det største selskapet som vi har i fellesskap i denne regionen er MOVAR IKS. Selskapet har ansvaret for søppelhåndtering, vann- og avløp samt brannberedskapen. En eventuell oppløsning av dette selskapet er omfattende og vil ta fokuset bort fra de hovedoppgavene den nye kommunen vil måtte ta seg av. Det har tidligere vært drøftet om brann skulle vært skilt ut fra MOVAR og tillagt en større enhet sammen med Follo kommunene. Likeledes er det vurderinger rundt både søppelhåndtering, kloakk og vann hvor det vurderes å søke et større samarbeid. Hvis nye Moss på bakgrunn av etablering av ny kommune ønsker å avvikle IKSer, må dette skje i henhold til 30 i Lov om Interkommunale selskap (IKS loven) I flere av de IKS selskapene vi nå er med i, vil Nye Moss være en betydelig eier. Ved videreføring av denne type selskap, må det være en forutsetning at innflytelsen i selskapet gjenspeiler eierbrøken. I lys av dette foreslås det at MOVAR ikke vurderes i denne omgang i forhold til avvikling. Den nye kommunen må imidlertid sørge for at eieravtalen blir reforhandlet. Kommunale foretak (KF) Store deler av tjenesteproduksjonen innenfor tekniske tjenester er i dag satt bort i to kommunale foretak (KF) i Moss kommune. (Moss kommunale eiendomsselskap og Moss drift og anlegg). I tillegg er Moss Havn organisert som kommunalt foretak. Følgende stikkord gir på generelt grunnlag mye av svaret på hvorfor kommunale foretak blir benyttet i tjenesteproduksjonen: Ansvarliggjøring Synliggjøring Økt rolleforståelse Innsparinger/effektivitet Hindre kryssubsidiering Kommunale foretak har vært benyttet som organisasjonsform i Moss kommune etter en omorganisering som ble gjennomført i 1996 1997. Moss kommune hadde tidligere også enkelte virksomheter innenfor pleie- og omsorgssektoren organisert som KF. Disse ble etter en tid avviklet, mens de altså er oppretthold i forhold til oppgaver innenfor det som tradisjonelt er betegnet som tekniske tjenester. Foretakene har klare rammer for sin virksomhet vedtatt av bystyret. Det er utarbeidet gode styringsverktøy i de foretakene som er opprettet, samhandlingen mot bystyret fungerer godt. I forslag til ny kommunelov, er det lagt til grunn at medlemmer av kommunestyre/fylkesting ikke skal kunne velges til styret i KF. Dette er gjort for å unngå dobbeltroller og svekke allmenhetens tillit. For øvrig vil regelverket for KF i hovedsak bli videreført. Det må avklares om Nye Moss kommune fortsatt skal benytte denne organisasjonsformen. Øvrige samarbeid 6
Intensjonsavtalen legger opp til at nye Moss kommune også i fremtiden skal kunne samarbeide om tjenester med nabokommunene. Det forutsettes imidlertid at rammene og tjenesteutvikling skjer innenfor nye Moss kommunes rammer og demokratisk styrte organer. Forholdet til EØS avtalen «Offentlig og privat virksomhet skal ha like konkurransevilkår når de er i samme marked». ESA har åpnet sak mot Norge for å få avklart om konkurransen er lik for kommunene som øvrig næringsliv når de er i et konkurranseutsatt marked. Regjeringen har igangsatt en utredning vedr dette. Det antas at kommunale virksomheter som er i en slik situasjon, vil få utskillingsplikt eller minimum krav om regnskapsmessig skille. Økonomiske konsekvenser: Ikke relevant Miljøkonsekvenser: Ikke relevant Folkehelsekonsekvenser: Ikke relevant Konklusjon: Nye Moss kommune vil få betydelige eierposter i flere selskaper. Utøvelsen av eierskapet og strategi for dette må ha høyt fokus. Hvorvidt den nye kommunen skal organisere tjenester gjennom/ved deltakelse i interkommunale selskaper og samarbeid bør til enhver tid vurderes utfra hva som er hensiktsmessig både i forhold til brukerne av tjenesten og kommunestyrets styringsutfordringer. Kommunens deltakelse i dagens IKSer bør opprettholdes. Hvorvidt kommunen fortsatt skal opprettholde sine kommunale foretak bør vurderes i forhold til hva som er mest hensiktsmessig i forhold til styringsutfordringer for det nye kommunestyret. Dette temaet ble debattert på seminar for fellesnemdas medlemmer 12. 13.januar 2017, hvor medlemmene ga uttrykk for at de ønsket noe mer tid før endelig behandling av dette spørsmålet. For å få til en god prosess rundt dette, foreslås det at vedtak om de tjenestene som utføres av Moss kommunale eiendomselskap, Moss drift og anlegg og Moss Havn, fortsatt skal organisere innunder kommunale foretak vedtas i fellesnemndas møte 5.april 2017. Ivar Nævra Prosjektleder Moss og Rygge, 01.02.2017 7
Nye Moss kommune Saksutredning Prinsipper for administrativ organisering av nye Moss kommune Saksbehandler: Therese Evensen Dato: 31.01.2017 Arkivref.: 17/6793/ Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg nye Moss kommune 09.02.2017 003/17 Midlertidig fellesnemnd for Moss og Rygge Dokumenter vedlagt saken Dato Dok.nummer Tittel 31.01.2017 112770 Vedlegg til valg av organisasjonsmodell Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: 1. Foreslåtte prinsippskisse for valg av organisasjonsmodell legges til grunn i det videre arbeidet med å utarbeide overordnet administrativ organisasjonsmodell for nye Moss kommune. 2. Prosjektleder fremmer forslag til overordnet administrativ organisasjonsmodell, basert på vedtatte prinsippskisse i pkt.1 over, til fellesnemndas møte i april. Saksopplysninger: Nye Moss kommune skal være en bærekraftig kommune som er bygget for fremtiden. For å sikre dette trenger den nye kommunen en administrativ organisasjon som sikrer en effektiv ledelse med gjennomføringskraft i forhold til de utfordringene kommunen vil stå ovenfor i fremtiden. Denne saken skisserer hvilke prinsipper som skal ligge til grunn for den administrative organiseringen i den nye kommunen. Bakgrunn I henhold til kommunelovens 23 nr. 2, skal rådmannen sørge for at kommunen «drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll».valg av organisasjonsmodell må ha som overordnet mål å sikre nettopp dette. Det er gjennomgående i intensjonsavtalen mellom Moss og Rygge kommuner lagt betydelig vekt på helhetlig, tverrsektoriell tenkning. Dette er derfor å anse som et bærende prinsipp for valg av organisasjonsmodell i den nye kommunen. Et større fokus på helhetlig, tverrsektroriell tenkning er både viktigere og vanskeligere i en større kommune og forutsetter gode rutiner for kommunikasjon på tvers i organisasjonen. Følgende punkter fra intensjonsavtalen er førende for hvilke andre overordendet 1
prinsipper som skal ligge til grunn for den administrative organiseringen: Pkt. 4.1 Kvalitet på tjenestene: «Innenfor alle tjenesteområder i K2 skal man ha en tydelig ledelse og en klar strategi, som sikrer en sammenhengende tjenestekjede i stadig utvikling». Pkt 6.2 Effektivisering: «Det er avgjørende for å lykkes at man fra dag en har fokus på forenkling og effektivisering.» Dagens modell i Rygge kommune Dagens modell i Moss kommune Likheter og ulikheter i organisasjonsmodellene Moss/Rygge Både Rygge og Moss kommunes måte å organisere tjenestene på er etter en klassisk byråkratisk modell, slik Weber beskriver den med en sterk hierarkisk oppbygning, arbeidsdeling (spesialisering) og gjennomgående rutiner. Den hierarkiske modell betoner en klar over- og underordning mellom ulike vertikale nivå i organisasjonen. Det er ingen store motsetninger mellom disse modellene, men den ene kan vel oppleves mer «topptung» enn den andre. Hovedforskjellene mellom de to kommunene, slik de er tegnet, er at Moss har plassert deler av beslutningsmyndigheten på et lavere nivå (til kommunalområdene) og fremtrer dermed som en «flatere modell» enn Rygge. De overordnede stabs og støttefunksjoner som man finner i Rygge på rådmannsnivå, ser ut i Moss til å være flyttet til kommunalsjefområdene. 2
Flate modeller begrunnes først og fremst ved av at beslutningsmyndigheten legges nær de som faktisk kjenner sakskomplekset best. (den som har skoen på. osv.) Typisk ved en flat struktur vil være at det er mindre overordnet og gjennomgående sentral styring, og de ulike enheter på samme linje blir forholdsvis autonome. Dette kan ha sine fordeler og ulemper. I forhold til Webers modell er gjennomgående vertikale linjer viktige, og slik kan en flatere struktur gi utfordringer. Hvordan kommuner skal «rigge» seg for å få dette til er egentlig det organisering handler om. Organisering, eller strukturering, er mye mer enn å tegne firkanter og linjer ordnet i et formelt organisasjonskart. Strukturene i en kommune skal også gi den ønskede oversikt over mønsteret av aktiviteter, forventninger og idé-utveksling mellom ledere, ansatte, kunder og brukere. Hvordan den formelle struktur ser ut, og hvilke valg som gjøres organisatorisk, er svært avgjørende for hva en organisasjon er i stand til å utrette. Organisering i andre kommuner I løpet av de siste 20 25 årene har offentlig sektor gjennomgått store forandringer. Nye organisatoriske løsninger har blitt prøvd ut. Samfunnsendringer og flere kommunale oppgaver har også ført til flere organisatoriske endringer for norske kommuner. Innføring av «New public management» har bidratt til dette. Flat struktur, færre nivåer og møter, og slankere staber var det man ønsket seg. Bakgrunnen for dette var mest sannsynlig dårligere økonomi og strengere produksjonskrav. Det kan nå se ut som om flere av kommunene har gått bort fra flat struktur til en form for etatsmodell med en organisering etter tjenestens karakter eller tjenesteområde. Både Skien, Nye Sandefjord og Nye Færder kommuner har innført flere ledernivåer, men ikke nødvendigvis flere myndighetsnivåer. Vekt på styring, men også brukerperspektivet, blir brukt som argumenter for at disse grepene er tatt. I teorien snakker man ofte om både horisontale og vertikale prosesser. Modellene nedenfor bærer preg av typisk vertikal oppdeling, også kalt vertikal spesialisering. Dette for å ivareta organisasjonens behov for å dele opp etter arbeidsoppgaver/arbeidsområder som logisk henger sammen nedover i organisasjonen og å sørge for ensartet styring/ledelse fra «topp til bunn» på området. Ved en slik vertikal oppdeling flyttes samordningsansvaret oppover til et høyere nivå i organisasjonen. I modellene nedenfor kommer dette til utrykk ved særskilte lederfora/beslutningsfora «over» de spesialiserte virksomheter. Nye Færder kommune med et innbyggertall på om lag 27000 - vil når de «går på 3
lufta» 01.01.2018 ha følgende organisasjonsmodell: Skien kommune har omlag 54.000 innbygger og har en organisasjonsmodell som ser slik ut: 4
Nye Sandefjord kommune med om lag 64.000 innbyggere har en slik organisatorisk toppledergruppe: Vurderinger: Overordnede prinsipper og rammer for organisasjon Som nevnt innledningsvis løfter intensjonsavtalen fram helhetlig og tverrsektoriell tenkning som det bærende prinsippet som må gjennomsyre hele organisasjonskulturen i den nye kommunen. For å få til dette må den nye kommunen utvikle et helhetlig og overordnet kvalitets- og styringssystem som gir tydelige krav og retningslinjer for drift og utøvelse av ledelse. Den administrative organisasjonen skal sikre helheten for borgerne og den overordnede ledelsen, må derfor kunne levere resultater i tråd med den nye kommunens mål og visjoner. Videre fordrer dette at den administrativ organiseringen sørger for at det er effektiv ledelse på alle nivåer og at alle ledernivåer har økonomi-, personal- og fagansvar. For å sikre en organisasjon som ivaretar dette bør følgende prinsipper legges til grunn for valg av administrativ organisasjonsmodell: Ledelsen skal fungere som et tverrgående, strategisk og helhetsorientert lederteam. Dette betyr blant annet: At ledelsen vil ha ansvar for både vertikal spesialisering og horisontal samordning. At helhetssyn og faglig hensyn må sammenkobles At det må etableres tverrgående lederforum hvor overordnet strategisk innsats i forhold til kommunens samlede oppgaver drøftes og koordineres At det innenfor hvert kommunalsjefsområde etableres lederforum hvor strategiene drøftes og koordinering av oppgaver løses. Organisasjonsmodellen skal bidra til å fremme attraktive arbeidsplasser i hele 5
organisasjonen. Dette innebærer blant annet: At det skal lages rammer for å utnytte og utvikle den enkelte leder og medarbeiders kompetanse, erfaring og kreativitet og gjennom dette gi de beste mulighetene for kvalitet og effektivitet. At det lages rammer for både faglig, personlig og karrieremessig utvikling Organisasjonsstrukturen skal være transparent og tydelig. Dette betyr blant annet: At det er en klar ansvar- og oppgavefordeling At det er effektiv ledelse på alle nivåer At alle ledernivåer har fag-, personal- og økonomiansvar At det er tydelige styringslinjer Klart for innbyggerne hvor de skal henvende seg Alle ledernivåer skal ha fokus på tverrgående samarbeid. Dette innebærer blant annet: En horisontal samordning Bruk av prosjektorganisering, både i ad-hoc grupper, tverrgående grupper mv Det skal være korte beslutningsveier. Dette innebærer blant annet: At beslutninger treffes så nær tjenestemottaker/innbygger som mulig Færrest mulig ledernivåer Styrket kommunikasjonen både internt og eksternt At det er sammenheng mellom oppgaver som skal løses og de virkemidler den enkelte enhet rår over. «Myndiggjorte medarbeidere» i alle ledd Rolle- og oppgavefordeling mellom linje- og stabsfunksjoner er tydelige og gjennomgående for alle enheter i kommunen. Dette innebærer blant annet: At sentrale stabsfunksjoner bør legges direkte under rådmannen for å sikre nødvendig samordning og styring, samt lik praksis av myndighet og lik praksis av oppgavene innenfor plan, kommunikasjon, HR og økonomi. En horisontal spesialisering som rådgivning på spesialområder på tvers av organisasjonen. Ikke relevant Økonomiske konsekvenser: Miljøkonsekvenser: Ikke relevant Folkehelsekonsekvenser: Ikke relevant Konklusjon: Prinsippskissen over viser at vi må evne å lage en organisasjonsmodell med 6
betydelig krav til både linjeledelse og helhetstenkning (vertikal spesialisering og horisontal samordning). Dette viser også at fokuset på ledelse og samording i den nye kommunen må prioriteres og styrkes. Føringene som er gitt i intensjonsavtalen og ovennevnte prinsippskisse vil ligge til grunn for valg av organisasjonsmodell for nye Moss kommune Ivar Nævra Prosjektleder Moss og Rygge, 31.01.2017 7
Litt teoretisk bakgrunn til valg av organisasjonsmodell for nye Moss kommune. Med de føringer som ligger i intensjonsavtalen og de overordnede prinsipper og rammer som bør ligge til grunn for valg av organisasjonsmodell i den nye kommunen, ser man at å hensyn ta alt dette på en gang er utfordrende. Med de føringene som er gitt, leder likevel modellvalget i retning av en hierarkisk modell med betydelig krav til linjeledelse og helhetstenkning. (Krav både til vertikal spesialisering og horisontal samordning). For å lette litt på kaoset, kan kanskje teoretikere gi «noen råd». Disse har tross alt brukt år av sitt liv på forskning og systematisering av de til dels motstridende faktorer og forhold som i organisasjoner må få en logisk og tjenlig plass. Mintzberg i er en anerkjent organisasjonsteoretiker som det lånes noen tanker og ideer fra, i håp om kan gi hjelp til det videre arbeidet når alle disse hensyn skal ivaretas og innpasses. Kort oversatt sier modellen følgende: Nederst i modellen en den operative kjernen; den som utfører det grunnleggende arbeidet i organisasjonen (kommunen) D.v.s. Sykepleiere, lærere, ingeniører, renholdere m.m. Disse må selvsagt organiseres i logiske og sammenhengende virksomheter/ avdelinger enten av «slektskapsårsaker» eller fordi det er like arbeidsprosesser. Direkte over den operative kjernen finner vi den administrative delen av ledelsen. Disse kalles oftest mellomledere. Over mellomlederne befinner topplederne seg i det som kalles de strategiske toppunkt. Disse peker ut mål, definerer strategier og retning. (Kommunalsjefer/rådmann) Så langt byr kanskje ikke organiseringen på nevneverdige uenighet. De fleste kommuner ser omtrent slik ut.
Det som derimot byr på utfordringer i mange kommuner er hvilke «hjelpestrukturer» ledelsen setter inn og hvilke oppgaver og mandat disse har, eller hvor disse hjelpestrukturer legges i organisasjonen. Mintzberg modell gir kanskje noen innspill som kan være nyttig å ha med i det videre arbeid. Om de to delene han føyer til, Teknostrukturen og Støttestaben sier han følgende. Teknostrukturen består vanligvis (ifølge Mintzberg) av analytikere som har i oppgave å standardisere andres arbeid. De skal med andre ord inneha oppdraget sammen med ledelsen om det vertikale samordningsansvar. Dette benevnes også noen ganger som en vertikale spesialisering. (Spesialister som har tversgående ansvar og oppdrag) Den andre administrative komponenten er støttestaben. Deres oppgave er å indirekte og direkte (også ifølge Mintzberg) å lette arbeidet for den operative kjerne. Som det går fram av modellen er det f.eks. juridisk rådgivning, arkiv, post, ulik support, kantine, lønn og personalavdeling m.m. Det som er vesentlig er at disse to administrative komponenter har helt ulike oppdrag og derav bør ha ulike retningslinjer og mandat. Mens den ene har ansvarsområdet rettet mot strategiske mål, vil den andre være av en noe mer «praktisk støttekarakter» Her er det viktig å kunne organisere slik at kortene ikke blandes, samtidig være seg bevist hva disse rollene skal ha av oppgaver, og hvilke strategiske oppgaver som her er tenkt ivaretatt. I nye Moss kan selvsagt dette bety at «teknostrukturen» legges på et overordnet nivå, eller at deler eller «alt» legges nærmere tjenesteenhetene. Det avgjørende spørsmål er at man er seg bevisst hva dette betyr for oppdraget og at man vet hvorfor man gjør det.
Nye Moss kommune Saksutredning Samarbeid om tjenester mellom Moss og Rygge kommuner i byggeperioden fram mot 2020 Saksbehandler: Therese Evensen Dato: 31.01.2017 Arkivref.: 17/6903/ Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg nye Moss kommune 09.02.2017 004/17 Midlertidig fellesnemnd for Moss og Rygge Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: 1. I de tilfeller der det er hensiktsmessig å utøve kjøp og salg av tjenester eller samlokalisering av tjenester i perioden fram mot 2020, vil disse modellene bli benyttet. 2. Fellesnemda holdes løpende informert om samarbeidsområder og samarbeidsformer som etableres før 2020. Saksopplysninger: Kommunene i mosseregionen har samarbeidet tett i mange år gjennom ulike samarbeidsformer. Det har vært opprettet interkommunale samarbeid (IKS), aksjeselskap (AS), vertskommunesamarbeid i medhold av kommunelovens kap 5, samt kjøp og salg av tjenester kommunene imellom. I forbindelse med bygging av nye Moss kommune vil det være hensiktsmessig på enkelte områder å starte samarbeidet tidligere enn 1.januar 2020. Et eventuelt samarbeide vil gjøres ved bruk av vertskommunesamarbeid, samlokalisering og ved kjøp og salg av tjenester mellom de to eksisterende kommunene Rygge og Moss. Vurderinger: Ved vurdering av samarbeid mellom de to kommunene frem til 1.1.2020, vil det bli vurdert type samarbeid og hvordan dette avtalemessig skal forankres ut i fra hva som er mest hensiktsmessig. I enkelte tilfeller vil det kun være behov for enkle avtaler om kjøp og salg av tjenester. Det kan også vurderes å samlokalisere enkelte tjenester uten at det foretas organisatoriske grep. Dette innebærer at lønn og ansettelsesforhold for øvrig opprettholdes i forhold til den kommunen den enkelte i dag jobber i. Fordelen med en slik løsning er at den enkelte ansatt ikke behøver å bytte arbeidsgiver flere ganger før den nye kommunen er etablert 01.01.2020. Vertskommunemodellen i henhold til reglene i kommunelovens kapittel 5. A, vil bli benyttet der det er hensiktsmessig. Felles kjennetegn for en slik løsning er at 1
oppgaven som skal løses administrativt er lagt til en annen kommune (vertskommunen). Samarbeidet bygger på en skriftlig avtale og har ingen interkommunal organisatorisk overbygning. Styringen blir således lagt til en av kommunene. Som den midlertidige fellesnemda er kjent med, har Rygge kommune overført regnskap og innfordring av kommunale fordringer til Moss kommune. Det var i dette tilfelle ikke snakk om overføring av personell fra Rygge til Moss. Dette samarbeidet har karakter av et rent tjenestekjøp. Det er ønskelig å utvide ordningen til å gjelde også andre områder innenfor de merkantile funksjonene. Følgende fellesfunksjoner foreslås nå etablert: Innkjøpsfunksjonen Lokaliseres i Moss kommune. Eiendomsskatt Lokaliseres i Rygge kommune. Ad. Innkjøpsfunksjonen Overføringen medfører en styrket innkjøpsfunksjon som er viktig særlig med hensyn til de felles løsninger som på fremforhandles i forhold til ny kommune. Det er gjennomført nødvendige møter med de ansattes organisasjoner. Endringen på dette feltet vil ikke medføre flytting av personell. Ad. Eiendomsskattekontor Eiendomsskatten er en kommunal skatt, og vedtak om utskriving av denne, nivået på skatten mv. kan kun kommunestyret vedta. Kompetansen til å avgjøre dette kan ikke delegeres. Vurdering av ny taksering og harmonisering av skatten bør vurderes for sammenslåingen i 2020. Eiendomsskattekontoret skriver ut eiendomsskatten i henhold til kommunestyrets vedtak. Situasjonen per i dag er at de to kommunene har få ansatte dedikert til dette arbeidet. Endringen vil medføre nyansettelse, men ikke flytting av personell. Det er gjennomført nødvendige møter med de ansattes organisasjoner. Nye samarbeidsområder Forslag om felles sentralbordtjeneste, lønningskontor og kemnerfunksjon i tillegg til de samarbeidende som allerede er inngått vil bli tatt opp i nær fremtid. Det vil bli gjennomført nødvendige prosesser, ikke minst for å sørge for informasjon og innspill underveis. Som kjent har Moss og Rygge kommuner ulike pensjonskasseleverandører. Ved overføring av personell må det sikres at de ansattes rettigheter ikke blir forringet. Lønn og arbeidsvilkår for øvrig vil bli drøftet med tillitsvalgte. Fellesnemnda vil bli løpende orientert om tjenesteområder det er aktuelt å iverksette samarbeid. Økonomiske konsekvenser: Ikke relevant Miljøkonsekvenser: Ikke relevant Folkehelsekonsekvenser: Ikke relevant 2
Konklusjon: I den fasen kommunene er i nå, gjelder det å finne frem til samarbeidsområder og praktiske tilnærminger som gjør overgangen til nye Moss kommune enklest og mest mulig smidig i forhold til oppgavene som skal og må løses i byggeperioden. De enkleste samarbeidsformene vil være samlokalisering og kjøp og salg av tjenester. Disse ordningene vil bli benyttet i stor grad der dette er hensiktsmessig og enklest frem til den nye kommunen ser dagens lys 01.01.2020. Vertskommunemodellen slik den er regulert i kommunelovens kapittel 5 vil bli vurdert benyttet i de tilfeller dette er hensiktsmessig. Avtalene om slikt samarbeid vil bli fremmet for kommunestyret i Rygge og bystyret i Moss for avgjørelse i henhold til kommunelovens bestemmelser. Ivar Nævra Prosjektleder Moss og Rygge, 31.01.2017 3